Управление на проекти - какво е това? Предимства и недостатъци

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-17 18:41

Управлението на проекти е неразделна част от съвременната система за управление в Русия. Много местни и чуждестранни компании използват управление на проекти за подобряване на качеството на продуктите и услугите, намаляване на разходите, увеличаване на печалбите. Какво е управление на проекти и какви са основните му предимства?

Какво е проект?

Понятието "проект" може да се тълкува по напълно различни начини. Първият вариант включва дефинирането на проекта като набор от документация, според която е възможно изграждането на сграда или конструкция. Тази статия ще обсъди второто значение на думата "проект".

Има много дефиниции за проект, въпреки че всички са съгласни с едно нещо: проектът е идея, която включва изпълнението на конкретна материална задача за ограничен период от време. В същото време основните характеристики на проекта се наричат:

• Уникалност (проектът е нещо, което се създава за първи път).
• Време ограничено (проектът винаги има срокове за изпълнение).
• Целенасоченост (проектът винаги се изпълнява за решаване на конкретни проблеми, изразени, като правило, в количествени единициизмервания).

Ако са изпълнени и трите условия, тогава наборът от дейности може да се нарече проект.

Програми и портфейли

Проектите често се групират в програми и портфолиа. В същото време програмите са набор от проекти, които са обединени от обща цел. Например програма за подобряване на качеството на образованието на населението може да включва проекти за увеличаване на заплатите на учителите с 20%, изграждане на 15 нови училища, пускане на 26 нови учебника по основни предмети.

Портфолиото от проекти обединява проекти, финансирани от един източник, независимо от техните цели. Например портфолиото от проекти на компания N може да включва проекти за благотворителност, изграждане на нов корпоративен офис, честване на годишнината на директора и увеличение на годишния оборот с 10%.

Проектите в портфейли и програми също трябва да имат трите основни характеристики, описани по-горе.

Основни принципи на управлението на проекти

С оглед на динамично развиващия се пазар за технологии, предназначени да улеснят процеса на управление, е трудно да се посочат конкретни методи, които напълно описват управлението на проекти.

Управлението на проекти включва много подходи и инструменти и се основава на следните основни принципи:

• Ориентиран към резултата. Този принцип се определя от значението на термина "проект". Управлението на проекти не е просто управление на качеството, това е целенасочен набор от взаимосвързани действия.
• Принцип на "дизайн триъгълника". Вуправлението на проекта трябва да се ръководи от взаимните зависимости между: време, бюджет, качество на проекта. Промяната на един от факторите води до промяна на останалите, което ги прави сякаш страни на същия триъгълник.



• Отчитане на жизнения цикъл на проекта. Жизненият цикъл на проекта започва с формирането на самата идея за създаване на проект и завършва с изтичането на срока, посочен в проекта. Жизненият цикъл на проекта по правило приключва в момента, в който започне жизненият цикъл на продукта, създаден в резултат на проекта.
• Процесен подход към управлението. Този принцип включва оценката на проекта като набор от процеси, които са взаимосвързани и кулминират в междинни резултати под формата на полуготови продукти или важни документи. Този подход ви позволява да контролирате проекта без така наречените "слепи зони".

Методи за насърчаване на участниците в проекта

На стимулирането на участниците в проекта обикновено се обръща специално внимание, когато управлението на проекта е избрано за изпълнение на конкретни задачи. Управлението на проекти обикновено включва материални и нематериални мотивационни механизми.

Материалните стимули включват бонуси, глоби, допълнителни плащания за ранно изпълнение на междинни задачи.

Нематериалните методи за мотивация включват сертификати и дисциплинарни подаръци под формата на почивка, както и разгръщане на конкуренция между участниците в проекта като част от състезателна конкуренция.

Основни етапи на управление на проекти

Управлението на проекта се осъществява на етапи от жизнения цикъл на проекта и фази на сложност на управлението. Връзката между етапите и фазите е показана в таблицата по-долу.

ФАЗИ:	Управление на разходите	Управление на дължимото	Управление на съдържанието	Управление на риска
ЕТАПИ:	1	2	3	4
Инициация	Предварителна прогноза за финансиране	Предварителна оценка на графика на проекта	Определяне на ключови задачи	Предварителен анализ на възможни негативни фактори
Планиране	Изчисляване на бюджета и търсене на източници на финансиране	Изчисление на графика на проекта	Изчисляване на целите на проекта	Изчисляване на корекцията на риска
Внедряване	Поетапно финансиране на проекта	Мониторинг на изпълнението на графика	Мониторинг на постигането на междинни показатели	Мониторинг на промените в ключови драйвери
Затваряне	Прогнозиране на печалба/загуба	Резултат за крак/водещ	Оценка на завършване/неуспех на целите на проекта	Анализдопуснати грешки

По този начин областите на управление на проекти включват финансови, персонални, структурни области на организацията.

Обхват на управление на проекти

Структурата за управление на проекти включва разделянето на цялата работа на организацията на проекти, които са ограничени по отношение на време и цели. В същото време се формира екип от всеки проект и екип от ръководители на проекти, които докладват на мениджъра за напредъка на своя проект.

В това отношение управлението на проекти се използва като правило в организации от различни индустрии и размери, с широк спектър от едновременно изпълнявани поръчки. Въпреки това, в малкия бизнес той също използва управление на проекти за решаване на специфични проблеми за модернизиране на производството или, например, въвеждане на нов продукт.

Управление на проекти в строителната индустрия

В строителната индустрия използването на методология за управление на проекти е особено актуално. В компании, които изпълняват функциите на клиент или изпълнител, управлението на проекти използва естествено разделяне на работата на проекти (според продуктовия принцип, тоест изграждането на всяка сграда е отделен проект), а структурата на висшето ръководство на практика не изисква сериозно преструктуриране.

Управлението на проектна организация също често се извършва на принципа на проекта, като се използват успешно вече сформирани екипидизайнери като проектен екип.

Управление на проекти в държавни структури

Управлението на проекти в правителството е сравнително нова тенденция на нашето време. Програмно-целевият метод на управление, който се развива още от съветския период, сега е под формата на управление на проекти в цялата страна. Сега за решаване на стратегически важни за държавата задачи се използват програми, които включват индивидуални проекти с целеви показатели и срокове за изпълнение. Самата методология за управление на подобни програми обаче все още е далеч от идеалната и изисква модернизация и актуализиране.

Опит в управлението на проекти в Белгородска област

Публичната администрация, базирана на проекти, се е доказала в цял свят. В Русия има опит в прилагането на тази технология в Белгородска област.

Този мащабен експеримент засегна почти всички аспекти на държавната служба в района на Белгород. Сред основните елементи са обучение по управление на проекти, организационна и методическа подкрепа, проверки на място, мотивация, оценка на компетенциите на служителите, експертни комисии за преглед на проекта.

Управлението на проекти на Белгородска област вече включва колегиални органи за управление на проекти:

• Междуведомствена комисия, управляваща дейностите по проекта.
• Секторни експертни комисии, които решават откриването/закриването на проекти.
• Регионален проектен офис, който контролира спазването на методологиятауправление на проекти.

Обслужване на едно гише

Именно в рамките на прехода към управление на проекти Белгородската област през 2010 г. премина към координиране на инвестиционни проекти чрез системата „един прозорец“, която вече е добре позната в Москва. Ролята на този прозорец просто се изпълнява от една от нововъведените услуги - регионалния проектен офис. Сега, точно един месец след кандидатстване в офиса на проекта, стопанският субект получава документ за одобрение.

Автоматизирана информационна система "Управление на проекти"

Информацията и техническата поддръжка за управление на проекти в Белгородска област се осъществява чрез автоматизираната информационна система (AIS) "Управление на проекти". Това е уеб приложение без софтуер, което изпълнява следните функции за проекти, портфолиа и програми:

• Поддържане на регистъра (база данни).
• График.
• Бюджетиране.
• Мониторинг на изпълнението на регионално и общинско ниво.
• Разпределение на правомощията и отговорностите на екипа.
• Промяна на съдържанието.
• Система за сигнали за предстоящи и предстоящи събития за проекти.
• Поток на документи.
• Автоматично аналитично отчитане.
• Интеграция с електронното правителство на Белгородска област.

Предимства и недостатъци на управлението на проекти

Описаният опит от прилагането на управление на проекти в Белгородска област се оказа успешен. Ефектът от тези промени се изразява предимно вувеличаване на темпа на растеж на брутния регионален продукт с 0,1% (повече от 3 милиарда рубли), намаляване на времето, прекарано за одобрение на проекта (с 2 месеца за всеки проект) и увеличаване на темпа на развитие на инвестициите в региона с 23%. Най-важният резултат обаче е формирането на проектно мислене сред служителите, които активно анализират и се опитват да разрешат проблема, понякога дори с помощта на нестандартни, иновативни методи.

Мотивирането и преструктурирането на управленската структура направи възможно постигането на положителен ефект не само за държавната служба, но и за бизнеса, създавайки благоприятен инвестиционен климат и премахвайки пречките пред предприемачеството.

Населението на региона вече взема активно участие в избора и контрола на изпълнението на важни стратегически проекти. За хората управлението на проекти е възможност да се насладят на висококачествени услуги и висока мобилност.

Въпреки всички предимства на структурата за управление на проекти, има и недостатъци на този подход.

На първо място, преходният период. Отнема известно време на екипа по проекта да работи заедно и да изпълнява функциите си като добре координиран механизъм.

На второ място, когато се прилага управление на проекти в предприятие, търсенето на добър мениджър на проекти може да се забави. Много високи изисквания се налагат към личните и професионални качества на ръководителя на проекти: всестранна квалификация, пълно потапяне в проекта, опит в управлението на проекти с необходимата специфика.

Третият недостатък на управлението на проекти може да се счита за необходимостразделяне на фирмените ресурси между проекти. В „лошите“фирми това може да не е осъществимо. Ръководителите на проекти ще трябва да се „борят“за финансиране и персонал, което е неприемливо в условията на пълен контрол на всички етапи от жизнения цикъл на проекта.

Един от най-важните недостатъци на пътя за управление на проекти в една организация е наемането на членове на проектния екип и ръководителя на проекта след завършване на проекта. Както знаете, натовареността на екипа е най-важното правило за успешен бизнес, а в случай на работа по проекти редовно се появяват групи от специалисти, „висящи във въздуха“, които веднага губят постоянното си натоварване.

Обобщавайки горното, можем да заключим, че управлението на проекти е неразделна част от съвременното бизнес пространство и изучаването на неговите основи е просто необходимо за компетентно вземане на управленски решения както на държавно ниво, така и в рамките на един бизнес.