Пасични документи: регистрация, проверка, съхранение. Процедурата за издаване на първични касови документи

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Паричните документи са книжа, които се съставят във връзка с движението на парични средства на юридическо лице или индивидуален предприемач. Техните формуляри се одобряват от Държавния комитет по статистика. Нека разгледаме допълнително какви касови документи могат да използват предприятията.

Поръчки

Те действат като основни документи в брой. Поръчките могат да бъдат входящи или изходящи. Първият се прилага при получаване на пари в брой. Приемна заповед се издава в един екземпляр от счетоводител и се подписва от гл. счетоводител или упълномощено за това длъжностно лице. При отсъствие на отговорни длъжностни лица ръководителят на юридическото лице или самият индивидуален предприемач може да завери първични касови документи. Разписката за кредитното нареждане трябва да бъде подписана от упълномощени лица (счетоводител и касиер), заверена с печат (печат). Освен това е регистриран в съответното списание. Разписката се дава на субекта, депозирал парите. Самият приходен ордер остава на касата. Разходната хартия се попълва при издаване на пари в брой. Трябва да се каже, че касовите документи се съставят, ако предприятието използва както традиционни методи за обработка на информация, така и BT инструменти. Изходяща поръчка, както и входяща, се издава в 1 екземпляр. Той също така трябва да бъде заверен от упълномощени лица и регистриран в съответното списание.

Пълнене

Как да издадем посочените по-горе документи в брой? Попълването се извършва по следния начин:

1. Редът "Основа" се отнася до бизнес транзакция.
2. В колоната "Включително" се въвежда сумата на ДДС. Пише се с цифри. Ако услуги, стоки или работа не се облагат с данък, тогава редът показва "без ДДС".
3. В реда "Приложение" трябва да бъдат посочени придружаващите и други документи, като се посочат датите на тяхното съставяне и номера.
4. В колоната "Кредит, код на подразделение" се изписва съответното обозначение на структурния отдел, към който се получават средствата.

Регистрация

Касовите документи трябва да бъдат записани в специален дневник. Той регистрира както входящи/изходящи поръчки, така и документи, които ги заместват. Последните например включват ведомости за заплати, заявления за издаване на средства, фактури и други. В същото време трябва да се отбележи, че разходните нареждания, които се издават във ведомостта за заплати и други еквивалентни на нея суми, трябва да бъдат регистрирани след издаване на плащанията.

Басова книга

Използва се за отчитане на издаването и получаването на пари в брой. Книгата е номерирана, завързана и заверена с печат, който се поставя на последната страница. Тук се прави и запис, който показва броя на листовете. Последната страница трябва да бъде подписана. счетоводител и бизнес мениджър. Всеки лист от книгата е разделен на 2 равни части. Единият (с хоризонтална линийка) трябва да се попълни като първо копие, а другото като второ копие. Последният се издава от задната и предната страна с помощта на въглеродна хартия. И двата екземпляра са номерирани с еднакъв номер. Първите остават в книгата, докато вторите се отделят. Последните действат като отчетни касови документи. До края на всички операции за текущия ден те не се свалят. Вписванията започват от лицевата страна на първия екземпляр след колоната „Салдо в началото на деня“. Преди пълнене листът трябва да бъде сгънат по линията на разкъсване. Отрязаната част се поставя под тази, която остава в книгата. За въвеждане на информация след "Прехвърляне", страната за откъсване се наслагва върху лицевата страна на второто копие. Вписванията продължават по хоризонталната линия на обратната страна на неразделната част.

Допълнителни документи

Кешовите транзакции могат да бъдат регистрирани с различни документи. Един от тях, например, е предварителен отчет. Използва се за отчитане на средства, които се издават на отговорни лица за административни и стопански разходи. Как се изготвят такива документи? Паричните транзакции от този вид се осчетоводяват директно от отчитащото се предприятие иСъщо и счетоводител. Предварителните отчети се изготвят на хартиен или компютърен носител. Регистрацията на касови документи се извършва стриктно в съответствие с правилата. Всеки формуляр се попълва в един екземпляр. На обратната му страна отговорното лице посочва списък с книжа, които потвърждават направените разходи. Те например включват удостоверение за пътуване, товарителници, чекове, касови бележки и т.н. Тук субектът посочва размера на разходите. Документите, които са приложени към доклада, трябва да бъдат номерирани в реда, в който са изброени. Проверката на касовите документи се извършва от служители на счетоводния отдел. По-специално служителите извършват одит на целевото изразходване на средствата, пълнотата на предоставените потвърждаващи документи, правилността на тяхното попълване и изчисляването на сумите. На обратната страна са посочени разходите, които се приемат за счетоводство, сметките, в чийто дебит са записани.

Важни нюанси

Подробности, отнасящи се до чуждестранна валута (страница 1а отпред и колони 6 и 8 отзад) трябва да се попълват само ако отговорното лице получава средства не в рубли. Предварителният отчет след проверка трябва да бъде одобрен от ръководителя на предприятието или упълномощено от него лице. Едва след това се взема предвид. Ако авансът не е използван изцяло, отговорното лице връща остатъка обратно на касата. В същото време се попълва поръчката за получаване. Средствата се отписват в съответствие с информацията от одобрения отчет.

Заплати

Изплащането на касови документи се извършва при изчисляване и изплащане на заплати на служителите на предприятието. Счетоводният отдел съставя съответния отчет в 1 екземпляр. Начисляването на заплатите се извършва съгласно информацията, присъстваща в първичната документация за отчитане на действително отработеното време, продукция и др. В редовете "Начислени" се посочват сумите в съответствие с видовете плащания от ведомостта. Тук се вписват и други приходи (материални и социални помощи), предоставени на служителя, изплатени за сметка на печалбата на предприятието и подлежащи на включване в данъчната основа. В същото време се изчисляват удръжки от заплатата и се установява сумата, която трябва да се предаде на служителя. На заглавната страница на извлечението е поставена общата сума, която трябва да бъде изплатена на служителите. Ръководителят на предприятието трябва да подпише разрешението за издаване на заплати. В случай на липса, този документ се издава от упълномощен служител. В края на извлечението се вписват сумите на внесените и издадени заплати. След периода, установен за изплащане на средства на служителите, имената на служителите, които не са получили пари в колона 23, се отбелязват с „Внесени“. За издадената сума се съставя разходна заповед. Неговият номер и дата на завършване трябва да бъдат посочени в ведомостта на последния лист.

Помощен доклад

Този документ съдържа показанията на KKM измервателните уреди и приходите на смяна (работен ден). Помощ-доклад се попълва в 1 екземпляр дневно. Касиерът-оператор трябва да го подпише и да го предаде на главния служител(Ръководителят на компанията). В същото време се попълва поръчката за получаване. В малките фирми парите се предават директно на колекционери. При превеждане на пари в брой се попълват съответните касови документи на банката. Приходът на смяна (работен ден) се определя в съответствие с показателите на сумиращите броячи в началото и в края на деня. В същото време се приспадат сумите, върнати на клиентите по неизползвани чекове. Установените приходи се потвърждават от началниците на отдели. При осчетоводяването на средствата в отчета се подписва старшият касиер, както и ръководителят на предприятието. Справочният доклад служи като основа за съставянето на консолидирана "Информация за показанията на KKM измервателните уреди и приходите на компанията".

Дневник на касите

Този документ е необходим за отчитане на разходите и получаването на пари в брой за всеки KKM на предприятието. Списанието също така действа като контролен и регистрационен отчет на показанията на електромера. Този документ е завързан, номериран и подпечатан с подписите на гл. счетоводител, ръководител на фирмата, както и данъчен инспектор. Списанието е заверено и с печата на предприятието. Всички вписвания се правят от касиера всеки ден. Процедурата за издаване на касови документи не допуска изтривания и петна в дневника. Всички направени корекции трябва да бъдат съгласувани и удостоверени с подписите на упълномощени лица. Ако показанията съвпадат, те се записват за текущата смяна в началото на работа. Тези данни трябва да бъдат заверени с подписите на дежурния администратор и касиера. На ред 15 са посочени сумите, които са въведеничекове, върнати от клиенти. Информация за това е взета от съответния акт. Същата колона показва броя на нулевите проверки, отпечатани по време на смяната. В края на работния ден операторът генерира окончателен отчет за смяната и с него предава получените приходи. Това създава входяща поръчка. След снемане на показанията на измервателния уред се проверява действителната сума на постъпленията, съответното вписване се прави в дневника. Потвърждава се с подписите на ръководителя (дежурния администратор), старши касиер и касиер. В случай на несъответствия между сумите, посочени на контролната лента и размера на приходите, се идентифицира причината за разликата. Откритите излишъци или липси се записват в съответните редове на дневника.

Данни за показанията на KKM измервателните уреди и приходи

Те се използват за генериране на обобщен отчет за текущата смяна. Тези данни служат като приложение към извлечението на касиера, което се съставя ежедневно. Данните за показанията и приходите се формират в един екземпляр. Заедно с разходните и приходните нареждания, удостоверенията-отчети на касиерите, те се прехвърлят в счетоводството на предприятието до следващата смяна. Извадката от касови документи, в съответствие с показанията на брояча, в началото и в края на работния ден за всеки касов апарат включва изчисляване на приходите. В същото време, наред с други неща, е посочено разпределението му по отдели. Последното трябва да бъде потвърдено с подписите на управителите. В края на попълнената таблица резултатите се показват според показанията на броячите на всички касови апарати иприходите на компанията също се сумират с разпределението на средствата по отдели. В съответствие с актовете се посочва общата сума, издадена на клиентите по върнатите от тях чекове. Тази сума намалява общите приходи на компанията. Информацията трябва да бъде подписана от старшия касиер и ръководителя на предприятието.

Препоръки за попълване

При съставяне на касови документи трябва да се придържате към процедурата, установена от законодателни и други регулаторни актове. Освен това има няколко доста прости правила, спазването на които ще избегне неточности при попълване на документи:

1. Суммата с думи винаги трябва да се пише с главни букви. В този случай е позволено стотинките да бъдат записани с цифри. Например: осемнадесет хиляди рубли 10 копейки.
2. Документите могат да бъдат попълнени на ръка или с помощта на технически средства (например компютър).
3. Регулативните актове позволяват коригиране на информацията в касовите документи. Въпреки това трябва да бъдат изпълнени редица изисквания. Неправилното вписване трябва да бъде внимателно зачертано с един ред. Правилната информация е посочена до или (ако е възможно) над нея. Тук трябва да направите и постскриптум: „Вярвам, че е коригирано“, „Зачеркнато е невалидно“или „Вярно“. До този запис трябва да се подпише гл. счетоводител и ръководител на организацията (или индивидуален предприемач).
4. Ако има петна, изтривания, петна с "щрих" и други подобни методи за корекция, документът се счита за невалиден.

Допълнителни правила

Съхранението на касови документи, в съответствие с приложимото законодателство, се извършва в продължение на 5 години. Изчисляването на този период започва от 1 януари на годината, следваща периода на приключване на работата в офиса. Това правило се счита за общо. Установена е специална процедура за ведомости за заплати. Ако служителите нямат лични сметки, тези документи се съхраняват в предприятието в продължение на 75 години. В края на този срок цялата документация може да бъде прехвърлена в архива или унищожена, ако по нея няма съдебни дела, разногласия или спорове. При работа с документи трябва да се спазват следните правила:

1. Оформянето на документи в скоби трябва да се извършва за всеки ден не по-късно от следващия работен ден или първия почивен ден.
2. Преди да се прехвърлят документите в архива, трябва да се направи инвентаризация им.
3. Контролът по образуването на дела се извършва или от касиер, или от прекия ръководител на предприятието.
4. В процеса на създаване на щапел, документите се събират във възходящ ред на номерата на сметки (първо по дебит, след това по кредит).

Отговорността за безопасността на паричните документи се носи от ръководителя на предприятието. При неспазване на горните правила на нарушителя може да бъде наложено административно наказание под формата на парична глоба. Размерът на глобата се определя в съответствие със закона.

Заключение

Запазванекасовата документация се счита за доста отговорна работа. Към попълването на документи трябва да се подхожда с цялата отговорност. Касовите документи се използват при обобщаване на различни данни, отчетност, счетоводство. В тази връзка грешките, направени в началните етапи на фиксиране на транзакции, могат да доведат до сериозни изкривявания в окончателните документи. Служител, който е назначен на длъжността, отговорна за обработката на касови документи, трябва да има съответните познания и опит. Трябва да се помни, че всички документи, които операторът попълва, се преглеждат от висши служители и се одобряват от ръководителя на компанията. Особено внимание трябва да се обърне на регистрацията на документи. Записванията в дневниците и книгите трябва да се извършват навреме в съответствие с правилата. Тъй като при изготвянето на отчети се използват касови документи, всички корекции в тях се извършват стриктно в определен ред. При неспазване на установените правила документите губят своята валидност и информацията в тях не може да бъде използвана от компанията за по-нататъшна управленска работа.