Длъжностна характеристика: помощник на ръководителя на организацията

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Голяма организация - големи задължения. Ръководителят на корпорацията няма да има време навсякъде, дори и с помощта на заместници. За да планира правилно деня, да не забравя нищо, да разпределя и контролира работата, мениджърът се нуждае от помощник. Какво прави служителят на тази позиция, какво трябва да може и знае?

Помощник изпълнителен директор: ролята му в организацията

Следвайки логиката на утвърдения на държавно ниво класификатор на професиите, помощник-мениджърът принадлежи към категорията на мениджърите, тъй като ръководи почти всички въпроси от компетентността на първо лице.

В същото време някои организации тълкуват позицията на асистент мениджър като администратор, мениджър или секретар: първите две позиции предполагат организационни и административни функции, третата - представяне и поддръжка. Класификаторът на професиите класифицира тези видове работа в различни категории.- специалисти, технически служители, но само асистент се класифицира като мениджър.

Как да определим обхвата на работните отговорности?

При наемане на помощник-мениджър или секретар, организацията трябва да вземе решение за статута, правата и отговорностите на този служител, тъй като от това зависят изискванията за образователно ниво, квалификация, трудов опит на кандидата.

• Достатъчно е рецепционистът да има завършено средно образование, а етикетът и техниките за работа с офис техника на кандидата се преподават директно на работното място.
• Администраторът трябва да има най-малко бакалавърска степен, да има организационни умения и енергичен характер и да има известен професионален опит, в зависимост от корпоративните изисквания.
• Мениджърът, като представител на професионалисти, изисква поне пълно висше образование, трудовият опит е по избор, но компанията определя този стандарт по своя преценка.
• Помощник на главата. Тази длъжност предполага същите квалификационни изисквания като за мениджър: пълно висше образование, трудов стаж по специалността най-малко 2 години. Вероятно ще се изискват и специални лични характеристики на кандидата и евентуално обучение за напреднали.

Защо имам нужда от длъжностна характеристика?

Помощник-ръководител, като длъжностно лице, е длъжен да действа в рамките на своите функционални права и да изпълнява изцяло предписаните функции. Въпреки това, дори некато ръководител служителят е длъжен да изпълнява трудовите си задължения съвестно и в срок.

Поръчката за наемане не съдържа подробно описание на тези компетенции и дори в случай на договор, списъкът с функции не винаги е изчерпателен. За да се избегнат несъответствия при определянето на мандата на служител, длъжностната характеристика на помощник на ръководителя на организация трябва да съдържа подробни задължения, права, които той има, както и мярка за отговорност за нарушаване на трудов договор, вътрешни трудови разпоредби, причиняване на щети на работодателя и др.

Личен асистент на изпълнителната власт

Длъжностната характеристика на асистент е моделирана по подобна инструкция за мениджър или негов заместник, с изключение на някои приоритетни функции на стратегическото планиране и управление. Вероятно на помощника също няма да бъде поверено наемането и уволнението на служители, правото да управлява финансовите ресурси на предприятието, издаването на пълномощни и други правомощия, които принадлежат лично на ръководителя..

Въпреки това, законодателството позволява да се делегират всякакви функции на служител, на когото има доверие, при условие че той има достатъчно квалификация, знания, опит и правомощия за разрешаване на подобни проблеми. Важно е само правилно да издадете пълномощията на служителя - със заповед или пълномощно.

В същото време длъжностната характеристика на помощника на ръководителя на предприятието трябва да отразява действително извършената от него работа.

Типични раздели

Структурата на длъжностната характеристика е фиксирана в държавните квалификационни справочници и съдържа всички основни изисквания към служителя и нюансите на длъжността, както и мястото му в организационната структура на организацията.

Длъжностната характеристика "Помощник мениджър", както всяка друга, трябва да включва следните части:

1. Общи условия. Посочва процедурата за наемане и уволнение, подчинение, процедурата за смяна на служител.
2. Трудови функции. Един от най-важните раздели, които трябва да бъдат отразени в детайли.
3. Права, предоставени на служител.
4. Ограничения на отговорност за нарушения.
5. Квалификации, професионален опит, образователно ниво.
6. Какво трябва да знае служителят на тази позиция.
7. Връзки между него и други части на организацията.

Посочените секции не могат да бъдат съкратени, но е разрешено да ги разширите и добавите необходимите елементи.

Образец на длъжностната характеристика на изпълнителния асистент

Одобрено:

Директор (име на организацията)

подпис

(пълно име)

дата на одобрение

Описание на длъжността "Помощник мениджър"

1. Основни условия

1.1. Професионална категория "Лидери".

1.2. Приет и освободен от работа със заповед на директора.

1.3. Отчитане: директно на директора.

2. Характеристики

Помощник изпълнителен директор:

2.1. Координира работата на отдели, секции и други поделения на предприятието в съответствие с инструкциите, решенията и заповедите на директора.

2.2. Води отчет за сроковете за изпълнение на заповедите за контрол на директора по структурни поделения.

2.3. Изготвя работен план на директора за следващия работен ден и го представя своевременно на управителя.

2.4. Организира и контролира деловодството в предприятието, проверява го за съответствие със законовите изисквания.

2.5. Осигурява отчитане и регистрация на всички пълномощни, издадени от директора.

2.6. Управлявайте чиновниците и контролирайте резултатите от техните дейности.

Допълнение в зависимост от нуждите на конкретна организация и профил на позиция.

3. Сили

Изпълнителният асистент има право:

3.1. Запознайте се с решенията, взети от предприятието.

3.2. Участвайте в срещи на ръководния персонал.

Допълнение в зависимост от нуждите на конкретна организация и профил на позиция.

4. Отговорност

Отговорен помощник-надзирател:

4.1. За неизпълнение или неправилно изпълнение на задълженията си по тази инструкция, заповеди и заповеди на директора, действащото законодателство, уреждащо дейността на предприятието.

4.2. За недостатъчен контрол върху дейността на подчинените служители.

4.3. За разкриване на информация с ограничен достъп.

Допълнение споредза нуждите на конкретна организация и профил на позиция.

5. Квалификация

Помощник-мениджър трябва да има пълно висше образование, профилен професионален опит от най-малко 2 години.

6. Трябва да знаете

Актуално законодателство, устав, колективен договор (показва какви актове и норми трябва да знае служителят).

7. Взаимодействие

Указва с кого и по какви въпроси си сътрудничи помощник-мениджърът.

Договорено:

Ръководител на човешките ресурси

Подпис

(пълно име)

Юридически съветник

Подпис

(пълно име)

Запознати:

подпис

(пълно име)

Специфични компетенции на асистент мениджър на проекти

Предполага се, че управлението на проекта е съответно временна позиция и асистентът поема определени задължения до приключването на проекта. Функционалните му отговорности ще зависят от спецификата и темата на проекта, както и от нуждите на конкретна организация.

Длъжностната характеристика на асистент мениджъра на проекти за функции ще бъде по-високо специализирана, но с административна и организационна окраска. Типичните отговорности за тази позиция могат да бъдат намерени в Наръчника за квалификации и след това променени, за да отговарят на ситуацията.

Различни ли са отговорностите на асистент генерален мениджър?

Отговорности на асистентГлавният изпълнителен директор и помощник-директорът по общите въпроси ще бъдат различни. Разбира се, във втория случай правомощията ще бъдат по-тясно фокусирани, тъй като ръководителят на общите въпроси не отговаря за всички дейности на организацията, а само за отделен сектор.

Длъжностната характеристика на помощник-ръководител по общите работи се съставя въз основа на функциите на шефа, който е "подпомаган". Съответно, обхватът на неговата отговорност и функции ще бъде основата.

Длъжностната характеристика "Помощник-мениджър" в този случай е подходяща като основа, можете да надграждате върху нея, когато разработвате нови документи за свързани позиции.