Образци за попълване на товарителница. Правила за попълване на товарителница

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Дейностите на организациите по много въпроси подлежат на внимателен контрол и се регулират от много правила. Един от тях са образци за попълване на товарителница, фактура и друга първична документация. За да може дейността на дружеството да отговаря напълно на изискванията на закона, при попълване на тези документи трябва да следвате установените инструкции. Тази статия разглежда образци за попълване на товарителница и други придружаващи документи, тяхното предназначение, структура и значение в дейността на организациите.

Основна документация и нейното предназначение

Всички операции в дейността на компанията трябва да бъдат документирани и отразени в данъчни, счетоводни и управленски записи. В бъдеще всички тези данни се систематизират, обобщават, анализират и използват от различни потребители за различни цели. Най-важният от тях е докладванеторезултати от финансово-стопанска дейност пред регулаторните органи.

Категорията първична документация включва редица документи, предназначени за регистриране на определени събития от търговския живот на компанията. Тяхната отличителна черта е попълването в момента на транзакцията или веднага след нея. Първичната документация е доказателство, че операцията действително е извършена. Такива документи включват товарителница, товарителница (TTN), фактура, спецификация, входящ и изходящ касов ордер и някои други документи.

Присвояване на товарителница

Товарни лист - основният документ за прехвърляне, който се съставя в момента на изпращане на стоката до купувача от доставчика. Доказателство, че артикулът е продаден. Тя трябва да бъде издадена в два или повече екземпляра. Допълнителни документи се съставят, ако стоките са закупени на кредит или лизинг, с участието на комисионер, агент, както и с помощта на държавни субсидии или бюджетни средства. Предполага се, че едно копие трябва да бъде оставено при доставчика, второто е предназначено за купувача, третото - за банката, друга финансова институция, посредник, бюджетна институция.

Всяка търговска операция на легални организации и предприемачи трябва да бъде придружена от товарителница. Формата, попълването на образеца и характеристиките на външния вид на документа могат да се различават леко. Законодателството предвижда няколко възможности за регистрация. Ноима също така изисквания, на които трябва да отговарят всички шаблони за фактури за продажби.

Опции за дизайн на товарителница

Организациите могат да рамкират събития в ежедневните си дейности по различни начини. Това важи и за образците на попълване на товарителницата. По-долу е даден списък с опции, които фирмата може да предприеме:

• Използване на официалния унифициран формуляр TORG-12. Защо да пресъздавате колелото, ако то отдавна е изобретено? TORG-12 е подходящ за организации с всякаква правна форма, работещи във всички области и с всякакви стоки. В същото време официалният формуляр е разработен, като се вземат предвид всички изисквания на регулаторните органи, с желанията на компаниите за удобство и простота. Всички версии на електронните бази данни 1C, които се използват от счетоводителите за работа с фирмени записи, са оборудвани със стандартни формуляри TORG-12.
• Разработване и одобрение на ваш собствен формуляр, като се вземат предвид нуждите на организацията и всички законови изисквания. Някои организации, за удобство на вътрешните потребители, правят корекции в TN, допълват го с необходимите колони, таблици и подробности. Това не е забранено от закона, ако измененията не променят същността на документа и той все пак удовлетворява потребителите с информацията, която търсят.
• Използването на унифициран формуляр UPD (Universal Transfer Document), който едновременно играе ролята на товарителница и фактура, е от значение за организациите, платци на ДДС. Удобството се крие в изчезванетонеобходимостта от отделно отпечатване на фактурата, което спестява време, офис пространство за съхранение на хартии, материални активи (хартия и тонер), намалява риска от грешки и несъответствия в пакета документи за една бизнес операция, както и риска от загуба неговите компоненти по време на съхранение.
• Използвайте електронната версия на документите. Някои съвременни компании отдавна преминаха към електронно управление на документи. Изискванията към електронните фактури са същите като тези на хартиените. За да използвате тази форма на работен поток, ще трябва да придобиете електронен подпис.
• Използване на стандартни списания-книги. Печатниците произвеждат огромен брой книги с формуляри на първични документи, включително товарителници. Индивидуалните предприемачи предпочитат този модел на пълнене, тъй като не изисква специални познания в счетоводството и използването на компютърни технологии. Това се отнася за предприемачи, чийто работен процес няма нищо общо с офис дейности - търговци на пазарни павилиони, пътуващи предприемачи и други.

Бележка за пратката: инструкции за попълване

TN задължително трябва да отговаря на изискванията на данъчната служба. Процесът на неговата регистрация се регулира от разпоредбите на счетоводните и регулаторните правни актове на контролните органи. Този документ трябва да съдържа редица задължителни подробности:

• номер и дата на документа;
• имена и адреси (действителни и законни) на изпращача и получателя;
• TIN,разплащателна сметка, информация на базата на текущата транзакция (споразумение, спецификация, техния номер и дата);
• списък на изпратените артикули, количество на всеки артикул, мерни единици, цена за единица, обща сума за артикул, обща сума за целия списък, процент на ДДС и неговата парична стойност;
• фамили и инициали на лицата, отговорни за текущата операция: кой е изпратил от склада, кой е дал поръчката за това, кой го е получил;
• Печатайте страни, ако се използват в дейност (някои PI работят без отпечатване).

товарна бележка

Друг документ от стандартния пакет за сделка е товарителницата. Използва се при участие в процеса на покупко-продажба на материални запаси на собствен автотранспорт или на трети превозвачи. Необходимо е както да се възстановят разходите за гориво и смазочни материали, така и да се потвърди законността на товара в процеса на транспортиране на служителя на КАТ, както и да се докаже легитимността на предоставянето на транспортни услуги.

Организациите в момента използват паралелно две форми на товарителници. Формите и моделът на пълнене се различават напълно. Съставът на детайлите е почти идентичен, но е отразен по различен начин в документа. Най-важната разлика между формулярите TTN и 1-T е липсата на раздел със списък със стоки във втория.

Правила за попълване на товарителница

Стока-Коносаментът съдържа два раздела. Първият съдържа следната информация за сделката:

• дата и номер на документа;
• изпращач и получател, техните реални адреси, банкови данни, информация въз основа на транзакцията;
• място, където се доставят стоките;
• раздел таблица със списък на стоките, тяхната цена, брой места, наличност и вид на опаковката, мерни единици, тегло;
• фамилно име и инициали на длъжностните лица, разрешили и извършили освобождаването на стоките, техните подписи и печат на изпращащата фирма;
• позиция, фамилия и инициали, подпис на превозвача;
• позиция, фамилия и инициали, подпис на лицето, приело стоката и печат на получателя.

Вторият раздел на TTN съдържа информация за автомобила, извършващ превоза и неговия водач. Тази част от формуляра трябва да включва:

• марка, модел, регистрационен номер на автомобил;
• Пълно име на водача, неговия подпис в колоните за приемане на товара за превоз, посочване на броя на местата и за доставка на товара до получателя;
• друга информация, информираща за характеристиките на товара - токсичност, експлозивност, радиоактивност и др.

Разлики на новата форма 1-T

При самостоятелно транспортиране организациите използват гореописания образец за попълване на TTN. Коносамент формуляр 1-Т се използва в случаите, когато товарът се превозва от трета организация или частен шофьор. Без него е невъзможно да се докаже съществуванетодоговорни отношения с шофьор или транспортна фирма, съответно е невъзможно да се отпишат разходите за заплащане на услугите им в счетоводното и данъчното счетоводство.

Основната разлика между тези две формуляри е, че формуляра 1-T не съдържа стокова секция и подробна информация за товара, който се транспортира. В него можете да посочите само броя на местата, характеристиките на товара и опаковката, както и декларираната стойност.

Какво да следвате, когато попълвате?

По-долу е даден списък на законодателни решения относно изпълнението на горните документи:

• Постановление на правителството № 272 от 15 април 2011 г. - одобрение на формуляр 1-T.
• Писмо от Министерството на финансите от 6 ноември 2014 г. - за признаване на договорните отношения между превозвача и клиента;
• Писмо от Федералната данъчна служба от 21 март 2013 г. - относно използването на формуляри TTN при изчисляване на данък върху дохода;
• Постановление на Държавния комитет по статистика № 132 от 28 декември 1998 г. - одобряване на формуляр TORG-12.

Защо е необходимо да попълвате правилно основните документи?

Всяка търговска организация работи за печалба. От своя размер той е задължен да плаща данъци и други вноски на държавата. Изчисляването на техните суми зависи изцяло от коректността на първичната документация. Ако са допуснати грешки или са установени нарушения, организацията може впоследствие да бъде обект на големиданъци от очакваното. Например, ако документите, потвърждаващи разходите, които организацията има право да приспадне от данъчната основа, са неправилно изпълнени, Федералната данъчна служба може да не ги признае. В този случай организацията ще трябва да поеме разходите от собствения си джоб, а не като ги включва в крайните производствени разходи.

Санкции за отсъствие или неправилно попълване на документи

Липсата на копия на първични документи може да предизвика вълна от непланирани проверки от Федералната данъчна служба. Всяко установено нарушение може да подлежи на глоба. Ако данъчната служба види измама, престъпен умисъл или опит за укриване на данъци в грешки или липса на документация, организацията ще бъде изправена пред по-неприятни последици - глоби, данъчни санкции, административна и наказателна отговорност, предвидена в членовете на съответните кодекси.