Електронно управление на документи: предимства и недостатъци, същност на системата, начини за изпълнение

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Все повече компании преминават към електронно управление на документи, което включва използването на различни програми за създаване и съхранение на документи. В същото време организацията няма архив, съдържащ хартиени копия на документи. Има много предимства на електронното управление на документи, поради което предприемачите с удоволствие отказват използването на хартиени документи. Но за да преминете към него, трябва да инсталирате специализиран софтуер на работещи компютри, както и да назначите отговорен служител, който ще се занимава с този работен процес.

Концепцията за електронно управление на документи

Представя се чрез модерен метод за работа с разнообразна документация. В хода на дейността на всяка организация възникват много различни хартии, които трябва постоянно да се отпечатват и съхраняват в отделна стая за дълъг период от време.

Ако предприемач или компания има правилно изпълненелектронен подпис, които документи са заверени в електронна форма, тогава не е необходимо тази документация да се отпечатва на хартиен носител.

Предимства на електронното управление на документи

Има много предимства от преминаването към електронна документация, сертифицирана от EDS. Поради наличието на множество положителни параметри все повече предприемачи преминават към този метод на документиране. Но първо трябва да оцените предимствата и недостатъците на електронното управление на документи. Основните предимства включват:

• свободно търси необходимата документация поради компетентно структуриране и надеждност на съхранение;
• структурата на работния процес е централизирана;
• всички документи могат да се съхраняват електронно на различни носители и дори на отдалечени сървъри, така че дори ако избухне пожар в офиса, не е нужно да се притеснявате, че всяка важна документация ще бъде унищожена;
• всички документи лесно се регистрират и одобряват;
• всички документи се подписват въз основа на изпращането им по електронни комуникационни канали, което спестява значително време и усилия на служителите на всяко предприятие;
• ако е необходимо, можете да направите копие на желания документ за няколко секунди;
• одитът е значително опростен, тъй като се извършва в електронен вид, като можете да поканите и наети специалисти за тези цели, които получават документация по електронни канали.

ПредимстваСистемите за електронно управление на документи са значими и неоспорими, но преди да преминете към тях, трябва да оцените отрицателните аспекти на всяка система.

Системни грешки

Ползите от внедряването на система за електронно управление на документи са неоспорими, но този процес има някои недостатъци. Те включват:

• задължително се изисква регистрация на електронен цифров подпис, за създаването на който се плаща голяма сума;
• няма възможност за използване на електронни документи, ако партньорите не са преминали към електронно управление на документи;
• много пари и време се изразходват за инсталиране на допълнителен софтуер и наемане на надежден служител, който поддържа всички електронни записи;
• все още не са коригирани строго унифицирани формати на такъв работен процес;
• много изпълнители и купувачи са подозрителни към използването на електронни документи, подписани с EDS.

Затова всеки предприемач трябва първо да проучи предимствата и недостатъците на електронното управление на документи, за да вземе правилното и подходящо решение.

Причина за развитие

Предимствата от електронното управление на документи са многобройни и значителни. Това води до факта, че той непрекъснато се развива и въвежда в работата на различни предприятия, които не са самотърговски, но и публични. Основните предпоставки за неговото ефективно и непрекъснато развитие включват:

• Предвижда се възможността за прилагането му в данъчното законодателство. Някои видове данъчни декларации могат да се подават само по електронен път. Това се отнася за отчетите за застрахователните премии, изброени в PF за служители, както и за декларацията 3-NDFL, подадена до Федералната данъчна служба за всеки служител на предприятието. Дори отчетът SZV-M за всички служители на компанията се подава по електронен път, ако в организацията работят повече от 25 души. Ето защо някои компании просто са принудени да преминат към електронна документация, тъй като така или иначе трябва да издадат ЕЦП.
• Основните предимства на електронния документооборот включват възможността за фиксиране в счетоводството. Въз основа на Федерален закон № 402 първичната счетоводна документация може да се генерира не само на хартиен носител, но и в електронна форма, ако е възможно да бъде заверена с електронен подпис.
• От 2017 г. започна ефективното развитие на този документооборот в съдебните производства. Сега всяко съдебно решение трябва да се публикува в открити източници. Освен това всички фирми и физически лица имат възможност да подадат иск или жалба по електронен път, което изисква EDS. Следователно електронен подпис се издава не само от големи компании, но дори и от физически лица.
• Развитието на електронните технологии се случва бързо, така че сега почти всеки има достъп до Интернет, което значително опростява процеса на комуникация с другитехора и държавни служители.

Следователно може да се твърди, че използването на такъв работен процес става все по-търсено.

Друга значителна полза

Освен това много компании си сътрудничат с предприятия, разположени в други региони или държави, така че е много по-лесно да обменяте различни документи при провеждане на електронно управление на документи. Това ви позволява значително да увеличите пазарите на продажби и да установите контакти с директни производители.

Това е допълнително значително предимство на електронното управление на документи. Подобряване на качеството на управление се наблюдава от първия ден на въвеждането на подходяща система.

Как да вляза?

Първоначално ръководителят на предприятието оценява предимствата и недостатъците на системата за електронно управление на документи. Ако се вземе решение за въвеждането му в компанията, тогава за това се изпълняват следните стъпки:

• Провежда се събрание на акционерите, на което се гласува за внедряване на тази система.
• Ако решението е положително, тогава съответната заповед се издава от директора на компанията.
• Препоръчително е да се разработи вътрешен регламент, уреждащ правилата за използване на електронна документация.
• Изберете подписа, който ще се използва в процеса на подписване на различни документи.
• Ако е избран прост подпис, той се поставя въз основа на кодове и пароли, както и други средства и достъп до негое ограничен, следователно се назначава конкретно лице, което ще се занимава с одобряването на електронна документация.
• Избран е сертифициращ орган. Представлява се от специализирана организация, която се занимава с електронно управление на документи. Важно е да изберете компания, с която ще бъде изгодно и удобно да си сътрудничите. Трябва предварително да оцените цената на предлаганите услуги, както и различните функции, които могат да се използват по време на сътрудничество. Определя се каква отговорност носи избраният център за различни грешки, които могат да възникнат в процеса на поддържане на електронно управление на документи.
• Изготвят се документи, въз основа на които се сключва споразумение с избрания център.
• Договорът с избраната организация се обяснява. След това центърът създава и издава сертификат за ключ EDS на своя клиент.
• Има директно въвеждане на електронния документооборот в работата на организацията. За целта всички хартиени документи се преобразуват в електронен вид и се установява процедура за обмен на електронна документация.

Фактурите могат да се изготвят по електронен път, но първо трябва да се уверите, че използването на такава документация ще бъде удобно за контрагента. Това се дължи на факта, че компанията трябва да разполага с технически средства за обработка на тези документи.

Избор на EDS

Включено дори в предимствата на електронното управление на документи е намалените разходи за подготовкамножество хартиени документи. Но във всеки случай ще трябва да понесете определени разходи. Те са свързани с изпълнението на електронен подпис, използван в процеса на одобряване на електронна документация.

ETS може да бъде представен в неквалифицирана или квалифицирана форма.

Неквалифицирано

Издава се чрез криптографска трансформация на данни, за която се използва специален ключ, който е на разположение на собственика на ЕЦП. Важно е предварително да решите кой точно в компанията ще подписва електронни документи.

С помощта на такъв подпис можете да откриете различни промени, направени в документацията, след като тя е подписана.

Квалифицирани

За да направи това, компанията получава специален сертификат, съдържащ ключа за проверка на EDS. За създаване на такъв подпис се вземат предвид изискванията, изброени във Федерален закон № 63.

Обикновено такъв ЕЦП се използва в големи компании, които се стремят да пазят търговска тайна, следователно, благодарение на подобрения квалифициран ЕЦП, сигурността на електронните документи е осигурена.

След избор на конкретен тип електронен подпис се сключва споразумение с избрания сертифициращ център.

Правила за въвеждане на системата в работата на компанията

Предимствата на електронното управление на документи в сравнение с хартиения се считат за неоспорими, но често в процеса на внедряването му в работата на една организация възникват определени трудности. Следователно правилата на този процес включват:

• първоначално се назначава специалист със заповед на ръководителя, който ще се занимава с превод на хартиени документи в електронна форма;
• на всеки работещ компютър е инсталиран специален софтуер, който ви позволява да подписвате документи с предварително издаден ЕЦП;
• при съставяне, обработка и съгласуване на различни документи се вземат предвид основните правила за работа в офиса, които важат и за хартиените документи;
• електронните документи трябва да имат всички необходими данни, печати и EDS;
• може да бъде въведена информация в фирмените регулации относно това какви методи за потвърждаване на действията с тези документи ще бъдат приложени.

Процесът не се счита за твърде труден, ако е добре разбран.

Правила за сътрудничество с други компании

Всяка компания, която внедрява такава система в работата си, иска да използва електронна документация в сътрудничество с основните си контрагенти. За да направите това, при съставяне на споразумение с друга компания, в текста на документа трябва да се включи клауза, че всички документи ще се предават по електронни комуникационни канали. След това се съставя и подписва необходимата документация от предварително издаден ЕЦП. Всички инструменти EDS трябва да бъдат сертифицирани, в противен случай не могат да се използват по време на дейността на компанията.

Много по-лесно е да се създаде такъв работен процес с различни държавни агенции, например с Федералната данъчна служба или Пенсионния фонд. Това се дължи на факта, че такива организации вече разполагат с необходимия софтуер заработа с електронна документация.

Как се съхраняват документите?

Основното предимство на електронното управление на документи е, че не се изисква в организацията да се отделя отделно помещение за създаване на архив, тъй като всички документи се съхраняват на компютри, сървъри или различни електронни носители. Но все пак всяка компания трябва да плаща правилно съхранение на документацията, за да не бъде достъпна от неупълномощени лица или организации.

По време на съхранение на електронни документи се вземат предвид следните правила:

• задължително се съставя номенклатура на делата за цялата компания, като нейният външен вид и съдържание зависят от сферата на дейност, в която работи компанията;
• извършва се проверка на стойността на документите;
• всяка документация е маркирана с използването на електронно управление на документи;
• всички документи трябва да бъдат архивирани.

Когато тези правила се вземат предвид, няма да е трудно правилно да се съхранява документацията в електронен вид.

Заключение

Има много предимства на електронното управление на документи. Подобряването на качеството на работата на фирмата е следствие от нейното изпълнение. За да направите това, е важно да вземете подходящо решение за управлението на предприятието, да изберете център за сертифициране и да издадете EDS. На компютрите е инсталиран специален софтуер и се правят необходимите промени в регулаторните местни актове на компанията.

С помощта на електронна документация това е значително опростенофункционирането на компанията, както и лекотата на сътрудничество с други фирми и държавни организации.