Примерна типична длъжностна характеристика за архивист

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Позицията на служител в архива се нарича архивист. Основната задача на специалист в тази област е да установи работата на самия архив и движението на документацията в него. Такива специалисти са необходими навсякъде, където има голям оборот на официални книжа, особено в организации, свързани със застраховане, финанси и по-специално в държавни предприятия. Основният документ, на който трябва да се позовава новият служител, е длъжностната характеристика на архивиста.

Общи разпоредби

Само ръководителят на предприятие може да приеме или уволни архивист. И на първо място, той трябва да се позовава на действащото законодателство на страната. Инструкцията трябва да посочва лицето, което е пряк ръководител на специалиста, заемащ тази длъжност.

За да работи като архивист, човек трябва да получи първоначално професионално образование, след което може да бъде приет за позиция дори без опит в тази област. Има вариант, чечовек със средно или общо образование ще получи работа, но след това трябва да получи специално обучение в тази посока. Опит не се изисква за тази позиция.

Какво трябва да знаете

Длъжностната характеристика на архивист на предприятието предполага, че служителят трябва да има определени познания: той е длъжен да проучи наредбите, инструкциите и целия списък от правни документи, свързани с управлението на архивите в тази организация. Освен това той трябва да знае как да съхранява, използва документи, както и по какви стандарти се приемат и предават. Познанията му трябва да включват единна държавна система на деловодство. Освен това той трябва да разбере как се съставят описанията на запазените документи, кои от тях трябва да се съхраняват постоянно и кои само временно, както и да състави актове за тяхното унищожаване..

Длъжностната характеристика на помощник-архивист предполага, че той трябва да знае как се архивират файловете, по какви правила се подготвят за последващо използване и съхранение, как се водят записи и се изготвят отчети в предприятието. Това лице трябва да разбира структурата на компанията, в която работи, както и правилата за използване на оборудването и всички технически средства, необходими за извършване на работа в архива. Освен това той трябва да познава всички вътрешни правила и закони на организацията, включително охрана на труда, пожарна безопасност, рутина и т.н.

Отговорности

Длъжностна характеристика на архивист на бюджетна институцияприема, че той трябва да изпълнява определени функции: извършване на работа, свързана с архивната дейност, съхраняване на постъпващата в архива документация, регистриране на входящи документи, разработване на номенклатурата и проверка на правилността на завеждането на делата преди подаване. към архива. Ако има такава необходимост, той криптира единиците за съхранение, организира поставянето на кутии и ги вписва в регистъра.

Длъжностната характеристика на архивиста на лечебно заведение предполага, че той трябва да изготви обобщени описания на съхраняваната документация, да я разпредели във временни и постоянни звена. Той трябва да води записи и своевременно да унищожава документи, които вече са изтекли, и да разработи система, чрез която ще бъде възможно бързо и лесно да се намери желаният документ.

Други функции

Освен това служебните му задължения изискват присъствието му по време на изпити за стойността на документите за науката и не само. Той трябва да гарантира, че документите остават непокътнати, ако е необходимо, да извърши реставрационни работи с тях. Този специалист също така гарантира, че архивът има всички необходими условия за нормално съхранение на документи.

Архивистът трябва да следи за прилагането на правилата за противопожарна защита, както и да използва съвременни технически средства за работа с документи. Той е длъжен по искане на служители и посетители на организациятаиздават копия или оригинали на архивна документация, изготвят удостоверения, използвайки информацията, налична в архива, и изготвят отчети за работата си.

Права

Длъжностната характеристика на медицински архивист предполага, че той има определени права. Той може да изисква и получава документи, свързани с неговата трудова дейност. Ако е необходимо, той може да си сътрудничи със специалисти от други отдели на предприятието или от други организации, ако това ще му помогне при решаването на компетентните му въпроси. Ако има такава необходимост, той може да представлява интересите на своята компания в други организации по всякакви въпроси, които са пряко свързани с работата на архива.

Отговорност

Длъжностната характеристика на архивиста предполага, че той носи отговорност за неизпълнение на задълженията си и некачествена работа, за предоставяне на невярна или изкривена информация за извършените задачи, за отказ да изпълни заповеди от началниците си.

Освен това той е отговорен за ситуации, при които са установени нарушения, нарушения на безопасността или други действия, които застрашават нормалното функциониране на предприятието, а служителят не е докладвал за тях и не е предприел никакви мерки за отстраняване на проблема. Архивистът носи отговорност за нарушаване на нормите на трудовата дисциплина.

Условия на работа

Длъжностната характеристика на архивист предполага, че ръководството на организацията трябва да определя часовете на неговата работа в съответствие с трудовитезаконодателство. Ако е необходимо, компанията трябва да му осигури работно място, което да отчита всички норми и стандарти, както и всичко необходимо за командировки, включително местни. Той също така има право да подписва документи в рамките на своята компетентност.

Заключение

Основният документ, на който трябва да разчита специалист, приет за тази позиция, е длъжностната характеристика на архивист. Независимо в коя организация работи, правата, отговорностите, функциите и знанията са практически еднакви и могат да варират в зависимост от нуждите на конкретно предприятие и какви задачи ръководният персонал възлага на своите служители.

Такава работа изисква внимание, постоянство, познаване на правилата за безопасност на важни документи, познания за оценка на стойността на определени документи, както и способност за систематизиране, бързо намиране и криптиране на документи. Също така важен фактор е работата с хора, тъй като професията на архивист включва издаване и получаване на различна документация, проверка на правилността на нейното съставяне и автентичност. Само внимателен човек, който е готов да работи с голямо количество информация и представлява интересите на компанията в други организации, ще може правилно и надеждно да изпълнява трудовите задължения на тази позиция.