Планово-икономически отдел: неговите функции и задачи. Правилник за планово-стопанския отдел

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Планово-икономически отдели (наричани по-долу PEO) се създават за ефективна организация на икономиката на организациите и предприятията. Въпреки че често работата на такива отдели не е ясно регламентирана. Как трябва да бъдат организирани, каква структура трябва да имат и какви функции трябва да изпълняват?

Въведение

Във всеки учебник по икономика се казва, че PEO събира икономически показатели за детайлите на компанията, анализира ги и изготвя планове за развитие въз основа на заключенията, получени по време на анализа.

Ако говорим за малък бизнес, тогава тази функция може да се изпълнява от ръководителя на компанията (или индивидуален предприемач), тъй като мащабът на дейността нараства, тези правомощия могат да бъдат прехвърлени на друго лице или дори на група хора. Колкото по-голяма е организацията, толкова повече хора в нея са отговорни за икономическото планиране. За удобство на работа тези хора са обединени в PEO.

PEO структура

PEO има стандартна структура. Този отдел се ръководи от лице, коетодокладва директно на финансовия мениджър, директора по реклама и промоция или дори на главния изпълнителен директор. Всичко зависи от структурата на организацията на компанията като цяло.

Има два вида структурна организация на PEO:

1. Организация, в която работните места на служителите на PEO се намират вътре в отдела.
2. Организация, в която някои от служителите работят извън отдела (събират информация за работата на компанията), а други работят вътре (те анализират получената информация и изготвят планове).

Последният тип организация е типичен за производствените компании.

Предимството на първия тип организация е, че работата на такова структурно звено на компанията е лесна за контрол. Недостатъкът е, че информацията не винаги се получава от персонала на PEO навреме.

Ако използвате първата опция за организиране на планово-икономическия отдел и неговите функции, тогава на служителите му трябва да бъдат възложени следните функции:

• получаване на първични данни от финансови източници и структурни звена;
• създаване на методи за планиране и управленско отчитане;
• директно създаване на отчети за управление;
• контрол и анализ на компанията като цяло.

Вторият метод на PEO организация се използва не по-рядко. В този случай на служителите на отдела трябва да бъдат поверени следните функции:

• мониторинг изпълнението на разработените планове;
• мониторинг на изпълнението на бюджета на определено звено;
• анализ на ефективносттаконкретна единица.

Важно е PEO, работещи извън своето звено, да получат всичко необходимо за по-нататъшен анализ и планиране на икономиката на организациите и предприятията.

Служителите на PEO могат да докладват директно на ръководителя на отдела и ръководителя на всяко производствено звено. В първия случай подчинеността се нарича функционална, във втория - административна. Ето как изглежда двойното подаване.

Следните функции трябва да бъдат възложени на икономиста от отдела за планиране и икономика:

1. Разработване на линия от бизнес методологии (както във фирмата, така и в отделните отдели на организацията).
2. Разработване на основни директории, съдържащи показатели за ефективност на подразделенията на компанията.
3. Разработване на политика за управление на компанията.
4. Разработване на форми за планиране и отчет.
5. Разработване на методи за анализ и оценка на представянето на фирмата.

Предимството на този тип организация на планово-икономическия отдел и неговите функции е, че цялата необходима информация отива незабавно до анализаторите на звеното. Недостатъкът е слабият контрол върху работата на икономистите, които работят извън отдела, както и фактът на двойно подчинение на служителите.

Този начин на организация на работата може значително да увеличи персонала на PEO до неоправдан размер.

Пример за PEO структура в различни предприятия

Когато става дума за средни компанииразмер, то най-често PEO в тях има следната структура: ръководителят е началник на отдела, а трима специалисти на PEO са му подчинени.

Ако говорим за голямо предприятие, тогава структурата на плановия и икономическия отдел в него е следната: ръководителят на отдела отговаря за отдела, заместник-отделът е подчинен на него, на на които както главният икономист на катедрата, така и водещият икономист на катедрата са пряко подчинени. Двама PEO икономисти докладват на главния икономист.

Проблеми на IEE

Задачите на това подразделение на компанията включват подготовка на следните документи и приложения:

• планове и прогнози за развитие на компанията;
• документация за отчети от различно естество (еднократна и редовна);
• необходими препратки и аналитични обяснения;
• икономически изчисления;
• инвестиционни проекти и бизнес планове.

PEO също има определени функции, които трябва да бъдат ясно посочени в регулаторната документация на компанията.

Функции на PEO

Функциите на PEO са както следва:

• анализ на представянето на фирмата;
• прогнозиране на представянето на компанията;
• оценка на финансовото състояние на организацията;
• изготвяне на стандарти за производствени процеси;
• контрол на формирането и промените в производствените разходи;
• контрол на цените за продукти;
• отчитане за управление;
• участие във формиранетоведомствени бюджети.

Всички функции на PEO са взаимосвързани с бизнес процесите, протичащи в компанията. Следното описва връзката между тези понятия.

Връзка между функцията PEO и бизнес процесите във фирмата

Основните бизнес процеси, протичащи в компанията са:

• продажби;
• производство;
• покупки;
• изследвания и експериментални разработки.

За всеки от етапите на работата на компанията, PEO има своя собствена задача.

Когато работи с продажби на продукти, PEO извършва планиране на продажбите, контрол и допълнителен анализ. При производството на продукти задачите на PEO са сходни.

Когато производственият процес е на етап закупуване на необходимите ресурси, PEO се занимава и с планирането на покупките, техния контрол и анализ на придобитите стойности и средства. Ситуацията е същата с изследванията и експерименталното развитие.

Планирането, контролът и анализът са трите отговорности на икономиста в предприятието, когато работи с основни бизнес процеси. Защо да правя това? За да оптимизирате същите процеси в бъдеще.

Бизнес процесите също могат да бъдат спомагателни. Те са:

• производствени технологии;
• качество на продукта;
• инженерство;
• капитално строителство на съоръжения;
• логистика.

Какви са задачите на PEO в този случай? Същото: планиране, контрол и анализ. В първия случай се работи по технологията за производство на експериментални разработки, ввторият - над сертифицирането, лицензирането и метрологията, в третия - над поддръжката на оборудването и енергоснабдяването, в четвъртия - над изграждането на сгради, в петия - над транспортните разходи..

Разграничават се организациите, обслужващи бизнес процеси, които включват:

• работа с персонал;
• маркетинг;
• финансово управление;
• правни услуги;
• обща администрация.

В този случай задълженията на икономист в предприятието не се променят.

Регулиране на работата с PEO

Някои компании създават PEO, но изобщо не им пука за регулирането на работата на това структурно звено. Не са предвидени разпоредби за плановия и икономическия отдел.

Ако организацията не регулира по никакъв начин работата на PEO, е необходимо спешно да се изготви документ, който да реши този недостатък. Този документ ще стане основа за създаване на длъжностни характеристики за служители, работещи в WtE, което ще реши проблемите, описани в началото на статията.

Стандартният регулаторен документ на планово-икономическия отдел и неговите функции съдържа следните елементи:

1. Общи разпоредби.
2. Структура на отдела.
3. Основните задачи на отдела.
4. Функции на отдела.
5. Права.
6. Работа с други структури на предприятието.
7. Отговорност.
8. Критерии за оценка на дейността на отдела.

Следва структурата на документа, регламентиращ работата и задачите на планово-стопанскатаотдел.

Структура на документа, регулиращ работата на IEE

Разделът Общи условия съдържа обща информация за това устройство. Посочено:

• цел за създаване на отдел в съответствие с икономическата политика на предприятието;
• основни условия;
• лице, назначено от ръководителя;
• документи, от които този отдел се ръководи при изпълнение на задълженията си.

Разделът "Структура на отдела" съдържа информация за структурата на PEO и неговия количествен състав.

Разделът "Ключови задачи на отдела" описва ключовите задачи на EEO, както и списъците с отчети и планове, които служителите му трябва да представят на ръководството за разглеждане.

Основни задачи на PEO

Основните задачи на отдела за планиране и икономика, които трябва да бъдат посочени в регулаторния документ, включват:

1. Работа по икономическо планиране, рационализиране на икономическата дейност.
2. Разработване на стратегия за развитие на компанията с цел бързо адаптиране на бизнес дейностите към постоянно променящите се пазарни условия.
3. Провеждане на цялостен икономически анализ на финансовите и икономически дейности на предприятието.
4. Статистическо отчитане на всички показатели за функционирането на компанията.
5. Техническо и икономическо планиране на дейностите на други отдели на компанията.

Основни функции за PEO

Основните функции на PEO, които обикновено са посочени в регулаторната документация, включват:

1. Икономиченпланиране на работата на компанията, насочено към рационализиране на бизнес дейностите.
2. Изготвяне на проекти на планове за дейността на други отдели на компанията. Подготовката включва и обосновка за сключване на определени договори, подкрепена с изчисления.
3. Изготвяне на планове за производствената, финансовата и търговската дейност на компанията за различни периоди (краткосрочни, средносрочни и дългосрочни).
4. Информиране на отделите на компанията за текущите планове.
5. Провеждане на цялостен анализ на дейността на компанията във всички области.
6. Наблюдение на изпълнението на текущите планове по отдели, както и навременно отчитане.
7. Създавайте рационални записи, които леко увеличават бюрократичната тежест върху служителите.

Това не е пълен списък на основните функции, които се изисква да изпълнява плановият и икономически отдел.

PEO права

Специалист в планово-икономическия отдел, в рамките на длъжностната си характеристика, има право:

• искане от упълномощени представители на други подразделения на компанията данните, необходими за контрол и анализ на тяхната дейност;
• създайте експертни работни групи, чиято задача е икономическото планиране на организацията;
• в рамките на своята компетентност участват в бизнес преговори с представители на други фирми и организации, подписват договори;
• организирайте анализа на нови програми и научни проекти на компанията за тяхната ефективност ицелесъобразност на разработка;
• правете предложения по въпроси, които попадат в компетенциите на IEE под формата на проекти.

Взаимодействие, отговорност, оценка

Нормативната документация, регулираща работата на PEO, често съдържа раздели, които уточняват взаимодействието на PEO с други структури на организацията; отговорност за всички действия, извършени от служители на отдела; Оценка на дейностите на IEE.

В раздела „Работа с други структури на предприятието“се прави само въведение по шаблон: „В хода на дейността си отделът взаимодейства със следните структурни подразделения (тези подразделения са изброени по-долу)”. При прехвърляне всичко зависи от това колко широки правомощия са планирани да бъдат предоставени на служителите на PEO.

В раздел "Отговорност" е посочено, че ръководителят на ИЕЕ поема пълна отговорност за работата на отдела; степента на отговорност на служителите се установява в съответствие с длъжностните им характеристики; всички служители и ръководителят на PEO носят лична отговорност за съставените от тях документи и операциите, извършени в съответствие със законодателството на Руската федерация.

В раздел "Критерии за оценка на дейността на отдела" са предписани два критерия:

1. Навременно и качествено изпълнение на задачите.
2. Качествено изпълнение на непосредствените задължения.

Можете да посочите други критерии за оценка.

Това завършва изготвянето на регулаторния документ. Естествено, той трябва да бъде форматиран в съответствие с правилата за проектиране.подобни документи: всички данни трябва да бъдат подписани, подпечатани и датирани.

Контрол на операцията PEO

Контролиране на работата на PEO един от следните служители:

• главен финансов директор на фирма (в голяма компания);
• CFO (в малка или средна компания);
• главен икономист (в производството).

Контролът на PEO дейностите се извършва за следните цели:

1. Бързо изпълнение на еднократни задачи.
2. Съответствие с отчетността и документооборота, в съответствие с вътрешните разпоредби на компанията.
3. Осигуряване на надеждността на предоставените изчисления и отчетна документация.
4. Анализ на работата с цел идентифициране на ефективността на функционирането на IEE.

Заключение

Всеки учебник по икономика казва, че PEO е наистина необходимо структурно звено на една компания. Без него ефективността на много предприятия и организации е значително намалена. Въпреки че не всички компании имат PEO, настроени правилно.

Някъде функциите на отдела не са ясно дефинирани, някъде задачите на служителите. В някои фирми има трудна ситуация с подчинеността на служителите на PEO. Въпреки че планирането в пазарната икономика е най-важният процес.

За да отстраните проблема, е необходимо ръководителят на фирмата ясно да разбира отговорите на следните въпроси:

1. Какво е PEO?
2. Каква е неговата структура?
3. Тази компания има ли нужда от нея или нейната функция можеда екзекутираш един човек?

Ако е взето недвусмислено решение за създаване на PEO, тогава си струва незабавно да се пристъпи към изпълнението на регулаторна документация, където в допълнение към общите разпоредби ще бъде написано следното:

• структура на отделите;
• права и функции;
• отговорност;
• работете с други структури на фирмата.

Ако следвате тези препоръки при проектирането на планово-икономическия отдел и неговите функции, тогава компанията ще има ефективно структурно звено.

Всъщност, ако работата на това звено е ясно установена, тогава неговите специалисти са в състояние да оптимизират всички производствени процеси без вреда за дейността. Преведено на езика на парите, това означава, че наличието на ефективен PEO ви позволява да харчите по-малко ресурси и да печелите повече.