Бизнес процес - какво е това? Разработване, моделиране, оптимизиране на бизнес процеси

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Съвременните методи за управление на компаниите все повече заемат чужди методи и технологии. И не защото е модерно, а защото е удобно и ефективно. Една от тези техники разбива цялата рутинна работа на елементарни компоненти и след това описва подробно всеки произтичащ бизнес процес. Отнема доста време, но получената схема ви позволява да намерите слабости, прекалено завишени функционални отговорности и неясни задачи. Като отдели време веднъж, ръководството може да прехвърли част от отговорността си надолу по йерархичната стълбица, освобождавайки време за стратегическо планиране.

Живот по план

Друго е, че персоналът на фирмите често не разбира смисъла на тази процедура и не приветства желанието на ръководството да определя основните бизнес процеси. Въпреки това е все по-необходимо да се разбере моделирането и описанието на елементарните операции на всяка единица и дорислужител. Още по-лошо е, ако в персонала на компанията се появят служители, които изучават бизнес процесите на компанията. Те постоянно питат за нещо, отвличат вниманието и по всякакъв възможен начин пречат на изпълнението на преките функционални задължения на целия персонал. Какво да правя?

Нека започнем отдалеч. Всяка сутрин повечето от нас са изправени пред задачата да дойдат на работа. За успешното му решение трябва да се събудите навреме, да се подготвите и да седнете в някакъв вид транспорт (няма значение дали е личен автомобил или вагон на метрото). Освен това всеки компонент може да бъде разделен на още по-малки процедури: за да се събудите навреме, можете да настроите аларма или да помолите някой да ви събуди и т.н. Независимо от метода на решение, резултатът (навременно събуждане) ще бъде постигнато. Но оскъпяването, таксите и начинът на работа се различават по метода на решение и крайния резултат. Всъщност стигнахме до първото определение.

За какво е всичко това

И така, бизнес процесът е определена последователност от прости действия, които трансформират ресурсите в полезен краен продукт. В нашия пример от реалния живот има три различни процеса, всеки от които изисква своя собствена първоначална информация и след определени манипулации дава желания резултат. Да отидем в предприятието. Независимо от сферата на дейност във всяка компания, работата се определя от професионалните взаимоотношения на служителите: пренос на информация, определяне на нуждата от продукт, анализиране на производството и ресурсите и т.н. И тук е важно да се отбележи, че всички над въпроситесамо ако са изпълнени три условия:

- информацията е изпратена на служителя, който се интересува от нея;

- това беше направено в точното време;

- формата, в която е представена информацията, е доста проста и ясна.

Обобщавайки всичко по-горе, може да се твърди, че бизнес процесът е поток от информация, който отговаря на три въпроса: какво, къде и кога. За да може работата да се извършва гладко и непрекъснато, е необходимо да се определят нейните компоненти. В този случай няма да има дублиране на задачи, липса на изпълнител или престой.

Когато бизнес процесът е ясно дефиниран, всеки служител престава да бъде незаменим. Спомнете си колко пъти ви се е налагало да чакате някой от вашите колеги да напусне болничния (или да се върне от ваканция); когато отсъстваш от работа, телефонът буквално не спира да звъни и всеки се опитва да разбере какво и как правиш. И ако сте отговорили на молбата на ръководството и сте направили доста подробно описание на бизнес процесите, тогава можете да се развеселите спокойно и да се отпуснете, а понякога просто да обядвате…

Обръщайки се към официалния език на дефинициите, ние ще твърдим, че когато описва бизнес процесите, едно предприятие си поставя следните цели:

• разбиране на общата структура на организацията на дейностите и определяне на динамиката на нейното развитие;
• определете текущи проблеми и възможности за преодоляването им;
• създайте система от цели и задачи, която е разбираема за всички участници (разработчици, потребители, клиенти и т.н.);
• за формулиране на изисквания за необходимия софтуерсигурност.

Разбира се, описанието на бизнес процесите само по себе си не представлява интерес. Но за реинженеринга това е първостепенна задача. Само чрез разбиране на структурата, взаимоотношенията и начините на информационните потоци можем да говорим за преосмисляне на семантичното натоварване както на самото предприятие, така и на отделните му подразделения. Но трябва да се извърши и реорганизация, за да се постигне някаква цел: подобряване на качеството на обслужването на клиентите; намаляване на разходите; предоставяне на по-голяма свобода при вземане на решения на изпълнителите (намаляване на времевата рамка за завършване на работата) и т.н.

Проста класификация

Най-често необходимостта от описване на информационни бизнес процеси се появява в предприятия с функционално ориентирана структура. Факт е, че целите и задачите на различните отдели могат да си противоречат. И това ще доведе не само до намаляване на рентабилността на компанията, но и до спад в нейната конкурентоспособност.

Съвременният подход към управлението все повече има процесно естество. Цялата работа се разглежда като специфичен набор от процеси (всеки от които се състои от една или повече прости операции). За да се формализира и стандартизира този подход, са приети следните категории процеси (класификацията се извършва във връзка с добавената стойност на продукта):

• основни - тези, с които компанията получава приходи: производство, маркетинг, доставки;
• мениджъри - тези, които поставят цели и задачи за отдели и конкретни изпълнители;
• подкрепящ –тези, които осигуряват производството с ресурси, но не добавят стойност към крайния продукт: обучение и подбор на персонал, финансова подкрепа, правна защита и др.

В допълнение към вече споменатата независимост от човешкия фактор и опростената адаптация на новите служители, описанието на бизнес процесите дава възможност за по-ефективно управление на оперативните разходи на компанията.

Свойства

Сега става ясно, че за да се управлява едно предприятие, е необходимо не само да се идентифицират взаимосвързаните информационни потоци, но и да се опишат ясно всички дейности. Тъй като вече знаем, че бизнес процесът е част от обща работа, която преминава от един служител към друг (в рамките на собствена функционална единица или не, няма значение), тогава нека преминем към факта, че всичко в света може бъде унифициран. И професионална дейност - още повече.

Независимо от сферата на дейност, всеки бизнес процес може да бъде описан с едни и същи характеристики.

- Границата е началото и края на проста операция.

- Собственикът е служител на компанията, който не само притежава необходимите ресурси за работа, но и планира, анализира, управлява процеса; и най-важното, той е отговорен за резултата.

- Вход - информационно съобщение, получено във всякаква форма, приета в предприятието, дефинираща необходимостта от информация и отбелязване началото на процеса.

- Изход - информация или материализирана част от продукта, която се консумира извън изпълнителяклиент.

- Изпълнител - персоналът на компанията, участващ в един процес.

- Ресурси - материалната или информационната част от дейността, която не се променя по време на изпълнението на операцията (а само допринася за трансформирането на входящата информация в крайния продукт).

- Контрол на качеството - отраслови или вътрешни (приети от ръководството на компанията) индикатори за определяне на ефективността на работата.

Задължително разпределение на елементарни процеси

Разбира се, не всяка компания се нуждае от описание на бизнес процесите. Въпреки това, има редица случаи, в които това досадно упражнение не може да бъде пренебрегнато. Нека назовем основните:

• Дейността на предприятието е автоматизирана. В този случай диаграмата на бизнес процеса превежда нуждите на клиента на език, разбираем за програмиста.
• Подобряване на дейността на компанията. Не само подобренията на оборудването и технологиите помагат за подобряване на крайния продукт; Оптимизирането на бизнес процесите дава възможност да се идентифицират всички силни и слаби страни на работата и да се вземат подходящи управленски решения.
• Сертифициран от Международната организация по стандартизация (ISO). Създава се единна система за управление на качеството за всички служители.

Как да представим описанието на клиента

Моделирането на бизнес процеси изисква описание на всеки елемент. Как да го направим безболезнено за организацията? Има три основни метода, възприети в световната практика: текстови, графични и таблични.

Текстът включва описание на целия напредък на работата в проста и разбираема последователност. Формата и съдържанието могат да бъдат или безплатни (ако все още не са разработени международни или индустриални стандарти) или регламентирани от документи. Например: отделът по продажбите изпраща отчетна документация за периода до отдела за планиране; служителите на отдела за планиране извършват аналитична работа за определяне на динамиката на продажбите и необходимостта от корекции в производството; резултатът, получен от отдела за планиране, се прехвърля в маркетинговия отдел, където се прави анализ на причините за увеличение (спад) в продажбите и т.н.

Графичната диаграма на бизнес процес ви позволява да визуализирате резултата от аналитична работа. Няма нужда да напомняме, че визуалното възприемане на информацията е най-ефективно. Ето защо всички видове графики и диаграми ни дават възможност бързо да разберем какво се случва и да намерим правилното решение.

В случаите, когато основната задача на реформиращите дейности е оптимизирането на бизнес процесите, си струва да използвате таблична форма на тяхното описание. С негова помощ е по-лесно да се разбере последователността на действията и посоката на информационните потоци. Типичната таблица съдържа не само описание на функцията на щатното звено, но и колони за входящи и изходящи документи, изпълнител (можете да посочите както целия отдел, така и конкретен служител) и т.н.

Как правилно да опишем бизнес процес

Не е достатъчно да анализирате бизнес процесите. Най-важното в този въпрос е коректността, но в същото време простотата на описанието. Като начало, името на единичния процес трябва да бъде ясно формулирано. Това ще ви помогне да разберетенеговите основни характеристики, логика на изпълнение и място в цялостната верига на производствените дейности.

След това трябва да посочите каква входна информация е необходима за нормалното изпълнение на задачата, както и да посочите поддръжката на ресурсите. Написана последователност от прости операции, които съставляват процеса, ще ви помогне да не пропуснете или забравите нищо.

Моделирането на бизнес процеси не може да мине без уточняване на собственика на процеса и система за наблюдение на напредъка му. За да направите това, в описанието е необходимо да се отбележат стандартните условия за производство на работа и да се изброят документите, които се прехвърлят към следващата връзка. За да се опрости, описанието трябва да изглежда така: "… след извършване на анализ на продажбите за отчетния период, служител на отдела за планиране попълва установения формуляр (таблица), който изпраща до маркетинговия отдел …"

Опростена схема за описание на производствените процеси

При писане на описание най-често служителите се сблъскват с факта, че не знаят как да предадат устно съдържанието на своята работа. За да направите системата на бизнес процесите ясна и структурирана, можете да направите бележка. Той отразява онези въпроси, на които трябва да се даде ясен и максимално подробен отговор. И така, какви са тези въпроси?

• Какво? Описва какво точно се прави в тази операция.
• Защо? Преминава целта на операцията.
• Кога? Определя кой инициира изпълнението.
• Кой? Назовава конкретни изпълнители.
• Как? Задължителни списъциресурси.

Разработването на бизнес процеси предполага, че могат да се използват всички методи за описание. Така ще се получи най-подробната схема на работа. Графичната версия ще разкрие връзката на функционалните единици, а табличната и текстовата версия ще предадат съдържанието на всяка операция. За съжаление автоматизацията на бизнес процесите не е възможна без тази отнемаща време предварителна работа.

Как да събера информация

На практика има много начини да получите необходимата информация. За начало е необходимо да се анализират регулаторните документи, които ръководят служителите на компанията. След това трябва да проведете лични интервюта с всеки пряк изпълнител, за да опишете съдържанието на неговата работа. Освен това, за изясняване и изясняване на спорни точки, аналитичните консултанти трябва да използват наблюдението на напредъка на бизнес процесите.

Ако предприемете цялостен подход към решаването на проблема, автоматизирането на бизнес процесите няма да изглежда толкова досадно и безполезно.

Работна група

И все пак, ако основната задача на предприятието е автоматизирането на бизнес процесите и ръководството не възнамерява да включва външни консултантски компании, задължително възниква въпросът: "Откъде да започна?" Първата стъпка е да се създаде работна група от служители на компанията. За предпочитане е членовете на работната група да имат отлични аналитични умения и умения за слушане. В крайна сметка, както вече беше отбелязано, по-голямата част от работата се състои в провеждане на лични интервюта с изпълнители на бизнес процеси.

След това трябва да получите реална картина на функционирането на системата. Тъй като преди модернизацията предприятието работеше и печелеше, вероятно не е необходимо да се говори за пълно преструктуриране. Следователно системата и посоките на информационните потоци трябва да бъдат фиксирани в момента на стартиране на оптимизацията.

От какво се състои описанието

За да се избегне объркване и несъответствия в описанието на бизнес процесите, експертите препоръчват използването на карти на процеси. Това са стандартизирани документи, които ви позволяват да унифицирате всички действия, независимо от сферата на влияние на изпълнителя и сложността на описаната операция.

Всяко описание може да бъде разделено на следните компоненти:

• формуляр за унифициран процес (най-често таблица);
• карта на бизнес процесите (може да бъде представена във всякаква форма - текстово описание, графичен обект или таблица);
• маршрути (входящи и изходящи потоци от информация, ресурси и финанси);
• матрици на различни бизнес процеси (таблица на взаимодействие между различните процеси, която ви позволява да подчертаете основните и вторичните потоци и операции);
• диаграма (алгоритъм за изпълнение на бизнес процес);
• подробно текстово описание;
• документация (създаване на документи, потвърждаващи изпълнението на процеса);
• идентифициране на индикатори на бизнес процесите (търсене на характеристики и индикатори, чрез които можете да контролирате не само напредъка, но и качеството);
• правила (с други думи, длъжностна характеристика).

Индикатори

Както многократно беше отбелязано, всеки процес трябва да се измерва с нещо. Това е необходимо преди всичко, за да се оцени ефективността на всички дейности на предприятието. Най-често експертите препоръчват тестване на бизнес процесите по четири показателя: време, разходи, качество и количество.

Но моделите на бизнес процеси са динамични и разнообразни. Следователно често не е достатъчно да се оцени само скоростта на работа; необходимо е да се вземат предвид както условията на труд, така и инфраструктурата на предприятието. Освен това почти всички индустрии не могат да съществуват без доставчици, финанси, логистика и партньори. Това също са измерими показатели.

И, разбира се, не трябва да забравяме информацията и човешкия фактор. Колкото по-високо е нивото на обучение на специалист, толкова по-малко време ще му трябва, за да се запознае с инструкциите и входящата информация.

По-голямата част от методологиите за моделиране сега се основават на принципите на структурния анализ и проектиране (SADT - Structured Analysis and Design Technique), както и на някои алгоритмични езици. Можем да говорим за съществуването на няколко основни модела на анализ на бизнес процесите:

- Моделирането на бизнес процесите - всъщност моделирането - разкрива функционалната страна на съществуването на компанията.

- Моделиране на работния поток - Описва работните потоци и е подобен на диаграмата на потока.

- Моделиране на поток от данни - за разлика от предишното, описва потоци от данни (информация); предназначени за секвениранеоперации.

цикъл Шухарт-Деминг

Големите бизнес процеси (1C ви позволява да ги изберете от общия списък) се препоръчва да бъдат описани в отделен документ, наречен "Процедура за работа". Всичко, което е по-малко значимо или се състои от малък брой прости операции, обикновено се описва в длъжностните характеристики.

При изготвянето на нормативната уредба е необходимо да се вземат предвид условията на цикъла на непрекъснато усъвършенстване на дейността на предприятието (моделът на Шухарт-Деминг). Разпоредбите му посочват, че оптимизирането и подобряването са безкрайни процеси. Тоест в управлението на предприятието има определен затворен цикъл, състоящ се от такива управленски решения: планиране, изпълнение, контрол, корекция.

При съставянето на наредба трябва да се вземат предвид принципите, които осигуряват съответствие с модела на Шухарт-Деминг:

1. Изчисляване на планираните показатели за бъдещия период.
2. Анализ на динамиката на отклоненията и документиране на възможните причини.
3. Идентифициране на коригиращи действия и анализ на тяхната ефективност.

Разработването на модела трябва да се извършва в съответствие с бизнес правилата. Общоприетите правила са регулаторната и законодателната рамка на държавата, на чиято територия работи предприятието. Втората основа на модела е корпоративната политика на компанията.

При внедряване на система за управление на качеството е необходимо да се погрижим за развитието и уеднаквяването на бизнес процесите. Както беше отбелязано в началото на статията, персоналът на компанията не винаги е такъвразбира значението на текущата модернизация. Задачата на висшето ръководство е да донесе на всеки служител значението на създаването на ефективен модел на бизнес процесите.

В крайна сметка, това е добре установена и внимателно проектирана система, която не само ще улесни предприятието при получаване на сертификати за съответствие с международните стандарти за качество ISO 9001:2008, но и значително ще повиши ефективността на всеки служител.

И двата фактора водят компанията да стане по-конкурентоспособна на пазара, което от своя страна има благоприятен ефект както върху инвеститорите, така и върху клиентите.