Основни счетоводни документи: видове, обработка и съхранение

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Извършването на счетоводство в предприятия с различни форми на собственост е невъзможно без документално отразяване. Нито една процедура, нито един проект, нито една бизнес сделка не се извършва без правилно изпълнен документ, регламентиран от вътрешните наредби на предприятието и външните законодателни норми. Всяко действие, извършено от служител например на търговско дружество, като се започне от оператора за получаване на заявления и завършва с директора, се отразява в документалната база, която се основава на списък с първични документи.

Концепция и значение

Вероятно е трудно да си представим функционирането на съществуващо предприятие във всяка възможна сфера на дейност без документи, потвърждаващи бизнес транзакции. Както във всеки друг въпрос, документацията играе много важна роля и тук. Едва ли можете да си представитевисококачествена и законово обоснована работа на летището, позволяваща на пътник да замине без документи, доказващи неговата самоличност - паспорт и идентификационен код на гражданин. По същия начин е трудно да се приеме допускането до движение на автомобил, чийто водач няма съответната документация под формата на книжка и технически паспорт за автомобила, който управлява. Както и първичните счетоводни документи. Всяка компания, регистрирана в държавния списък на предприемачите, трябва да разполага с редица документи, необходими за счетоводството, които са основната основа и първоначалното звено във веригата за регулаторно регулиране на нейните бизнес процеси.

Първичната счетоводна документация е набор от удостоверения, актове, заповеди, фактури, извлечения и отчети, чрез които се отчитат дейността на фирмата и се регулират нейните бизнес процедури..

Видове документи

Класификацията на счетоводния работен процес включва следните основни типове първични документи:

• по функционално предназначение - счетоводство, управление, персонал;
• според степента на регулиране - вътрешна и външна.

Първото направление на класификацията позволява да се разграничат помежду си документите от трите основни функционални нива на всяка търговска фирма според естеството на тяхното предназначение, а второто - според метода на организиране на правната регулиране на икономическите отношения. Всяко от посоките включва масаопределени видове документи, отразяващи извършването на конкретни действия от служители на компанията.

Счетоводна документация

Ако разгледаме първичните счетоводни документи, те от своя страна са разделени на регулиране на трите етапа на бизнес транзакциите.

Първият етап се характеризира със сключване на сделката. Тук първичната счетоводна документация е представена от сключването на споразумение и издаването на фактура за плащане. Споразумението е документ, който урежда отношенията между две страни с цел установяване на условията за взаимодействие между тях. Фактура за плащане е изискване с дефиниране на конкретна сума, която съгласно условията на договора купувачът трябва да заплати на продавача за продадената стока или предоставената услуга.

Вторият етап от предприемаческата дейност се отразява в платежните документи и се нарича етап на плащане за транзакцията. Въз основа на факта, че плащането може да се извърши безкасово или в брой, първичните документи за него се представят или като извлечения от разплащателната сметка и платежни нареждания, или касови чекове и разписки за входящи касови ордери.

Третият, последен етап се определя конкретно от получаването на продукт или услуга. Съответно се регулира и от първична документация под формата на разписка за доставка, разписка за продажба и акт за приемане и предаване на продукти или извършена работа в случай на предоставяне на всякакъв вид услуга.

Документация за управленско счетоводство

Разликата между счетоводния и управленския работен процес се състои основно във факта, че счетоводната дейност се регулира от държавното законодателство с рамка за отразяване на бизнес операциите, специално установена от властите, а управлението се определя от вътрешни решения и лични предпочитания на директор или пряк собственик на конкретна компания. С други думи, първичните счетоводни документи имат строга форма, контролирана от обща регулаторна рамка, докато управленските документи се разработват изключително на ниво предприятие. Какви документи контролират воденето на управленско счетоводство във фирмата? Сред основните са следните:

• код на вътрешните трудови разпоредби;
• счетоводна политика на предприятието;
• колективен договор;
• наредба и заповеди на директора на дружеството;
• описания на длъжността;
• административни документи.

HR документация

Що се отнася до списъка с първични документи, регулиращи междустепенните отношения на служителите в предприятието, както и контролиращи процедурата за изчисляване на заплатите и определяне на отговорностите на всеки от служителите на компанията, тук работната документация включва следните основни видове:

• персонал - включва съвкупността от всички позиции в предприятието, отражение на техния брой и броя на звената за персонал, както и описание на нивото на техните заплатитакси, процедурата за бонуси, освобождаване от облигации, приемане на разпоредбите за надбавки;
• работен график - включва информация за работния ден, организационни и административни въпроси, правилата за наемане и уволнение на служители, както и условията за повишаването им като допълнително заплащане за работа или порицание под формата на порицание и удръжки от заплати;
• Длъжностна характеристика - работата на отдела за персонал на всяко предприятие се основава на набор от права и задължения, общи положения, задачи, отговорности, квалификационни изисквания и взаимоотношения по отношение на подчиненост между различните нива на персонални звена в предприятие.

Необходими документи

Всяка фирма, регистрирана и действаща законно, има списък със задължителни документи, които трябва да присъстват в рамките на нейната дейност. Задължителните първични документи са, както следва:

• споразумение - каквато и да е сделката, този документ е основната основа за започване на отношения между двама предприемачи, между продавач и купувач, между търсене и предлагане;
• издадена фактура - при вземане на решение за продажба на стоки или предоставяне на услуги, продавачът издава фактура на страната на купувача като предпоставка за транзакцията;
• формуляри за стриктно отчитане - в процеса на договаряне не е пълно без чекове, касови и стокови документи, свързани със списъка на задължителните;
• стока-товарителница - документ, който посочва получателя, превозвача, изпращача на стоката, самите стоки в асортимента на нейната номенклатура, броя на изпратените продукти, цена и количество;
• Акт за приемане и прехвърляне на завършена работа или изпратени стоки.

Вътрешни документи

Както споменахме по-рано, работата на всяка компания предполага наличието на външна и вътрешна документация. Основните първични документи за вътрешни цели са списък на всички онези формуляри, удостоверения, изявления, заповеди, инструкции, които се разработват директно в предприятието и се отнасят само за персонала, който функционира в него, без да оказват никакво законодателно влияние върху обществото, което надхвърля тази компания.

Външни документи

Документацията с външна цел предполага по-високо йерархично ниво на подчинение, тъй като външните документи са тези, които се регулират от държавата и нейната законодателна рамка. Разработените разпоредби за счетоводството, набора от сметки за счетоводна кореспонденция, стандартите за счетоводство и финансова отчетност - всичко това има нормативна основа и се регулира от правната рамка на държавата.

Формуляри за документи

Формите на първичните документи са многостранни по естество на предназначение, вид дизайн и собственост. Следните основни раздели са правно разграничени:

• формуляри на досиета на персонала (заповеди, заповеди, графици,редовни режими и графици);
• форми за отчитане на заплатите и работното време (графици, лични сметки, дневници, ведомости за заплати);
• счетоводни формуляри за капитално строителство (сертификати, дневници, актове);
• формуляри за продуктово счетоводство (актове и регистри за инвентаризация, бланки за тежести, партийни карти, отчети за движението на материалните запаси);
• формуляри за парично счетоводство (каса дневник, актове по преводи и пари в касата);
• формуляри за търговско счетоводство (поръчки, фактури, актове, спецификации, сертификати за качество);
• форми за отчитане на касови транзакции (предварителен отчет, PKO, RKO, дневник на тяхната регистрация);
• формуляри за записване на резултатите от инвентаризацията (списъци с инвентаризация, актове, сертификати, дневници, отчети).

В допълнение към горното има и форми на първични документи за отчитане на строителни машини и механизми, автомобилен транспорт, ДМА и нематериални активи, материали, малоценни артикули, селскостопански продукти и суровини.

Процедура за регистрация

Основните документи се изготвят поради определени изисквания, които трябва да бъдат изпълнени. Например вписванията в документацията трябва да се правят изключително със синьо мастило, като същевременно трябва да са спретнати и четливи. Също така, документът трябва да съдържа редица данни, необходими за всеки вид и да бъде заверен с личния подпис на ръководителя, главния счетоводител или упълномощено лице, както и да бъде подпечатан с печата на предприятието. Числа в парични документисъщо трябва да се изписва с думи, а когато колоната на документа е празна, трябва да има тире, за да се избегне последващо попълване на фалшиви числа от някой недоброжелател.

Съхранение

Съхранението на първични документи се извършва директно в предприятието. Или можете да използвате услугите на частен (или държавен) архив. Ако проверката от данъчната инспекция установи липса на първичен документ, на предприятието се налага глоба, чийто размер се определя в зависимост от конкретния вид и брой загубени документи. Съгласно действащото законодателство на Руската федерация, първичните документи се съхраняват в предприятието най-малко пет години.