Описът е задължителен: случаи, ред, време

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Описът е представен чрез специална процедура за съгласуване на съществуващи стойности, стоки, пари или дълготрайни активи на компанията с тези стойности, които са налични в официалните документи на предприятието. Може да се извършва задължително или по инициатива на ръководството на дружеството. Провеждането на инвентаризация е задължително за някои компании и този процес задължително се извършва всяка година във всички фирми. Основната цел на тази процедура е да идентифицира различни несъответствия и липси. Много фирми не осъзнават стойността на този процес, така че той се използва само като формалност. Въпреки че, ако подходите правилно към инвентара, тогава с негова помощ можете да идентифицирате всички липси или излишъци.

Цел на процеса

Много амбициозни предприемачи мислят дали е необходимо да се направи инвентаризация и какви цели могат да бъдат постигнати чрез този процес. Процедурата е представена от системно отчитане на материални активи и средства, за което се извършва съпоставка на действителноиндикатори с данни от официални документи.

Основната цел на инвентара е да идентифицира несъответствията. Те могат да се появят по различни причини:

• стойностите се влияят от естествени фактори, така че това включва свиване, влошаване поради неправилно съхранение, изпаряване или загуба, възникнала по време на транспортирането на стоки;
• незаконни действия от страна на служители на компанията, например вземане на неправилни измервания, разрешаване на комплекти за тяло или дори кражба на ценности;
• проблеми, които се появяват по време на счетоводството, следователно след инвентаризацията често се откриват различни грешки, корекции, неточности, печатни грешки или други неясноти в документите.

Въз основа на това, систематичният одит позволява на всеки мениджър на компанията своевременно да идентифицира различни нарушения и проблеми.

Функции за проверка

Извършването на инвентаризация на стоки задължително включва използването на различни функции на процедурата:

1. Условията, при които се съхраняват различни стоки, се оценяват обективно и такава оценка е обективна.
2. Определя се колко правилно и компетентно се извършва поддържането на различни документи във фирмата.
3. Отразява характеристиките на управлението на склада в компанията.
4. Оценява се пълнотата и коректността на счетоводството.
5. Предотвратяване на различни злоупотреби и нарушения от наети специалисти е предоставено.

Поради толкова многобройни функции, задържанеИнвентаризацията се счита за важен процес във всяка компания.

Случаи на задължително преброяване на инвентара

Някои компании са длъжни да извършат процедурата без отказ въз основа на законовите изисквания. Информация за това в кои случаи е задължителна инвентаризацията се съдържа в следните разпоредби:

• във Федерален закон № 402 „За счетоводството“;
• в указанията, одобрени със Заповед на Министерството на финансите № 49.

Разбира се проверката се извършва в следните ситуации:

• при наемане на имот;
• продажба или обратно изкупуване на фирмени активи;
• преобразуване на държавно или общинско предприятие;
• преди формиране на годишни отчети;
• при назначаване на ново финансово отговорно лице в компанията;
• когато се открие повреда на ценности или кражба на имущество;
• след природни бедствия или други извънредни ситуации;
• когато компанията се реорганизира;
• преди ликвидация на организацията;
• в други случаи, предвидени от закона.

Инвентаризацията е задължителна преди изготвяне на годишни отчети. Подобен процес позволява не само да се вземат предвид изискванията на закона, но и да се предотвратят различни грешки или липси в счетоводните документи. Обикновено компаниите извършват преглед годишно преди края на календарната година.

Инвентаризация на дълготрайните активи се извършва на всеки три години. Всеки мениджър трябва да знае всички случаи на задължителна инвентаризация. Освен това той може самостоятелно да назначи проверка, ако има съмнения относно честността на работата на определени наети специалисти.

Как се установява процесната поръчка

Извършването на инвентаризация задължително включва вземане под внимание на изискванията, съдържащи се в Насоките. Множество нюанси се определят от преките ръководители на фирми. За това правилата са фиксирани в учредителната документация.

Директорът на компанията може да идентифицира някои важни точки:

• когато се изисква процес;
• колко пъти годишно може да се прави инвентаризация;
• в колко часа се извършва процесът;
• колко трае;
• кои активи със сигурност ще бъдат проверени;
• който е член или председател на комисията по инвентаризацията.

Отговорите на всички тези въпроси са фиксирани в учредителната документация. Провеждането на инвентаризация е задължително при смяна на финансово отговорни лица. При такива условия новонаетият специалист може да бъде сигурен, че липси, възникнали при неговия предшественик, няма да бъдат прехвърлени върху него по никакъв начин.

Какво се проверява?

Опис може да се извърши по отношение на различни имоти, така че проверката на парични средства, дълготрайни активи, материали или други артикули е подчертана. По време на процедурата се оценяват всички активи и пасиви на дружеството и неговите поделения. Следните елементи подлежат на проверка:

• основни активифирми, използвани за извършване на бизнес;
• нематериални активи на компанията;
• различни финансови инвестиции;
• стоки и материали;
• работа в ход;
• пари по сметки и на ръка;
• ценни книжа и SSO;
• разплащания с контрагенти, купувачи, Федералната данъчна служба, различни фондове и други длъжници или кредитори;
• резерви;
• активи и пасиви на предприятието.

Кога се изисква инвентаризация на материалите? Такава проверка се извършва, когато има съмнение, че наети специалисти във фирмата злоупотребяват с правомощията си, поради което се установява кражба или недостиг.

Проверката се подлага не само на имущество, собственост на компанията, но и на ценности, които се намират по задбалансови сметки. Предприятието няма право на собственост върху тях, но те се използват в процеса на работа въз основа на договор за наем или други споразумения.

Стъпки на процеса

Извършването на инвентаризация на имуществото задължително включва изпълнението на последователни действия. Следователно процесът е разделен на етапи:

1. Издава се заповед от ръководителя за необходимостта от инвентаризация.
2. Свиква се комисия за инвентаризация, която трябва да включва специалисти, които не се интересуват от резултатите от одита.
3. Определете времевата рамка, през която ще бъде извършена процедурата.
4. Имотът за оценка е избран.
5. Материалотговорните лица на фирмата дават касови бележки на работодателя.
6. Разпечатайте описи на ценности във фирмата, създадени за всяко финансово отговорно лице.
7. Прави се директна проверка, която се състои в претегляне, сравняване на действителното количество с данни от документи, измерване, броене и други подобни действия.
8. Информацията от инвентарния списък се сравнява с информацията, налична в счетоводните документи, което прави възможно идентифицирането на всякакви несъответствия
9. Формират се изявления за сравнение, с помощта на които е възможно да се идентифицират причините за несъответствията.
10. Изготвят се резултатите от проверката, за което се съставя съответен акт.
11. Ако се установят липси и други проблеми, тогава във фирмата се извършва разследване, чиято цел е да се идентифицират извършителите.
12. Идентифицираните нарушители подлежат на административна или наказателна отговорност в зависимост от характеристиките на нарушенията.

Необходимо е да завършите инвентаризацията преди незабавното изготвяне, подписване и подаване на годишни отчети във Федералната данъчна служба. Процедурата по инвентаризация задължително завършва със специален отчет.

Правила за докладване

Отчет се генерира въз основа на резултатите от проверката. Тя включва следната информация:

• дата на инвентара;
• данни за членовете на инвентарната комисия;
• период, през който е извършена процедурата;
• проверима собственост на компанията;
• Идентифицирани проблеми и липси;
• подписи на всички инспектори.

Докато се изисква инвентаризация преди изготвянето на годишните отчети, всеки ръководител на компанията може да започне процеса без основателна причина. За целта се издава подходяща заповед, след която служителите на предприятието са длъжни да спазват процедурата.

Отговорности на комисионната за инвентаризация

Описът се изисква по закон, така че всяка компания трябва да създаде специален орган, отговорен за проверката и счетоводството. Нарича се ликвидационна комисия. Тя има някои отговорности:

• прилагане на различни превантивни мерки, насочени към опазване на имуществото на предприятието;
• участие в различни спорове, свързани със съхранение или повреждане на ценности на имущество;
• контрол върху коректността на изготвянето на различни документи, свързани с имуществото на компанията;
• инвентар според поръчката на ръководството на компанията;
• изготвяне на доклад за резултатите от одита;
• провеждане на разследване, насочено към установяване на виновника за различни нарушения и проблеми.

Всички тези действия трябва да се извършват изключително от служители на фирмата, които не се интересуват от резултатите от одита.

Кой е в комисионната

При формиране на комисия обикновено в работата се включват следните специалисти:

• административни работници;
• специалисти в счетоводния отдел;
• местниодитори;
• често се включват дори независими експерти;
• представители на различни позиции, налични в персонала на организацията.

Ако компанията разполага с малко количество различно имущество, тогава често отговорността за извършване на инвентаризация се прехвърля на ревизионната комисия, ако такава съществува във фирмата.

Ако по време на проверката се установи, че дори един член на комисията отсъства, резултатите от процедурата се анулират.

Отговорност за не-инвентар

Някои собственици на бизнес умишлено отказват одит по различни причини. Законодателството не предвижда отговорност за такова решение. Но Федералната данъчна служба може да глоби компанията, ако се окаже, че има несъответствия или грешки в получените финансови отчети.

Препоръки от експерти

При извършване на инвентаризация във фирма е препоръчително да се използват определени препоръки. Те включват следното:

• 10 дни преди проверката ръководителят издава подходяща заповед, която се записва в дневника.
• Разрешено е образуването на комисионна не само постоянна, но и еднократна или работеща.
• Ако организацията използва много стоки и материали, тогава решението за необходимостта от селективна инвентаризация се взема от мениджъра въз основа на текущата ситуация в компанията.
• Всички членове на комисията трябва да участват в проверката, в противен случай резултатите се разпознават лесноневалидно.
• В процеса участват отговорни лица.
• Ръководството на фирмата трябва да гарантира, че процесът се извършва бързо и лесно.
• Проверката често може да отнеме много време, особено в компании, които използват голям брой материали или доставят и получават много стоки.

По време на инвентаризацията членовете на комисията трябва да вземат предвид изискванията на закона.

Срокове

Ръководителят на компанията определя колко често ще се извършва проверката. Но в същото време се вземат предвид някои препоръки, поради което инвентаризацията се извършва в склада поне веднъж годишно.

Магазините трябва да се проверяват два пъти годишно. Материалите и стоките се оценяват задължително преди изготвяне на годишни отчети. Проверката обикновено се извършва в рамките на три дни, но понякога процесът се забавя с няколко седмици.

Заключение

Описът е задължителен процес за всяка компания. Тя включва съпоставяне на наличните материали и стоки с количеството, посочено в документацията на фирмата. Процесът се извършва от специална комисия.

Няма информация в законодателството за отговорност при отказ за извършване на инвентаризация, но ако данъчните инспектори открият грешки и нарушения в отчетността, компанията ще трябва да плати значителни глоби.