Списък с първични счетоводни документи и правила за тяхното изпълнение

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Много операции се извършват ежедневно в предприятието. Счетоводителите издават фактури на контрагентите и им изпращат пари, изчисляват заплати, неустойки, изчисляват амортизации, изготвят отчети и т. н. Ежедневно се издават десетки различни по вид документи: административни, изпълнителни, първични. Последната група е от голямо значение за дейността на предприятието.

Какво са "основните документи"?

Всяко събитие от икономическия живот на организацията трябва да бъде потвърдено на хартия. Образува се в момента на операцията или веднага след нейното приключване. Изготвянето на осчетоводявания, отчитането се извършва въз основа на информацията, посочена в първичните счетоводни документи на счетоводството. Списъкът им е голям. В статията ще разгледаме основните, най-често използванидокументи.

Защо се нуждаем от основно?

Първичната документация е неразделна част от счетоводството. Както бе споменато по-горе, той се формира в момента на сделката или непосредствено след приключване на сделката и е доказателство за реалността на един или друг факт от икономическия живот на предприятието.

Списъкът с първични счетоводни документи за една транзакция може да включва:

1. Договор.
2. Акаунт.
3. Разписка в брой или друг платежен документ.
4. Изпращателна бележка.
5. Акт за завършване.

Задължителни подробности

В момента съществуват унифицирани форми на първични счетоводни документи. Те се използват за отразяване на информация за различни операции, съответно списъкът с колони в тях е различен. Междувременно всички първични документи съдържат еднакви задължителни данни. Сред тях:

1. Име на фирмата.
2. Име на документа (например "Кесов ваучер").
3. Дата на формиране.
4. Съдържание на операцията, по която е съставен документът. Например, при попълване на фактура, в съответната колона може да се посочи "Предаване на материали за обработка".
5. Пари и естествени показатели. Първите се използват за отразяване на разходите, вторите - количества, тегла и т.н.
6. Позиции на отговорни служители ("главен счетоводител", "складовик" и др.).
7. Подписи на лица, участващи в транзакцията.

Важен момент

Основният документ, съдържащ всички необходими подробности, има юридическа сила.

Моля, имайте предвид, че правилно оформените документи могат да бъдат използвани в съдебни производства като доказателство за валидността (или недействителността) на искове. Много документи се изготвят от изпълнители. Необходимо е внимателно да се провери правилността на регистрацията и в никакъв случай да не се поставят подписи за доставчици (изпълнители и др.), ако те не са го направили.

Основната документация трябва да се съхранява внимателно.

Имам ли нужда от първичен печат?

На практика много контрагенти правят претенции за липсата му във формуляра TTN и някои други документи. Припомняме, че от 2015 г. повечето организации са освободени от задължението да имат печат. Такива предприятия могат да го използват по свое усмотрение. Ако е, тогава информацията за наличието му трябва да бъде записана в счетоводната политика.

В случай, че контрагентът настоява да използва печата при регистриране на първичния и дружеството има право да не го поставя на законово основание, на контрагента трябва да бъде изпратено писмено уведомление с връзки към нормативната уредба, уреждаща това проблем.

Споразумение

Ако контрагентът е дългосрочен партньор, тогава е напълно възможно да се сключи споразумение за няколко транзакции. В този случай е важно да се определят ясно сроковете за изпълнение на задълженията, последователността и процедурата за изчисляване и други нюанси. Договорът може да бъде съставен за продажба на стоки, предоставяне на услугиили производствена работа. Струва си да се каже, че гражданското право позволява и устно сключване на споразумение. Въпреки това, в стопанската дейност, като правило, се използват писмени форми на договори.

Фактура

В този документ доставчикът посочва сумата, която трябва да бъде преведена на контрагента за стоки, услуги или работи. При извършване на плащане по подразбиране се приема, че субектът е съгласен с транзакцията.

Фактурата трябва да присъства:

1. Име на документа.
2. Име на услугите (стоки, работи), за които се извършва плащане.
3. Цена.
4. Обща сума.
5. Подробности за плащане.

В момента целият списък със счетоводни документи се съдържа в програмата 1C, така че те се обработват автоматично.

Моля, имайте предвид, че фактурата е с малка стойност за регулаторните органи. В него продавачът фиксира зададената цена. От позицията на счетоводител фактурата е най-важният първичен документ, въз основа на който се формират счетоводни записвания.

Фактура действа като вид фактура. Този документ съдържа специален ред за уточняване на сумите на ДДС.

Документация за плащане

Можете да потвърдите факта на плащане с касова бележка или друг подобен документ. Плащането потвърждава факта на плащане за доставка на продукти, услуги, работа. Конкретният вид документ се избира в зависимост от методаплащане: в брой или банков превод.

Един от най-популярните документи за сетълмент е платежно нареждане. Това е нареждане от титуляра на сметката банката да преведе средства по посочената сметка. Документът може да се използва при плащане на услуги, стоки, за плащане на аванс, погасяване на заем и др.

В случай на удръжки в бюджета се попълва поле 22 "Код". В платежното нареждане тази колона посочва UIN (уникален идентификатор). Благодарение на него фискалния орган разпознава платеца.

Поле "Код" в платежното нареждане може да се попълни по различни начини. Зависи как точно субектът изпълнява задължението си към бюджета: доброволно или по искане на регулаторния орган.

товарна бележка

Формулярът TTN се изготвя от изпращача. Товарителницата е основание за предаване на стоката на получателя. Документът е съставен в 4 екземпляра. Съгласно TTN продавачът взема предвид продажбата, а купувачът получава доставката на стоката.

Моля, имайте предвид, че TTN се съставя при транспортиране на стоки от собствените сили на компанията. Ако транспортирането се извършва от трета страна, се издава формуляр 1-T.

Друг важен момент: информацията в TTN трябва да съвпада с информацията във фактурата.

Акт за завършена работа

Този документ се изготвя между клиента и доставчика. Актът е потвърждение за извършване на работа, предоставяне на услуги на договорена цена в рамките на сроковете, определени от споразумението. Просто казано, товадоклад на изпълнителя до клиента.

В момента унифицирана форма на акта не е одобрена. Фирмата има право самостоятелно да разработи формуляр и да го коригира в счетоводната политика.

Основните подробности за акта са:

1. Номер и дата на регистрация в счетоводните записи.
2. Дата на компилация.
3. Подробности за договора, в съответствие с който се формира актът.
4. Срок, обем, цена на работа.
5. Подробности за сметката, за която ще бъде платено.
6. Име на клиента и изпълнителя.
7. Подписи на страните по сделката.

Актът винаги се съставя в два екземпляра.

Формуляр M-15

Това съкращение се използва за обозначаване на фактура за издаване на изходящи стоки. Трябва да се отбележи, че този документ не е задължителен, но често се използва от предприятията.

Фактура за изпращане на материали настрани се издава, ако е необходимо прехвърляне на ценности от главния (централния) офис към отдалечени поделения или други фирми (ако има специално споразумение).

Правила за формуляри M-15

В първата част на хартията се поставя номер, в съответствие с документооборота на предприятието. Тук трябва също да посочите пълното име на компанията и OKPO.

Първата таблица отразява датата на документа, кода на транзакцията (ако се използва съответната система), името на структурното звено, сферата на дейност на предприятието, издаващо фактурата.

По същия начинсе посочва информация за получателя и лицето, отговорно за доставката. Следва линк към документа, в съответствие с който е издадена фактурата. Това може да бъде договор, поръчка и т.н.

В основната таблица колони 1 и 2 показват счетоводната подсметка и аналитичния счетоводен код за всички материали, които ще бъдат отписани.

След това се въвеждат следните данни в колони 3-15:

• име на материалите с индивидуални характеристики, марка, размер, клас;
• номер на наличност (ако не е там, клетката не се попълва);
• код на единица;
• име на мерната единица;
• количество прехвърлени стоки;
• информация за действително освободените от склада обекти (попълва се от складодържателя);
• обща цена на материалите;
• цена без ДДС;
• Разпределена сума с ДДС;
• обща цена с ДДС;
• инвентарен номер на материала;
• номер на паспорт (ако е наличен);
• номер на запис според картата на сметката.

Фактурата се подписва от счетоводителя, служителя, отговорен за освобождаването на ценности от склада, и получателя.

Разширени отчети в "1C"

Оформянето на отчетни документи е едно от най-честите действия на счетоводителя. Много разплащания, извършени в брой, се извършват с авансови документи. Те включват пътни разходи, домакински покупки и др.

Често служителите на предприятието получават средства от касата за домакински разходи. След придобиване на необходимите ценности (например канцеларски материали), служителите докладват и предоставят подкрепящи документи в счетоводния отдел.

Счетоводителят от своя страна трябва да регистрира всички разходи в счетоводната система. Можете да отворите „Авансови отчети“в „1C“в секцията „Банка и каса“, подраздел „Каса“. Въвеждането на нов документ се извършва чрез бутона "Създаване".

В горната част на формуляра са посочени:

1. Име на фирмата.
2. Склад, където ще бъдат кредитирани новополучени ценности.
3. Служител отчита средства, получени срещу отчета.

Документът съдържа 5 отметки. В секцията „Аванси“изберете документа, за който са издадени средствата:

1. Документ за пари.
2. Разходен касов ордер.
3. Дебит от сметката.

Ако стоките са закупени с издадените средства, те се отразяват в раздела със същото име. В секцията „Контейнер“посочете информация за контейнера за връщане (например бутилки с вода). Разделът „Плащане“отразява информация за парите в брой, платени на доставчиците за покупка на обект или издадени срещу предстояща доставка.

В секцията "Други" са посочени данни за пътните разходи: дневни, разходи за гориво, билети и др.

"Универсален" формуляр

В списъка с първични счетоводни документи има една хартия, която може да се използва в различни ситуации. Използва се при формирането както на счетоводство, така иданъчна отчетност. Става дума за счетоводство. Формулярът е необходим, ако е необходимо, за коригиране на допуснатата грешка. Освен това документът е необходим при извършване на операции, които изискват обяснения, отразяване на изчислението, потвърждение на транзакции, ако няма други документи.

Нюанс

Заслужава да се каже, че предприятието има право да потвърди приключването на транзакции, които не изискват изпълнението на стандартни (стандартни, унифицирани) формуляри, не с помощта на сертификат, а чрез самостоятелно разработено първично счетоводство документи. Техният списък обаче трябва да бъде фиксиран във финансовата политика на компанията.

Правила за съставяне на сертификат

Единен унифициран формуляр не е одобрен за този документ. Съответно специалистите могат да го компилират в безплатна форма или да използват шаблони, разработени в предприятието. Сред задължителната информация, която сертификатът трябва да съдържа, трябва да се отбележи:

1. Информация за предприятието.
2. Дата и причини за съставянето.
3. Основни счетоводни документи и счетоводни регистри, към които е приложено удостоверение.
4. Подпис на отговорен служител.

Можете да пишете на обикновен бял лист A4 или на фирмена бланка.

Когато компилирате, трябва да внимавате много да не правите грешки. Колкото по-подробна е справката, толкова по-малко допълнителни въпроси имат инспекторите.

Документът, разбира се, трябва да съдържа само надеждна информация. Ако по време направописни грешки ще бъдат идентифицирани, по-препоръчително е да изготвите отново сертификат.

Функции за съхранение

Всичко, което се отнася до първични счетоводни документи, трябва да се съхранява в предприятието най-малко 5 години. Изчисляването на този период започва от крайната дата на отчетния период, през който са издадени документите.

Екстра

Основното може да бъде издадено на хартиен или електронен носител. Напоследък все повече предприятия предпочитат електронното управление на документи. Това е разбираемо: отнема много по-малко време за обработка и изпращане на документи.

Електронните документи трябва да бъдат заверени с цифров подпис (разширен или редовен - по споразумение между контрагентите).

Отговорност

Първичната документация е най-важният елемент от бизнес живота на едно предприятие. При липсата му компанията ще бъде изправена пред сериозни санкции от регулаторните органи. Санкции ще бъдат налагани и при откриване на грешки в първичната документация, неточна информация.

Нарушението на разпоредбите се наказва не само от Данъчния кодекс, но и от Кодекса за административните нарушения. Ако има основания, извършителите също могат да бъдат преследвани.

Заключение

В работата на предприятието могат да се използват различни документи. В същото време някои от тях могат да имат унифицирана форма, а някои могат да бъдат разработени самостоятелно от компанията. Независимо от това обаче, всички необходими данни трябва да присъстват в документите.

Някои фирми практикуват използването на комбинирани документи. Речговорим за унифицирани форми, допълнени в съответствие със спецификата на дейността на организацията.

Важно е да се отразят избраните видове първична документация в счетоводната политика на предприятието. В хода на дейността на фирмата може да възникне нужда от нови документи. Ако са разработени от предприятието, те трябва да бъдат посочени в счетоводната политика.

Моля, имайте предвид, че контрагентът може също така самостоятелно да разработва определени форми на ценни книжа. Във финансовата политика е необходимо да се посочи, че дружеството приема такива документи от контрагенти.

За да записват много транзакции, организациите може да не използват унифицирани форми на първична документация. Ако обаче говорим за касови транзакции, тогава те се изпълняват изключително с одобрени нареждания и други платежни документи.