Йерархична структура на работата: концепция и цел. Управление на проекти

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Всеки проект има цели и етапи на изпълнение. Изпълнението на проекта предполага наличието на цели, определени видове дейности, умения и способности. Всеки етап изисква контрол на процеса. Това е сложно, творческо изкуство за координиране на всички ресурси, включени в изпълнението на проекта: човешки и материални.

Основни понятия

Управлението на проекти е процес с неограничен потенциал. Въпреки това всички видове действия са предвидими. През целия жизнен цикъл на проекта се прилагат съвременни методи и технологии за управление. Цел: постигане на определени резултати, заложени по отношение на състав, обем, цена, качество и времеви разходи в проекта. В крайна сметка всички участници в този процес трябва да са доволни от резултата.

Първият и основен инструмент е дефинирането на обхвата на проекта. Тук е важна концепцията за структура за разбивка на работата (WBS). Създаването на валиден реален документ е просто на теория, но на практика, като правило, се оказва трудно.процес, който изисква своите специфики и нюанси.

ISR - напълно дефинира съдържанието на проекта и е фокусиран върху резултатите от него. За определяне на целите и състава на етапите, методологията е отлична: структурата на разбивката на работата (WBS), или на английски WBS. Тази техника се нарича още CPP, което означава структура на разбивка на работата. Но най-често използват абревиатурата ISR.

В резултат на творческата дейност на целия екип се ражда официален документ, който обяснява съдържанието на проекта и неговите компоненти. Произведенията, които не са включени в WBS, не принадлежат към проектантската работа. Самият документ може да съдържа няколко нива, всеки елемент от които е уникален, има код и според правилата трябва да бъде описан в WBS речника.

Методологията, чрез която се създава йерархична структура на работа за постигане на успех

Стойността на ISR също се увеличава с нарастването на мащаба на задачата. Това е един от ключовите фактори за успех. IRS обслужва:

• подробни задачи на проекта;
• риск, ресурс, график, планиране на разходите и качеството;
• точно разпределение с ясни граници и дефиниране на отговорността на участниците;
• организации между участниците в проекта за взаимодействие;
• организация на контрола върху изпълнението на работата и промените;
• отчитащи организации;
• създаване на структура на проекта, наречена организационна структура.

Всички елементи, които имат йерархична структура на работа, са направени в удобна графична форма. Този подход има предимствапреди списъка. Благодарение на колективната работа при създаването на IRS, нивото на комуникациите се повишава, постига се най-добра видимост, наблюдение и контрол. Информацията, представена в графична форма, ви позволява да покриете визуално цялата схема.

Пакети и речници

Важен елемент, който йерархичната структура на работата има, са пакетите, които включват списъци с операции, необходими за постигане на резултата от задачата. Благодарение на това работата се извършва без нужда от допълнения. Това дава възможност да се види реалистична оценка и измерим резултат. Такъв пакет е доста подходящ за предаване на изпълнителя.

Осезаема помощ за изпълнение на работата се играе от специален речник. Тя дава възможност да се тълкуват всички елементи и термини, които има йерархичната структура на работата по проекта, а мениджърът да определи границите на отговорност за всеки член на екипа. Това е необходимо, за да се избегне дублирането на операции.

Речникът съдържа: номера на елементите; техните имена; времето, определено за изпълнението на конкретна операция; реда на елементите; очаквания резултат и отговорен за всеки раздел от проекта.

Елементи

Йерархичната структура на работата по проекта се разработва от целия екип по метода на интеграция. Всички аспекти на проекта са разбити последователно: цели, резултати, критерии, постижения, продукти, функционални области, обеми, технически изисквания. Условията, необходими за създаване на структура за разбивка на работата, са както следва:

• всеки елемент трябва да има свой собствен формулиран измерим резултат;
• всеки резултат от елемента по-горе е продукт на елементите на разлагане;
• пакети и някои операции трябва да са уникални.

За да бъде успешна организацията на работата, структурата е завършена, но не е излишна.

Елементите на горните нива трябва да се комбинират с цялата организационна структура. Елементите на по-ниското ниво не трябва да са прекомерни по размер, но напълно достатъчни за изпълнение на задачата и контрол.

За да се разделят резултатите от проекта на елементи, има два основни подхода: функционален и продуктов. Тези критерии не могат да се комбинират на едно и също ниво. На различни обаче е дори много целесъобразно. Също така е важно да не се смесват управленска и съществена работа. Необходим е продуктов подход, за да може клиентът да види кога и какви продукти ще му предаде мениджърът. Функционална – за взаимодействието на мениджъра с изпълнителите и назначаването на отговорните за определени области на работа.

Подходи

Ако организацията на проекта ще се проведе на няколко етапа, можете да използвате подхода, базиран на кубичната структура на проекта.

На най-високо ниво резултатите са разбити въз основа на етапите на жизнения цикъл. След това се извършва структуриране по продукти на проекта. На последния етап се попълват работни пакети по функционален критерий или според видовете дейности.

За насокина проекта, изграждане на йерархична структура на работата и цялата необходима за това ключова информация е включена в хартата. Първо се извършва описание на смислена работа. След това можете да създадете описание на блока за управление. Обикновено се разпределя в условен модул, като "Система за управление на проекти". Освен това на първо ниво на йерархията се формират модули според проектната документация и въведения в експлоатация обект.

Често подходът към изпълнението на проекта е непрофесионален, пренебрегвайки IRS. Такъв подход в най-добрия случай ще доведе до много грешки, чието коригиране ще отнеме голямо количество материални и физически разходи.

Разлагане

За да се получи резултатът във формата, която първоначално е била предвидена, с минимум изразходвани ресурси, е необходимо да се подходи професионално към изпълнението на проекта. За това служи структурата на разбивката на работата, ефективен инструмент за мениджърите.

Разлагането е в ход:

• няма да е възможно реалистично да се оцени времето, риска и разходите;
• елементът вече не може да бъде разбит логически.

Ако елементът може да бъде завършен доста бързо (до 10 работни дни), тогава разлагането се счита за завършено.

Етапи на IRS

1. Поставяйте цели и планирайте цели.
2. Етап на разлагане на целта.
3. Операциите са дефинирани.
4. Изчакващо съдържание.
5. Ресурсите се идентифицират.
6. Етапназначения на ресурси.
7. Разходите се изчисляват.
8. Бюджетът се изчислява.
9. Прогнозни условия и обеми.
10. График.
11. Разработва се план за завършване на проекта.
12. Връзките се идентифицират.
13. Критериите за успех са дефинирани.

Икономическото моделиране може да бъде ценна помощ при планирането. Правилно разработеният функционален модел ще намали времето за детайлизиране на операциите и ще обмисли в детайли приоритетните операции.

Разработени са достатъчен брой методи за планиране на оптималния работен график за проекта, сред които: методът на евристичния подход и критичен път. Изгодно е графиците да се представят под формата на диаграма на контролна точка (събития с нулева дължина, съответстващи на момента на постигане на резултата и настъпването на важни етапи в проекта). Такава диаграма отразява действителните и планираните срокове.