Какви са задълженията на секретаря

2025 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2025-01-24 13:12

За да дефинирате ясно задълженията на секретаря, трябва да знаете кой точно е той. В крайна сметка тази позиция може да се разглежда от няколко ъгъла. Известен е например секретарят-референт като служител, генералният секретар като ръководител (ръководител) на определена организация, държавният секретар като държавен служител, секретарят като дипломатическо лице, секретарят на ръководителя като служител и други опции. Най-често, когато се говори за тази длъжност, те означават служител, който изпълнява задачите (задачите) както на директора на предприятието, така и на отделни ръководители на неговите структурни подразделения. Оказва се, че служебните задължения на секретаря в този случай се свеждат до изпълнение на еднократни задачи за решаване на организационни и технически въпроси.

Какво трябва да знае и прави една секретарка

Ежедневно секретарят трябва да изпълнява следните функции:

1. Приемете информация от подчинени, за да я прехвърлите на мениджъра.
2. Организирайте телефонна комуникация на ръководителя. В негово отсъствиеполучи информация и след това я донесе на вниманието на директора.
3. Получавайте и съхранявайте записи на телефонни съобщения.
4. Създайте условия за нормална работа на ръководителя: следете нуждата от канцеларски материали и офис оборудване.
5. Помагат при организирането на производствени срещи и срещи. Информирайте участниците за датата, мястото и часа на събитието. Съберете необходимите материали, осигурете присъствието на присъстващите и вземете протокол от срещата.
6. Извършвайте офис работа в предприятието. За да направите това, секретарят трябва да получи, систематизира входящата кореспонденция и да я представи на ръководството за разглеждане. След това, въз основа на наложената виза, прехвърлете документите на изпълнителите срещу подпис. Задълженията на секретаря включват също контрол върху напредъка, времето и резултатите от тяхното изпълнение.
7. Извършване на отпечатване и възпроизвеждане на документи.
8. Организирайте приемането на посетители при ръководителя на компанията и, ако е възможно, създайте условия за бързо разрешаване на проблеми.

За да изпълнява тези на пръв поглед прости работни задължения на секретар, служителят трябва да знае:

• целия състав на ръководството на предприятието и неговите структурни подразделения;
• устав, персонал и структура на предприятието, неговия профил, перспективи за развитие и специализация;
• нормативни документи за правилно водене на записи;
• правила за използване на офис оборудване и комуникации;
• правила за VTR, OT, пожарна безопасност и промишлена санитария;
• правила за организация на труда на работното мястоместоположение;
• нормативни и правни актове, заповеди, решения, заповеди за планиране, счетоводство и управление на качеството на извършената работа.

Центурни спецификации

Ако говорим за по-конкретна, тясна специализация, тогава ситуацията е малко по-различна. Да вземем, например, задълженията на секретар-служител. Самото заглавие на длъжността ясно дефинира аспекта на работата, която трябва да се изпълнява. Обикновено всяко предприятие вече има длъжностна характеристика, която посочва областите на дейност на специалист по водене на записи. Ако няма такава инструкция, тогава е по-добре да я създадете. За да направите това, трябва да използвате ръководството за квалификация, което съдържа приблизителни мостри. След това стандартната версия трябва да бъде финализирана във връзка с конкретна организация, като се вземат предвид спецификата и вътрешните характеристики. Като цяло, 3 основни направления трябва да бъдат ясно проследени в задълженията на секретар-служител:

1. Работа с кореспонденция. Приемане, обработка по съвременни начини и навременно изпращане.
2. Правила вътрешна документация.
3. Регистрация, стриктно отчитане и прехвърляне на документи в архива за съхранение.

Характеристики на работата на референта

В някои предприятия такава длъжност се въвежда в държавата, която включва широк спектър от задължения: от „референтно бюро“до „помощник-директор“. Такъв специалисттрябва да притежава широк спектър от познания и да владее добре ситуацията. Задълженията на референтния секретар са леко разширени поради увеличаването на правомощията. По принцип това е обичайната работа на секретар, но думата "референт" прави някои допълнения към стандартния списък. По-специално, помощник-секретарят може самостоятелно да приема посетители по определени въпроси. Притежавайки определена информация, той е в състояние самостоятелно да взема решения. Освен това референтът изпълнява отговорните инструкции на ръководителя по отношение на икономическата дейност на организацията (предприятието). Понякога помощник-секретарят е натоварен с отговорността да води управлението на кадровата документация. Това се прави само когато общият обем работа ви позволява да изпълнявате допълнителни задължения.