Бизнес процес: анализ на бизнес процеси. Описание, приложение, резултати

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Всеки предприемач трябва да знае поне косвено какво е бизнес процес. Анализът на бизнес процесите помага за намаляване на разходите, увеличаване на рентабилността и в крайна сметка увеличаване на печалбата на предприятието. В икономическата литература това понятие се среща за първи път в трудовете на изследователите през 80-те години на миналия век. Тогава в Съединените щати за първи път смятат, че ефективността на цялото производство зависи от набор от взаимосвързани действия, наречени бизнес процес.

Определения

Бизнес процесът е сложна концепция. Развитието на бизнеса е силно зависимо от взаимосвързани операции, процедури и дейности. Невъзможно е да си представим завод без доставка на суровини, тяхната обработка, работници на машините и счетоводители. Предприятието е затворена система, която функционира като интегрален организъм. И за да работи всичко правилно без затруднения и забавяния, ви е необходим основен мозък - опитен мениджър, който ще анализира и следи съгласуваността на всички бизнес процеси.

Ако погледнете от икономическа гледна точка, тогава взаимосвързаността на всички възможни дейности, по време на които преработката на екологичните ресурси в крайния продукт за потребителя, се нарича бизнес процес. Анализът на бизнес процесите е оценка на ефективността на конкретно действие, операция или събитие, свързани с производството.

За какво са те

Описването на бизнес процеси е доста лесно. Но най-големият проблем на реалността е, че във всяко предприятие у нас рядко се среща човек, който наистина се интересува от подобряване на ефективността на различни производствени процеси. Малките и средните предприятия се опитват да използват отдавна остарели методи за намаляване на разходите, докато на Запад отдавна са разбрали, че успехът на бизнеса зависи от компетентен нает мениджър, който се интересува от максимални резултати от работата си.

Създаването на бизнес процеси дава ясно разбиране: кой е отговорен за какъв етап, каква позиция заема и какво трябва да се направи. Такова структуриране прави организацията на производството прозрачна и улеснява управлението му. Като съобщите дървото на целите на служителите, можете да увеличите мотивацията им, като демонстрирате, че работата им е насочена към общи цели. Освен това, организирането на бизнес по този начин ще помогне да се идентифицират ненужните разходи за финансови и времеви ресурси.

Как да създадете

Независимо от това дали бизнесът е голям или малък, подходът за създаване на подробен план е един и същ. Обмисликонкретен пример. Има фирма, която продава дивани. Диаграмата на бизнес процесите е подобна на дърво. Главните клонове съдържат основни функции, които се разклоняват в по-малки. И така, кои са основните етапи от бизнес процеса за търговец на дребно?

1. Покупка на стоки. Това е първият и централен бизнес процес. Какви са неговите подетапи?

• Анализ на доставчика.
• Изготвяне на договори с производствени предприятия.
• Съставяне на договори с транспортни фирми.

2. Поставяне на дивана. На този етап има такива моменти:

• Избор на стая.
• Изграждане или отдаване под наем на помещения.
• Създаване на условия за продажби.

3. Процес на продажба.

• Набиране.
• Закупуване на касов апарат.
• Създаване на атмосфера и дизайн за продажби.

4. Маркетинг и реклама.

• Поставяне на знак.
• Създавайте визитки, брошури, брошури, каталози и др.
• Разположение на рекламата.

Списъкът може да бъде дълъг. Важно е да се разбере как се създават бизнес процесите. И тогава ще дадем няколко златни правила за организиране на бизнес, за да бъде успешен.

Правило 1

Конкретно лице е отговорно за всеки избран бизнес етап. Включете ги в създаването на схемата. Това ще даде възможност за по-подробно разбиране на процеса, за заинтересуване на служителите и повишаване на мотивацията им за постигане на общи цели. Това е особено важно в ранните етапи на формирането на предприятието. Стартирането на бизнес винаги е свързано согромни трудности и навременното поставяне на цели за конкретни етапи ще даде по-подробен план за действие.

Правило 2

Използвайте автоматизирани програми и визуализирайте своите вериги. Към днешна дата има много готови програми, които помагат за структурирането на информацията. Малките и средните предприятия ги използват навсякъде.

Ако работите в група, вземете дъска или листчета, за да запишете всичко и нарисувайте дърво на вашите процеси, докато вървите. Започнете с големи операции и ги разбийте на по-малки. За големите предприятия създаването на бизнес процеси е огромна старателна работа, която изисква максимална концентрация и координация на действията на всички служители.

Правило 3

При формулиране на бизнес процеси се ръководете от стратегията на компанията, а не от нейната организационна структура. Същата функция може да надхвърли установените отдели. Например, когато се доставя продукт от доставчик, може да се вземе предвид границата на бизнес процеса, докато продуктът напусне самия търговски обект, тоест когато бъде поставен на рафтовете и достъпен за потребителя. Този процес включва няколко отдела, които са част от организационната структура.

Правило 4

Не излагайте подробности в плана си. Ако претоварите диаграмата с ненужна информация, това ще доведе до общо объркване и тежко бреме за отговорните служители. Ако планирате да направите промени в определен сегмент, тази част трябва да бъде детайлизирана, а всичко останало трябва да се вземе предвид.само повърхностно, без да навлизам в подробности. Ефективността на бизнес процесите се подчинява на закона на Парето "20/80", когато 20% от подробните описания ще донесат 80% от успеха на цялата операция.

Правило 5

Не се страхувайте от истината и изградете схема въз основа на това, което наистина е. Тази ситуация се случва много често. Главният мениджър пита подчинените си за техните отдели, за да изгради диаграма на бизнес процесите. Те се опитват и казват как се справят добре. Въпреки че всъщност реалната ситуация е далеч от идеалната. Но въз основа на неверни данни ще бъде изградена грешна схема, след което ще бъдат взети неефективни решения и цялата работа ще отиде на вятъра.

Не бъркайте "както е", "както трябва да бъде" и "както искам да бъде". Колкото и лошо да е всичко, бизнес процесите се компилират именно с цел подобряване на това състояние. Следователно е наложително да се опише само ситуация от реалния живот.

Автоматизация на бизнес процесите

Проследяването на всички събития, които се случват в компанията, е много трудно, особено когато става въпрос за големи корпорации и синдикати. Големият бизнес е трудно да си представим без цяла система от автоматизирани програми, които ви позволяват да анализирате входящите данни, за да вземете решение. Ето защо днес много често говорим за автоматизиране на бизнес процесите.

На практика това означава, че има специална компютърна програма, която обработва всички видове информационни потоци, които осигуряват бизнес процес. Анализът на бизнес процесите се извършва офлайнрежим, а лицето само се запознава с резултатите и прави съответното заключение.

Избор на метод за анализ

Когато се изправи пред въпроса как най-добре да опише бизнес процесите по автоматичен начин, местният предприемач ще намери много опции, които не са добре оптимизирани за руския пазар. Почти целият предложен софтуер е създаден за западни компании, които имат опит в оптимизирането на производството. Но след като анализирахме някои данни, създадохме собствен списък с програми, които изпълняват бизнес процеса.

1. BEST-5 "Моят бизнес" е софтуер, който често се използва от малки и средни предприятия. Програмата е достъпна за всеки компютър и е много лесна за използване. Предимството му е, че може да анализира малки количества данни от малко предприятие.
2. Корпоративен модел. Често се използва в съвременните предприятия, главно защото е евтин. Стартирането на бизнес е лесно за организиране с тази програма, тъй като е много удобно да се изграждат диаграми на бизнес процеси, но на практика не се анализира.
3. iGrafx Enterprise Central. Много добър канадски дизайн. Може не само да разпознава и съставя бизнес планове, но и да анализира успешно масиви от входни данни. У нас има много малко разпространение, въпреки че продуктът е много достоен.
4. Бизнес студио. Най-известната руска разработка. Интегриран с други продукти на MS Office (Word, Excel, Visio). Заместният предприемач е най-добрият избор по отношение на съотношението цена-резултат. Отличен анализ на бизнес процесите. Производството може да бъде успешно оптимизирано благодарение на резултатите, получени от програмата.

Технология за изграждане на бизнес процеси

Най-често срещаното днес е интегрирането на автоматичния и ръчния метод за изграждане на схемата "Бизнес процес". Анализът на бизнес процесите в този случай се извършва на два етапа: първият с помощта на резултатите, получени на компютър, вторият - ръчно от мениджъра.

Нека разгледаме два основни подхода за начертаване на графики и диаграми. В този случай технологията на бизнес процесите ще бъде изградена по следните методи:

1. DFD (диаграма на потока от данни).
2. WFD (диаграма на работния процес).

Първият DFD метод включва изготвяне на диаграма на потоците от данни. Те включват: детайлизиране на работата на процеса, отговорни служители, необходима документация. Такава конструкция дава пълна картина на дейността на компанията, заобикалящите я входни и изходни данни, всички елементи на производствения процес и връзките между тях. Този подход ви позволява да подчертавате безплатни (допълнителни) бизнес процеси, които намаляват ефективността на резултата и могат да бъдат оптимизирани по различни начини.

WFD - диаграми на работния процес, които описват бизнес процеси от по-ниско ниво. Развитието на бизнеса може да се промени значително, ако познавате не само вертикалната йерархия на действията, но и хоризонталната. Какво означава това?

Ако погледнетеясно, WFD-диаграмите са мрежа от времеви рамки, всяка графика от които отговаря за определен процес. Да предположим, че доставката на стоки продължава два дни - графиката показва началото и края на процеса. След това идва събитието за позициониране на продукти в търговския зал и този процес ще започне едва след като доставката приключи. Данните се нанасят последователно на графиката. Събития, операции и действия могат да се преплитат, ако се извършват едновременно. Удобно е да започнете да развивате бизнес в ранните етапи по този начин, като определите колко време е необходимо за пълен производствен цикъл.

Заключения

За малки или големи, нови или стари, имате нужда от разбиране за това какво е бизнес процес. На всеки етап от жизнения цикъл на фирмата оптимизацията на производството може значително да повлияе на по-нататъшното развитие. В крайна сметка основната цел на съществуването на всяка организация днес е да задоволи нуждите на потребителя. И ако клиентът е доволен, той ще извлече печалба. Зависимостта тук е право пропорционална. Колкото по-високо е нивото на удовлетвореност на потребителите, толкова по-висока е печалбата на фирмата. И това може да се постигне само чрез анализиране и след това промяна на процеса в рамките на предприятието.