Номенклатура на делата на организацията: попълване на образци. Как да се направи номенклатура на делата на организацията?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Всяка организация в процеса на работа е изправена пред голям документооборот. Договори, нормативни, счетоводни, вътрешни документи… Някои от тях трябва да се съхраняват в предприятието за целия период на неговото съществуване, но голяма част от удостоверенията могат да бъдат унищожени след изтичане на валидността им. За да може бързо да се разберат събраните документи, се съставя номенклатура на делата на организацията. Примери от този документ и алгоритъмът за неговото изграждане ще бъдат разгледани по-долу.

Цел

Във всяка организация се създават стотици документи. Всеки ден те се натрупват, работниците постепенно се сменят един друг. В един момент става трудно да се намери поръчка отпреди две години. За избягване на подобни ситуации се създава номенклатура на делата.

Определение

Калъфът е документ, свързан с такъввъпрос, област на дейност. Номенклатурата на делата е списък, който съдържа списък на отворените дела с посочване на периодите на тяхното съхранение. С негова помощ можете правилно да организирате работния процес. Номенклатурата на делата на търговска организация, извадка от която ще бъде разгледана по-долу, е съставена за следната цел:

• систематизиране на групирането на документи, което гарантира тяхното бързо търсене и безопасност;
• присвояване на регистрационен номер според класификацията на случаите;
• съставяне на опис на документи за постоянно, дългосрочно и лично съхранение (включително актове на унищожаване).

Номенклатурата на делата се използва при избор на документи за архивиране и унищожаване. Тази многофункционална справка е необходима на всяка организация за рационализиране на работата в офиса. В този случай формата на собственост на организацията няма значение. Ако примерна номенклатура на случаите на медицинска организация може да бъде намерена в наредби и решения, тогава анализите на откритите случаи на частна организация ще трябва да бъдат съставени самостоятелно.

Задължително или принудително?

Съставянето на този списък е предвидено от „Правила за работа на архивите”. Задължително е за организации, които създават архив като отделна услуга. Този списък, освен държавни и общински институции, включва и някои търговски структури, като нотариални кантори.

Всички други институции трябва да създадат номенклатура на делата, за да систематизират работата с документи, тъй като предприятията от всички формиимущество са длъжни да гарантират безопасността на архивните справки. Това е предвидено във Федерален закон № 125. Подробният списък със задачи трябва да бъде стартиран или актуализиран през четвъртото тримесечие на календарната година.

Структура

Номенклатурата на делата трябва да съдържа всички заведени дела, с изключение на печатни публикации: отчети на служители, удостоверения от работа, списания, счетоводни книги, цялата документация на структурни поделения, кореспонденция на структурни поделения и др. Документация с ограничен достъп трябва да съдържа заглавието „Сила“. Указателят трябва да съдържа файловете на временните комисии, поделения. Но например синдикатът е независима организация. Неговите служители се ангажират самостоятелно с формирането на указателя. Архивът трябва да съдържа и заглавията на висящи дела на ликвидирани предприятия, чийто правоприемник е съществуваща организация.

Можете да видите пример за попълване на номенклатурата на делата на организацията по-долу.

Днес много предприятия поддържат документация в електронен вид. Някои отчети дори не са отпечатани на хартиен формуляр. В края на всеки раздел избройте какви записи се съхраняват по електронен път, посочете броя на файловете и всички необходими ключови думи за търсене. Някои институции създават отделна електронна номенклатура на делата за търговска организация. Пробата и алгоритъмът за попълването й трябва да отговарят напълно на приетите стандарти.

Откъде да започна?

Отговорността за съставянето на указателя в големи институции се носи от службата за документация(секретариат, канцелария), а в малките - секретарят, друго назначено лице. В търговските организации тази функция се изпълнява от отдела за персонал, в който се създават повечето документи. Тъй като информацията трябва да идва от всички структурни звена, по-целесъобразно е да се започне с разработването на заповед за номенклатурата на делата в организацията. Образец на такава поръчка е представен на вашето внимание по-долу.

ABC LLC

20.11.2017 г. Москва

За целите на систематизиране, съхранение и осчетоводяване на документацията

ПОРЪЧКА:

• Одобрява и пуска в обращение номенклатурата на файловете на Компанията от 01.01.2018 г.
• Ръководители на структурни поделения за осигуряване на образуването на дела в одобрения формуляр.
• Изпратете секретаря до структурните поделения на извлечението от справочника за работа.

Изпълнителен директор Иванов Н. А.

За институциите в някои области на дейност вече са разработени от министерството образци на номенклатурата на делата на организациите. Този нюанс трябва да бъде изяснен преди формирането на директорията. Образцовите номенклатури трябва да се попълват в стриктно съответствие с дадената образцова номенклатура на делата на организацията. Други институции могат да използват тези ръководства за съставяне на индивидуален документ.

Поддържаща документация

Когато разработват формуляр за указател, търговските организации трябва да се съсредоточат върху:

• "Правила на архивите" (решение на Федералния архив от 06.02.02 г.);
• Раздел 5 от Указ № 477 от 15.06.2009 г. "За утвърждаване на правилата за деловодство".
• Инструкции за работа в офиса.
• Списък с архивни документи.

Трябва също да проучите щатното разписание, устава, местните актове, наредбите за поделенията, правилата, стандартите, инструкциите, описите на делата. Те съдържат връзки към съответните документи. Първо се съставят образци от номенклатурата на делата на организацията по подразделения, за да се формира общ указател. Понякога се прилага функционален, а не структурен принцип. Тоест разпределението се извършва не по отдели, а по функции.

Как да създадете примерна номенклатура на делата на организация?

Формата на справочниците е посочена в Приложение № 8 към "Правила за работа на архивите". Справочниците се съставят на бланка на организацията. Основната част на отчета е представена под формата на таблица и се състои от 5 колони:

• индекс на дело;
• заглавие (томове, части);
• номер (томове, части);
• срок на годност, номер на артикула в списъка;
• забележка.

Индекс

Индексът е цифрово обозначение на структурна единица в рамките на предприятието. Например: 04-06, където 04 е поредният номер на отдела за персонал, 06 е поредният номер на делото. Индексът може да се състои от три двойки числа, например: 04-03-08, където 04 е кодът на финансово-икономическия отдел, 03 е обозначението на счетоводния отдел, 08 е номерът на делото. Индексът може да бъде цифров, азбучен или смесен.

Заглавия

Заглавията се разпределят според важността на документите. Първо, организационнитеадминистративна документация (започвайки от по-високи звена и преминавайки към структурни звена). След това се изброяват правилата и разпоредбите, разработени от самата организация. Освен това се вземат предвид плановете и отчетите (годишни, тримесечни, месечни). Проектите на административни документи се поставят след основните документи. Случаи от същия тип (например лични карти на служители) се попълват по азбучен ред.

Заглавието трябва да обобщава съдържанието на документа. Използването на общи формулировки като "разни", "кореспонденция", "входящи/изходящи документи" не е разрешено. Заглавката на случая съдържа следните елементи:

• име на документа или вида на делото, което се завежда, ако документът е част от голям обем;
• автор на документ (име на организация или отдел);
• адресат (от кого се получават документи или на кого ще бъдат изпратени документи);
• обобщение/същност (например "Въпроси за сертифициране");
• име на територия;
• дата/период;
• маркирайте, ако файлът съдържа копия на други документи, а не техните оригинали.

Обемът на всяка кутия не трябва да надвишава 250 листа. Ако се приеме, че кутията ще бъде обемна, тогава тя се разделя на части и томове. Третата колона в края на календарната година показва броя на действително отворените дела.

В четвъртата колона са посочени сроковете за съхранение на документите, съгласно Правилата. Те трябва да се спазват както от държавни, така и от търговски организации. Ако документът не е в Правилата, тогава неговият сроксъхранението трябва да се определи въз основа на Списъка. Отброяването на периода на съхранение започва на 1 януари на следващата година след създаването му. Ако сертификатът е издаден през 2016 г., обратното броене трябва да започне от 2017-01-01.

Актуализиране на списъка

Ежегодно, когато файловете се прехвърлят в архива, се изпраща подробен списък. Ето как изглежда актуализираната примерна номенклатура на делата за клон на организации за сигурност:

През годината всички документи се групират според одобрения формуляр. Ако трябва да добавите неизползван по-рано отчет, се генерира ново заглавие. И процесът се повтаря съгласно алгоритъма, описан по-горе.