RACI матрица като инструмент за управление на пасивите. RACI: препис

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Една от най-честите причини за неуспешни проекти е неправилното разпределение на функциите между членовете на екипа. Със сигурност вече сте се сблъсквали с това: при най-малката трудност участниците започват да търсят виновните и да хвърлят отговорност един върху друг, вместо да решават проблема. И само за да се избегнат подобни ситуации, е изобретена RACI матрицата - прост и ефективен инструмент за планиране на човешките ресурси.

"Под микроскопа": 4 ключови роли във всеки проект

Разпределението на задачите е една от основните отговорности на мениджъра. Но на практика всичко обикновено изглежда различно: мениджърът просто назначава членове на екипа с очакването, че самите специалисти ще решат кой какво да прави. Но какво се случва, ако сроковете са пропуснати или е пуснат продукт с ниско качество? „Не правя това“, „Не ми беше казано“… И няма полезно действие.

Добре проектирана RACI матрица за отговорност решава много проблеми. Съгласно тази методология, независимо от сложността и обхвата на работата, член на екипа на всеки проект изпълнява една от четирите роли.

R - Отговорен

Преведено от Responsibleозначава "изпълнител". Това е служител, който е пряко отговорен за изпълнението на конкретна област от работа. В същото време в повечето случаи той не избира решения и докладва на ръководителя на проекта.

На тази роля се назначават компетентни работници и специалисти - хора, които знаят как да правят. В RACI изпълнителите изпълняват следните функции:

• определете какво конкретно трябва да се направи за изпълнение на проекта и колко време ще отнеме (в рамките на условията, зададени "отгоре");
• направете списък с необходимите ресурси;
• участвайте в съгласуването и одобряването на техническата документация;
• анализирайте напредъка на проекта и междинните резултати;
• предоставете отчети за напредъка на мениджъра.

Може да има няколко такива хора в екипа. Освен това тази роля може да се комбинира с други. Най-често срещаната комбинация е Отговорен + Отговорен (преведено като "отговорен + изпълнител").

A - Отговорен

"Отговорен" или "отговорен" е главният ръководител на проекта. Той е този, който е отговорен да гарантира, че задачите се изпълняват навреме, с необходимото ниво на качество и в рамките на отпуснатия бюджет. Също така, A:

• избира изпълнители и екип за управление на проекти;
• възлага задачи на всички участници;
• контролира напредъка на работата;
• разпределя ресурсите между изпълнителите;
• поддържа записи за използването на ресурсите исъщо така ще обоснове пред куратора необходимостта от заделяне на допълнителни средства;
• разглежда идеи и предложения от други членове на екипа и може да ги одобри или отхвърли.

Обикновено мениджърът на проекта действа като "връзка" между клиента или висшето ръководство и екипа.

C - Консултирани

Третата роля в матрицата на RACI е "консултант" (понякога наричан още "фасилитатор"). Заедно с мениджъра, той участва в управлението на проекти, но основно се занимава със стратегически въпроси:

• одобрява всякакви промени в обхвата и времето на работа;
• разпределя ресурсите, необходими за изпълнение на проекта;
• ако е необходимо, съгласете се с клиента за необходимостта от увеличаване на бюджета;
• получава отчети за напредъка от мениджъра;
• взема решения във всякакви непредвидени ситуации, в случай на критични промени, които могат да повлияят на времето и цената на проекта.

Ролята на консултанти обикновено се възлага на висши мениджъри. Те са тези, които определят глобалните цели и след това назначават ръководител на проекта, който вече разпределя задачите между членовете на екипа.

I - информиран

В допълнение към изброените роли, "информираният" ("наблюдател") е посочен в RACI матрицата. Изпълнява функциите на администратор и се занимава основно с организация на документооборота. Наблюдателят докладва на ръководителя на проекта обаче, за разлика отдруги участници, не носи отговорност за резултатите от него. Вместо това той:

• събира и организира цялата информация за проекта, ресурсите и плановете;
• отнема минути от срещи;
• приема документация от участниците в проекта, за да ги прехвърли в съответните структури;
• следи крайните срокове за подаване и коректността на попълването на отчетите.

Обърнете внимание, че комуникацията с наблюдател е предимно еднопосочна. Основната му функция е да освободи мениджъра от необходимостта да губи време за бюрократични процедури и да го „разтовари“.

Научете се да изграждате RACI матрица с помощта на пример

Нека поговорим за практическата страна на въпроса. Как да съставим диаграма за разпределение на правомощията и отговорностите?

1. Компилиране към списък със задачи

На първо място, трябва да запишете всичко, което трябва да се направи. Нивото на детайлност зависи от конкретния проект. Понякога за улеснение на контрола и управлението се разработват няколко матрици. Първо избройте основните блокове на работа и след това разбийте всеки на отделни функции и задачи. Списъкът с произведенията е посочен в таблицата вертикално.

Стъпки
Общи условия
Прототип
Дизайн
Програмен код
Тестов доклад
Презентация на уебсайта

2. Избор на членове на екипа

Тук трябва да отговорите на въпроса: "Кой ще участва в този проект?". Хоризонтално е необходимо да се изброят всички служители и/или отдели, които участват в изпълнението на всички етапи – от планирането до представянето на резултатите и подаването на отчет.

Стъпки	Аналитик	Дизайнер	Sys. архитект	Разработчик	Тестер	Sys. администратор	Мениджър на проекти
Общи условия
Прототип
Дизайн
Програмен код
Тестов доклад
Презентация на уебсайта

3. Попълване на таблицата

Следслед това можете да започнете да разпространявате функции. За да направите това, трябва да имате ясно разбиране за всеки етап от работата и как работи работата в екипи.

Нека вземем нашия пример за основа и да спрем на етапа "Дизайн". В този случай R - изпълнител - само един. В процеса на работа той се фокусира върху предварително подготвен прототип на сайта. Следователно, системният архитект, който го е разработил, на този етап действа като консултант C. Също така анализаторът и разработчикът могат да изразят своите желания. Готовият проект се одобрява с ръководителя на проекта (A). Но тестерите и системният администратор на този етап не взимат никакви решения, а получават само информация за това как върви работата и следователно им е назначена ролята на информирани - I.

Стъпки	Аналитик	Дизайнер	Sys. архитект	Разработчик	Тестер	Sys. администратор	Мениджър на проекти
Общи условия	R	I	C	C	I	C	A
Прототип	C	I	R	C	I	I	A
Дизайн	C	R	C	C	I	I	A
Програмен код	C	I	C	AR	I	I	I
Тестов доклад	C	C	C	C	AR	I	I
Презентация на уебсайта	C	I	C	C	I	AR	I

Варианти на модела

В повечето случаи можете да се справите със стандартна матрица. Въпреки това, когато се работи по по-сложни проекти, понякога има нужда от допълнителни роли. Затова през последните години се появиха 2 разширени версии на диаграмата на отговорността.

RACI-VS

Тук към стандартните роли са добавени още две роли:

• Проверява (V) - служител или специален екип, който проверява дали резултатът от изпълнението на конкретна задача отговаря на одобрените критерии.
• Signs off (S) координира доставката на проекта с клиента, провежда презентация и предоставя отчети. Обикновено тази функция се изпълнява от отговорника, но RACI-VS наема отделен специалист за това.

С повишен контрол и по-близък контакт с клиента, този модел е идеален за технически сложни или мащабни проекти, които включват десетки (или дори стотици) хора.

RASCI

В този вариант в матрицата се появява една нова роля - Поддържаща (S). Неговите ключови функции са да осигури на проекта допълнителни ресурси, тоест подкрепа за мениджъра и изпълнителите.

Перфектният баланс на ролите

Матрицата RACI е съставена не само за да знае кого да "потисне" в случай на проблеми. Дори на етапа на планиране, като използвате тази таблица, можете да видитеслабости в организацията на работния процес.

Вертикален анализ ви позволява да видите отговорностите и правомощията на всеки от участниците в проекта, за да оцените обективно нивото на натоварване:

• много R - най-вероятно човек ще трябва да бъде разкъсан между няколко задачи, което ще се отрази негативно на скоростта и резултатите от работата;
• много A - служителят "влиза във врата" за всеки; препоръчва се отговорността да се разпределя по-равномерно;
• без клетки R и A - причина да помислите за уместността на тази позиция като такава (всъщност плащате на специалист, който не прави нищо);
• без празни клетки - отново проблемът с претоварването, не всеки е в състояние да изпълнява толкова много задачи едновременно.

Хоризонталния анализ от своя страна демонстрира качеството на организацията на работата на всеки етап. И тук често възникват проблеми:

• много R - може би има дублиране на функции и един от членовете на екипа върши ненужна работа;
• много A - има "размиване" на отговорност и объркване при изпълнението на проекти;
• много C - дискусии значително забавят работния процес (трябва да изчакате, докато всеки направи своите редакции и коментари, да намери компромиси и т.н.);
• no I - може да е сигнал, че твърде много изпълнители работят върху една задача, което също забавя проекта.

С RACI мениджърът може бързо да идентифицира претоварени или недостатъчно заети работници, безполезни работни места и области на работа, за които никой не носи отговорност. Една добре проектирана матрица може значително да подобри качеството на организацията и контрола върху изпълнението на проектите, както и да намали броя на конфликтите между изпълнителите („Аз изобщо не правя това …“, „Той трябваше да направи това …”, и др.).

Полезни съвети

Има няколко важни неща, които трябва да имате предвид, за да може RACI матрицата да изпълнява функциите си и да гарантира ефективна непрекъснатост на бизнеса в компанията.

1. При попълване на таблицата имайте предвид квалификацията на служителите. Така че, счетоводител не трябва да бъде назначен за консултант (C) на етапа на оформлението на сайта, най-малкото защото не разбира тази област.
2. Трябва да има само един отговорен (A) на партида. Ако има повече от един, моля, посочете условията. Например, A1 отговаря за тестването на настолната версия на сайта, а A2 отговаря за тестването на мобилната версия.
3. Всяка задача трябва да има отговорен и отговорен (в превод - "Отговорен" и "Изпълнител").
4. Опитайте се да формулирате всяка задача възможно най-конкретно. Използвайте глаголи - "публикувайте", "подгответе", "пишете", "проверете", "актуализирайте" и т.н. Препоръчително е незабавно да посочите необходимите резултати - не просто "Проверете скоростта на зареждане на сайта", а "Уверете се, че скоростта на зареждане на сайта е не повече от 0,8 сек."
5. Действията не трябва да се отнасят за конкретен служител, а за позицията като цяло.
6. По-добре е да компилирате RACI матрицата в екип, въз основа на анализареални работни ситуации. Важно е всеки участник да е наясно със своята роля и задачите, пред които е изправен.