Работно време. Снимка на работното време: пример, проба

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Ефективността прави хората успешни, конкурентни. Страхотен инструмент за изследване на това колко ефективно използвате работното време е фотографията на работното време, с други думи се нарича още отчитане на времето. Какво представлява този инструмент, как да го използвате и какви резултати носи - прочетете в статията.

Какво е фотография на работно време?

Това е изследователски метод, при който цял работен ден или определен период от време се подлага на непрекъснато измерване. Благодарение на това наблюдение можете да получите информация какво прави служител, група служители или екип през работния ден. Надзорът се извършва от специалист, като такова изследване може да се извърши и самостоятелно. Всички действия, свързани с работа и разсейване, прекъсвания за дим, неформална комуникация и т.н., са напълно фиксирани.

Сред служители, които обичат управлението на времетои осъзнайте важността на управлението на времето, това е популярен инструмент. Освен това, ако се интересувате от въпроса как да оптимизирате работното време, фотографията на работното време ще бъде първата стъпка. Можете да управлявате само това, което се измерва. Често само наблюдение, дори без да се правят промени в работния ден, вече води до повишаване на ефективността.

Голове

Този метод служи за редица цели. Един от най-важните е идентифицирането на загубите на време през работния ден. Следващият е да определите причините за загубата на време и да разработите система от мерки, които ще ви позволят да работите по-ефективно. Фотографията на работното време ви позволява да разработите стандарти за време за работни процеси, да се учите от организационния опит на най-успешните служители и да го научите на други хора за постигане на високи резултати.

Този вид изследване става особено ценно, когато се решава въпросът за разширяване или намаляване на персонала, преразпределение на отговорностите.

Ако искате да обсъдите с ръководителя си увеличение на заплащането или търсенето на асистент, самостоятелно съставена индивидуална снимка на работното време ще бъде отлична доказателствена база. Ще имате силни аргументи, лидерът ще приеме предложенията ви по-сериозно, ако се подготвите по този начин.

Заснемане на работно време

Въпреки факта, че името на процедурата съдържа думата "фотография", не се изисква нищо от фотографско оборудване. Достатъчно хартия ихимикалки. За да се опрости задачата, са разработени готови формуляри с образци за попълване. Те могат да бъдат намерени в правни системи като "Консултант". Можете да разработите формата сами или да се справите с обикновена маса.

Един ден не винаги е достатъчен, така че наблюдението може да отнеме няколко дни.

Целият процес може условно да бъде разделен на три етапа: подготвителен, процес на наблюдение, обработка на резултатите. На подготвителния етап се съставят и попълват формуляри, на етапа на наблюдение се водят записи, на етапа на обработка на резултатите изчисляват колко време отнема този или онзи вид работа, анализират ефективността и правят заключения.

Преброяване на резултатите

За да е по-удобно да се брои, операциите от един и същи тип се комбинират, събират се в групи. Най-популярните групи са:

• Подготвителна и довършителна работа (стартиране на оборудването, подготовка на необходимите инструменти, изключване на оборудването, почистване на работното място).
• Организационни проблеми.
• Време, използвано за директно изпълнение на задълженията.
• Почивки и обедни паузи.

Могат да бъдат идентифицирани по-малки групи, ако е подходящо за конкретно изследване. След това се изчислява коефициент, показващ ефективността или неефективността на работния ден на служителя.

Списък за времето

Формулярът трябва да има “заглавие”, където се въвежда информация за пълното име и специалносттаслужител, съоръжението, където се провежда изследването, датата и часа на анализа.

Тогава трябва да има маса. Първата колона е сериен номер, след това колона за името на извършената работа. Третата колона показва периода от време от кога и колко време е извършена работата. Четвъртата колона изчислява времето, прекарано в работа. Можете да добавите колона за коментари.

Основни видове изследвания

Може да се наблюдава един служител, тогава това ще бъде индивидуална снимка. Те могат да гледат група или бригада, тогава това ще бъде снимка на група или бригада.

Ако наблюдението се извършва през целия работен ден, тогава такава снимка се нарича класическа. Можете да коригирате не целия ден, а само отделните му моменти.

Още едно разделение вече беше споменато по-горе. Специалист може да наблюдава или можете сами да снимате работния ден. Когато използвате външен наблюдател, може да срещнете негативна реакция от страна на служителите. Те могат да откажат да работят под наблюдение или, напротив, да започнат да работят по-бързо и повече от обикновено, което ще доведе до неверни данни за разходите за време.

Изследването може да се извърши с помощта на видео оборудване. От една страна, това ви позволява да получите обективна информация, от друга страна, не всяко действие може да бъде ясно разграничено, като се наблюдава само отстрани, без коментари от лицето, което върши работата.

Психологическиподготовка

Изследване за това как служителите използват работното време - фотографиране на работното време, технически прост, но психологически труден начин. Служителите възприемат подобни проучвания като опит да ги наблюдават, влошават условията на труд, установяват недостатъци и наказват.

Затова е важно да се обърне внимание на предварителните обяснения за важността на такова изследване. Психологическият климат в отбора оказва сериозно влияние. Ако хората работят в атмосфера на доверие и добра воля, те с готовност ще направят всичко, което ще помогне да се направи организацията по-ефективна и конкурентоспособна. Ако, напротив, екипът се характеризира с недоверие, постоянно наказание, тогава ще бъде изключително трудно да се получи надеждна информация, която наистина ще даде резултати.

Важно е да се изгради система за мотивация, в която би било от полза за служителите да работят най-ефективно.

Разбиране на пример

Не е възможно всеки служител да определи точно време на работния ден. Най-трудно е да го направите със служители на ръководни позиции, снимката на работното време на счетоводител е особено трудна. По-лесно е с онези специалисти, чиито операции имат ясни граници и отличителни черти. По правило това са работни специалности.

Нека да разгледаме пример. Служителят е мениджър в корпоративен отдел. Ето снимка на работното време (мостра):

• Начало на работния ден - 9-00.
• Подготовка на работното място(зареждане на компютъра, подготовка на документи) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Телефонен разговор с ключов клиент - 9-30.
• Проверка на имейл - 9-42.
• Изготвяне на договор за клиент – 9-53.
• Пауза за пушене - 10-37.
• Изготвяне на презентация на нов продукт за клиент – 10-57.
• Обяд - 14-05.
• Стаж за нов служител - 14-58.
• Пауза за пушене - 16-15.
• Обаждане на клиенти - 16-30.
• Край на деня (почистване на работния плот, изключване на компютъра) - 17-55.
• Излизане от дома - 18-00.

Сега трябва да изчислите колко време е отнело всяко действие, да разпределите видовете работа в групи, да изчислите коефициента на ефективност на мениджъра. Тази снимка на работното време (пример) ще ви помогне да направите своя собствена.

Кой се нуждае от тази информация?

На първо място, заинтересованите страни са мениджърите и собствениците на компанията, които искат да разберат колко оптимално е натоварен персоналът, дали трудовите ресурси на компанията се използват ефективно.

Служителите на отдела за човешки ресурси, отделите по човешки ресурси също се нуждаят от подобни проучвания, за да изготвят осъществими длъжностни характеристики, да избират точно броя на служителите, от които организацията се нуждае, и да извършва изследователска работа.

Самите отговорни служители се интересуват от това, че работният ден се използва ефективно, без прекъсвания и спешна работа, няма ситуации с извънреден труд или поет труддом.

Сега сте запознати с техника, която ви позволява да прецените дали работното време се използва ефективно (снимка на работното време). Опитайте се да приложите метода на практика, ще намерите голям брой резерви, ще видите как да работите оптимално. Благодарение на този подход можете да се превърнете в един от най-продуктивните служители на компанията и това определено ще бъде видяно и оценено.