Цели и отговорности на отдела за покупки

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Защо имаме нужда от отдел за покупки? Във всяка организация този отдел е представен под една или друга форма. А работата му пряко влияе върху ефективността на цялата организация като цяло. Нека разгледаме по-отблизо как работата на отдела влияе върху резултатите на организацията.

Цели на отдела

Отделът за покупки е отдел, който е специализиран в закупуването на стоки от доставчик при най-изгодните условия за компанията.

Работата на отдела оказва пряко влияние върху цялата дейност на компанията. За асортимента, за продажби, пълнота на складовете, наличието на необходимите стоки, ефективното използване на оборотния капитал.

Целите за закупуване могат да бъдат класирани въз основа на глобалните цели на компанията, но общият списък често изглежда така:

• определете нуждата на компанията от конкретен продукт;
• закупуване на стоки на възможно най-добра цена;
• насърчаване на висок оборот;
• създайте условия за получаване на стоки навреме;



• оценетекачество на продукта и закупуване на най-високо качество;
• поддържайте връзка с доставчик или доставчици;
• работете ефективно с останалата част от компанията;
• Ефективно следете закупените стоки;
• следете оборота, като получавате максимална полза за компанията.

Основни функции

В различните организации функциите на отдела за покупки могат да се различават значително една от друга. И все пак има функции и отговорности, които ще характеризират отдел в почти всяка компания:

• Мониторинг на пазара на доставчици;
• следене на наличността на стоки на склад;
• навременно попълване на асортимента;
• търсете най-добрите доставчици и цени;
• преговори с доставчици;
• контрол на доставката и карго превоз на стоки;



• получаване на стоки;
• контрол на качеството на закупените стоки;
• оплаквания, ако е необходимо.

Допълнителни функции на отдела за покупки, които могат или не могат да присъстват в организацията - в зависимост от нейната специфика и структура:

• управление на асортимента;
• събиране на информация за конкуренти;
• включване на доставчици в маркетинговата организация.

Структура

Структурата на отдела за покупки се изгражда в зависимост от:

• размер на организация;
• индустрии;
• брой асортиментни единици в оборот;
• брой доставчици;
• географското им местоположение.

В зависимост от типа организация, отделът за покупки може да се управлява централно или регионално.

По правило това е матрична структура, състояща се от ръководител (ръководител, директор) на отдела за снабдяване и мениджъри (специалисти) за обществени поръчки.

Средният брой артикули или категории на мениджър е около 7, но може да варира в зависимост от обема на производството или оборота.

Задължения на отдела и неговите служители

За ефективната работа на отдела за покупки е необходимо ясно разпределение на отговорностите на отдела за покупки между неговите служители.

Основна отговорност на ръководителя на отдела е да осигури непрекъснатост и стабилност на доставките на необходимите стоки чрез оптимизиране на работата на отдела и координиране на дейността на служителите. Също така мениджърът по покупки трябва да има представа за всички сключени договори и категории, за да организира и продължи ефективната работа на отдела дори при отсъствие на някой от служителите..

Задълженията на мениджърите по закупуване или обикновените специалисти от отдела включват организиране на доставката на стоки, проследяване на превоза на товари, контрол на плащането за закупени партиди и планиране на покупки.

Ефективният модел ще бъде, когато всеки купувач има своя собствена зона на отговорност, състояща се от списък с артикули или продуктови категории.

Изисквания към служителите

Като се имат предвид отговорностите на служителите и функциите на отдела, можете да направите списък с изисквания заидеален кандидат за позицията купувач.

Служителите на отдела за покупки трябва съответно да притежават следните умения, знания и лични качества:

• Възможност за анализиране на информация. Изборът на доставчик трябва да се основава на много критерии. Това е най-добрата цена и географско предимство, както и изравняването на логистиката на компанията доставчик и вашата организация.
• Познаване на принципите на ценообразуване.
• Познаване на правната рамка за обществени поръчки.
• Възможност за съставяне и сключване на договори.
• Способността за преговори. Понякога е много важно да изготвите индивидуални условия с доставчик за вашата компания. Намаляването на цената на доставчика или използването на ресурсите на доставчика за промоции, специфичното за продукта обучение за техния персонал, продуктовите вноски и системите за последващо плащане може да послужи като добро конкурентно предимство сред подобни компании.
• Способността за поддържане на бизнес отношения.
• Възможността да планирате вашите дейности.

Мотивация на купувачите и мениджъра по покупки

Мотивационната система на отдела за покупки трябва да бъде изградена по такъв начин, че служителят да работи с максимална ефективност. Но в същото време не трябва да се поставят противоречиви изисквания и изисквания, които надхвърлят възможностите на служителя.

За да приложите месечна система за мотивация, имате нужда от:

• Създайте модел на KPI за отдела. Това са показатели като изпълнение на плана за поръчки, коефициент на оборот, рентабилност на продажбитестоки, наличието и липсата на застояли стоки.
• Създайте модел на ключови показатели за ефективност за всеки служител въз основа на критерии като делта на цените на организацията в сравнение с конкурентите, наличието на необходимия продукт, качеството на закупения продукт, пускането на нови марки, индивида условия на доставчиците и още.
• На базата на KPI модела се изчислява премията. Освен това ще бъде ефективно да плащате бонус, състоящ се от две части: бонус за представяне на отдела и бонус за лично изпълнение на плановете.

В същото време всеки критерий за KPI трябва да има свойства като:

• измеримост;
• прозрачност;
• критерий за планиране трябва да бъде създаден, като се вземат предвид пазарните тенденции.

Тоест, купувачът може, ако желае, самостоятелно да изчисли размера на своята премия.

Бонусът на ръководителя на отдела може да се основава на показателите на целия отдел, а също и да включва показателите за изпълнение на всеки служител поотделно.

В същото време бонусната част на обикновен служител на отдела за доставки трябва да бъде около 50% от цялата заплата, а бонусът на ръководителя на отдела трябва да бъде около 30-40%. Останалото е заплата, защото не всички показатели за изпълнение на отделите могат да бъдат обвързани с дейностите на конкретен служител.

Продажбите попадат ли под отговорността на купувача

При изчисленията на KPI на отдела за покупки можете да използвате такъв критерий като оборота на закупените стоки - съотношението на продажбите към неговите активи.

Изглежда, че купувачът трябвазанимават се само с покупката на стоки, но все пак качеството на закупената стока, нейната ценова привлекателност за крайния потребител или клиента на фирмата влияят значително върху изпълнението на плана за продажби.

Следователно, количеството и качеството на продажбите наполовина зависят от добре извършените покупки.

Място на отдела за покупки в структурата на организацията

Задачите, които се решават от отдела за покупки, в съответствие със съвременните маркетингови тенденции, трябва да се решават в следния ред:

• Първо се изгражда стратегия за продажби (готов продукт или закупени стоки).
• След това, ако отделът за покупки е в предприятието, се решава въпросът за производствената стратегия.
• И едва тогава се разработва стратегия за снабдяване с необходимите стоки, суровини или компоненти.

Ръководителят на закупуването често се отчита директно на главния изпълнителен директор на компанията.

Трябва също да има ефективна комуникация между отдела за покупки и отдела за маркетинг и продажби. Без това много усилия за създаване на отдел за покупки, подобряване на неговата структура и мотивация ще останат без правилния резултат.

Ако система за управление на категории е внедрена в холдинг или организация, тогава купувачът трябва да работи съвместно с мениджъра на категорията. В същото време е необходимо да се разграничи зоната на отговорност на всеки специалист, така че системата за мотивация да остане прозрачна и разбираема за всички.