Бизнес писмо на английски: примерен състав, типични фрази

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Служебното писмо е кратък официален документ с определена структура. Има определен формат. Способността да го напишете може да ви бъде полезна при различни обстоятелства. От кандидатстване за работа до писане на благодарствена бележка или изпращане на извинение. Тази статия ще бъде подробно описание как да напишете бизнес писмо + извадка на английски език. Важно е дизайнът и структурата на бизнес писмо да зависят от неговия тип.

Основни видове бизнес писма

Писма за продажба, търговски (писма за продажба). Директна поща, която се използва, за да кажете на вашите потенциални клиенти какво им се предлага, какви услуги и условия. Писмото разкрива ползите от сътрудничеството и е предназначено да заинтересува клиента

Писма с бизнес предложения. Предложение за сделка или партньорство. В писмото се казва какво ще получат и двете страни от сделката, какви са ползите и ползите

Запитване. Писмото съдържа искане за допълнителна информация запродукт или услуга под формата на брошури, каталози, телефонни контакти и др

Отговор на запитване. Успешният отговор на запитване може да ви помогне да завършите продажбата или да доведе до нови продажби. Клиентите, които правят заявки, се интересуват от конкретна информация

Бизнес поздравления. Ако някой от вашите бивши колеги или познати е отворил нов бизнес или е получил повишение, тогава написването на писмо е чудесна възможност да го поздравите

Имейл за оставка. Понякога, по стечение на обстоятелствата, трябва да изпратите имейл вместо обаждане или лична среща. Професионално и учтиво написано писмо ще ви помогне да останете в добри отношения с вашия работодател

Благодарствено писмо. Ако бизнес партньор ви е помогнал или клиент е препоръчал услугите ви на някого, тогава такова писмо е добра възможност да благодарите. Благодарствената бележка, в допълнение към показването на вашата признателност, може да подобри кариерата ви, да ви помогне да получите предложение за работа и да укрепи връзката ви с клиент или доставчик

Писмо за извинение. Извинението може да изглежда като обезсърчаваща стъпка, но след като го направите, със сигурност ще направите добро впечатление. Извинения могат да бъдат направени от името на компанията или от името на компанията

Подаване на иск. Тези писма се използват за подаване на рекламации за незадоволително представяне или продукти на компанията. В случай, че клиентътне е доволен от работата на изпълнителя, той пише писмо с искане работата да бъде свършена по-добре

Мотивационно писмо. Те са изключително важни при кандидатстване за нова позиция. Те трябва да включват кратко въведение, да подчертават най-важната информация във вашата автобиография и да уверят потенциалния работодател, че сте подходящ за работата

Правила за писане на бизнес писмо

1. Текстът на писмото трябва да е директен и кратък.
2. Информацията в текста трябва да е вярна.
3. Използването на съкратени думи не се препоръчва.
4. Без корекции или зачертавания.
5. Значението не трябва да е двойно.
6. Сленг не е разрешен.
7. Разказването трябва да е учтиво.

Също така, ако напишете имейл:

1. Обърнете внимание на избора на размер, цвят на шрифта. Уверете се, че писмото ви е написано с прост и професионален шрифт. В противен случай адресатът може дори да не отдели време да прочете такова писмо. Твърде малки или нечетливи шрифтове могат да доведат до непрочитане на имейла ви.
2. Най-добрите шрифтове са Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Препоръчителният размер на шрифта е 10-12. Размерът зависи от това колко дълго е вашето съобщение. Опитайте се да поберете буквата на една страница.
4. Избягвайте получер шрифт, подчертаване и курсив. Такива букви могат да бъдат трудни за четене.

Предиизпрати писмо, проверете го за грамотност и правописни грешки, тъй като тяхното присъствие може да отблъсне получателя. Уверете се, че всички лични и фирмени имена са изписани правилно. За по-лесно четене и възприемане на информацията, разбийте текста на абзаци.

Структура на буквите

1. Започнете писмото си с официален поздрав.
2. Можете да използвате връзка към предишен контакт или разговор.
3. След това посочете причината за вашето писмо.
4. В основната част посочете същността на проблема с необходимите аргументи.
5. В последния абзац обобщете значението на написаното и попълнете писмото.
6. Благодарете на получателя, че прочете имейла.
7. Моля, подпишете и поставете дата по-долу.

Как да се обърна към получателя в бизнес писмо на английски? Проба №

Вашето обжалване към получателя директно зависи от връзката ви с него. Ако вече познавате човек лично от много години, тогава би било подходящо да използвате само неговото име. В противен случай използвайте Mr., Ms. или д-р

Не се препоръчва използването на неформални поздравителни фрази като Здравей или Здравей (здравей), Поздрави (поздрави), Добро утро (добро утро), Добър вечер (добър вечер). Използвайте личен поздрав, който включва името, фамилията или титлата на получателя. Например: Уважаеми г-н Доусън (Уважаеми г-н Доусън), Уважаеми мениджър (Уважаеми мениджър).

Ако това не е първият път, когато пишете на този контакт, би било подходящо да добавитевсяка фраза за учтивост. Например, надявам се, че се справяте добре.

Примери за официален адрес

1. Уважаеми собствено име Фамилия - напр. Уважаеми Джош Доусън.
2. Уважаеми г-н или г-жа Фамилно име (уважаеми господин/госпожо фамилно име) - напр. Доусън или Уважаема г-жо Доусън.
3. Уважаеми г-н или г-жа Име Фамилия (уважаеми г-н или г-жо име и фамилия). Например Уважаеми г-н Джош Доусън или Уважаема г-жо Джейн Доусън.
4. Уважаеми мениджър
5. Уважаеми господине или госпожо (Уважаеми господине или госпожо). Пишете така, ако не знаете името на получателя.
6. За когото може да се отнася (за засегнатото лице). В случай, че нямате информация до кого е конкретно адресирано това писмо.

Как да подпиша бизнес писмо на английски? Проба №

Ако не познавате лицето лично, уместно е да започнете писмото с Уважаеми господине или Уважаеми госпожо и да го завършите, като се подпишете с вярно Ваше име Фамилия

Изразите С уважение или С уважение, което се превежда като "С уважение", се използват в случаите, когато преди това сте се обръщали към получателя по име или фамилия.

Как да подпиша бизнес писмо на английски? Проба е показана по-долу.

Дизайн на адрес

Вашият адрес и контакти трябва да бъдат посочени в горния десен ъгъл. На същото място, ако желаете, посочете името на вашата фирма, адрес, телефонен номер. Ако изпращате писмо от името на фирма, не трябва да използвате собственото си име.

Отлявострани, посочете адреса на получателя. Трябва да е под вашия адрес.

Примерно бизнес писмо на английски (адрес) е както следва.

Украса за дата

Няма строги правила, указващи къде да поставите датата. Обикновено се посочва над или под адреса на получателя.

Важно е да знаете, че не всички страни пишат датите по един и същи начин. Например в Обединеното кралство първо идва числото, а след това месецът - 26 юли 2019 г. В Америка е точно обратното. Пример: 26 юли 2019 г.

Препоръчваме да напишете името на месеца с букви, тъй като това ще помогне да се избегнат възможни недоразумения.

Съдържание на писмото

Всяко официално писмо трябва да бъде написано просто и ясно. Не трябва да рисувате всичко на няколко страници (максимум 2-3 абзаца). Както знаем, краткостта е сестрата на таланта.

Първо разберете целта на вашето писмо: благодарности, оплакване, предложение за работа и т.н.

Има фраза, която е удобна за започване на първото изречение с: Пиша…, след което можете да напишете целта на писмото.

Примери:

• да ви информирам за - да ви информирам за;
• ipso facto - само поради тази причина;
• за препоръчване - препоръчвам;
• за обяснение - за обяснение;
• за заявка - заявка;
• в тази връзка - във връзка с това;
• в справка - относително;
• за да ви напомня - напомнете;
• за поздравления - поздравления.

В следващия параграф опишете същността и целта на вашетописма. Избягвайте използването на ненужни думи и фрази. Изразете мислите си ясно.

И в последния параграф можете да напишете какво очаквате сега от адресата. В зависимост от целта на писането, това може да бъде искане за повторна работа, предложение за закупуване на продукт или услуга, изпращане на повече информация и т.н.

Попълване на писмото

Не забравяйте да благодарите на получателя за четенето и му уведомете, че се надявате на скорошен отговор.

Полезни фрази:

1. Благодаря ви за интереса - благодаря ви за интереса.
2. Моля, уведомете ме какво мислите - моля, уведомете ме какво мислите.

Примерно писмо

Как да напиша писмо с молба? Мостра в стил бизнес английски изглежда така.

Това е примерно бизнес писмо на английски във формуляра за заявка. Изпраща се на компании, които може да не търсят активно нови служители в момента. По този начин получавате шанс да покажете автобиографията си на мениджъра по наемането. Чрез писмото работодателят ще забележи, че се интересувате от компанията и на определена позиция.

В случай, че не са планирали да наемат нови служители, писмото ще ви помогне да останете на радара. Когато ситуацията се промени, ще бъдете считан за кандидат.

Как да напиша бизнес имейл?

Първо трябва да знаете няколко правила:

1. Вашият имейл адрес трябва да изглежда професионален и прост. Например [email protected] или [email protected]. Уверете се, че вашият имейл адрес не е нещо подобно - [email protected].
2. Важно е също писмата да са кратки. Средно хората не прекарват повече от минута в четене на един имейл. За да може вашето съобщение да заинтересува адресата и той да го прочете до края, пишете само по работа.
3. Използвайте темата, за да убедите читателя да отвори вашия имейл. Не го правете твърде дълъг, но включете повече ключови думи. Например, ако пишете писмо с молба за работа, просто включете позицията и вашето име и фамилия.
4. Попълнете писмото си професионално. Отделете време да го подпишете правилно. Вашият подпис трябва да включва вашето име и имейл адрес. Можете също да включите телефонния си номер, длъжността си или личния си уебсайт.
5. И последното правило - редактиране. Проверете няколко пъти, за да се уверите, че имейлът е ясно написан и редактиран. Преди да изпратите съобщение, прочетете го отново и коригирайте всички правописни и граматически грешки.

Какво трябва да бъде изключено от писмото?

• емотикони;
• грешки и печатни грешки;
• ефектни или цветни шрифтове;
• допълнителна и ненужна информация;
• изображения;
• сленг или съкратени думи.

Примери за писане на различни видове имейли

Как да напиша бизнес писмо на английски? Образците и шаблоните ви помагат да форматирате и организирате информацията във вашия имейл. Но докато мострите могат да бъдат добра отправна точка, не забравяйте да направите своя имейлперсонализирано.

Ето как изглежда бизнес имейл на английски (пример на снимката):

Този тип писмо е поздравление за започване на нов бизнес. Вашите думи на подкрепа и признание ще бъдат запомнени от получателя и може да са полезни в бъдеще.

Ето как да напишете бизнес писмо на английски. Примерна снимка.

Когато благодарите на човек, кажете какво точно. Нека получателят знае, че това не е благодарствена бележка. Избройте начините, по които са ви помогнали. Например Сузана беше много полезна при организирането на конференцията. В отговор Мери предлага услугите си, ако е необходимо. Това показва, че думите й не са празни и тя наистина оценява свършената работа, че е готова да предложи нещо в замяна.

Сътрудничество

За да започнете сътрудничество и по-нататъшно развитие на партньорството, трябва да напишете първото писмо, което ще съдържа вашата оферта или информация за сделката. Професионално писмо ще заинтересува фирмата или клиента и ще насърчи партньорството.

Ето как изглежда писмото за бизнес сътрудничество на английски (пример).

В писмото не забравяйте да включите вашите контакти: телефон, поща и адрес, за да може получателят да се свърже с вас по удобен за него начин.

Използвайки английския шаблон за бизнес имейл, можете лесно да напишете свой собствен.