Анализ на ситуацията: опции, характеристики, етапи и резултати от анализа

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Лидерите често са принудени да вземат решения не в съответствие със съществуващия план, а въз основа на текущата ситуация. Това се случва по различни причини. Основната задача на мениджъра е да анализира ситуацията, да разработи и приеме най-оптималния начин на действие за решаване на възникналите проблеми.

Какво е това

Анализът на ситуацията е начин за обработка на информация, който първо я разделя на части и след това внимателно изследва всеки елемент поотделно, за да намери проблем и да го разреши. Например печалбата на предприятието може да намалее поради нарастващи разходи или поради намаляване на приходите, увеличаване на вземанията и други фактори. За да се определи кой фактор е повлиял на промяната в печалбата, е необходимо да се проучат тези фактори.

Едва след като причината бъде идентифицирана, вземащият решение (DM) ще може да разработи план за действие и да разреши проблема. За да анализира ситуацията, упълномощеното лице събира екип от специалисти, които събират данните и провеждат аналитичнипроцедури, всяка в своята област на опит и умения.

Кой прави анализа

Анализът на конкретни ситуации се извършва не от един човек, а от няколко групи. Те се ръководят от мениджър или вземащ решения (DM). Екипът се състои от:

• Експерти от първо ниво. Те събират и обработват първична информация.
• Експерти от второ ниво. Разгледайте отчетите и разработете идеи за решаване на проблема.
• Аналитична група. Разглежда идеите, които са разработили експертите от второ ниво, и избира най-реалистичните от тяхна гледна точка варианти за развитие на събитията. Анализаторите разработват бизнес стратегии и стратегии за решаване на проблеми.
• Взимащият решение избира от предложените варианти на стратегия за развитие този, който според него е най-подходящ за решаване на проблеми в настоящата ситуация. Той носи пълна отговорност за това.

Само голяма компания може да си позволи да извършва мащабна работа с помощта на няколко групи специалисти. В повечето случаи ръководителят на компанията извършва анализ на ситуацията с участието на една група - специалисти от отдели. Работата на втората група и анализаторите се извършва от хора, които са членове на ръководството на компанията, счетоводители, маркетолози и инженери. Те се събират на бизнес среща, обсъждат ситуацията и търсят решения на проблемите.

Процедури

Анализът започва с идентифициране на отклонението на представянето на компанията от планираните. Например през отчетното тримесечие беше разкрито намаление на приходите с 30% и мениджърът не може да обясни причинитетова ниво на спад. В този случай той трябва да събере група от експерти и да проучи ситуацията. Процесът се състои от следните етапи на анализ на ситуацията:

1. Идентифициране на отклонение на индикаторите - идентифициране на проблема.
2. Организиране на група от експерти от лидера.
3. Назначение на всеки експерт от даден сайт за работа.
4. Събиране на информация по отдели.
5. Експертите обработват получената информация, използвайки своите специализирани знания и умения.
6. Изготвяне на доклади за напредъка от специалисти.
7. Проучване на тези доклади от ръководителя, обсъждане на общото събрание на съдържанието на докладите.
8. Разработване на решения на проблем и прилагане на едно или повече на практика.

Подготовка за доклада и неговото представяне

Лидерите винаги са заети с работа, така че нямат време да четат дълги дълги доклади. Това предполага, че информацията в доклада трябва да бъде представена накратко, стегнато и за предпочитане по нагледен и удобен начин. По-добре е, вместо стотици написани страници и колони с числа, докладът да съдържа графики, диаграми, резултати от изчисленията и мнението на експерт, извършил анализ в определена област. Естествено в доклада трябва да се посочат източниците на информация и най-важните показатели, които според експерта са довели до отклонението в работата на фирмата. Следователно технологията за анализиране на проблемни ситуации трябва да бъде разработена, преди да възникне такава ситуация. Фирмата трябва да разполага с компютри със специален софтуер зарешаване на подобни проблеми.

Представянето на всеки доклад не трябва да отнема повече от 15 минути, за да не се проточи няколко дни изучаването и обсъждането на резултатите от анализа на ситуацията. Докладите трябва да са фактически и информацията трябва да е актуална към момента на подготовка и представяне.

Какво прави лидерът с получената информация

Получаването на резултатите от анализа на ситуацията под формата на доклад е само половината от битката. Освен това тази информация трябва да бъде проучена и анализирана от ръководителя на компанията. И тук много зависи от неговите знания и опит. В същото време опитът означава не само неговия личен опит, но и колко добре той знае как са били разрешени подобни ситуации в други предприятия. Мениджърът обикновено се среща с други мениджъри и експерти, включително тези, които са участвали в анализ на терен и докладване, преди да вземе окончателно решение.

Какви ситуации има

Проблемните ситуации са стандартни и нестандартни. За решаване на стандартни проблеми мениджърите използват методи за анализ на ситуацията по аналогия. Тоест те сравняват данните, които имат за други предприятия, с тези, които са получени в резултат на проучването на тяхната компания. Ако ситуациите са подобни, тогава те използват същите методи за решаване на проблема.

Ако ситуацията е нестандартна, приложете методите за анализ на конкретни ситуации. За да направите това, се използват различни компютърни програми за моделиране на възможни варианти за развитие, извършване на изчисления, изучаване на динамиката и др. За да направи това, мениджърът може да използва специални програми за компютърна симулация въз основа на въведените данни. Например Project Expert се използва не само за разработване на бизнес планове, но и за прогнозиране на работата на съществуващите предприятия.

Проблемът може да бъде решен без помощта на компютърни програми, но това ще усложни и без това сложните изчисления. Освен това експертите ще трябва да начертаят графики и диаграми, за да изготвят доклад. Ще отнеме много време. Мениджърът може да не използва специален софтуер, но само в случаите, когато моделирането на компютър е непрактично. Например, в случай на форсмажорни обстоятелства, ако трябва да действате бързо и решението не зависи от миналото или динамиката на нещата. В същото време количеството и качеството на входящата информация не са достатъчни за изграждане на модел на компютър.

Мозъчната атака като метод за решение

В трудни ситуации, когато мениджърът се нуждае от необикновено решение на сложен проблем, той може да прибегне до използването на този метод за анализ на конкретна ситуация - да събере всички експерти, ръководители на отдели и да организира "мозъчна атака". Същността на този метод е, че всеки участник в срещата изразява мнението си за възможната причина за проблема и как да го разреши. Правото да изразява мнението и идеите си е дадено на всеки, като никой от участниците не трябва, според правилата, да бъде саркастичен спрямо мнението на другия.

Естествено е обсъждането на проблема да се провежда в рамките на бизнес етикета иРегистрирай се. Решението обаче все пак се взема от ръководителя или от лицето, определено за това. В резултат на мозъчна атака мениджърът ще получи няколко ценни идеи наведнъж. Такъв анализ има както предимства, така и недостатъци. Основните плюсове са бързината и голям брой опции, минусът е, че подобен анализ на ситуацията не винаги отразява реалното състояние на нещата и често страда от липса на обективност.

Проблеми при моделирането на събития

Основният проблем на технологията за анализ на казуси е, че експертите трябва да работят с големи количества информация, което може да доведе до грешки. Големите количества данни, които трябва да бъдат обработени за кратко време, също представляват проблем при моделирането на развитието на събитията. Или анализът ще отнеме много повече време и резултатът ще загуби актуалност, или поради ограниченото количество информация резултатите от анализа ще бъдат получени с висока степен на изкривяване. В резултат на това моделът може в най-добрия случай да е неефективен, в най-лошия - да доведе до фалит.

Три основни фактора влияят върху ефективността на анализа. Това са квалификацията на експерта, количеството информация, което той може да обработи, и наличното време за анализиране на ситуацията.

SWOT анализ

SWOT-анализът е изследване и оценка на силните и слабите страни на предприятието, както и възможностите му за развитие и заплахите, пред които е изправено или може да се изправи. По-долу е дадена матрица за провеждане на SWOT анализ.

Горната лява клетка показва силните страни и възможностите, които компанията има и които са идентифицирани по време на мониторинга и на първия етап от анализа на ситуацията. Пример може да бъде ситуация, при която се разбра, че една компания има монополно положение на пазара за производство на определени продукти и поради определена технология, с която разполага, може да я произвежда дори по-евтино. Анализът ще помогне да се определи какъв вид продукт е, преди конкурентите да влязат на пазара.

Горната дясна клетка показва силните страни и заплахите. Например, за някои от основните продукти на фирмата, от които тя прави най-голяма печалба, се появиха няколко конкурентни фирми, които произвеждат подобни продукти и ги продават по-евтино.

В долната лява клетка са изброени недостатъците и възможностите на предприятието. Например, въпреки високата цена, продуктът, произвеждан от компанията, е в търсенето.

Долната дясна клетка показва слабости и заплахи. Първият може да бъде високата цена на продуктите или тяхното ниско качество, а като заплахи - действията на конкурентите или платежоспособността на потребителите. Как изглежда SWOT анализът може да се види в таблицата по-горе.

Предимството на SWOT анализа при анализиране и оценка на ситуацията е, че дава възможност да се оценят не само вътрешни, но и външни фактори, които могат да бъдат дори по-значими от вътрешните.

Факторен анализ

Факторният анализ е метод за анализ на ситуацията, който включва извършване на изчисления въз основа наданни за работата на предприятието и изграждането на многофакторен модел на текущото състояние и по-нататъшното развитие на предприятието. Обикновено този метод се използва при оценка на финансовото състояние на компанията. Изчисляват се показатели като ликвидност, рентабилност, финансова сила и вероятност от фалит.

Анализ на казуса

Това е метод за анализ, когато след прочитане на доклади за текущото състояние на предприятието, участниците в срещата се разделят на групи и се разпръскват за групово обсъждане на получената информация. След това те се срещат отново и всяка група представя своите идеи на общественото обсъждане.

Средният размер на групата е от три до седем души. Те могат да изразят своите идеи както на общото събрание, така и директно пред лицето, което трябва да вземе решението. Анализът на казуса включва описание на проблема, сравнението му с подобни случаи и решение. Това означава, че групите трябва да кажат как виждат ситуацията, как изглежда тя за тях и какви стъпки трябва да се предприемат за разрешаване на проблема.

Оценка на получените резултати

След извършване на дейностите, разработени в резултат на анализа на ситуацията, се налага оценка на тези резултати, тоест повторен анализ. Само в този случай не се проверява състоянието на предприятието, а ефектът след прилагането на решенията на практика. За да направите това, използвайте метода за сравняване на това, което е било преди и след промените.

Ролята на анализа в работата на компанията

Без редовен физически анализ на ситуациятанормалното развитие на предприятието е невъзможно. Мениджърът винаги трябва да е наясно какво се случва и да може да определя не само състоянието на компанията, но и какви са перспективите за нейното развитие. Той помага не само да се установи какви са недостатъците в работата на предприятието, но и да се идентифицират външни заплахи и възможности за повишаване на неговата конкурентоспособност и развитие. Това обаче трябва да стане бързо и с минимални разходи. Бързият анализ дава възможност да се поддържа финансовата стабилност на компанията, да се идентифицират съществуващите недостатъци в работата и да се намерят резерви за тяхното отстраняване. В бъдеще мениджърът ще може да използва предимствата, които му дават опита и знанията, придобити в резултат на работата.