Условия и срок за съхранение на първичните документи в счетоводството

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Както показва практиката, в почти всяко модерно местно предприятие най-голямото количество документация се генерира от счетоводството. Разбира се, това е разбираемо: именно в този отдел работят с пари и всяка такава операция трябва да бъде официално фиксирана на хартия. Освен това терминът за съхранение на първични документи в организацията е законово установен, което означава, че няма да работи просто така, за да се отървете от „парчета хартия“, ще трябва да ги съхранявате поне няколко години и едва тогава унищожи ги. Между другото, процесът на премахване на отпадъчната хартия също не е лесен, той има редица специфични характеристики. За всичко това - по-нататък.

Документи, документи…

Ако дадете статистика за количеството на произведената документация, се оказва, че в почти всички съвременни местни предприятия счетоводството е източник на 80-90% от хартиените документи. Те не трябва просто да бъдат пазени. Ограниченията определят не само кой е правилният минимален период на съхранение на първичните счетоводни документи (обикновено варира отпет години до десетилетие), но и условията, в които трябва да бъдат тези обекти. В същото време трябва да се помни, че има разделение на документация за временно съхранение и постоянно.

Въпреки това, както показва практиката, не мениджърите на всяка компания се интересуват от разбирането на тънкостите на условията за съхранение на първичните документи. За да се спасите от главоболие, можете да използвате услугите на специализирани архивни фирми. В такава фирма знаят точно какъв тип документи колко време трябва да се съхраняват, при какви условия, при какви правила. В допълнение, такава организация има техническия капацитет да унищожи документи, на които е поверено съхранението, когато изтекат сроковете. Наистина е удобно, но струва пари. Ако искате да спестите пари, тогава ще трябва да отделите специално помещение за архива и да разберете какъв е законният срок за съхранение на първични счетоводни документи в организация.

Искам - не искам

Проблемът, между другото, не възниква от нулата. Действащите закони определят условията за съхранение на първичните счетоводни документи и във всяко предприятие те трябва да се спазват. От законодателството следва, че на всяко действащо юридическо лице е възложено задължението да съхранява документацията. Това означава, че формата на дейност няма значение - независимо дали става въпрос за частен предприемач, който прави бизнес сам, или голяма грижа, все пак трябва да се грижите за съхранението на финансови отчети и друга документация. Важно е да се изучава правото заустановени срокове за съхранение на електронни първични документи, хартиени, така че в случай на конфликт с изпълнителя или по време на проверка от контролния орган, да не се окажете в неудобно положение. Освен това неспазването на законоустановените времеви интервали може да провокира значителна глоба по време на проверката. Действащото законодателство съдържа разпоредби, уреждащи минималния срок за съхранение на първични счетоводни документи. Важно е бизнесът да е безопасен, а правенето на бизнес у нас се отличава със законност и спазване на установените правила.

125-ият федерален закон, приет през октомври 2004 г., разказва за периода на съхранение на електронните първични документи, хартиените документи. Въз основа на името, той е посветен на архивите и правилното водене на бизнеса. Именно в този официален документ се разглеждат характеристиките на съхраняване на официални документи, произведени от счетоводния отдел. Тук можете да намерите и двете функции, които ви позволяват да правите разлика между документация за временно и постоянно съхранение, както и термини, специфични за определен тип хартия.

За кого се отнася?

Задълженията за спазване на минималните срокове за съхранение на първичните документи са възложени на:

• местни власти;
• правителствени агенции;
• предприемачи;
• предприятия;
• лица, които правят бизнес.

Ще трябва да се спазва законът по отношение на архивната документация, включително тези, свързани с персонала. Цяласрокът, посочен в документите, трябва да бъде на сигурно място. В допълнение към федералните закони, спецификата на условията за съхранение на първичните документи и счетоводните регистри са засегнати в редица регулаторни документи, които са в сила както на територията на страната като цяло, така и във всеки отделен регион. Най-важният документ обаче е 125-ият закон, споменат по-горе, който предоставя пълен списък на документацията, регламентираща продължителността на съхранение на счетоводните книжа.

Закон номер 129

През 1996 г. беше издаден федерален закон за характеристиките на счетоводството. В него се посочва, че счетоводството може да генерира своята документация на хартия, както и с помощта на различни машинни инструменти. В същото време фирмата трябва самостоятелно да направи копия на документацията на хартиен носител, така че всички участници в операциите да имат достъп до данните за тях. Ако регулаторният орган поиска достъп до документацията, представителите на дружеството са длъжни да я предоставят. Право на това имат както прокурорите, така и представителите на съда.

Създаване, съхранение при спазване на сроковете за съхранение на първични счетоводни документи, предоставяне при поискване трябва да отговаря на формите, установени в нормативни актове. Документите трябва да бъдат изпратени на заявеното лице на хартиен носител. Ако това е позволено от възможностите на използваните в работата машини, ако всички участници са съгласни, отчетът може да бъде изпратен в електронен вид. Това е разрешено и от приложимите закони на нашитедържави.

Спазвайте правилата

129-ти федерален закон съдържа споменаване на задължението за спазване на условията за съхранение на първични счетоводни документи. По-специално в член 17 се споменава, че всяко юридическо лице трябва да съхранява такава документация без прекъсване, включително регистри и отчети. Продължителността на интервала от време се определя от правилата, уреждащи архивирането на държавно ниво. Продължителността на този период не може да бъде по-малка от 5 години.

Специален период на съхранение на първичните документи се установява за документацията, регламентираща счетоводната политика и някои други категории (програми, използвани на машини, обработващи информация, работен сметкоплан). Разбира се, продължителността тук също е пет години (в някои случаи този период може да бъде определен по-дълъг), но периодът започва да се брои от момента, когато този документ е бил последно използван в предприятието. Ръководителят на юридическо лице е лицето, което по закон отговаря за съхраняването на цялата необходима документация в съответствие с интервалите от време. Това означава, че всеки образован и отговорен шеф трябва да знае срока на съхранение на първичните документи в счетоводството, ако иска да държи ситуацията във фирмата под свой контрол.

Както показва практиката, много организации редовно извършват инвентаризация на официалната документация, а местните разпоредби определят лица, отговорни за съхранението на документи, с които контролните органи действително взаимодействат, когато наблюдават спазванетоправила за архивиране.

Създаване и съхранение: всичко според правилата

Въз основа на действащото законодателство счетоводителите могат да генерират както първична документация, така и обобщена документация не само на хартиен носител, но и в електронен вид; в същото време задълженията за създаване на хартиени копия се възлагат на юридическото лице, като при поискване от заинтересованото лице, проверяващия орган, дружеството е длъжно да изпрати документи на хартиен носител на адреса в най-кратък срок. Съставянето и съхранението трябва да се извършват във формата, установена от действащите нормативни актове.

За периода на съхранение на първичните документи в счетоводния отдел, редът на този процес, разказва списъка с документация, която отчита типичните документи за управление, които се формират в хода на работата на всяко предприятие. Те са установени през 2010 г. в документ, одобрен от Министерството на финансите и Федералните архиви. Освен това е необходимо да се вземат предвид изискванията на Данъчния кодекс, който регламентира, че всеки гражданин на нашата страна е отговорен за поддържането на счетоводни записи в продължение на четири години. Това се отнася за документи, свързани с отчитане на разходи, приходи, както и потвърждаване на плащането на данъци.

Бъдете умни за нещата

Правилната организация на процеса при спазване на условията за съхранение на първичните счетоводни документи включва професионален подход, ангажиране на персонал, отговорен за счетоводната документация, обработка на архивна информация за организацията на самия работен процес. В момента почти няма местаспециализирано обучение по архивиране, така че често е трудно да се намери наистина висококачествен специалист. От друга страна, прогресивното законодателство изисква да се спазват периодите на съхранение на първичните счетоводни документи, в противен случай можете да се сблъскате с категорично неприятни глоби. Най-добрият вариант за достатъчно обемен документооборот е да се създаде отдел, отговорен за архивното съхранение в персонала на компанията и да се осигури редовно обучение на персонала, отговарящ за документацията, с вътрешни ресурси. Това ще държи иновациите, установени в законите, под контрол и ще отговаря на всички изисквания.

Алтернативна опция, която също ви позволява да вземете предвид срока на съхранение на първичните документи и да го спазвате в работните си дейности, е сътрудничеството с посредник, който поема задължения за запазване на документите на клиента. Изборът на архивна фирма за себе си обаче също не е лесна задача. Необходимо е внимателно да се анализират всички налични опции, за да се даде предпочитание на надеждна фирма и да не се притеснявате, че тя може да затвори и сградата да изгори.

Функции за съхранение на някои видове документация

Както следва от действащото законодателство, първичната документация, както и регистрите, отчетите и балансите трябва да се прехвърлят в архива. Всички тези категории официална документация до изпращането им в архива трябва да се съхраняват в счетоводните помещения, докато юридическото лицее длъжен да осигури всички условия за безопасност на документите: шкафовете трябва да бъдат затворени, да се спазва пожарна и друга безопасност. Вътре в предприятието лице, отговорно за безопасността на документацията, се назначава със специален документ.

Ако компанията използва строги формуляри за отчетност, по закон тези документи трябва да се съхраняват в сейф или специален килер, помещение, което е затворено и гарантира безопасността на документацията. Основната документация за текущия период от време, обработена ръчно, трябва да се събира хронологично в регистри, които след това се изпращат в архива за постоянно съхранение.

За какво още да внимавате?

При съхраняване на банкови извлечения, касови ордери и авансови отчети, цялата документация трябва да се съхранява хронологично и подвързана за съвместно систематично съхранение. Някои специфични категории документи (отчети за смени, работни поръчки) могат да се съхраняват без обвързване, но да се съхраняват в папки, така че нищо да не се губи или използва за нечестни цели.

Безопасността на документацията, както и навременното й изпращане в архива, е основно отговорност на главния счетоводител, въпреки че, ако е необходимо, местните разпоредби могат да съдържат делегиране на правомощия на друго лице. Издаването на първична документация, отчетност, баланси е възможно само в някои случаи, ако има официална заповед от главния счетоводител. По принцип структурните поделения нямат достъп до счетоводни документи. Възможен е изземване на документациясамо ако има специализирано искане от органите за разследване, съда или други органи, които имат съответните правомощия по закон. В този случай е необходимо да се предостави официално решение, изготвено в съответствие със закона. При оттегляне е необходимо да се състави протокол, един от екземплярите на който се предава на представителя на организацията срещу подпис.

Срокът за съхранение на основните документи е показан в таблицата по-долу.

Характеристики на работния процес

Терминът "документопоток" се прилага към набор от фактори, свързани с движението на документацията от момента на създаване на хартията до предаването й в архивния бизнес. Разработването на график е отговорност на главния счетоводител, въпреки че в някои предприятия е делегирано на специалист по управление на документи. Въпреки това, както показва практиката, най-правилното е включването на такъв график в счетоводната политика на организацията, който след това се одобрява със специално издадена заповед, подписана от главния служител на компанията.

С помощта на графика можете да хармонизирате организационните процеси и да опростите задачата за планиране в предприятието. Графикът на работния процес за първична документация е списък на изпълнителите, времевите интервали, в които документите трябва да бъдат изпратени до счетоводния отдел, и времевият период, за който счетоводителите ги обработват. Не забравяйте да опишете отчетните периоди, включително балансите. Често счетоводната политика съдържа регламентиране на сроковете за съхранение на първичните документи, а този период илиприравнени на установените със закон или определени по-високи, ако се изисква от спецификата на дейността на дружеството. При подаване на отчета за годината документацията се изготвя по предписания начин и се предава в архивно съхранение. В същото време се взема предвид, че в бъдеще може да се наложи извличане на полезни данни от обема, прехвърлен за съхранение. За това е обичайно случаите да се разделят на папки, докато групирането се обяснява със съдържанието. Не забравяйте да присвоите подходящо заглавие на всяка папка.

Функции за съхранение на кутия

Всичката документация, генерирана в хода на дейността на предприятието, както беше споменато по-горе, се разделя на такава, предназначена за временно съхранение и постоянна. При прехвърляне на документи в архива е необходимо всяка от тези категории да се предават поотделно, без да се смесват официални документи в едни и същи папки. В този случай копията трябва да се съхраняват отделно от оригиналите. Освен това в отделни папки ще трябва да сортирате документацията, показваща отчетност, планове за годината и за тримесечия, за месеци. Един файл трябва да съдържа една документация.

За да групирате един случай, можете да използвате документи, генерирани в един период (тримесечие, година, месец). Изключение правят така наречените преходни категории – например лични досиета, чието приключване не е насрочено за календарната година. Ако файлът съдържа документация, генерирана за няколко месеца, е необходимо да се отделя всеки месец от другите със специален лист, като се фиксира върху него какъв период документира следващият блок. В този случай е разрешено групирането на до 250 листа в един калъф. Дебелината на папката може да бъде 4 см или по-малко.

За какво още да внимавате?

Както се вижда от правилата за архивиране, ако документацията има приложения, те (независимо кога точно са съставени) трябва да бъдат приложени към документацията, която придружават. Като цяло последователността за архивиране на счетоводната документация е много важна, така че трябва да се спазва стриктно. По правило първо се публикуват отчети, след това обяснителни бележки, след което балансът, допълнен от приложените документи.

При организиране на съхранение на лични сметки на служители на компанията е необходимо да се отдели отделен случай за това, в който документацията е изложена по години със строга хронология. Годишната кореспонденция се оформя в папки с посочване на календарната година и също се систематизира по датите. Всяка заявка трябва да бъде последвана от отговор.

Някои функции

Сроковете за съхранение, предписани в Данъчния кодекс, могат да се различават от посочените в законите, уреждащи дейностите по счетоводство. При наблюдаване на такова несъответствие се препоръчва на първо място да се спазва по-дългият период от време - това ще позволи, ако е необходимо, да се позовавате на документацията, да я използвате, дори ако според едно от настоящите правила крайният срок вече е изтекъл. Освен това инспекторите няма от какво да се оплакват. Необходимо е също така да запомните специален списък, публикуван през 2000 г., указващ продължителността на съхранениенякои специфични групи документи. Този списък се актуализира и допълва редовно, така че главният счетоводител на предприятието и отделът, отговарящ за управлението на документи, трябва да следят актуална информация.

Ако условията за съхранение са били нарушени, отговорността за това се носи от ръководителя на компанията, въпреки факта, че въпросът за безопасността е преди всичко отговорност на главния счетоводител. Ако поръчката, продължителността на съхранение са нарушени, компанията се глобява. За длъжностно лице наказанието обикновено варира от две до три хиляди рубли. Но ако първичната документация изобщо не се съхранява, те могат да бъдат наказани с глоба от пет хиляди рубли или повече.