Правила за поддържане на трудова книжка в Русия

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Трудова книжка - един от най-важните документи, участващи във формализирането на отношенията между работодателя и служителя. Нормите за справяне с него се определят на ниво федерални правни актове. Правилата за поддържане на трудова книжка са пример за доста строго законодателство. Какви са техните специфики?

Общи факти за воденето на трудова документация

Основният законодателен източник, регламентиращ правилата за поддържане на трудови книжки, е 225-то постановление на правителството на Русия, издадено на 16 април 2003 г. Той последователно очертава всички нюанси по отношение на правилното боравене с този документ. Разгледайте общите факти за поддържането на трудовите книжки, които се съдържат в Резолюцията.

Този правен акт установява, че работната книжка е основният документ, отразяващ информация за дейността и опита на гражданина. В постановлението се казва, че работодателите са длъжни да стартират трудови книжки (както и да продължат да поддържат съществуващите) за всеки служител, който е работил в организацията повече от 5 дни (при условие, че тази работа е основна).

Може да се отбележи, че има достатъчнов редки случаи, когато работодателят е физическо лице, трудовата книжка не започва - това е забранено от закона.

Основна информация, която е отразена в работната книга: лични данни за служителя, естеството на извършената от него работа, информация за преходи между различни работодатели, факти за награди за различни постижения. Никакво дисциплинарно действие не е включено в документа, освен ако не е уволнение.

Трудовите книжки се попълват на руски език, а в националните руски републики е възможно да се използват местни езици, които имат статут на държавни.

Дизайн на книга

Можем да започнем да изследваме правилата за поддържане на работна книжка от точки, отразяващи характеристиките на попълването на документ. Ето най-важните факти за този процес:

- ако служителят е нает за първи път, тогава компанията-работодател трябва да му издаде трудова книжка в рамките на една седмица след като лицето започне кариерата си;

- информацията за служителя се въвежда във въпросния документ въз основа на паспорт или друг законно признат източник на идентификация;

- данни за образованието, получено от служителя, както и за неговите специалности, професии се вземат от дипломи и други документи, потвърждаващи квалификацията;

Веднага след издаването на трудовата книжка, работодателят се задължава да я поддържа правилно. Но всъщност всичко, което една компания може да направи с трудова книжка, е да прави записи в нея и да прави корекции. Ето защо е изключително важно да знаете как правилно да влезете в подходящотозапис документ.

Записвания

Правилата за поддържане на трудова книжка предполагат, че всички вписвания в нея (например относно премествания, факти за квалификации, уволнения, награди и др.) се извършват въз основа на заповед, която трябва да бъде подписана от компетентно лице от ръководството на фирмата работодател. Въвеждането на информация в работната книга трябва да се извършва без използване на съкращения. Записите трябва да бъдат последвани от сериен номер. Всеки път, когато отделът за персонал на компанията коригира трудовата книжка на служителя, тя трябва да го уведоми за промените срещу подпис.

Ако информацията за уволнение трябва да бъде въведена в документа, тогава формулировката трябва напълно да съответства на тези, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация и други федерални закони. Ако трудовият договор бъде прекратен в съответствие с член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация, тогава в работната книжка е необходимо да се направи препратка към необходимия параграф от 1-ва част. Ако едно лице бъде уволнено въз основа на разпоредбите на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация, тогава документът трябва да отразява и формулировката, предвидена в закона. Ако трудовият договор бъде прекратен поради обстоятелства извън контрола на работодателя и служителя, тогава трябва да се позовава на разпоредбите на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Ако служителят желае, тогава в работната книжка може да се записва информация, свързана с непълно работно време (включително уволнение от него). Но за това служителят трябва да предостави на службата за персонал документ, който потвърждава трудовото му правоотношение с друг работодател.

Включителнодруги популярни записи, които предвиждат правилата за поддържане на трудова книжка - информация за военна служба (както и работа в органите на вътрешните работи и други държавни и правоприлагащи органи). Също така в документа може да се въведе информация, отразяваща факта, че служителите са преминали курсове за напреднали.

В трудовата книжка, както отбелязахме по-горе, се записва информация за наградите на служителя поради трудовите му постижения. Това може да бъде информация за държавни награди, почетни звания, връчване на дипломи, значки, дипломи и други видове стимули, които са предвидени от законите на Руската федерация и местните правни актове на работодателите.

Промени и поправки

Правилата за поддържане на работна книжка също позволяват промени и корекции в този документ. Как трябва да се произвеждат? Ако говорим за промяна на пълното име, дата на раждане, информация за образование, тогава действията на службата за персонал трябва да бъдат потвърдени от документи, свързани с актуализираните факти.

Ако се случи така, че служителят по персонал е допуснал грешка при вписване в работната книга, тогава това може да бъде коригирано. В същото време отделът по персонал може да направи и подходяща корекция на новото работно място, ако има подкрепящ документ от предишния работодател.

Ако говорим за корекции в секции, отразяващи факти за работата или за награди, тогава неправилните данни не могат да бъдат зачертани: трябва да се правят бележки, чете са невалидни и след това се въвежда правилната информация.

Възможен е сценарий, при който организация, допуснала грешка при изготвянето на трудова книжка, промени правния си статут. В този случай корекции в документа трябва да бъдат направени от дружеството, което е станало правоприемник на дружеството. Когато организацията бъде ликвидирана, новият работодател прави промени в трудовата книжка. Подобен сценарий - ако работодателят е индивидуален предприемач, който е ликвидирал статута си.

Издаване на дубликат на работна книга

Нека разгледаме друг важен аспект, който включва правилата за поддържане на трудови книжки. 225-то постановление на правителството на Руската федерация позволява издаването на техните дубликати. Може да има няколко причини за тази процедура. Нека проучим ключовите неща, които съдържат правилата за поддържане на трудова книжка. Какво трябва да направи един служител, ако например случайно загуби съответния документ?

На първо място, трябва да информирате работодателя си за този факт. По закон фирмата трябва да издаде дубликат на работна книжка в този случай до 15 дни. При издаване на този документ работодателят трябва да въведе в него информация, отразяваща трудовия стаж (който е документиран), както и информация за наградите.

Възможно е да се издаде дубликат вместо валидна трудова книжка, която съдържа невалиден запис за уволнение или факта на преместване на друга работа. В този случай новата версия на документа ще съдържа всички необходими данни, с изключение на неправилните.

Правилата за поддържане, съхранение на трудови книжки предполагат, че работодателят трябва да ги предоставицелостта, предотвратява повреда, не трябва да губи съответните документи. Но се случва, че по различни причини компанията все още нарушава едно от тези правила. Например поради спешен случай. Ако се случи така, че трудовите книжки са били масово загубени от работодателя, тогава трудовият стаж на служителите, записани в тях, се установява от специална комисия. Състои се от компетентни представители на работодателски фирми, различни синдикални организации и други оторизирани структури.

Комисията разглежда документите, с които служителят разполага - удостоверения или например такива, свързани с дейността на синдиката - билети, регистрационни карти, книжки за заплащане. Ако служителят не разполага с подходящи източници, тогава фактите, че е работил в такава и такава компания, могат да бъдат потвърдени въз основа на показанията на двама или повече души, които някога са били колеги на дадено лице. След работата на комисията на служителите се издават дублирани документи, съставени по предписания начин. Възможно е също така да се включат съдилищата в процеса на установяване на трудовия стаж.

Издаване на книга при уволнение

Има няколко разпоредби, които по някакъв начин корелират с Резолюцията, която установява правилата за поддържане на трудова книжка. Съгласно Кодекса на труда на Руската федерация, по-специално, работодателят е длъжен да даде на служителя съответния документ в ръцете му след уволнение. Как става това на практика?

В процеса на уволнение, записите, които отделът за персонал на работодателя е направил в трудовата книжка на служителя, трябвабъде надлежно сертифициран. Също така, самият служител трябва да постави своя подпис. Ако информацията в работната книга е въведена не само на руски език, тогава формулировката е удостоверена и на друг език.

Дизайн вложки

Към работната книжка може да се прикачи и надлежно изпълнен лист. Има уникални идентификатори - серия и номер. Използва се, ако всички или свързани с някой от разделите на страницата са попълнени в работната книга, в резултат на което няма къде да се въведе нова информация.

Вложката се поддържа по същите правила като работната книжка и без този документ е невалидна. Всеки път, когато отделът за персонал издава лист, е необходимо да се постави печат, отразяващ този факт в работната книга.

Съхранение на книги

225-та резолюция отразява не само основните правила за поддържане на трудова книжка. Там също е описано как да съхранявате тези документи, както и да ги записвате. Може да се отбележи, че работодателят трябва да провежда съответните процедури не само по отношение на валидни трудови книжки и листове, но и формуляри.

За да се гарантира правилното отчитане на документите, компанията трябва да разполага с няколко документа:

- книга за приходите и разходите, в която се записва информация за формите на трудови книжки и вложки;

- книга за отчитане на движението на документи.

Формулярите на съответните документи са определени в наредбите, издадени от изпълнителните органи на Руската федерация. Относно приходно-разходната книга – вв него трябва да се въведе информация за всички процедури, отразяващи получаването или разхода на въпросните формуляри. При осчетоводяване е необходимо да се посочи серия и номер на всеки документ. В книгата за отчитане на движението на книгите и приложените към тях листове е необходимо да се регистрират документи, които се приемат от служители, постъпващи на работа, както и работни книжки и допълващи ги притурки. При уволнение служител на компанията подписва и двете книги.

Формулярите на работни тетрадки и вложки подлежат на съхранение като документи със строга отчетност. Издават се само на компетентни служители на фирмата при поискване. Специалист от съответния профил трябва да представи в своя счетоводен отдел отчет за това как стоят нещата с броя на формуляри, за получените суми за трудови книжки и листове.

Аспекти на производството и придобиването на трудови книжки

Работната тетрадка е най-важният документ и затова се изработва по начин, одобрен на ниво официални органи. Формулярите на работните книжки, както и вложките, имат съответните защитни функции. Фирмата работодател трябва сама да придобие въпросните видове документи, но в същото време има право да поеме компенсация за съответните разходи от служителите.

Работни тетрадки в Русия: еволюция на законодателството

Най-интересните факти отразяват еволюцията на законодателството, което установява правилата за поддържане на трудови книжки. Русия е държава с често променящи се закони в много области. Според много юристи обхватът на трудовото право и свързаните с него отрасли -отличен пример за това.

На първо място, отбелязваме, че правилата за поддържане на трудова книжка преди 2003 г. и тези, установени сега, бяха регламентирани от коренно различни разпоредби. Въпреки факта, че до 2003 г. съвременната руска държавност беше напълно осъществена, съветските закони бяха в сила в областта на регулирането на движението на трудовите книжки. И така, процедурата за попълване на съответните документи беше регламентирана с Постановление № 656 от 09.06.1973 г., издадено от Министерския съвет на СССР, както и съвместно от Всесъюзния централен съвет на профсъюзите - „За трудови книжки за работници и служители”. В съответствие с този източник на правото беше издадена и инструкция, според която трябваше да се извършва отчитането на трудовите книжки в съветските предприятия. Този документ е одобрен от своя страна с Указ на Държавния комитет по труда на СССР. Един от най-достъпните ресурси, с които можете да намерите съветските правила за поддържане на работна книжка за справка, е "Консултант". Но този документ се намира и в други правни референтни системи.

Какви интересни факти съдържат съветските правила за водене на трудови книжки? Русия много ли ги промени? По принцип много от разпоредбите на правния акт, издаден в СССР, бяха подобни на тези, които наблюдаваме в съвременното законодателство. Така например, една от разпоредбите на съветския документ казва, че служителите трябва да се запознаят с фактите за извършване на промени в работната книга или вмъкване в нея. Приблизително същата формулировка, както отбелязахме по-горе, съдържа правилата за поддържане на трудови книжки 2014 г.година.

Също така сред нормите, които са подобни на съвременните, е разпоредбата, че с всяко вписване в работната книга, отразяващо факта на наемане на лице, уволнение или преместване на друго място за изпълнение на трудовите задължения, отделът за персонал трябва да се запознае служителят под боядисване.

В същото време на нивото на посочените от нас разпоредби има и значителни разлики между съветския и руския подход за поддържане на трудови книжки. Така например в правните актове, издадени в СССР, беше казано, че служителят трябва да подпише, удостоверявайки тези други корекции на документа, в специални формуляри. Докато правилата от 2014 г. за поддържане на трудови книжки позволяват човек също да се вписва в самата трудова книжка.

Разлики във версиите

Друг важен исторически аспект, който отразява спецификата на руските работни книги, е, че те се издават в различни серии. Сега те са 5. Първата серия излезе на следващата година, след като бяха въведени нови правила за поддържане на работни книжки в руски стил, заменящи съветските норми. Сериалът получи TK индекс. В сравнение с предишните версии на работните книги, формата е леко намалена, променен цвят.

Серията TK се характеризира с няколко степени на защита. Така например на всички страници на работните тетрадки има израза „Работна книга“, видима в ултравиолетовите лъчи, както и водни знаци под формата на съкращението TK. Листове с документи от новата серия са зашити с двуцветната нишка, която се състои от два цвята.

Както отбелязахме по-горе, от 2004гИздадени са 5 серии работни книги. През 2004-2005 г. - TK, през 2006 - 2007 г. е използвана друга серия - TK - I, от 2008 г. до юни 2010 г. - следващата, TK - II, след това - TK - III, която работи до 2012 г. През 2013 г. най-новата серия работни книги - TK - IV.

Какво практическо значение има това? Факт е, че принадлежността на работна книга към определена серия може да повлияе например на определянето на нейната автентичност. Ако документ от серия 2012 съдържа данни, дори ако се спазват всички правила за поддържане на трудова книжка 2010, тогава той ще бъде невалиден. Може би работодателят просто не може да проследи годината на издаване на книгата до момента, в който тя е попълнена, но законодателят може да тълкува това като фалшификация на документа. Можете също така да отбележите факта, че работодателите са длъжни да се уверят, че трудовите книжки, донесени от служители от предишни предприятия, са автентични - и не само като проверяват дали информацията, отразена в документа, съответства на годината на издаване на серията.