Отчетен документ: видове, формуляр, проба и дизайн

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Правилната документация е важна за всяка организация, защото ви позволява да се занимавате компетентно с основната дейност и да не се страхувате от данъчни и други одити. Отчетните документи се изготвят в различни видове и форми. Видовете документация се различават в зависимост от вида на компанията, нейния бизнес и много други фактори.

Обща концепция

Отчетният документ отразява набор от показатели с резултатите от работата на компанията за избрания период. Отчитането може да съдържа таблици със счетоводни, статистически и други данни. Отчетът е резултат от работата по отчитане на информацията.

Отчетите се съставят по препоръчаните от Министерството на финансите и Държавната служба статистика форми. Те могат да бъдат обобщения за конкретни отрасли, както и за териториални области - области, региони, в цялата икономика.

Документите за отчитане могат да бъдат класифицирани по вид, период, количество данни, степен на обобщение.

Разновидности

По тип отчитането е разделено на:

• счетоводство;
• статистически;
• оперативен.

Счетоводството е систематизирани данни за собственосттаорганизация, нейните финанси, резултати от работата. Отчетните счетоводни документи се изготвят според счетоводната информация.

Статистическите данни се изготвят според статистически, счетоводни и оперативни записи.

Оперативната отчетност се изготвя въз основа на оперативни материали за определени интервали от време - седмица, месец, десетилетие и т.н. Тази информация ви помага да поддържате оперативен контрол върху работните процеси във вашата организация.

Честотата на изготвяне на отчетните документи може да бъде:

• вътрегодишно - на ден, пет дни, десет дни, месец, тримесечие, половин година.
• годишно е обобщение на годината.

Вътрешногодишното статистическо отчитане е текущо, а счетоводството е междинно.

Степента на обобщаване на информацията в отчитането може да е различна. В зависимост от този индикатор отчетите са:

• основни - те се компилират директно от организацията;
• консолидиран - изготвен от висши институции.

Всяко отчитане трябва да предоставя надеждни данни за дейността на организацията, нейното финансово състояние, резултати от работата, всякакви промени в тази информация.

Външен вид и съдържание

Формулярите на отчетните документи са одобрени от държавните разпоредби.

Всяко дружество поддържа вътрешна отчетност, която предоставя информация за изпълнението на плановете, указания от ръководството. Тези отчети се изготвят от специалисти от различни отдели на компанията и се предават на ръководството. Такава документация можебъде наречен доклад или помощ.

Докладите в рамките на институциите се правят в свободна форма. Те се изпращат на хартиени листове или на бланки на организацията.

Следните данни се изискват в отчета:

• име на организация;
• име на структурното звено или отдел на компанията;
• име на документа;
• неговата дата и номер;
• заглавие;
• директен текст с резултатите от работата;
• подпис;
• одобрение или резолюция.

Текстът на отчета съдържа пълна информация за извършената работа, анализ на резултатите от дейността. Правят се заключения, при необходимост се правят предложения. Към докладите често се прилагат обяснителни бележки. Датата на отчета трябва да е в съответствие с одобрението на мениджъра.

Служебни пътувания

Отделен вид отчетност са отчетните документи за хотелско настаняване в случаи на командировки на специалисти.

Пътните разходи включват разходите за наемане на хотелска стая. Компанията е длъжна по закон да възстанови на служителя всички разходи за хотелска стая.

Служител, който се е върнал от командировка, предоставя един от тези документи:

• сметка;
• чек;
• разписка.

Кой от тези документи ще бъде най-правилният и няма да повдигне въпроси от данъчните власти?

Ако хотелът не използва касово оборудване, тогава служителят на хотелатрябва да попълните специален формуляр. Можете да го наречете по различни начини: касова бележка, чек, ваучер.

Изисквания за формуляра

Всеки хотел има собствен формуляр, но издаден според одобрените изисквания. Отчетните документи за настаняване отговарят на следните изисквания:

• отчетът съдържа подробности (име на организацията, нейния номер, серия, адрес, TIN, печат);
• самият формуляр се прави в печатница или с помощта на автоматизирани системи, които са защитени от неоторизиран достъп и съхраняват информация за пет години;
• номерът и серията на документа са присвоени.

Ако служител представи документ, който не отговаря на одобрените изисквания, и компанията го прие и изпълни, в случай на искове от данъчни служители, организацията ще може да защити разходите си в съда.

Ако хотелът има билетна каса

Обикновено хотелите имат касови апарати. Тогава отчетните документи за настаняване не се попълват, а на служителя се издава касов бон. Той е този, който говори за факта на регистрация и плащане за хотелска стая.

Чекът може да бъде придружен от фактура или друг документ, който предоставя информация за регистрацията на определен служител.

Ако на служител е издаден касов бон и касов ордер вместо чек, в такава ситуация може да има проблеми от страна на данъчните специалисти при съставяне на отчети. Разбира се, компанията може да защити интересите си в съда, но тази процедура не е твърде проста.

Разписки за PKO също се предоставят като отчетни документи за хотелско настаняване. Те също се приемат и обикновено не предизвикват излишни въпроси. Разписките се считат за официални документи, които удостоверяват приемането на пари от ръководството на хотела.

В случай на липсващи документи

Има и ситуации, когато служител не предоставя нито един документ. Тогава счетоводителят изисква от хотела удостоверение за пребиваване на конкретно лице. И самата компания трябва да има информация за периода на пътуване на този служител.

Подобни нюанси могат да доведат до спорове с данъчни служители, които обикновено се решават в съда в полза на организацията.

Ситуациите на непредоставяне на документи могат да се обяснят с факта, че служителят не е живял в хотел, а в апартамент под наем. В този случай компанията заплаща разходите за наемане на жилище, служителят не поема никакви разходи, което означава, че те не му се компенсират.

Често счетоводителите задават въпроса - как тогава да отчетат разходите за данъчно облагане? Дружеството може да отчита при облагане на печалбата си направените разходи за наемане на жилище, но само за периода, през който служителят действително е живял в него. Разходите през всички останали периоди ще се считат за неразумни разходи и няма да бъдат приети от данъчните власти.

Изготвянето на отчетни документи е важен и решаващ момент в дейността на всяка организация. По правило това се прави от счетоводен персонал или ръководители на структурни отдели.фирми. В случай на затруднение можете да използвате услугите на трети страни.