Задачи и функции на финансовия отдел на предприятието

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Управлението на предприятие е трудно и един лидер не може да го направи. Поради тази причина се създават множество отдели, един от най-важните е финансовият. Можем да кажем, че той е сърцето на цялата организация. Нека разгледаме по-подробно целите и функциите на финансовия отдел.

Какво прави той?

Всеки отдел има специфични отговорности, като за финансовия отдел те са както следва:

1. Финансов контрол. Това е най-важната характеристика. Служителите наблюдават изпълнението на плановете, както и тяхното формиране. Финансовият отдел трябва не само да се занимава с анализи и счетоводство, но и да контролира изпълнението на бизнес процесите в организацията.
2. Управление на парите. Втората функция на отдела е да управлява финансите на предприятието. Освен това това включва наблюдение на състоянието на взаимните разплащания и създаване на платежен календар. Тези отговорности не бива да се подценяват, защото те са в основата на финансовия отдел.
3. Данъчно счетоводство и неговата организация. Няма нужда да се обяснява нищо и това еразбирам.

Важно е да се отбележи, че някои функции може да са подобни на задълженията на главен счетоводител, но това не е напълно вярно. Трябва ясно да правите разлика между тях.

Разлики

Главният счетоводител отговаря за воденето на данъчно и регулирано счетоводство, което напълно отговаря на изискванията на закона. Той е длъжен да генерира своевременно данъчни и счетоводни отчети, отразяващи фактите от икономическата дейност на организацията в счетоводните регистри.

Функциите на финансово-икономическия отдел, или по-скоро на неговия ръководител, са да планира дейността на компанията, финансовите резултати. Освен това шефът трябва да се увери, че действията му не противоречат на законодателството на нашата страна, което постоянно се променя. Пряката отговорност на финансовия директор на организацията е данъчното планиране.

Как си взаимодействат главният счетоводител и финансовият директор, тъй като задълженията им са сходни? На този сериозен въпрос не може да се отговори толкова бързо. Счетоводителят, съгласно Закона за счетоводството, трябва да се подчинява на генералния директор на предприятието, но той също е включен в областта на отговорността на финансовия директор, което означава, че трябва да изпълнява неговите заповеди. Верните ще се подчиняват и на двете.

Между другото, най-често задълженията на отдела не ограничават задачите, пред които е изправен директорът на службата.

Концепция

Вече отбелязахме, че функциите на финансово-икономическия отдел са много обширни, но все още не сме дефинирали този раздел. Всъщност всичко е просто. FEO е структурно образувание, коетое ангажиран с изпълнението на управленски функции в организацията.

Броят на служителите на цялото предприятие и конкретно на финансовия отдел се влияе от естеството на извършваните дейности, както и от правната форма.

Финансовият оборот, броят на платежните документи за разплащания с партньори зависят от обема на производството и естеството на дейността на организацията. Това включва доставчици, клиенти, кредитори, частни банки и самия бюджет. Броят и съставът на служителите на FEO зависи от това колко мащабни са паричните транзакции.

В предишните параграфи вече споменахме, че отделът за финансов контрол планира бюджета. Освен това извършва аналитична и оперативна дейност.

За финансите

Какво трябва да се разбира като бюджет на изучавания отдел? Експертите отбелязват, че в случая говорим за:

1. Относно анализа на собствените нужди на компанията от оборот.
2. Относно планирането на заеми и финанси. Всички необходими разходи трябва да бъдат взети предвид.
3. За идентифициране на възможности за финансиране на работата на организацията.
4. За участие в изготвянето на бизнес план.
5. Относно разработването на проекти за капиталови инвестиции, като се вземат предвид всички характеристики.
6. Относно проектирането на парични планове.
7. За участие в планирането и изпълнението на продуктите на организацията.
8. Относно анализа на рентабилността и свързаните с него разходи.

По този начин бюджетът е целият паричен поток, произведен от отдела.

Оперативна работа

Отдел за финансов контролработи в тази посока. Една услуга се занимава предимно с изпълнение на различни задачи. Сред тях:

1. Осигурете попълване на бюджета чрез плащания в определеното време. Това включва и контрол върху плащането на плащанията по заеми - както дългосрочни, така и краткосрочни, издаване на заплати на служителите навреме, всички касови транзакции.
2. Плащане на доставчици за работа или стоки.
3. Покритие за разходите, включени в плановете.
4. Обработка на заеми по споразумения.
5. Ежедневен контрол върху продажбата на продукти, печалбите от тях и други източници на доходи за организацията.
6. Контрол върху изпълнението на изискванията на материалния план и цялото материално положение на организацията.

Но функциите на финансовия и икономически отдел не свършват дотук.

Контролна и аналитична работа

Вече беше казано по-горе, че FEO постоянно следи касовите бележки. Това задължение се счита за една от основните функции на финансово-икономическия отдел. Но той не е единственият, също толкова важно е да се изчисли възможността за използване на бюджета на компанията и привлечените средства. Последните включват банкови заеми.

По-рано всички FEO задължения се изпълняваха от счетоводители. Но с течение на времето всеки стана отговорен за своите проекти. Това се случи, защото изследваният отдел имаше повече задачи, което означава, че е време да се разклони в независима служба. Повече задачи станаха след появата на организации с нестопанска цел и различни организационно-правни формипоследното. Отпечатък остави и фактът, че обектите на държавна и общинска собственост започнаха да се прехвърлят в частни ръце, а нарастването на независимостта на субектите се засили.

Ако фирмата е малка, тогава счетоводителят поема функциите на финансовия отдел на организацията. Това се дължи на факта, че в предприятието има малко служители и съответно оборотът на средствата е малък. Но когато става въпрос за голяма организация или отворено или закрито акционерно дружество, функциите на отдела се изпълняват от самата служба. Това се дължи на големия оборот на средствата и многобройните служители.

Финансово управление

Често можете да чуете този термин, но не винаги е ясно за какво става дума. Това се нарича управление на всички печалби и разходи. Необходимо е, за да се използват средствата от бюджета на предприятието и привлечени отвън за увеличаване на печалбата на организацията по най-ефективния начин.

Функциите на финансовия отдел на предприятието включват анализ на отчети по няколко индикатора, и в същото време система за прогнозиране на бъдещи приходи. FM разработва най-печелившата стратегия и тактика за решаване на парични проблеми. Поради това финансовото обслужване на предприятието е незаменимо.

Задълженията на финансовия отдел на едно предприятие са много разнообразни, както вече видяхте. Но услугата е създадена основно, за да гарантира, че организацията просперира и нейните печалби нарастват.

Какво е финансова работа?

Функциите и задачите на FEO са тясно преплетени и затова ръководството на организацията поверява служителите на службата:

1. Финансиране на бизнес дейности.
2. Рационално планиране и използване на средствата от корпоративния бюджет и заети пари.
3. Поддържане на партньорства с икономически и финансови и кредитни субекти.
4. Осигуряване на бюджетни постъпления навреме, удръжки към банки, плащания на служители и доставчици.

За да обобщим, оказва се, че финансовата служба е ангажирана с циркулацията на финанси, като същевременно стриктно планира къде да изразходва средствата. Можете също да добавите партньорства тук, за да увеличите търговските печалби.

Ако няма FEO

С функциите и задачите на финансовия отдел всичко е горе-долу ясно, нека да преминем към анализиране на ситуацията, когато няма такава услуга.

В случай на лошо изградено управленско счетоводство, директорът получава данни за загуби и печалби едва след месеца на приключване на периода на фактуриране. Тоест шефът не може по никакъв начин да повлияе на ситуацията, което се отразява зле на работата на организацията. Как да бъда?

Трябва да планирате правилно всичко, желателно е планът да е за всяка седмица. В този случай не е необходимо да чакате счетоводни отчети, можете самостоятелно да контролирате разходите, като избягвате ненужни разходи.

Правилното планиране ще бъде чудесен инструмент за просперитет на бизнеса.

Структура на отделите

Като всяка услуга, финансовият отдел има своя собствена структура. Зависи от мащаба на организацията, производствените обеми, дейностите и целите на предприятието.

Отделът е разделен на следните подразделения:

1. Счетоводство. Основната функция е счетоводство, поддържане и отчитане на баланса. Това включва и отчет за разходи и печалби, изготвяне на обща отчетност в съответствие с изискванията и законодателството.
2. Отдел за анализи. Тези служители наблюдават цялостното здраве на предприятието и анализират финансовите данни. Изготвяне на годишен финансов отчет както за предприятието, така и за събранието на акционерите. Аналитичният отдел се занимава с проектирането на инвестиционния фонд и финансовото представяне на организацията.
3. Финансово планиране. Функциите на отдела за планиране и финанси са да извършва разработването на проекти с различна продължителност и да управлява бюджета на организацията.
4. Данъчно планиране. От служителите се изисква да разработят правилна данъчна политика, да изготвят отчети и данъчни декларации и да подават документи на определени органи. Служителите също така са отговорни да гарантират, че данъците се плащат изцяло навреме. Изчисленията на основния бюджет и други финансови източници също трябва да бъдат съгласувани.
5. Операции отдел. Служителите на услугите взаимодействат с длъжници и кредитори, банки и други финансови институции. Служителите на отдела контролират всички малки групи работници по отношение на данъчната, платежната и сетълмент дисциплина.
6. Секция за валутен контрол и ценни книжа. Функциите на отдела за финансов контрол са различни от този и това е естествено, защото всеки отдел си върши работата. Тук служителите формират пакет от ценни книжа, управляваттяхното движение. Те се грижат всички финансови транзакции да се извършват в съответствие със законите на страната ни. Оказва се, че компанията е базирана на този отдел.

Колко шефове на финансовия отдел, толкова много мнения за структурата на услугата. Някои решават да се придържат към класическата схема, други набират отдели в съответствие с целите на предприятието.

персонал

Ако сме изяснили функциите на финансовия отдел на администрацията и други отдели, тогава ще преминем към анализа на служителите.

Услугата включва:

1. Контролер.
2. Ковчежник.
3. Главен счетоводител.
4. Директори на финансовите оценки.
5. Одитор.
6. Администратор или данъчен мениджър.
7. Режисьори по планиране.
8. Финансов комитет.

Нека разгледаме всеки служител по-подробно.

Кой е контролер?

Обхванахме основните функции на финансовия отдел, нека преминем към служители. Какво прави контролерът? Служителят е длъжен да контролира в рамките на отдела. Също така е упълномощен да разработва различни стратегии за отчитане на разходите за увеличаване на рентабилността на производството.

Служителят предава цялата получена информация нагоре: на генералния мениджър, вицепрезидента на компанията и борда на директорите. Той също така отговаря за разработването на финансови оценки.

Служител е длъжен да анализира финансовата ситуация в организацията, да оцени състоянието, да прогнозира бъдещи събития, да предложи определени опции,което само ще увеличи рентабилността.

В корпорация служител се назначава на длъжността контролер от борда на директорите, като задълженията са фиксирани в устава на организацията. Назначаването трябва също да бъде подкрепено от президента на компанията заедно с финансовите комитети.

Какво прави касиерът?

Касиерът наблюдава изпълнението на функциите на финансовия отдел на провизията. Работи и с фирмени парични средства и ценни книжа. Всички парични транзакции, независимо дали става дума за превод, събиране, инвестиция, плащане или финансов заем, се извършват от касиера. Той докладва на вицепрезидента или президента на компанията. Прави впечатление, че последното само в изключителни случаи.

Служителят взаимодейства с банките и контролира кредитните и касовите операции на организацията. За да предскаже правилно ситуацията с финансите, касиерът работи в тандем с директора на финансовите разчети. Понякога е свързан контролер.

Функциите и задачите на отдела за финансова подкрепа на пръв поглед изглеждат подобни на други отдели, но това е само илюзия. Същото се случва и със задълженията на касиера: ако копаете по-дълбоко, ще откриете фундаментални разлики във видимото сходство.

Касиерът има право да подписва всички чекове на организацията, независимо дали са големи или малки. Можем да кажем, че управлява касата и сумите. Или това се прави от подчинени с неговото знание.

Понякога касиерът е и секретар, който подписва фактури, договори, ипотеки, сертификати и другифинансови документи.

Касиерът играе важна роля в системата за управление на организацията, но е важно да запомните, че той докладва на вицепрезидента.

Отговорности на главния счетоводител

Казахме по-горе, че функциите на счетоводния и финансовия отдел са сходни в много отношения. Нека поговорим за задълженията, които ги обвързват. Какво прави главният счетоводител? Той има почти същите задължения като контрольора, само с леко уточнение - главният счетоводител е подчинен на последния, което означава, че функциите му са по-малко обширни.

Служителят е отговорен за планирането, разработването и прилагането на стратегии за отчитане на разходите и разходите на предприятието. В неговата компетентност са и методи за ефективен одит. Всичко по-горе са по-скоро странични функции, докато поддържането на финансовото отчитане и счетоводството е основна задача.

Служителят е длъжен да изготвя статистически и финансови отчети. Впоследствие те се получават от администратора, управителя или касиера. Но ако организацията е малка, тогава функциите на финансовия и икономическия отдел в предприятието, а именно контрольора и главния счетоводител, се комбинират. Това не засяга производителността.

Кой е главният финансов директор?

Големите компании имат такъв служител. Той отговаря за системното отчитане и финансовите оценки.

Директорът на финансовите разчети се отчита пред контрольора, тъй като той има функции, подобни на него. Мениджърът е длъжен правилно да прецени перспективите и възможностите на труда и суровините. Гледам къмполучената информация, служителят ще формира проекти въз основа на административни и производствени финансови разчети, които се предоставят на ръководството на предприятието.

Освен това директорът е длъжен да оформи окончателните версии на прогнозата и да ги покаже на всички ръководители и ръководители на отдели.

Друга задача на директора по оценка на разходите е да предлага своевременно подобрения както на прогнозите, така и на производствените планове.

Одиторът идва при нас

Всички четат култовата комедия в училище, така че има груба представа за кого ще се говори. Веднага отбелязваме, че одиторът не е задължително да бъде във финансовия отдел на всяко предприятие. Но ако такава позиция е осигурена, тогава трябва да знаете отговорностите.

Основната задача на този служител е да проверява отчетите, по-точно колко добре се съхраняват. Одиторът не работи сам, той има помощници, представители на отдели и офис служители.

Инспекторът може да докладва на всеки: от администратора до борда на директорите и президента на организацията.

Ако един шеф е недоволен от свършената работа или не иска да я приеме, тогава одиторът може да се обърне към по-висок мениджър.

Най-често този конкретен служител работи със счетоводители, които одитират счетоводните книги на организацията.

Понякога позицията на одитора и директора на оценките се комбинират.

Данъчен администратор

Вече виждаме, че понякога има дублиране на функции на финансовите отдели, но това не екасае данъчния администратор. Служителят се отчита пред касиера, но и контрольорът може да му дава задачи. В крайна сметка, за да разрешите данъчни проблеми, трябва да взаимодействате както с общия счетоводен отдел, така и с одиторския отдел.

Администраторът е длъжен да извършва застрахователни операции. Ако компанията е голяма, тогава всеки тип операция има свой собствен администратор. Е, ако предприятието не може да се похвали с мащаб, тогава един човек е отговорен за всичко.

Между другото, в големите организации администраторът се отчита директно на финансовия комитет или на президента на компанията.

Директор по планиране

Вече обяснихме по-горе какви функции на финансовия и аналитичния отдел съществуват, но съвпадат ли те със задълженията на директора по планиране?

Разбира се, защото това е пряката му сфера на дейност. Дори ако длъжността като такава не е предвидена в предприятието, някой друг служител изпълнява функциите.

Позицията на директор се счита за престижна, тъй като той взаимодейства директно с мениджърите на компанията. По правило главният счетоводител или директорът по оценка на разходите може да се издигне до позицията на директор по планиране.

Служител разработва финансови планове, определя целеви области в различни области.

Ако се вземе решение за закупуване на нов клон или ликвидация на предприятие, трябва да се вземе предвид мнението на директора по планиране. Той оценява не само икономическата ситуация на организацията, но също така изчислява състоянието на пазара в бъдещето и настоящето.

Функциите на ръководителя на финансовия отдел и директора са много сходни, но сходнивъпросът не свършва. Всъщност директорът по планиране е ангажиран с работата на всички горепосочени служители, същото правило работи в обратна посока. Ако длъжността не е предвидена от мащаба на предприятието, задълженията се поделят между контрольора, ръководителя на FEO и директора по оценка на разходите.

Естествено, функциите на ръководителя на финансово-икономическия отдел ще бъдат по-широки от останалите служители. В крайна сметка ръководството е основно отговорно.

Финансов комитет

Коя комисия споменахме в заглавието? За какво е той, за какво отговаря? Отскоро придоби функциите на отдел за финансов контрол, решаващ най-важните стратегически задачи. С други думи, всяко сериозно решение в предприятието е резултат от работата на финансовия комитет.

Управителният съвет взема решение за създаването на такъв орган. Заседанията се организират само ако има повод за обсъждане в дневния ред. Председателят може да бъде или член на борда на директорите, или финансов мениджър или президент на организацията. Ако компанията е малка, тогава комисията включва всички отговорни служители.

Но такава дейност не е основната. В допълнение към всичко по-горе, комисията изпълнява функциите на отдел финансова сигурност. В крайна сметка той е този, който дава съгласие за големи заеми, като предварително е изчислил всички рискове.

Ако всичко е повече или по-малко ясно с позициите, тогава нека да преминем към дейността на отдела.

Как работи?

За да управлява предприятието, финансовият директор използваразлични методи. Може да бъде:

1. Данъчно облагане.
2. Заеми.
3. Самофинансиране.
4. Планиране.
5. Самоосигуряване. Това се нарича формиране на резерви.
6. Система за безкасово плащане.
7. Застраховка.
8. Лизинг, доверие, факторинг, обезпечение и други операции.

Всеки от методите предвижда възможност за финансови транзакции.

Работата на отдела е насочена в три посоки:

1. Управление на финансовия оборот в момента.
2. Финансово планиране. Това включва разходи, капитал, приходи.
3. Контрол и анализ на всички парични транзакции.

Как се разработва бюджетът?

За да го направите правилно, трябва да вземете предвид много данни. Сред тях:

1. Прогнози и информация за рентабилността на услуга, продукт или работа.
2. Фиксирани и общи разходи. Анализът трябва да се направи за всеки отделен продукт, защото това е единственият начин да се установи рентабилността.
3. Променливи производствени разходи във всяка продуктова група.
4. Прогноза за промени в активите на организацията, източници на инвестиции, показатели за оборот, рентабилност на оборотните активи.
5. Данъчна платежоспособност на компанията, заеми, разпределяне на средства към небюджетни организации.
6. Прогнозирайте рентабилността на бартерната работа, отчитане след анализ на рентабилността.
7. Общото състояние на нещата в организацията. Това включва износване на оборудването, състава на някои фондове, тяхната доходност и процента на подновяване.

За да управлявате успешно бюджета на компанията, трябва да имате предвид следното:

1. Използване на счетоводни и отчетни методи.
2. Анализ на потенциала на фирмата.
3. Разработване на система за управление на средства.
4. Отчитане на структурата на персонала.
5. Подготовка на бюджетни средства за използване и отчитане за тях.

Първо се назначава бюджетен директор, който оживява всичко. Служителят отговаря за координирането на дейностите на подструктурите и услугите на предприятието.

Ако една организация има бюджетен директор, той е този, който оглавява финансовия комитет.

Регулаторен документ

Всяка сфера на дейност има свой собствен закон. В нашия случай това е „Правилник за финансовия отдел в предприятието“. Той съдържа всички важни точки от управлението на персонала и воденето на записи. Документът се разработва от финансовия директор.

Компоненти на регламента:

1. Организационна и функционална структура на финансовата услуга. Представено като блокова диаграма, която най-добре представя структурата на финансовия отдел с всички отдели.
2. Броят на персонала и структурите на финансовия отдел. Изразено в таблица, която изброява всички отдели, броя на служителите, длъжностните лица.
3. Основни задачи и цели. Целите на предприятието и задачите на всеки отдел зависят от стратегията за развитие на организацията.
4. Матрица от функции. Таблица, съдържаща имена на функции вертикално. В хоризонтала се изписват имената на служителите на организационните звена и ръководителите, които отговарят за изпълнението на определена функция. Като се използватаблици, можете лесно да проследявате натоварването на всеки отдел и да го преразпределяте.
5. Реда на взаимодействие между служителите на финансовия отдел. Обикновено те установяват вътрешен ред между служители на един отдел и между няколко подразделения на финансовата служба. Отделно се установява външна процедура, която регулира взаимодействието с публични или частни организации и клиенти. Основата е структурната характеристика на предприятието, задачите и целите на отделите, както и традициите на компанията.
6. Разрешаване на спорове и конфликти. Ако възникне конфликт, трябва да се подаде жалба. За целта е разработена собствена верига "генерален директор - директор по финанси - началник отдел - служител". Същата схема е приложима и при въпроси от обикновени служители. Между другото, въпросите могат да се отнасят до задачи, решения, стимули, компенсации, както и различни предложения, които ще увеличат рентабилността на предприятието.
7. Установяване на индикатори за оценка на работата на финансовата служба. Този параграф посочва показателите, чието спазване показва успешната работа на отдела. Важно е индикаторите да са конкретни и измерими. Ако формулировката е неясна, тогава те не могат да служат като вид мярка.
8. Заключителни разпоредби. Ето основните изисквания за изготвяне на настоящия регламент, сроковете за приемане от служителите на отдела и правилата за съхранение. Съгласието с Правилника трябва да бъде дадено от главния изпълнителен директор на организацията и служителите на отдела за персонал.

Както виждате, работата на предприятието е придружена от организационнитрудности, които трябва да бъдат преодолени. Но за човек, който познава функциите на финансовия отдел на предприятие, никакви пречки не са ужасни.