Пример за целта на командировките за правилна регистрация

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Известно е, че пример за целта на командировките може лесно да се намери в специализирани списания за счетоводители. Изглежда, че не е трудно да се използва готов опит. Въпреки това, ако целта на пътуването е формулирана неправилно, разходите за него не могат да бъдат взети предвид в разходите за намаляване на облагаемата печалба на предприятието. Следователно е необходимо да се обоснове бизнес „пътуването“на служителя внимателно и внимателно.

Какви документи да подготвите

Много е удобно, когато в организация работи специалист, който знае как да организира командировка. Но във времена на масови съкращения, много собственици на малък бизнес трябва да водят собствените си записи и да вършат повечето от официалните документи.

Частни предприемачи и служители, които не са завършили счетоводни курсове, ако е необходимо, се интересуват от това как се обработват надбавките за пътуване.

Не е тайна, че тази процедура включва няколко стъпки.

1. РъководителФирмата издава командировъчна заповед във форма Т9. Съдържа:

• Пълно име служител;
• номерът му на персонал;
• позиция;
• подразделение на компанията (отдел, сектор, отдел), в което служителят работи;
• цели и задачи на пътуването, неговото време, източници на финансиране (обикновено средства на работодателя);
• дестинация.

Към поръчката е приложен документ - причината за пътуването (бележка или покана).

До 2013 г. се изискваше и изготвяне на сервизно задание и удостоверение за пътуване. Тези формуляри вече не са задължителни. Разходите за труд на счетоводителите намаляха, но възникнаха нови въпроси: как да потвърдим факта на командировка и как да докажем, че целта на командировката е постигната?

В тази връзка в много организации служителите продължават да издават удостоверения за пътуване. Това е малък и в същото време много информативен документ. Целта в удостоверението за пътуване е същата като в поръчката.

2. Работодателят купува билети за пътуване, резервира хотелска стая.

3. Командированият служител подписва, че е запознат с поръчката, получава билети за пътуване и информация за местоживеенето.

4. Изчисляват се дневните надбавки. По закон те са:

- 700 rub. на ден - при пътуване в рамките на територията на Руската федерация.

- 2500 rub. на ден - за командировки в чужбина.

Работодателят може по своя инициатива да увеличи плащанията, но в този случай той ще бъде задължен да внася в бюджетаДанък върху доходите на физическите лица, начислен върху суми, надвишаващи посочените стойности.

5. Заплатата на служителя се изчислява за времето на престоя му извън основното място на работа. Това е средната дневна печалба, умножена по броя дни на командировка. Ако времето, прекарано в командировка, попада частично през уикендите или празниците, заплатата за този ден се изчислява в двоен размер.

6. При завръщане от пътуване служителят попълва предварителен отчет за направените разходи във формуляр No AO-1 и прилага съпътстващи документи: билети за пътуване, ваучер за настаняване в хотел, пътни листи, чекове за плащане на гориво, ако е необходимо.

7. Обобщавайки: постигната ли е целта на пътуването? Служителят изготвя писмен доклад или представя документи, потвърждаващи изпълнението на дадена длъжност.

Ами ако заявената цел на пътуването не бъде постигната?

Могат ли пътните разходи в този случай да бъдат взети предвид за намаляване на данъчната основа? Този въпрос все още предизвиква противоречия между счетоводители и представители на Федералната данъчна служба. Последните твърдят, че разходите за неуспешно пътуване не се приемат за данъчно счетоводство.

Счетоводители и собственици на фирми от своя страна предявяват искове за признаване, че командировката на служителя е от производствен характер, независимо от резултата. Често те успяват да защитят своята гледна точка в съда.

По-специално, много често срещан пример за целта на командировките - "Подпишете договор с клиента." Имавероятността сделката да не се осъществи. В този случай данъчните власти считат за неразумно да приписват разходите за командировка на разходи за намаляване на печалбите. Въпреки това ръководителите на предприятия многократно успяват да докажат, че по време на преговорите са установени силни бизнес връзки с потенциални клиенти, което може да доведе до сключване на договор в бъдеще. Съдът призна правото на данъкоплатеца да приеме пътни разходи за данъчно счетоводство.

"Универсална" формулировка за назначения на работа

Понастоящем опитни одитори препоръчват: ако има съмнение, че целта на пътуването ще бъде постигната, по-добре е да го посочите в поръчката в общи линии. При поставяне на цели е позволено да се използват безплатни формулировки. Ето примери за целите на командировките, които не задължават служителя да документира факта на изпълнение на задачата:

Иванов И. И той се насочва към град Н-ск за:

• решаване на производствени проблеми,
• преговори за възможно сътрудничество,
• установяване на бизнес контакти,
• проучете пазара за възможността за закупуване на стоки.”

Командираният работник не изпълни задачата, посочена в поръчката

Ако е поставена конкретна цел и тя не е постигната, е допустимо да се изисква обяснителна бележка от служителя, съдържаща информация за:

• защо сервизната задача е неуспешна,
• какъв е резултатът от пътуването,
• отколкото "пътуването" е икономически изгодно за компанията.

Ако има писмо от данъчния служителорганите по правило признават за законно приемането на пътни разходи за данъчно счетоводство.

Какви условия трябва да бъдат изпълнени при възлагане на услуга?

За съжаление нормативните документи не дават като пример точните примери за целите на командировките. Задачите, които служителят трябва да реши по време на пътуването, работодателят определя самостоятелно. Въпреки това, когато съставяте поръчка, е важно да вземете предвид някои точки:

1. За да бъдат приети пътните разходи за данъчно счетоводство, производствената необходимост от преместване на служител в друг град или държава трябва да е очевидна. Например, разходите за пътуване до корпоративно събитие или церемония по награждаване не могат да бъдат включени в разходите за намаляване на печалбите.
2. Целите и задачите на командировката трябва да съответстват на служебните задължения на служителя.
3. Дата и маршрутът на "пътуването" не могат да противоречат на неговата причина. Например, ако служител е изпратен в командировка за участие в изложба, той трябва да замине в обратната посока в рамките на 24 часа след края на събитието.

Пътуване на висшия персонал

Първи лица на фирми и техните заместници пътуват до други градове и държави, като правило, за:

• извършване на ключови преговори с партньори,
• участие в официални събития,
• установяване на контакти с потенциални клиенти.

Командировка на мениджър най-често се издава не със заповед във формуляраT9, но със заповед, съдържаща фразата: „Заминавам за _ с цел …“. В заповедта, както и в поръчката, е необходимо да се посочи пълното име. и позицията на служителя, дестинацията, целта и целите на командировката.

Ето примери за назначения, които първият човек на компанията може да възложи на себе си или на своите заместници:

• договаряне с Komplekt LLC;
• демонстрация на мостри от продукти на Standard LLC;
• участие в изложението "Електрически материали на Русия", Москва 27 септември 2016 г.;
• провеждане на презентация за участниците в срещата Cosmotechnics на 20 юли 2016 г.;
• участие в семинара "Как да оцелеем във финансовата криза" на 21 август 2016 г., проведен от LLC Учебен център "Консултация" в Москва;
• лекция пред студенти и аспиранти на Московския държавен университет на тема "Държавна подкрепа за местни производители";
• обмен на опит с участниците в конференцията "Бизнесът е лесен и забавен", проведена от 10 до 15 октомври 2016 г.;
• професионално развитие;
• изживейте новите технологии.

Командировката на директора и неговите заместници може да е свързана и с проверка на качеството на работата на клоновете на дружеството. Ето няколко примера:

• сумиране на резултатите от финансово-стопанската дейност на дъщерното дружество Our Firm LLC за 1-во полугодие на 2016 г.;
• участие в одита на финансовите и търговски операции на клона на OOO "Enterprise" в N-sk;
• анализкачество на работа и атестиране на персонала на допълнителен офис № 0233 в А-ск от 02 септември до 10 септември 2016г.

Ако е необходимо, целта на пътуването може да бъде разделена на няколко по-тесни задачи. Обикновено те не са посочени в поръчката, но са отразени във вътрешните документи на компанията.

Така, например, следните задачи могат да бъдат поставени за целта за „договаряне с Perspektiva LLC за възможно сътрудничество”:

Запознаване и лична среща с генералния директор на Perspektiva LLC: демонстрация на рекламни материали, мостри на продукти, обсъждане на условията за доставка

Планиран резултат:

• за установяване на контакт с ръководителя на Perspektiva LLC,
• за да му донесе информация за конкурентните предимства на продуктите на нашата компания и ползите от сътрудничеството,
• договаряне на договор за доставка на първата партида стоки.

2. Участие в среща с отдела за доставки на LLC "Enterprise", обсъждане на условията на договора.

Планиран резултат:

• Постигнете правото да доставяте стоки при условията на 100% предплащане, при предоставяне на Perspektiva LLC с отстъпка на едро не повече от 20% от цената, посочена в ценоразписа (вариант 1);
• Договаряне за доставка на стоки в размер на един тон суровини на месец, без отстъпка, с плащане на вноски за период не повече от 3 седмици (вариант 2).

След завръщане от пътуване, директорът обобщава дали целта на пътуването е постигната.

Колективни пътувания на мениджъри по продажби

Как да резервирам бизнес пътуванеслужител, отговорен за обслужването на клиенти и продажбите? Мениджърите по продажбите обикновено си поставят ясни цели, изразени в количествено изражение. Колко добре и ефективно един служител изпълнява бизнес план зависи от неговите приходи и перспективи за кариера.

Ако служител, отговорен за работата с клиенти, не успее да изпълни основната задача на командировката (да направи продажба), работодателят все пак иска да получи колкото се може повече информация за потенциалния клиент, перспективите за сътрудничество с него, както и причините, поради които успя да приключи сделката.

Освен това е важно за ръководителя на компания, насочена към разширяване на клиентската база, да разбере с кои от конкурентните фирми си сътрудничи потенциалният клиент и при какви условия се сключват договорите..

Ето защо, когато мениджър продажби отива в командировка, той получава многостепенна цел, която включва задачи, свързани не само с преговорите с клиента, но и със събирането на пазарна информация.

Основната задача може да звучи така:

• договаряне и установяване на първоначален контакт с Future Client LLC;
• сключване на договор за доставка на материали за фирма АД "Клиент";
• разширяване на клиентската база, проучване на пазарните възможности в N-ska;
• участие в изложението "Строителни материали днес" 01 август 2016 г.;
• обмен на опит с мениджъри по продажбите на западния клон на компанията; участие в корпоративниКонференция за печеливши сделки;
• Обучение на нови служители на отдела за продажби на западния клон;
• организация и провеждане на семинара "Успешна работа".

"Сключване на договор за доставка на стоки" е най-популярната цел на командировките на служителите, отговорни за работата с клиенти. Може да се разкрие в проблеми:

• среща с представител на отдела за доставки на Future Customer LLC, идентифициране и анализ на нуждите;
• Посещение на конкурентни предприятия LLC "Rival 1" и JSC "Rival 2" като "таен купувач": получаване на ценови листи, събиране на информация за условията на сътрудничество с клиенти, съставяне на отчет за маркетинговия отдел, идентифициране силните страни на LLC "Rival 1" и JSC "Rival 2";
• преговори с ръководителя на отдела за доставки на Future Client LLC, демонстрация на продуктови мостри, споразумение за условията на договора;
• среща с главния изпълнителен директор на Future Client LLC, подписване на договора.

След завръщане от пътуване мениджърът по продажбите трябва да представи отчет за изпълнението на всяка задача и получените резултати. Той е придружен от протоколи от преговори, анализ на нуждите на потенциален клиент, материали за маркетингово проучване, копия от търговски оферти, подписан договор (ако има такъв).

По същия начин целта на командировката може да бъде формулирана за ръководителя на клиентския отдел или директора на отдела за продажби.

Следните задачи могат да бъдат възложени на мениджърския екип:

• извършване на вътрешнаодит на сделките за продажба,
• контрол върху работата на клона на компанията,
• участие в срещата на Комитета за подобряване на потребителското изживяване,
• предоставяне на отчет за продажбите на членовете на борда на годишното събрание.

Пътуване за закупуване на консумативи

Директорите на предприятия, както и служителите в отделите за закупуване, често ходят в командировки, за да закупят стоки за нуждите на предприятието.

В този случай в поръчката може да се посочи всеки пример за целта на командировките от следното:

• договаряне с Възможен доставчик 1 LLC и Възможен доставчик 2 LLC, обсъждане на условията за сътрудничество;
• установяване на бизнес контакти със Zavod LLC, изучаване на производствения процес и продуктови мостри;
• сключване на договори за закупуване на суровини и компоненти с LLC "Материал" и АД "Детайли";
• договаряне на условията на договора с доставчика Producer LLC.

Пътуване на производствените работници

Често "пътува" сметка за инженери за монтаж и монтаж на оборудване, строители, работници. За тези специалисти е подходящ всеки пример за задача за командировка от следното:

• монтаж и първоначално тестване на производствено оборудване "Линия-1" в цеховете на АД "Клиент",
• монтаж, настройка и пускане в експлоатация на оборудване "Конвейер-100",
• гаранционно обслужване на машината "A-2",
• работи по поддръжкатапроизводствена линия АД "Клиент",
• непланирани ремонти, отстраняване на повреди на машината,
• поддръжка на оборудване.

Шофьори за бизнес пътувания

„Хелмовите работници” често трябва да пътуват до други градове, за да транспортират стоки, документи и доставят специалисти до техните места на работа.

Командировка на служител от тази категория обикновено се свързва със следните задачи:

• доставка на търговския директор на Standard LLC до мястото на преговори с Client LLC,
• получаване на материали в склада на доставчика, доставка на товара на територията на нашата фирма LLC,
• ремонт на автомобили, покупка на резервни части,
• техническа автомобилна диагностика в сертифициран автосервиз.

Заключение

Сега знаете на кои моменти е важно да обърнете внимание, когато организирате командировка на служител. В тази статия можете да изберете пример за целта на командировките, който отговаря на вашия личен случай.