Счетоводните документи са Понятието, правилата за регистрация и съхранение на счетоводни документи. 402-FZ „За счетоводството“. Чл. 9. Първични счетоводни документи

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Правилното изпълнение на счетоводната документация е много важно за процеса на генериране на счетоводна информация и определяне на данъчни задължения. Ето защо е необходимо да се отнасяте към документите с особено внимание.

Специалистите по счетоводни услуги, представители на малкия бизнес, които водят независима документация, трябва да знаят основните изисквания за създаване, проектиране, движение, съхранение на книжа.

Концепция на документа

Нормативните актове за счетоводството не разкриват концепцията за документ. Следователно си струва да използвате определението, установено от GOST R ISO 15489-1-2007.

Счетоводните документи са информация, която може да се идентифицира, записана на материален носител, създадена, получена и съхранявана от физическо лице или организация като доказателство при потвърждаване на бизнес дейности или юридическизадължения.

Основните документи са документи, които съдържат изходни данни за процеси и операции. Това са счетоводни документи, които служат като основа за счетоводни записвания.

Първичните счетоводни документи са документите, чрез които се регистрират фактите за икономическа дейност. Тази концепция на Федералния закон "За счетоводството" се регулира от членове.

Основното изискване, поставено за тяхното съставяне, е те да бъдат съставени при извършване на факта на икономическа дейност или непосредствено след нейното приключване (ако е възможно).

Основни документи

Основният счетоводен документ трябва да бъде съставен в момента на бизнес транзакцията, а ако това не е възможно, веднага след нейното приключване.

Основните основни документи са:

1. Изпращателна бележка с формата TORG-12.
2. RKO и PKO.
3. Счетоводна справка.
4. Отчет за разходите.

Разновидности на основни документи

Нито един нормативен акт не съдържа групиране и класификация на счетоводни документи. Могат да се разграничат следните видове счетоводни документи, това са документи, като се вземат предвид:

1. Места на тяхната компилация: външни и вътрешни.
2. Приложими документални формуляри: неунифицирани (създадени в съответствие с формите, които са разработени независимо от организацията), унифицирани (създадени в съответствие с формите, съдържащи се в албумаунифицирани форми).
3. Вид информационен носител: електронен и хартиен.
4. Обем на данните: обобщен и основен.
5. Вид пасиви, счетоводни области, активи: отчитане на касови операции, счетоводство на начисляване и изплащане на заплати, счетоводство на материални запаси, отчитане на дълготрайни активи и др.

Основни счетоводни формуляри

Регистрацията в счетоводството на счетоводни документи е преди всичко използването на унифицирани и самостоятелно разработени формуляри. Използването на много unified от 2013 г. не е задължително.

Всички първични формуляри трябва да бъдат одобрени от ръководителя на организацията. Следните понастоящем са задължителни:

1. Съгласно счетоводството на услугите за превоз на товари (272-P на правителството).
2. Според счетоводството на труда, неговото плащане (1-P на Държавния комитет по статистика).
3. Отчитане на касови транзакции (88-P на Държавния комитет по статистика, 3210-U на Банката на Руската федерация).

Стандартният формуляр също е предоставен за платежното нареждане. В процеса на издаване на унифицирани формуляри попълването на счетоводни документи, а именно всички предоставени колони (редове), е задължително. Ако липсва някаква информация, трябва да се постави тире в съответната колона.

Заслужава да се отбележи, че използването на счетоводни документи, които в момента не се изискват, все още се използва в организациите. Като се вземат предвид вътрешните нужди на предприятието, тези формуляри могат да бъдат финализирани. Те могат да бъдат направени по-подходящи и удобни за фиксиране на конкретни бизнес дейности. Например, можетеОткажете да използвате реквизити за печат и знаци от предната и задната страна.

Одобрение на първични счетоводни документи

Организациите са длъжни да одобрят приложимите първични формуляри (4 параграф 1/2008-PBU). Важно е да запомните обаче, че простото свързване към албума Uniform Forms няма да е достатъчно.

Счетоводната политика трябва да изброява конкретните видове документи от албумите, които организацията ще използва, както и списък на лицата, които имат право да подписват първични документи.

Формулярите могат да бъдат одобрени и от други местни разпоредби. Например заповед за одобряване на формулярите на първични счетоводни документи. Счетоводната политика трябва да съдържа връзка към такава поръчка.

Необходими подробности за счетоводните документи

402-FZ регламентира изискванията за задължителните данни на първичните счетоводни документи. Има седем такива подробности:

1. Дата на документа.
2. Името му.
3. Име на икономическия субект, съставил документа.
4. Съдържание на бизнес факти.
5. Размерът на парично или естествено измерване (с единици).
6. Имена на длъжностите на лицата, отговорни за транзакцията.
7. Подписи с преписи на отговорни лица.

Някои документи, които не са основна документация, могат да се използват като такива.

Ако една организация отразява разходите за наем, тогава такива счетоводни документи са актове и договор за наем. 611 и 622 от Гражданския кодексустановяват, че в такъв случай трябва да се съставят двустранни актове за приемане и предаване на отчетния обект. Ако разгледаме член 753 от Гражданския кодекс, тогава едностранните действия могат да служат като първични документи.

Документация в счетоводството

Важно е да се вземат предвид специални случаи, които често се случват при подготовката на документацията.

Отхвърляне на използването на печати. Основната цел на печата е да удостовери подписа, положен от отговорното лице. От 2015 г. предприятията не са длъжни да подпечатват. Информацията за пресата трябва да бъде отразена в устава на организацията (82-FZ). Печат се изисква само когато се изисква от федералните разпоредби.

Трябва да присъства на следните документи: двойни складови удостоверения, актове за трудови злополуки, документи, представени на митническите органи, пълномощно, което ви позволява да представлявате интересите на юридическо лице в съда.

Печатът не е задължителен реквизит, но наличието му може да бъде осигурено от формуляра на първичния счетоводен документ, който се утвърждава от ръководителя на стопанския субект.

Документи, съставени на чужд език. За счетоводство могат да се приемат документи само на руски език. Ако документът е съставен на друг език, тогава трябва да има превод на руски и трябва да бъде ред по ред. Не се изисква заверка на превода, освен в случаите, предвидени от Хагската конвенция:

1. Метри без рубли в първичните счетоводни документи. Данните за разходите в счетоводните документи могат да бъдат отразени в конвенционални единици, във валута, в рубли.
2. Основно в електронна форма.

402-FZ позволява на стопанските субекти да издават първични документи не само на хартиен носител, но и в електронен вид.

Електронният документ трябва да съдържа всички необходими данни, зададени за счетоводни документи, както и електронен подпис.

Електронните подписи се предлагат в три разновидности - прости, подобрени неквалифицирани, подобрени квалифицирани. Според Министерството на финансите може да се използва всеки от тези три подписа.

Пълномощно за подписване на първични счетоводни документи

Служител на организация има право да подпише, ако е съставен един от следните документи:

1. Пълномощно за подписване на първичното (185-189 член от Гражданския кодекс).
2. Поръчайте вдясно за подпис.

В сравнение със заповед, даваща право на подпис, пълномощно може да бъде издадено и на лица, които не са служители на организацията. По споразумение на страните за подписване на първични документи може да се използва факсимиле (член 160 от Гражданския кодекс).

График на работния процес в счетоводството

Графикът на работния процес е описание, което може да бъде под формата на таблица или диаграма, на процедурите за създаване, преместване, обработка, съхраняване на счетоводни документи. Графикът може да бъде одобрен като приложение към счетоводната политика или като местен нормативен акт. Във втория случай счетоводната политика трябва да съдържа връзка към този акт.

Графикът на работния процес задължително трябва да отразява:

1. Срокове, през които документите трябва да се съставят, предават, обработват, съхраняват.
2. Позиции на лицата, отговорни за операциите, отразени в графика на работния процес (105-P на Министерството на финансите).

Списание за отчитане на първична документация

Поддържането на такъв дневник е по-скоро правило за рационално управление на документи, отколкото за счетоводство. Необходим е за регистриране на счетоводни документи - входящи и изходящи първични документи. Експертите съветват да водите подобен дневник в случаите, когато счетоводството се извършва без използване на специализирани счетоводни програми.

Например, когато се използва 1C, дневник за документация може да бъде генериран и отпечатан при необходимост. И така, регистърът на приходните документи ще показва документите на доставчиците и регистърът на касовите документи, съответно документацията в касата на предприятието.

Счетоводството, за разлика от данъчното счетоводство, позволява отразяване на фактите за икономическа дейност при липса на първични счетоводни документи, но само ако те така или иначе бъдат получени по-късно.

В този случай фактите на икономическата дейност трябва да бъдат записани с помощта на прогнозната стойност. След като документът пристигне, той не се анулира. Необходимо е само да коригирате датата на получаването му.

Този подходрегламентиран от 21/2008-PBU, 119n-P на Министерството на финансите, AKPI16-443-R VS.

Документите, свързани с посреднически транзакции, са изключение от тази процедура. Посредникът е длъжен да прехвърли цялата документация. В случаите, когато протоколът за извършената сделка е съставен с грешки или неточности, упълномощителят може да има право да направи възражения в рамките на 30 дни от датата на получаването му (999, 1008 членове от Гражданския кодекс).

Съхранение и унищожаване на счетоводни документи

Редът за съхранение на първичните се определя с 558-П на Министерството на културата. Общият период на съхранение на документацията, в съответствие с 402-FZ "За счетоводството", член 9, е 5 години. Ръководителят на предприятието отговаря за организирането на съхранението на документацията.

Някои документи трябва да се съхраняват за по-дълъг период от време:

1. Относно придобиването на движимо имущество - поне 10 години.
2. За сделки с недвижими имоти - за неопределено време.
3. Изплащане на дивиденти и удостоверения за пътуване за бизнес пътувания в Далечния север - 75 години.

Ако вътрешните записи са изтекли, те могат да бъдат унищожени. Решението за възможността за унищожаване трябва да се взема от експертна комисия, която се създава всяка година или действа постоянно. Въз основа на резултатите от дейността на такава комисия трябва да се състави акт, който отразява списъка на документите, които трябва да бъдат унищожени.

Предприятието може да ликвидира документация самостоятелно или като я прехвърли на специализиранорганизация.

Отговорност за съхраняване на основни документи

Предвидени са санкции за груби нарушения на изискванията за счетоводство и финансова отчетност. Един от най-грубите документи е липсата на задължителни първични счетоводни документи, счетоводни регистри, финансови отчети и одитен доклад за икономически субект.

Ако се установят такива нарушения, се налагат глоби в следните размери:

1. Длъжностни лица - 5-10 хиляди рубли.
2. Повторно нарушение от длъжностни лица - 10-20 хиляди рубли или дисквалификация за 1-2 години.