Обработка на първична документация: изисквания, пример. Първична счетоводна документация

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Дейността на всяко предприятие е тясно свързана с поддържането и обработката на първична документация. Необходим е за отчитане, изчисляване на данъчни плащания, вземане на управленски решения. В статията ще разгледаме какво представлява - първична документация в счетоводството - и как се обработва.

Основни понятия

Първична документация в счетоводството - какво е това? Нарича се доказателство за факта на бизнес сделка, отразено на хартия. В момента много документи се съставят в автоматизираната система "1C". Обработката на първична документация включва регистриране и отчитане на информация за извършени бизнес транзакции.

Първичното счетоводство е началният етап на фиксиране на събития, възникващи в предприятието. Бизнес транзакциите са действия, които водят до промени в състоянието на активите или капитала на организацията.

Обработка на първична документация в счетоводството: пример за схема

По правило в предприятията под понятието „работа сдокументация означава:

• Получаване на първични данни.
• Информация за предварителна обработка.
• Документация.
• Одобрение от ръководството или специалисти, упълномощени със заповед на директора.
• Повторна обработка на първичната документация.
• Извършване на действията, необходими за извършване на бизнес транзакция.

Класификация

Има еднократна и кумулативна първична документация. Обработката на информация, съдържаща се в такива документи, има редица характеристики.

Еднократната документация е предназначена за еднократно потвърждение на събитие. Съответно процедурата за нейната обработка е значително опростена. Кумулативната документация се използва за определен период от време. По правило той отразява операция, извършена няколко пъти. В този случай при обработка на първична документация информацията от нея се прехвърля в специални регистри.

Изисквания за документация

Основната документация се изготвя в момента на операцията или веднага след нейното приключване.

Отразяването на информацията се извършва в специални унифицирани формуляри. При липса на одобрени формуляри, предприятието може да ги разработва самостоятелно.

Етапи на обработка на първична счетоводна документация

Във всяко предприятие в щата има служител, отговорен за работата с първична информация. Този специалист трябва да знаеправилата за обработка на първичната документация, стриктно спазвайте изискванията на закона и последователността на действията.

Етапите на основна обработка на документацията са:

• Такси. Това е оценка на транзакцията, отразена на хартия, индикация за сумите, свързани с нейното изпълнение.
• Групиране. На този етап документите се разпределят според общите характеристики.
• Счетоводство. Поема обозначението на дебит и кредит.
• Гасене. За да предотврати повторно плащане по първични документи, счетоводителят поставя знак "платено".

Грешки в документите

Могат да възникнат по различни причини. По принцип появата им се дължи на небрежното отношение на служителя към работата, която извършва, неграмотността на специалиста и неизправността на оборудването.

Коригирането на документи е силно обезкуражено. Въпреки това, в някои случаи е невъзможно да се направи без коригиране на грешки. Счетоводителят трябва да коригира грешката, допусната в първичната документация, както следва:

• Зачеркнете неправилния запис с тънка линия, така че да се вижда ясно.
• Напишете правилната информация над зачеркнатата линия.
• Проверете "Коригирано вярване".
• Посочете датата на корекция.
• Подпис.

Използването на коригиращи средства не е разрешено.

Работа с входящи документи

Процесът на обработка на входящи документи включва:

• Определяне на типа документ. Счетоводните документи винаги съдържат информация за извършени бизнес транзакции. Например, те включват фактура, поръчка за получаване на средства и т.н.
• Проверка на данните за получателя. Документът трябва да бъде адресиран до конкретна компания или неин служител. На практика се случва документите за закупуване на материали да се издават специално на фирмата, въпреки че договорът с доставчика не е сключен.
• Проверка на подписи, печати. Лицата, които подписват документа, трябва да имат правомощия за това. Ако виждането на първични документи не е в компетенциите на служителя, те се анулират. Що се отнася до отпечатъците, на практика често възникват грешки в тези предприятия, които имат няколко печата. Информацията върху отпечатъка трябва да съответства на вида на документа, на който се намира.
• Проверка на състоянието на документите. При констатиране на повреда по документи или липса на каквито и да било листове е необходимо да се състави акт, копие от който да се изпрати на контрагента.
• Проверка на валидността на събитието, отразено в документа. Служителите на предприятието трябва да потвърдят информацията за факта на сделката. Документите за приемане на ценности се заверяват от управителя на склада, условията на договора се потвърждават от търговеца. На практика има ситуации, когато доставчик получава фактура за стоки, които компанията не е получила.
• Определете периода, към който принадлежи документът. Когато обработвате първични документи, важно е да не записвате една и съща информация два пъти.
• Определете счетоводния раздел. При получаване на първичнотодокументация, е необходимо да се установи за какви цели ще бъдат използвани доставените стойности. Те могат да действат като дълготрайни активи, материали, нематериални активи, стоки.
• Определете регистъра, в който ще бъде заведен документът.
• Регистрационна хартия. Извършва се след всички проверки.

Работа с изходящи документи

Обработката на този тип документация е малко по-различна от горната.

На първо място, упълномощен служител на предприятието формира чернова версия на изходящия документ. Въз основа на него се разработва проектодокумент. Изпраща се на управителя за одобрение. Въпреки това, друг служител със съответните правомощия също може да одобри проектодокумента.

След сертифициране проектът се изготвя съгласно установените правила и се изпраща на получателя.

Планиране на работния процес

Този етап е необходим, за да се осигури бързо получаване, изпращане и обработка на документацията. За компетентната организация на документооборота в предприятието се разработват специални графици. Те показват:

• Място и срок на регистрация на първични книжа.
• Име и длъжност на лицето, подготвило и предоставило документите.
• Сметки, получени от ценни книжа.
• Време и място за съхраняване на документацията.

Счетоводни регистри

Те са необходими за регистрация на първична документация. В същото време, накнижата са маркирани със счетоводна марка. Необходимо е да се предотврати повторното регистриране на документи.

Основните документи могат да се съхраняват в електронни регистри. Въпреки това, по искане на държавни агенции или контрагенти, предприятието трябва да предостави хартиени копия.

Функции за възстановяване на документи

В момента няма ясна процедура за възстановяване на книжата в наредбите. На практика този процес включва следните дейности:

• Назначаване на комисия за разследване на причините за загубата или унищожаването на документи. Ако е необходимо, ръководителят на предприятието може да включи в процедурата правоприлагащи органи.
• Обжалване пред банкова организация, до контрагенти за копия на първични документи.
• Коригиране на декларацията за данък върху доходите. Необходимостта от подаване на актуализиран отчет се дължи на факта, че недокументираните разходи не се признават като разходи за данъчни цели.

В случай на загуба на първична документация, IFTS ще изчисли размера на данъчните облекчения въз основа на наличните документи. В същото време съществува възможност данъчните власти да прилагат мерки за отговорност под формата на глоба.

Чести грешки в процеса на издаване на първични документи

Обикновено регистраторите извършват следните нарушения:

• Попълнете формуляри, които не са унифицирани или одобрени от ръководителя на предприятието.
• Не посочвайте подробности илиотразявайте ги с грешки.
• Не одобрявайте документи с техния подпис или позволявайте на служители, които нямат право да подписват документи.

Документацията, потвърждаваща фактите на бизнес транзакциите, е изключително важна за предприятието. Към неговия дизайн трябва да се подхожда много внимателно. Всяка грешка може да доведе до негативни последици.