Оптимизация на разходите: план, дейности

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Оптимизирането на разходите в предприятието е необходима и важна стъпка в икономически нестабилна ситуация. Разгледайте го подробно.

Ключови въпроси

За да направите всичко както трябва и да не станете "тиранин и сатрап" в очите на персонала, трябва да разберете:

• съществуващи типове и опции за намаляване на разходите;
• принципи и методи за планиране на съпътстващите дейности за оптимизиране на разходите;
• най-ефективните начини за намаляване на разходите от практическа гледна точка;
• как да намалим материалните разходи;
• същност на ползите от намалените транспортни разходи;
• как да изберем стратегия за намаляване на разходите;
• основни принципи за оптимизация.

Бюджет

Често бюджетирането се прехвърля към отдел, чиито служители смятат, че не са напълно компетентни по този въпрос. Бюджетирането обаче е важна стъпка. Участието в него ви позволява да получите голямо количество информация, която е важна за всички отдели.

Бюджетът се формира на няколко етапа:

• формиране на проектен план за бъдещия бюджет;
• разглеждане на проектобюджета;
• одобрение на бюджета;
• изпълнение на бюджета;
• анализ на изпълнение.

Оптимизирането на бюджетните разходи е следващата стъпка след бюджетирането.

Разходи

Оптимизирането на разходите е невъзможно без разбиране на съдържанието на термина "разходи".

Това са тези фондове, които участват във формирането на печалба за определен период. Част от разходите се натрупват под формата на готови продукти, полуфабрикати, нематериални активи или незавършено строителство в активите на фирмата. Диаграмата показва опростена структура, която отговаря на стандартите на МСФО.

Просто казано, разходът е увеличение на задълженията или намаляване на активите, което води до намаляване на капитала.

Оптимизация

Смята се, че оптимизацията на разходите започва с намаляване на разходите в настоящия момент. Това обаче не е съвсем вярно.

Оптимизирането на бюджетните разходи в предприятието не започва в момента, в който те започват стриктно да контролират изразходването на парите, които вече са в сметката. За съжаление към този момент въпросът откъде идват парите по сметката изобщо не се контролира. Привличането на активно кредитиране, както и управлението само на разходите, води до хроничен недостиг на средства в предприятието, а след това - възможен фалит.

Ефективността на тази процедура зависи от воденето на записи както на приходите, така и на разходите. Тези елементи трябва да бъдат планирани и ръководството трябва постоянно да следи числата по година, тримесечие, месец или друг финансов период. Е винагиима вероятност скъпоструващите проекти в момента да бъдат много печеливши в дългосрочен план.

Работни зони

Оптимизирането на разходите не означава предприемане на действия в ущърб на бизнес интересите. Задачата за намаляване на разходите трябва да бъде решена по оптимален начин, когато се сравняват разходите и приходите помежду си.

Можете да разрешите проблема в няколко посоки:

1. Намаляване на разходите чрез вътрешни ресурси (директно намаление). Тези действия включват повишаване на производителността, намаляване на материалните разходи, намаляване на разходите за управление, както и намаляване на персонала на предприятието.
2. Намаляване на производствените разходи (относително намаление). Това може да се постигне чрез увеличаване на обема на производството. В този случай много по-малко пари ще бъдат изразходвани за една част.
3. Формиране на оферта чрез маркетингово проучване. В този случай се стимулира ръстът в обема на покупките от клиенти и се формира приток на нови клиенти.
4. Формиране на строга финансова дисциплина. В този вариант ограничен кръг от хора може да даде „зелена светлина“за разходи.

Програмата за оптимизиране на бюджетните разходи трябва да обхваща най-тесните области. Тогава ще бъде възможно най-ефективно.

Пътеки за оптимизация

Планът за оптимизиране на разходите може да включва три посоки, в които една компания може да върви.

Акценти експресно намаляване, намаляване на корпоративните разходи с бързи темпове, систематичносъкращения.

Всеки от методите се използва в конкретна ситуация. Мерките, предприети в това отношение, трябва да са в съответствие с текущото състояние на нещата и също така трябва да се основават на дългосрочно планиране.

Експресно намаление

Избирайки този метод за намаляване на разходите, е спешно да спрете да плащате разходи за някои артикули. За да определите резултата, трябва да разберете вероятните последици от всеки метод за оптимизация.

Всички разходи са разделени на:

• Висок приоритет. Такива разходи са необходими, за да може предприятието да продължи своята дейност. Те включват изплащане на заплати на служителите, закупуване на суровини за производството.
• Приоритет. Това са разходите за заплащане на мобилни комуникации, реклама. Ако спрете да плащате по тази статия, тогава работата на компанията ще се провали.
• Разрешено. Те включват обезщетения за служителите, плащане за санаториумно лечение на персонала. Ако компанията няма свободни средства, тогава тези плащания могат да бъдат спрени, но е за предпочитане да ги запазите.
• Ненужно. Пример за такива разходи е плащането на частен полет за ръководителя на компанията. Анулирането на такива разходи няма да се отрази неблагоприятно върху дейността на компанията.

При избор на експресно намаление на разходите на първо място се спират плащанията за „ненужен” артикул, а допустимите се ограничават рязко. Не е препоръчително да намалявате първите две категории.

Бързо намаляване на разходите

Оптимизацията на разходите в предприятието с бързи темпове е възможна в резултат наредица събития. За да намали разходите възможно най-ефективно, ръководството трябва да определи къде първо да спестява.

1. Спестете от материали за производство и суровини. Начините за оптимизиране на разходите могат да бъдат различни. Преразглеждането на договорите с доставчици с цел получаване на стоки на изгодна цена е най-ефективният начин за намаляване на разходите. Също така доставчиците могат да предложат отлагане на плащане, което ще даде възможност на компанията да набере необходимата сума, без да получава допълнителни заеми.
2. Анализ на транспортните разходи и оптимизиране на тази разходна позиция. Освен това можете да намалите разходите за електроенергия, телекомуникации. Транспортният отдел може да бъде възложен на външни изпълнители и след това да се свържете с логистичния център, който ще изготви програма за намаляване на транспортните разходи. За да намалите цената на електроенергията, контролирайте нейното потребление, следете нивото на осветеност в тъмното, инсталирайте енергоспестяващо оборудване. Намаляването на списъка на служителите, които имат право на корпоративни мобилни комуникации, значително ще намали разходите. Можете да преговаряте с мобилен оператор или доставчик на телекомуникационни услуги за сключване на корпоративен договор с изгодни условия.
3. Съкращение на персонала и намаляване на заплатите. Аутсорсингът и фрийлансингът ефективно намаляват разходите за изплащане на заплати на персонала, а компаниите за набиране на персонал или вътрешен отдел за набиране на персонал ще помогнат за замяната на неефективните служители. Например, не е задължително да има чистачка в персонала. изнесен персонал за поддръжкаще спести до 20% от плащанията, приписвани на всеки служител.

Друг вариант е да се оптимизират разходите чрез намаляване на заплатите, но осигуряване на социални придобивки: разширяване на списъка с условия за медицинско осигуряване, осигуряване на служителите на храна за сметка на компанията или безплатно кафе в машината. Проучванията показват, че инвестицията в този случай ще бъде печеливша в дългосрочен план, тъй като ще увеличи лоялността на персонала.

Системни съкращения

Както подсказва името на този метод за оптимизация, неговата същност е да извършва периодични дейности, насочени към намаляване на разходите.

1. Управление на инвестициите. Дългосрочните инвестиции винаги трябва да бъдат внимателно обосновани. За да може една компания да закупи ново, по-ефективно оборудване, съответният отдел трябва да аргументира каква ще бъде ползата за компанията, когато проектът се изплати, когато започне да носи печалба. Въвеждането на нови конкурентни технологии подпомага развитието на бизнеса. Въпреки това, когато взема решение да закупи нещо, ръководството трябва да има предвид основната цел - намаляване на разходите.
2. Управление на доставките. Състои се в периодично търсене на нови доставчици, които предоставят качествени стоки на по-добри цени.
3. Управление на бизнес процесите. „Внезапният мениджмънт“, така присъщ на нашата страна, силно влияе върху принципите на правене на бизнес. От гледна точка на новите методи, при организиране на бизнес процеси се предлага да се разглежда производството от страна на купувача. Извършете анализ на процеса. Управителят на предприятието трябва да се запита дали купувачът ще плати за това? Клиентът няма да иска да плаща за движение на стоки, престой, преоборудване на производството без промени, които подобряват продукта. Следователно тези разходи трябва или да бъдат намалени доколкото е възможно, или напълно елиминирани.

Правила за оптимизация

Когато съставяте план за действие за оптимизиране на разходите, трябва да се помни, че ситуативното решение на проблем не винаги е най-добрият избор. Намаляването на разходите е скучна работа, която трябва да се превърне в добър навик всеки ден.

Следвайки правилата за оптимизация, можете да постигнете максимален ефект с най-малка загуба.

1. Разходите не винаги трябва да се намаляват, по-често те трябва да се управляват ефективно. Понякога, за да намалите общите разходи, трябва да увеличите размера на разходите в определена посока.
2. Разходите са сведени до минимум, за да се постигне най-добрият резултат. Правилото за ефективност казва, че една разходна единица задължително трябва да осигури максимален резултат.
3. Винаги има разходи, независимо дали става въпрос за действие или бездействие.
4. Няма дребни неща, когато става въпрос за харчене. Нека служителите на фирмата да се сърдят за отчета за използването на третата дузина химикалки за месец. Но след като свикнат да обръщат внимание на малките неща, в резултат на това може да видят увеличение на заплатата или по-добри условия на работа.
5. Стремежът да поддържате разходите възможно най-ниски не винаги е полезен. Може да е оптимално да намалите леко разходите и да ги поддържате в правилната посока.необходимо ниво.
6. Оптимизирането на бюджетните разходи е невъзможно без финансови инвестиции.
7. Има вид разходи, които ви позволяват да избегнете още по-големи загуби. Те включват застраховка, наемане на охрана, инсталиране на аларми и подобряване на качеството на продукта.
8. Всички служители на компанията трябва да бъдат включени в процеса, но всеки трябва да има своя, важна задача за него.
9. Внимание никога не е прекалено. Мисъл или предчувствие, което възниква в резултат на четене на отчета, налага по-задълбочен анализ на показателите и почти винаги води до намаляване на разходите.
10. Оптимизацията на разходите трябва да се извършва постоянно. Нови разходни позиции оказват влияние върху печалбата на компанията. Появявайки се внезапно и внезапно изчезвайки незабелязано, те могат да причинят значителни щети на бюджета на компанията. Проследяването на разходите трябва да бъде задължителна задача, която се докладва на висшето ръководство на компанията.

Оптимизиране на приходите и разходите - процедури, които вървят ръка за ръка. Неконтролируемите разходи няма да донесат печалба на компанията, а растежът на печалбата е пряко свързан с контрола на разходите.

Объркване на понятия

Програмата на Finance за оптимизиране на разходите често съдържа артикули без разходи.

За да създаде най-ефективната програма, мениджърският екип трябва да разбере разликата между видовете разходи.

Например, контролът на разходите въз основа на P&L няма да се счита за контрол на разходите.