Електронно управление на документи между организации: как работи?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Електронното управление на документи (EDM) е бърз начин за обмен на информация въз основа на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е спечелил признание в развитите страни по света като ефективен инструмент за оперативен бизнес.

Есенция

Електронното управление на документи между организациите е набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, прехвърляне, получаване, съхранение, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждаване на получаването на документите.

Правилата за осъществяване на документооборота между юридическите лица се осъществяват по споразумение на страните. Обменът на информация се осъществява чрез телекомуникационни средства, а документите се съхраняват на електронен носител. Срокът на съхранение на счетоводната информация не трябва да надвишава установения от закона.

Организациипомежду си могат да обменят официални и неофициални документи с подписи на участниците. В областта на предприемаческата дейност това могат да бъдат: фактури, споразумения, фактури, договори, споразумения, заповеди, уведомления, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.

Целта на внедряването на EDI

Предпоставки за въвеждане на EDI могат да бъдат:

• намаляване на рутинната работа;
• намалете загубата на документи;
• "прозрачна" работа с документи;
• подобряване на дисциплината за изпълнение - предоставяне на документи навреме и др.

Сред количествените цели са следните:

• Намалете времето за обработка на документи с 10 пъти.
• Намалете офис разходите наполовина.

Електронно управление на документи между организации: как работи

В съответствие с националното законодателство, електронното управление на документи между организациите се извършва по споразумение между двете страни. За обмен на данни е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати заявка за добавяне към списъка с контрагенти. След потвърждаване на заявката, участниците в системата могат да обменят данни.

Модулът EDI ще трябва да изпълнява следните функции:

• Поканете контрагенти за обмен на данни.
• Създайте адресна книга.
• Интегриране със счетоводен софтуер,например 1С.
• Подписвайте и криптирайте документацията.
• структурирайте кореспонденцията.
• Проследяване на имейл статуси.

Електронното управление на документи между организациите се осъществява с помощта на сертификати. Връзката със сървъра и удостоверяването се осъществяват чрез персонален цифров сертификат. На всеки потребител на системата се издава ЕЦП, съхраняван на електронен токен носител и защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе своето потребителско име, парола в личния си акаунт. Едва след това той ще има достъп до документите си.

Всеки служител на организацията, свързан със системата, може да инициира процеса на обмен. Преди да изпратите документа на контрагента, той трябва да бъде подписан с електронен подпис. Тази операция се извършва с помощта на програмата Cryptopro. Документът се изпраща чрез EDI. Служител на контрагента получава уведомление за получаването на нов документ. Ако го приеме, тогава слага и ЕЦП. Ако трябва да направите промени в документа, тогава се създава нова електронна версия. След приключване на редактирането трябва да запишете всички промени с помощта на EDS. След това документът с промяната се изпраща на контрагента. При необходимост се извършва електронно координиране на информацията.

Ако трябва да направите промени отново, тогава цялата процедура се повтаря отново. Ако няма оплаквания относно новата версия, тогава документът се спазва. Окончателният образец се счита за подписан с два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за разглеждане. Веднага след като извадката получи статут на валидна, променетедокументът няма да работи. Нарушените договори получават статус „Анулирани“. Ето как се осъществява електронното управление на документи между организациите.

Оборудване

Какво е необходимо за електронно управление на документи между организации? Първо, трябва да изберете телекомуникационен оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. Второ, с всеки контрагент, с който организацията възнамерява да води електронна кореспонденция, е необходимо да се сключи „Споразумение за обмен на електронни документи“.

Необходимо е също така да се инсталира EDI сървър, където ще се съхраняват всички документи. Това може да бъде както клиентско оборудване, така и "облачно" съхранение. Достъпът до системните данни отвън се осъществява чрез приложение, което е инсталирано на оборудването на служителите на организацията. Взаимодействието на компютрите със сървъра се осъществява чрез HTTP протокол с допълнително криптиране SSL 128. Достъпът до документи се осъществява само през интерфейса на приложението и след преминаване на удостоверяване.

Проект EDF

Проект за автоматизация на процеси може да отнеме от няколко месеца до няколко години. Срокът директно зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсните и финансовите възможности на организацията. Кратка схема за въвеждане на EDI е както следва:

• Създаване на работна група.
• Формиране на цели, срокове и бюджет на проекта.
• Проучване на съществуващи процеси.
• Разработване на задачи.
• ИзбериEDI системи.
• Подписване на споразумение за прилагане на EDS.
• Одобрение на правилата за работа.
• Попълване на системни директории.
• Обучение на персонала.
• Предварително тестване.
• Издаване на заповед за въвеждане на EDS.
• Усъвършенстване на софтуера и оперативните процедури.
• Стартиране на пилотен проект.
• Пълен преход към EDI.

Грешки при внедряването на EDI

В процеса на автоматизиране на документи трябва да се обърне специално внимание на процесите, при които наличието на хартия се изисква по закон. Не можете да дублирате хартиен документ по електронен път. Това значително забавя работния процес и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща допълнително за извършване на двойна работа.

В процеса на внедряване е необходимо да се разработи нова процедура за работа с документи, да се обучи персонал и едва след това да се встъпи в пълна реализация. Това може да се постигне само ако ползите от използването на нови технологии се съобщават на служителите.

Друга популярна грешка е слабото проучване на изискванията за EDMS. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, тогава процесът на EDI се различава от този, приет в организацията.

Електронно управление на документи между организации: плюсове и минуси

Предимства:

• Намаляване на разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
• Спестяване на място за съхранение за документация. Всичко се съхранява електронно.
• Лесен за използване. Документът се изпраща от едно работно място. Бързо търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, приет и т.н.).
• Незабавна доставка. Цялата изпратена информация достига до адресата в рамките на няколко секунди.
• Един документ не може да бъде загубен, докато периодът на съхранение в системата не изтече.

Недостатъци:

• За да използвате оборудването, трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
• Най-често данните могат да се обменят само между членове на една и съща система.
• Електронното управление на документи между организации в 1C или с друг софтуер се различава от използваната по-рано схема. С въвеждането на новия алгоритъм всички служители ще имат въпроси относно провеждането на работа.
• Техническо оборудване. Преди въвеждането на EDI, организацията трябва да закупи оборудване и да обучи служителите да управляват новата система.
• EDI се извършва с помощта на EDS, чиято валидност е 1 година. Сертификатите трябва да се проследяват и актуализират своевременно. Необходимо е също така да се контролира срокът на валидност на сертификатите за контрагенти, за да се избегнат проблеми с данъка.

Правна регулация

Какви разпоредби регулират електронното управление на документи между организациите? Законодателството на Руската федерация включва Федерален закон № 63 „За електронния подпис“, правилата за подаване на документи до Федералната данъчна служба са предписани в заповед на Министерството на финансите № MMV-7-2 / 168. EDOмежду организации се извършва въз основа на заповед на Министерството на финансите № 50н. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронна форма са определени в заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/36@. Всички оператори на EDI в хода на своята дейност трябва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/253@.

SBIS

Електронното управление на документи между SBIS организации дава на клиентите следните предимства:

• Можете да изпращате документи до всяка организация, която е регистрирана на територията на Руската федерация. Ако контрагентът не е член на системата SBIS, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представителя на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на неговия имейл. Веднага след потвърждаване на заявката обменът на информация между участниците ще се извърши без посредници.
• Не е необходимо да инсталирате софтуер на вашия компютър. Достатъчно е да имате актуална версия на браузъра и достъп до Интернет.
• Не се нуждаете от специална програма за работа с данни. Ако отчетът първоначално е изготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да настроите интеграция на данни със системата VLIS.
• Типичният формуляр за документи не е инсталиран. Можете да изпращате текст, електронна таблица, изображения и други.

SKB "Kontur"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също така доставя оборудване за електронно управление на документи между организации. "Контур" е разработил системата Diadoc, с помощта на която се осъществява обмен на електронни документи. Характеристика на системата е, че достъп до данни може да се получи в чужбина. Компанията е разработила роуминг тарифи специално за тази цел. Ако желаете, можете да получите достъп до данните чрез API.

Какво ви трябва?

За да свърже EDI, организацията трябва да закупи:

• лицензиран софтуер;
• сървър;
• извършете надграждане на оборудването;
• влаков персонал;
• настройте и интегрирайте EDMS за работа с вътрешни приложения.

Трябва да се направят такива инвестиции, за да се свърже електронното управление на документи между организацията? Включването в разходите за консултации за техническа поддръжка, EDMS и актуализации на софтуера е вторият етап на инвестицията. Тези разходи ще трябва да се плащат месечно.

Заключение

Хартийният работен процес се заменя с електронен. Това не само намалява разходите за процеси на организацията, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира успешно EDI, е необходимо ясно да се формулират целите за внедряване на системата и правилно конфигуриране на оборудването.