Хоризонтални връзки: концепция, структура на управление, видове връзки и взаимодействие

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Една от съвременните тенденции в мениджмънта е организацията на управлението по вида на хоризонталните връзки. Такава структура се характеризира с намаляване на броя на решенията, които се вземат на най-високо ниво, предоставяне на по-широки правомощия на служителите от по-ниско ниво. В резултат на това времето за реакция при нови проблеми и ситуации се увеличава. Подобна система обаче има и недостатъци. Известна трудност представлява подборът на инициативен персонал, способен самостоятелно да поставя и решава проблеми.

Обща концепция

Във всяка организация трябва да се извършва координация на дейностите на служителите и отделите. Взаимодействието между тях и ръководството определя набор от стабилни връзки, които осигуряват добре координиран механизъм, координация на роли и функции. Наборът от връзки, които са на едно и също ниво на йерархията, съставлява етапа на управление.

Основните типове връзки са както следва:

• Хоризонтални контролни връзки. Това понятиехарактеризира връзката между едно и също ниво на управленски звена или членове на предприятието.
• Вертикални връзки. Те свързват различни йерархични нива и формират разпределението на правомощията. Основната им цел е прехвърлянето на административна (отгоре надолу) и отчетна (отдолу нагоре) информация. Този тип взаимоотношения са характерни за големите организации. Пример за идеализирана версия е системата на държавната администрация през съветската епоха, изградена на базата на федерализъм и унитаризъм.

Хоризонталните и вертикалните връзки за управление взаимодействат в една корпоративна среда. Първите допринасят за укрепването на вторите и помагат на организацията като цяло да стане по-устойчива на външни и вътрешни промени. Задачите на вертикалните връзки са да систематизират различни форми на хоризонтални, да прехвърлят административна и отчетна информация и да осигуряват стабилност.

Функционални и линейни връзки

Вертикалните и хоризонталните връзки в една организация могат да бъдат линейни и функционални. Първият тип се характеризира с факта, че ръководителят на отдел или организация упражнява пряк контрол върху подчинените (вертикална йерархия). Предимствата на схемата за линейно управление са както следва:

• яснота и простота на поставяне на задачи и наблюдение на тяхното изпълнение;
• бързо вземане на решения;
• съгласуваност на работата на изпълнителите.

Недостатъците включват:

• мениджърски ипретоварване с информация за мениджър;
• необходимост от висококвалифициран лидер;
• липса на управленска гъвкавост при променящи се външни условия.

Когато се изграждат функционални вертикални и хоризонтални връзки в една организация, управленските решения се вземат на консултативно ниво. Най-простата схема, отразяваща този тип управление, е разделение на две нива. Може да се приложи само за малкия бизнес. Всяко структурно звено (маркетингов отдел, инженерингова служба, производство, финанси и счетоводство, управление на персонала) има свой специфичен набор от задачи и функции, а неговите специалисти отговарят за тясна част от работата.

Линеен функционален контрол

Съществува и комбинирана линейно-функционална схема за управление, която съчетава характеристиките на линейни и функционални връзки. Информацията и решенията от отделите се съобщават както чрез преки ръководители, така и на ниво отделни изпълнители и служби. Неговите достойнства са:

• насърчаване на професионалното израстване в рамките на управленската структура;
• високо ниво на компетентност на функционалните мениджъри поради тяхната специализация;
• подобряване на последователността на работата в управлението на персонала, ресурсите, качеството, производството и други области;
• намаляване на броя на повтарящите се функции за изпълнители от различни отдели.

За недостатъците на такивадиаграмите се отнасят до:

• липса на качествени хоризонтални връзки между организационните структури;
• риск от различия в интересите и целите между единиците;
• нужда от въвеждане на допълнителни мениджъри на средно ниво;
• Ниска гъвкавост на взаимодействието между служителите на административния апарат поради наличието на официални процедури и правила;
• нисък интерес към иновациите.

Използването на такава схема е рационално в рамките на малки и средни организации.

Схема за управление на дивизиона

В големите компании все по-често се използва подходът на дивизиона - структура за управление на продукти, при която всяко от подразделенията произвежда стоки или услуги, ориентирани към различни пазари. Във всеки отдел съществуват функционални услуги и система от хоризонтални връзки.

Дивизионните структури се управляват с помощта на допълнителни междинни нива. Разрастването на вертикалната йерархия, от една страна, помага на ръководството на компанията да се съсредоточи върху стратегическите дейности, а от друга страна, помага за противопоставяне на общите цели на целите на отделните подразделения. Ако материалните, финансовите, трудовите ресурси се разпределят между тях централно, тогава може да възникне конфликт на интереси.

Основни характеристики

Хоризонталните връзки имат характер на подравняване, което насърчавапродуктивно взаимодействие на структурите на предприятието за решаване на проблеми, които възникват между тях. Те спомагат за развитието на самостоятелност и инициативност сред служителите. Не всички хора обаче са готови да проявят тези качества, така че има известен проблем при подбора на персонал за прилагането на подобна управленска схема.

Хоризонталните връзки в организацията отразяват нивото на специализация на служителите и са насочени към диференциране на функции. Колкото повече видове работа изискват специални знания и умения, толкова по-сложна става системата от връзки.

Когато се описва такава управленска структура, се използват и следните понятия:

• Обхват на контрол - броят на подчинените, които трябва да докладват на същия мениджър.
• Функционализацията е взаимодействието между висшите, средните и долните мениджъри.
• Географско разделение на труда. Ако организацията има регионални подразделения, това значително усложнява структурата на вертикалните и хоризонталните връзки. Координацията на действията и контролът върху тях също е труден.

Хоризонталните връзки служат като вид мотивационен ресурс. Невъзможно е да се осигури вертикален кариерен растеж за всички служители на организацията. Задачата на хоризонталните връзки в съвременната система за управление е да насърчават служителя да изпълнява повече задължения в рамките на звеното и да го изпълнява на най-високо ниво. В резултат на това той може да се придвижи нагоре по кариерната стълба до следващата стъпка в йерархията.

Разликата между хоризонталните връзки е, че теневъзможно е точно да се формализират, тоест да се опишат правилата на взаимоотношенията, разпределението на функциите и ролите, тъй като те възникват между отдели и служители, които не са пряко подчинени. В повечето случаи тези връзки се осъществяват чрез неформални процеси, които подобряват цялостната, формална структура.

Основни форми

Най-често срещаните форми на хоризонтални връзки в управленската структура на организация са:

• директни контакти между ръководителите на отдели;
• хоризонтален преход на служители;
• формиране на временни групи за решаване на конкретен проблем или изпълнение на проект;
• създаване на постоянни групи за справяне с повтарящи се проблеми;
• формиране на допълнителни структури за интегриране и управление на хоризонтални процеси;
• Въвеждане на двойна система на отговорност във функционалната управленска структура. Ръководителят на проекта работи със специалисти, които не са му пряко подчинени. Отговорността се простира до критични точки, които трябва да бъдат изпълнени според конкретна програма.

Пряк контакт с ръководителите

Пример за директен контакт между лидерите може да бъде следната ситуация. Отделът за снабдяване преизпълни плана. Друг цех, цех за механичен монтаж, в момента не може да се справи с такъв обем заготовки поради голямо натоварване. Чрез директен контактръководителите на тези две структури решават този проблем помежду си, без да включват директора на предприятието (създаване на складово изоставане в цеха за снабдяване или в междинния склад).

Тази форма на хоризонтални връзки в управленската структура на организацията е най-простата и най-евтината. С този подход висшето ръководство може да се съсредоточи върху решаването на по-сложни, стратегически проблеми. Възможно е обаче да има случаи, когато решението на двама лидери може да не е в общия интерес на компанията. Например, в ситуацията, разгледана по-горе, това е нарушение на ритъма на производство. Ето защо е важно да се установи ясна комуникационна връзка.

Преход на служители

Хоризонталните преходи на служителите между отделите са по-„екзотична“форма от тази, обсъдена по-горе. Тази схема обикновено се прилага като част от професионалното развитие на служителите.

Такива преходи не само допринасят за натрупването на професионален опит и придобиването на нови знания и умения, но и за развитието на неформалната комуникация между персонала, което спомага за укрепване на хоризонталните връзки в организацията. Възникналите въпроси по-често се решават чрез устен контакт, а не чрез писмена форма на комуникация (бележки и други видове официални писма). Препоръчва се такива преходи да се извършват по-често, тъй като информацията, получена от служителите, с времето става остаряла.

Целеви групи

Целеви групи се създават в случаите, когато се изисква предоставянехоризонтални връзки в организационната структура между голям брой звена. В този случай директните контакти практически не са приложими. Такива проблеми обикновено изискват решение на по-високо ниво и интегриране на усилията на специалисти от различни отдели и дори отдели.

Формата на участие в целевата група може да бъде различна: заетост през целия работен ден, част от него или само под формата на консултантска помощ. След решаване на задачата и разпускане на групата членовете й се връщат към предишните си работни задължения. Разработват се правилници и работен план за координиране на тяхната работа.

Постоянни екипи

Ако предишните форми на взаимодействие се окажат неефективни, тогава се създават постоянни групи, чиято цел е да разрешават често възникващи проблеми. Те могат да бъдат обсъждани на различни интервали - всеки ден или веднъж седмично.

Екипите могат да бъдат организирани на различни управленски нива. Неговите членове могат да бъдат както водещи специалисти, така и ръководители на отдели. Колкото по-голяма е хетерогенността на задачите, толкова повече авторитет има екипът и толкова повече нива на управление са включени в него. Структурата на постоянна група може да има формализирано описание в проекта.

Условия за ефективност на групите и взаимоотношенията

При управлението на организациите се разграничават следните условия за ефективност на временни и постоянни групи:

• Мотивация на служителите. Решаване на задачи, възложени на групатасе възприема от служителите като допълнителна тежест. Следователно е необходимо или да ги освободят от предишните им функции, или да разработят система за насърчаване. Опитът показва, че частичното премахване на рутинните задължения има по-голям ефект, тъй като не губи връзка с отдела, в който работи служителят.
• Идентифициране на преки ръководители, които трябва да отговарят за решаването на проблеми.
• Информационна поддръжка. Участие в изпълнението на задачите трябва да вземат всички заинтересовани звена.
• Даване на членовете на групата с необходимите правомощия, за да могат да включват други специалисти в работата.
• Рационален подбор на членове на екипа по йерархичен статус в управлението на организацията. Ако между тях има бариера поради голяма разлика в официалната позиция, тогава работата на групата ще стане неефективна.
• Комбинация от хоризонтални и вертикални връзки. Хоризонталните процеси най-често се използват за решаване на ежедневни проблеми, докато вертикалните процеси най-често се използват за стратегически.
• Опит в разрешаването на конфликти. При вземане на решение в група често възникват ситуации, когато се сблъскват интересите на различни отдели. В този случай трябва да има продуктивен обмен на информация за получаване на алтернативен вариант.