Основната функция на контрола в управлението

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Всеки лидер изпълнява основните функции на управление: планиране, организация, мотивация, контрол. Четирите елемента на функцията за контрол: дефиниране на индикатори и методи за измерване на резултатите, измерване на резултати, определяне дали резултатите са на път и коригиращи действия.

Всички функции на управление: планиране, организация, мотивация, контрол са тясно свързани помежду си. Те са еднакво важни за ефективното управление. Те не могат да бъдат разделени на големи и второстепенни. В същото време функциите на управление: организация, мотивация и контрол се основават на внимателно и ефективно планиране.

• Планирането е основната, фундаментална функция. Въз основа на стратегическите цели се изгражда план за постигането им, предвиждащ разпределяне на определени ресурси и обвързване на това разпределение във времето. Планирането документира разпределението на ресурсите и обединява усилията на отделните отдели и служители за постигане на обща цел. За това се извършваразлагане на общи цели в лични. Наложително е да се осигури планиране и контрол на организацията. Функциите за управление, в допълнение към поставянето на цели, също така предвиждат съставянето на списък от работа, която трябва да се извърши в определена последователност, за да се постигне целта. В същото време всяка работа е обвързана с времето на нейното начало и край, ресурсите, които са й възложени, и следващите (или предишни) произведения във времето.
• Организацията, като функция на управлението, е да създаде структура, която позволява на отделни елементи на системата да работят заедно по дадени правила и рационално да изразходват разпределените ресурси за постигане на целите. Организационната структура се описва от редица формализирани правила - наредби, наредби, инструкции.
• Мотивацията, като функция на ръководството, е да насърчава служителите на всички нива да работят ефективно заедно, за да постигнат целите си. Това е най-хуманистичната и най-малко формализираната функция на управлението.
• Контролът, като функция, процесът на управление се състои в количествено и качествено отчитане на резултатите от работата, това е процес, който гарантира, че организацията постига целите си

Присвояване на контрол

Контролът е основната функция на управлението. Това е за:

• Намаляване на несигурността на производствения процес и процеса на управление.
• Прогнозиране и предотвратяване на неуспехи.
• Подкрепете успешно действие.

Контролът е немислим без измерване. За да разберете каквоработата върви по план, необходимо е да се съпоставят постигнатите количествени показатели към момента на контрола с някои предварително известни планирани.

Процесният контрол е система, която ви позволява да планирате, измервате, идентифицирате отклонения и коригирате всяка бизнес дейност, като производство, опаковане, доставка до потребителя и др.

Контролната функция в управлението е съществена част от управленския процес.

При липса на контролна функция, всяко управление губи своето значение. Няма да разберете дали е направено планираното и изобщо дали се прави нещо.

Без функцията за управление също е невъзможно да се управлява персонал.

Управленският процес е функционален процес за организационен контрол, той трябва да произтича от целите и стратегическите планове на организацията

Четири елемента на функцията за управление

Има четири основни стъпки във функцията за контрол на управлението:

1. Определете индикатори и как да измервате резултатите.
2. Измерване на резултатите.
3. Определете дали резултатите са според планираните.
4. Прилагане на коригиращо действие.

"Контрол" означава списък, съхраняван в два екземпляра (на френски contrôle, от contrerôle -, от латински contra - срещу и rotulus - превъртане).

Задаване на цели и методи за измерване на резултатите

Необходимо е да се формира набор от показатели, които са важни за контролирания процес и да се определят планираните стойности за всеки в даден момент от време. Когато по това време действителнотоВ резултат на това мениджърите получават сигнали за това как вървят нещата и по този начин не е необходимо да проверяват всяка стъпка от изпълнението на плановете.

Индикаторите трябва да бъдат ясно формулирани, измерими и материални за наблюдение. В производствено предприятие показателите могат да включват продажби и продукция, ефективност на труда, безопасност и други.

При предоставянето на услуги, от друга страна, показателите трябва да включват например броя на клиентите, които трябва да чакат на опашката в банката или броя на новите клиенти, привлечени в резултат на актуализирана рекламна кампания.

Точките за измерване на времевата линия също не трябва да се избират на случаен принцип, а трябва да бъдат свързани с критично важни, от гледна точка на контролиран процес, периоди от време или началото/края на важни етапи от процеса. Може да е

• Начало или край на периода на планиране - смяна, ден, седмица или месец.
• Начало или край на важен етап: завършване на предварителната продукция, начало на окончателното сглобяване на продукта, изпращане на продукта до клиента.
• Нов продукт или постигане на планирани обеми от услуги.

Функциите на планиране и контрол в управлението са много тясно свързани помежду си и нямат смисъл една без друга. Никой контролиран план не се превръща в празен лист хартия. Управленските функции на мотивацията и контрола също са свързани.

Резултати от измерване

Измерване на резултати в контролни точки и сравняване с планиранитеиндикаторите трябва да се изпълняват по проактивен начин, така че отклоненията да могат да бъдат открити възможно най-рано или дори предвидени, преди да се появят, като по този начин се избягват или минимизират коригиращи действия.

Ако контролните точки са правилно планирани и са налични инструменти за определяне точно какво правят подчинените, оценката на текущото и очакваното изпълнение ще бъде точна и лесна.

Въпреки това, има много дейности, при които е трудно да се определят точните контролни точки, има и много дейности, които са трудни за измерване.

Доста е просто, например, да се установи стандартно време за производство на масови продукти и е също толкова лесно да се измерят действителните стойности за тези показатели

Ситуацията е по-сложна с видовете работа, далеч от технологиите. Например, не е лесно да се следи работата на мениджър за индустриални връзки, защото не е лесно да се разработи ясна карта с резултати.

Ръководителят на този тип мениджър често разчита на такива неясни показатели като синдикални отношения, ентусиазъм и лоялност на подчинените, текучество на служители и/или трудови спорове. В такива случаи резултатите от измерването на подчинения от мениджъра също са неясни.

Съответствие на резултатите с плана

Това е проста, но много важна стъпка в процеса на контрол. Това включва сравняване на измерените резултати с предварително определени цели. На този етап предварително разработената техника за сравнение е изключително важна. В товаДокументът трябва ясно да дефинира какво конкретно се измерва, в кой момент и при какви условия. Следвайте стриктно тази техника, в противен случай резултатите от измерването и сравнението с плана ще бъдат ненадеждни.

Ако изпълнението е както е планирано, ръководството може да повярва, че всичко е под контрол. В този случай няма нужда да се намесвате в ежедневната работа на организацията.

Коригиращи действия

Този етап става най-важен в случай, че показателите не достигнат планираните и анализът покаже необходимостта от коригиращи действия. Такива коригиращи действия могат да включват промени в един или повече аспекти от ежедневната работа на организацията.

Например, управителят на банков клон трябва да реши, че трябва да бъдат заети повече касиери в залата, за да изпълни предварително зададения максимум петминутно чакане.

Или мениджърът на магазина решава да изпрати на операторите на машини извънреден труд, за да спази крайните срокове за доставка на продуктите.

Мониторингът също помага да се идентифицират неправилно зададени цели, в който случай коригиращото действие ще бъде коригиране на целите, а не борба за промяна на текущите измерени стойности.

Своевременност на коригиращите действия

Винаги трябва да разработвате конструктивен начин за привеждане на индикаторите до планираните стойности, в противен случай ще трябва да разберете със закъснение, че повредата вече е настъпила. Колкото по-рано бъде идентифицирана грешка или повреда, толкова по-голяма е вероятността тя да бъде коригирана или наваксана. И толкова по-малко време, материални и трудови ресурси ще бъдат изразходвани за нейното коригиране.

Откритите на по-късна дата отклонения могат да бъдат напълно невъзможни за коригиране. В този случай организацията претърпява значителни финансови и репутационни загуби до прекратяване на дейността си.

Лошите новини днес са по-добри от същите новини утре.

D. С. Чадуик

Връзка на функциите за управление

Управленски функции: мотивацията и контролът са тясно свързани помежду си. За да изгради ефективна система за мотивация за подчинен, мениджърът се нуждае от достъп до точни и навременни резултати от контрол.

Може да се извърши контрол за съответствие:

• планирани индикатори;
• стандарти за качество;
• корпоративни политики;
• изисквания за безопасност и защита на труда;
• изисквания за контролиране на държавни или обществени организации.

Контролът може също да бъде периодичен и еднократен, планиран и спешен, частен и като част от общ одит на организацията.

Заключение

Основната функция на контрола в управлението е да осигури изпълнението на плана и по този начин да постигне целите на организацията. Допълнителни функции - подкрепа за организация и мотивация и взаимодействие с тях. Контролната функция в управлението е най-важна. Контролната точка не ес цел залавяне на звеното или служителите в неизпълнението на плана и наказването им. Въпросът е да се открият отклонения от плана своевременно. Тогава има шанс да имате време да предприемете коригиращи действия. Обмислената организация на контролните процеси е ключът към точното и навременно изпълнение на плановете и постигането на целите.