Оптимизацията на бизнес процесите е Методи, стъпки и грешки

2025 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2025-01-24 13:12

Оптимизацията на бизнес процесите е доста популярна тема. Рядко някой може да го приложи правилно от първия път, защото начинаещите правят грешки, които в крайна сметка се отразяват на практика. За да ги избегнете, прочетете нашата статия. Нека започнем образователната програма с определение.

Концепция

Оптимизацията на бизнес процесите са дейности, насочени към подобряване на бизнес ефективността.

Има много методи за оптимизация, всеки със своите предимства и недостатъци.

Ще ги разгледаме по-долу, но първо ще разберем дали оптимизация наистина е необходима.

Има ли нужда?

Вече казахме, че оптимизацията на бизнес процесите е набор от дейности, насочени към подобряване на бизнес ефективността. И наистина е така.

Всяко предприятие се основава на определени бизнес процеси, които се изпълняват от служителите на организацията. Те включват продажби, производствени и управленски процеси, снабдяване, офис работа и т.н. Веднага щом предприятието започне да автоматизира съществуващите процеси, тоработата става много по-ефективна.

Големите организации работят със система за управление на определен стандарт (ISO 9001), което показва висока бизнес култура. Системата е изградена по такъв начин, че да организира възможно най-много процеси, като ги подчертава и планира.

Тъй като оптимизацията на бизнес процесите е комплекс от определени мерки, то на теория това трябва да направи специалист. Така е в големите компании. Но без значение как е изграден процесът, той периодично трябва да се реорганизира, тъй като условията на работа се променят, появяват се нови свободни работни места и процеси. Ако не се извърши оптимизация, възникват конфликти, които пречат на нормалното функциониране на части от организацията. И това, както разбирате, в крайна сметка се отразява в печалбите.

За да разберете дали бизнес процесите на компанията трябва да бъдат оптимизирани, трябва да проверите за проблеми. По-долу е даден списък и ако поне един елемент е отразен в дейността на организацията, трябва да помислите за оптимизация.

Оптимизацията ще помогне

Така че с течение на времето могат да възникнат проблеми във всяка организация. Те са лакмус, чрез който е лесно да се определи необходимостта от оптимизиране на бизнес процесите на компанията. Какви проблеми може да има?

1. Длъжностните отговорности се повтарят. Ако не само служителите са принудени да правят същото, но и цели отдели, това определено показва необходимостта от реорганизация. Това не може да продължи вечно, което означава, че резултатът ще бъде хаос, ненужни финансови инжекции инеоправдана конкуренция между служители и отдели.
2. Лидерите могат само да управляват. Тези шефове са предимно безполезни, защото не знаят нищо за маркетинг, икономика и управление.
3. Компанията няма система за подобряване на уменията на служителите. Това е сериозен пропуск, който връща предприятието назад. В крайна сметка, ако служителят не получи нови знания, той не се стреми да промени нищо и отбелязва времето.
4. Перфектното е враг на доброто. Хората работят в един режим и изведнъж решават да увеличат нивото на активност. За целта въвеждат ИТ система за управление на служители, продажби или финанси. Звучи добре, но често служителите правят това, без да се съобразяват с текущите процеси в организацията или просто копират нечии други. В резултат на това бяха похарчени огромни суми без ясна причина и икономическият ефект не беше постигнат.

Какво помага да се постигне оптимизацията на бизнес процесите в една организация?

1. Подобрете клиентското изживяване.
2. Намалява времето и оперативните разходи.
3. Позволява ви да постигнете нови цели.
4. Увеличава управляемостта на компанията.

Всички тези позиции влияят на крайната цена на продуктите или услугите в посока на нейното намаляване. Освен това една оптимизирана компания привлича много повече нови клиенти, което означава, че печалбите стават по-високи и конкурентоспособността се увеличава.

Всяко използване на материали е разрешено само ако има хипервръзка.

Важно е да се разбере, че всички бизнес процеси са взаимосвързани. Тоест оптимизирането на бизнес процесите ворганизация ще повлияе по един или друг начин върху работата на цялото предприятие. За да стане по-малко забележим, ръководството на компанията започва да оптимизира първо малките процеси, без да харчи твърде много време и пари. Постепенно моделирането и оптимизирането на бизнес процесите се прехвърля в други отдели.

Опитите за промяна на всичко наведнъж обикновено завършват много тъжно и в бъдеще желанието да се промени нещо в работата на компанията ще бъде посрещнато негативно.

Откъде да започна?

Моделирането и оптимизирането на бизнес процесите започва с факта, че методите на старата работа стават остарели. Оптимизацията е необходима за всяка фирма, с изключение на държавните корпорации. Колкото по-бързо един бизнес възприема нови начини на работа и ги прилага в своите процеси, толкова по-успешен ще бъде.

Тези фирми, които непрекъснато се развиват, имат цял отдел, който се занимава с оптимизиране на бизнес процесите на малки предприятия или големи организации. В крайна сметка само щедрото финансиране на съвременни технологии е ключът към успешния бизнес.

Критерии за оценка

За да оптимизирате правилно, трябва да дадете приоритет. Последните се избират по определени критерии. Те са изброени по-долу:

1. Важността на процеса. Преди да се оптимизира работата, е необходимо да се идентифицират основните процеси, чието подобряване ще доведе до високи резултати. За да се определи такъв процес, е достатъчно да се знае каква роля играе той във всички дейности на организацията. Има и недостатък: ако процесът вече е на преден план и е ефективенработи, тогава оптимизацията ще бъде безполезна. Разбира се, вече можете да опитате да подобрите процеса, но това ще бъде загуба на средства, които биха били полезни за някой друг. По-добре е да харчите време и пари за проблемни бизнес процеси.
2. Проблем на процеса. Звучи познато, но какво означава? В този контекст се подразбира разликата между полученото в резултат и желаните действия. Тоест, ако някой процес изобщо не работи както трябва, това е ясна причина за оптимизиране.
3. Възможност за прилагане на промени в процеса. Оптимизирането на бизнес процесите на малък или голям бизнес започва с факта, че се избира най-простият вариант за стартиране на процеса. Например избират точно този, който ще изисква възможно най-малко средства за усъвършенстване, лично време и трудови ресурси. Също така е важно да обърнете внимание на негативните фактори, които неизбежно ще се появят и да ги вземете предвид.

Така се оказва, че трябва да вземете предвид всички критерии и фактори за успешна реорганизация. По правило най-големите процеси подлежат на оптимизация, защото за тяхна сметка работи предприятието.

Принципи

Методите за оптимизиране на бизнес процесите са различни, но преди да изберете един, трябва да знаете принципите на подобряване. Без да ги следвате, няма да постигнете желания ефект. Помислете за принципите по-долу:

1. Фондация. Преди да започнете да оптимизирате процесите, трябва да разберете кой процес е отговорен за какво. Тоест, на първо място, трябва да разберете структурата на бизнеса и едва след това да се заемете с оптимизация. Ако това не е направено, тогаване е ясно какво трябва да се реорганизира, което означава, че няма да има ефект.
2. Първо трябва да поправите грешките. Преди реорганизирането на предприятието е необходимо да се премахнат малки грешки, които ще попречат на оптимизацията.
3. Двусмислени решения. Това е името на ситуацията, когато оптимизацията на един процес се отразява негативно на друг. Поради тази причина, преди да подобрите който и да е процес, е необходимо да изчислите всички положителни и отрицателни страни и едва тогава да вземете правилното решение.
4. Отхвърляне на промяна. Често служителите на организацията не са ентусиазирани от промяната, което означава, че се съпротивляват с всички сили. Освен това съпротивата може да бъде несъзнателна или изразена.

Нива на оптимизация

Оптимизацията на бизнес процесите в логистиката или други области е разделена на няколко нива, всяко от които влияе на резултата по свой начин. Например, административните и управленските процеси са отговорни за вземането на правилни решения и действия на управленския екип. Благодарение на тях се събира информация за работния процес на организацията, участваща в основния бизнес процес.

Ефективността на оптимизацията на бизнес процесите може да бъде различна, но във всеки случай ще доведе до намаляване на финансовите разходи. Кое ниво ще избере една компания зависи от много фактори. Например, ако ръководството иска да спести пари, тогава изборът ще падне на едно ниво, а когато целта е постигане на стратегически резултат, изборът ще падне на друго.

Помислете за всички нива на бизнес автоматизация и оптимизацияпроцеси:

1. Първо ниво. Този етап е свързан с финансови разходи. Всеки отдел на предприятието създава разходи за собствени нужди. Но това ниво може да се нарече най-бързото, ако целта е намаляване на разходите. Това се дължи на факта, че нивото не засяга интересите на други отдели на компанията, което означава, че не са необходими допълнителни одобрения. Недостатъкът на нивото се счита за малка икономия. По правило не надвишава 20%. Важно е да се разбере, че не всички разходи се приписват на един отдел, някои възникват по време на изпълнението на задачата. Например, един отдел поръчва информация за анализа на организацията на друг, в тази ситуация изпълнителят ще поеме всички разходи.
2. Второ ниво. Примери за оптимизация на бизнес процесите от второ ниво гарантират, че разходите се свеждат до съвместен процес между клиенти и изпълнители. Нивото предполага активност и на двете страни, едностранчивата работа е просто неприемлива. Намаляването на разходите се случва само когато всички участници в оптимизацията са обсъдили и постигнат консенсус за това как ще протичат процесите и сътрудничеството. Второто ниво осигурява спестявания от над 20%, може да се използва за оптимизиране на различни функции на предприятието. Основното условие е всички функции да имат еднакъв резултат и да са насочени към постигане на резултата.
3. Трето ниво. Този подход за оптимизиране на бизнес процесите осигурява до 30% спестявания. Вярно е, че има определени трудности: за да работите с разходите, трябва да разберете цялата система на бизнесаорганизационни процеси. Това се дължи на факта, че оптимизацията на това ниво предвижда голям брой дейности.

Методи за оптимизация

Бизнес процесите във всяка организация протичат по свой собствен начин, но това не пречи на експертите да подчертаят основните методи за оптимизация. Разгледайте ги по-подробно:

1. SWOT анализ. Същността на метода е да се изследват силните и слабите страни на бизнес процеса. Това е името на метода на стратегическото планиране, който се използва за оценка на явленията и факторите, засягащи предприятието или бизнес проекта. Има няколко параметъра, специфични за метода: силни страни, възможности, слаби страни, заплахи. Целите на оптимизирането на бизнес процесите с помощта на този метод са намиране и коригиране на уязвимости, както и намаляване на рисковете и възможните заплахи.
2. Причини - последствия. Методът се характеризира с диаграмата на Ishikawa, или диаграмата на причинно-следствената връзка. Това е един от седемте най-известни инструмента за оценка, контрол, измерване и подобряване на качеството на производствените процеси. Методът ви позволява да намерите връзката между параметрите, което помага за провеждането на точни проучвания на необходимия бизнес процес. Диаграмата прави много по-лесно идентифицирането на основните фактори, които влияят върху производствения процес.
3. Сравнителен анализ. Метод за оценка на предимствата и анализиране на предимствата на конкуренти и партньори за идентифициране на най-продуктивните фактори. Бенчмаркингът има нещо общо с индустриалния шпионаж, но не напълно. За прилагане на метода е достатъчно повърхностно наблюдение, а не въведениеконкуренти.
4. Оптимизация и анализ на бизнес процеси въз основа на индикатори. Използва се принципът за поставяне на цели на бизнес процесите, след достигане на които целта или се увеличава, или, ако не е било възможно да се достигне до нея, се анализират методи за нейното изпълнение. Технологията за оптимизиране на бизнес процесите е такава, че преди всичко се анализира производителността.
5. Мозъчна атака. Методът е активно обсъждане на задачи, изразяване на различни варианти. От всички предложения в резултат се избира най-успешната оферта.
6. 6 Сигма. Чрез намаляване на броя на производствените грешки се постига повишаване на показателите за производителност.
7. Промяна и изчисляване на фрагментацията на процесите. Методът се крие във факта, че компонентите на бизнес процеса се увеличават или намаляват.
8. Анализ на бизнес логиката. Целта е да се премахнат неефективните процедури, да се свържат паралелни дейности, да се споделя отговорността за процесите и да се споделят правомощия за вземане на решения, да се улови информацията при източника и да се обработва в реалните дейности на компанията.
9. Функционален анализ на разходите. Методът е насочен към постигане на най-висока функционалност на обекта за сметка на минимални разходи както за купувача, така и за продавача.
10. Симулация на бизнес процеси. Оптимизирането на логистичните бизнес процеси ви позволява да представите действията на хората и използването на технологии с помощта на компютърен модел. По време на симулацията трябва да се спазват четири етапа: изграждане на модела, изпълнение на модела, анализиране на полученитепоказатели за изпълнение, оценка на други възможни сценарии. Методът е ефективен само ако се използват действителни и точни стойности за изграждане на модела.
11. Анализ и изчисляване на сложността и продължителността на процеса. Методът ви позволява да изчислите необходимия брой работници и натоварването, на което са изложени.
12. Анализ на матрицата за разпределение на отговорността. Това е функционална визуална таблица, която разпределя организацията на връзки, звена и т.н. т.е. методът ви позволява да възлагате задачи на структурни звена.

Стъпки за оптимизация

Работата по оптимизацията на бизнес процесите е разделена на пет етапа. Нека поговорим повече за всеки от тях:

1. Описание на процесите на организацията. Анализът и оптимизацията на бизнес процесите са неразривно свързани. Без дефиниране на функциите на всеки отдел и служител е невъзможно да се започне ефективна оптимизация. Изглежда, че тази стъпка изглежда се приема за даденост, но всъщност повечето компании забравят за нея и това е голяма грешка. По-добре е да започнете учебните процеси чрез веригата на стойността. Има компании, които предоставят ресурси или продукти на вашата организация или изпълняват допълнителни функции, от които се нуждае вашият клиент. Разберете на какъв етап и как се формира добавената стойност на крайния продукт. Използването на такава стратегия ви позволява бързо да изчислите изходните и входните точки към компанията. Така ще можете да проучите целия работен процес на предприятието, да обясните на персонала кой какво прави,да се отделят работни процеси, които се нуждаят от приоритетна оптимизация, да се вземат решения за начини за подобряване на качеството на услуга или продукт. По време на изследването ще разберете, че освен ключовите процеси, има и поддържащи. По правило те не се нуждаят от финансиране, тъй като формират инфраструктурата на предприятието и подпомагат непрекъснатото функциониране на основните процеси. Има и процеси на развитие, отговорни за бъдещите печалби.
2. Назначаване на отговорни лица. Системата за оптимизация на бизнес процесите е изградена по такъв начин, че не може да функционира без контрол. Поради това се назначава лице, отговорно за неговото изпълнение. Освен това един човек трябва да извършва общо управление, докато други трябва да контролират всеки етап. Мениджърът трябва не само да бъде задължителен, но и да може да координира работата на подчинените. Такива лидери могат да се сравняват с вечна батерия, защото трябва постоянно да работят и да оптимизират производството. Поради тази причина служебните отговорности трябва да бъдат ясно посочени, за това е достатъчно да се предпишат задължения във вътрешния правилник на предприятието.
3. Внедряване на оптимизация. Така стигаме до оптимизирането на бизнес процесите на предприятието. За нея е запазен само третият етап, защото първо трябва да се подготвите. Не мислете, че всяка организация е в идеален ред. Във всяко предприятие можете да намерите десетки проблеми. И след откриването трябва да действате в съответствие с плана. Първо трябва да оцените всички процеси на компанията, както и да премахнете повторението на задълженията. Следваща стъпкаще бъде изчисляване на времето за всеки от бизнес процесите, сравнителен анализ със средни показатели, корекция към реални показатели. След това трябва да организирате оперативен анализ на производствените ресурси. Трябва да проследите движението на ценностите и информацията в компанията и да премахнете областите, където има загуба и на двете. Последната стъпка ще бъде да се анализира ефективността на използването на ресурсите във всеки процес.
4. Автоматизация на основните процеси на предприятието. Нищо чудно, че тази стъпка е описана в четвъртия параграф, защото преди да продължите с нея, трябва ясно да разберете как ще се извърши оптимизацията. Ако в предприятието има пълно объркване, тогава без значение как оптимизирате процеса, няма да има смисъл от това. Единственото, което може да се постигне, са големи финансови разходи и загуба на време.
5. Оценка на резултатите. Преодоляна е оптимизацията на управлението на бизнес процесите, както и самата реорганизация. Време е за равносметка. Ако операцията е извършена правилно, резултатът ще бъде премахване на повтарящи се позиции и задължения на служителите, наблюдение на изпълнението на работата от работниците, намаляване на броя на грешките и намаляване на влиянието на човешкия фактор в производството, въвеждане на система за фактори за ефективност, които мотивират служителите, формирана база от знания за процесите на организацията, намаляване на нарушенията в производството поради липса на персонал или липса на ресурси, намиране на финанси, които не участват в обръщението и тяхното ликвидиране, минимизиране на закупуването на ненужни продукти.

Често срещани грешки

Дооптимизацията даде резултати, трябва да се опитаме да не допускаме грешките, които правят другите предприемачи. Ето някои от тях.

Първата грешка е грешната постановка на проблема. Ако мениджърът не знае какво точно трябва да се направи, за да се подобри работата на предприятието, тогава той няма да успее. Първоначалната стъпка е да разберете какъв резултат очаквате от оптимизацията. Например, безполезно е да се изготвят характеристиките на счетоводния отдел, ако организацията няма преки приходи. Липсата на печалба е работа на търговския отдел, а не на счетоводителя. Тоест в тази ситуация е необходимо да се промени работата на този конкретен отдел, а бонусът ще бъде промяна в работата на други услуги. Накратко, струва си да започнете оптимизацията с описание на корпоративните процеси, вече говорихме за това по-горе.

Втората грешка е диспропорцията между усилия и задачи. Често можете да видите описанието на процеси, които абсолютно не са свързани с основната цел на предприятието. Преувеличен пример, но ясно отразяващ същността, е комуникацията между ръководителя и секретаря с цел извикване на зам. Ясно е, че процесът няма смисъл и няма никаква стойност. Оказва се, че организацията губи пари за този процес.

Третата грешка е грешен избор на средства за описание. За характеризиране на процесите се използват различни средства, включително програми с различен капацитет. Цената на такива програми е доста висока, започва от $100 и няма горна граница. Ясно е, че капацитетът на програмата трябва да съответства на размера на компанията. Оказва се, че е безполезномалка фирма за придобиване на мащабна програма. Инструментът трябва да бъде избран според задачите и целите на предприятието, които ръководството се опитва да реши чрез оптимизация. Но не трябва да се мисли, че софтуерът е основният инструмент. Това е само спомагателен инструмент. Оптимизацията е най-силно засегната от нейната правилна организация.

Допълнителна литература

В допълнение към информацията в Интернет, ръководителите на компании трябва да четат и книги, които ще помогнат в този сложен процес. Ето няколко книги:

1. „Бизнес процеси. Моделиране, изпълнение, управление” от Владимир Репин. Ако решите да промените бизнес процесите и да опитате нов подход, тогава тази книга е за вас. Това не означава, че се чете лесно, но въпреки това в него се крие много важна информация. Всяка глава ще трябва да се разбере и проработи. Изданието включва много чертежи, таблици и диаграми, които помагат за разкриването на процеса. Заслужава да се отбележи също, че няма нито дума за това в други отворени източници.
2. “Системен подход към непрекъснато подобрение. Теория на ограниченията на Голдрат от Уилям Детмер. Всички книги на автора се измиват от рафтовете като топъл хляб. И всичко това, защото помага за решаването на много проблеми, като противоречието между времето на услугите и качеството, между финансовите разходи и цената. Преди не беше възможно да се намери пълна информация от автора, но сега беше пусната книга, която разкрива всички тайни.
3. “Управление на бизнес процесите. Практическо ръководствоза успешното изпълнение на проекти” от Йохан Нелис, Джон Джестън. Книгата разказва за основните принципи на управление на бизнес процесите, техните предимства и положителни черти. Изданието е богато и на примери за управление. Книгата е подходяща като справочник за предприятия, изпълняващи проекти за управление на процеси. Това се дължи на факта, че описаният материал разказва за инструментите, които могат да се прилагат на практика, а също така помага за ефективно изпълнение на бизнес проекти.
4. "Гол. Процес на непрекъснато усъвършенстване от Eliyahu Goldratt. Изданието обяснява, че човек, който вижда някакъв проблем в бизнес проект, е длъжен да изгради причинно-следствени връзки между резултатите и процесите. Индивидът трябва да разбере основните принципи за постигане на ефективност на работния процес в организацията.
5. Lean софтуер: от идея до печалба от Том и Мери Попендик. Ръководството ще окаже помощ в ситуации, когато е необходимо да се формират най-ефективните процеси. Топ мениджърите трябва да прочетат тази книга, както и мениджърите, разработчиците на компанията. Тоест, информацията ще бъде полезна именно за тези, които участват в софтуера.

Заключение

Както виждате, за да оптимизирате правилно, трябва да знаете много и да разбирате много. Реорганизацията няма да помогне, ако мениджърът не разбира с какво работи. Често има много такива шефове, което е причината за краха на много компании.

Дори ако основателят сам не разбира проблема, неговата задача е да намери компетентни служители, коитоще работят не от личен интерес, а защото са отдадени на работата си. Останаха много малко такива безкористни работници, което означава, че ако имате късмет и сте ги намерили, тогава се опитайте да не пускате. Компетентността на персонала е тази, която определя колко ще процъфтява организацията. Дори и най-талантливият лидер няма да може да извади компанията сам и затова не трябва да се пренебрегва професионализма на персонала. В крайна сметка става въпрос за вашите пари и време.