Диаграмата на Гант е вашият помощник за планиране. Какво е диаграма на Гант и как да се направи?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Диаграма на Гант е един от най-популярните инструменти за визуално илюстриране на графика в управлението на проекти.

Какво е това?

Диаграмата на Гант е предназначена да илюстрира различните етапи на работа в областта на малкия и средния бизнес. Визуално това е прост набор от ленти, състоящ се от две основни оси: случаи и време. На всеки период от време се присвоява конкретна задача, която трябва да бъде изпълнена.

На диаграмата, в допълнение към основните блокове, може да има специална допълнителна колона, показваща процента на извършената работа. Специални знаци - важни етапи - се използват за подчертаване на две или повече задачи и демонстриране на последователността на тяхното изпълнение.

Диаграмата на Гант е един вид стандарт в областта на управлението на проекти, тъй като именно с нейна помощ става възможно ясно да се покаже структурата на изпълнението на всички етапи на проекта.

За какво е диаграмата на Гант?

Като се има предвид, че повечето хора са визуални, диаграмата дава възможност за решаване на една от основните задачи и показване на персонала върху какво да работи, какви ресурси да прилага в процеса и сколко бързо да изпълнявате определени задачи. Цялата информация е представена в компресиран вид, без използване на объркващи таблици и огромно количество текст. В същото време същността е ясна и разбираема за всички, без изключение, участници в проекта.

Използването на диаграма значително опростява управлението на дребномащабни проекти и прави възможно винаги да се контролират дейностите на служителите.

История на появата на първата диаграма

Първият формат на диаграма е разработен и тестван от Хенри Л. Гант в началото на 20-ти век. Ученият е нает да ръководи строителството на кораби за използване през Първата световна война. Специален график му позволи да координира работата на няколко инженери, контролирайки изпълнението на задачите навреме. Gant започна директно, като изброи всички необходими задачи и ги насрочи според наличните ресурси.

Важен етап беше демонстрацията на зависимостта на едни задачи от други. Освен това Гант разпределя за всяко лице период от време, през който трябва да завърши определен вид дейност, посочва кой и каква задача ще бъде извършен, като взема предвид времето, определено за проекта.

Графиката на Гант се прави с помощта на вертикална ос, представяща различни задачи и хоризонтална ос, представяща време.

Диаграма на Гант в съвременния свят

Този метод на планиране не губи своята актуалност днес, тъй като ви позволява да предоставите графичен дисплей на производствения план, опростява наблюдението на напредъка в изпълнениетовъзложени задачи. Диаграмата на Гант се превърна в толкова мощен аналитичен инструмент, че в продължение на почти 100 години не е претърпял никакви промени. Едва през 90-те години на миналия век, за да се опишат по-подробно връзките, в него бяха въведени комуникационни линии между различни задачи:

• "завършване-старт" - дейност B не може да започне, докато дейност A не бъде завършена;
• "старт-край" - действие B не може да започне, докато не започне действие A;
• "старт-старт" - действие B ще започне не по-рано от действие A;
• "finish-finish" - действие B трябва да приключи не по-рано от края на действие A.

Има доказателства, че диаграмата на Гант е била използвана при изграждането на такива гигантски инженерни структури като язовир Хувър (Лас Вегас, 1939) и системата на магистрала Айзенхауер (свързва повечето големи градове в Съединените щати).

Инструкция: как да изградите диаграма на Гант в 5 стъпки?

След това ще разгледаме правилата за конструиране на диаграма на Гант и ще се опитаме да я създадем сами в електронна таблица на Microsoft Excel.

Стъпка 1. Събиране на данни

За да изградим графика, се нуждаем от следните данни:

• координати на всички набори от данни (къде трябва да започва всяка от колоните);
• име на всеки етап;
• продължителност на всеки етап.

За удобство ги въвеждаме веднага в съответните полета на таблицата. След като въведем цялата необходима информация, можем да продължим със създаването на самата диаграма.

Важно: уверете се, че всички формати на данни саса верни: по-специално това се отнася за датите.

Стъпка 2. Формиране на оформлението

И така, ние знаем целта на планирането и ключовите данни, въз основа на които ще изградим график. Сега в прозореца на електронната таблица трябва да отидем в секцията „Вмъкване на диаграма ->“и след това щракнете върху елемента „Линия“. Нямаме нужда от обичайното, а с натрупване, тъй като само той осигурява втория ред данни, който в нашия случай ще бъде основният.

Стъпка 3. Изтрийте всичко останало

За да направите това, програмата предоставя специални инструменти. На диаграмата, която се показва на екрана, трябва да преместите курсора на мишката върху синята лента, да щракнете с десния бутон върху нея и да изберете „Форматиране на поредица от данни“от менюто, което се показва. Ще се покаже прозорец, в който трябва да отидем до елемента "Fill" и да изберете елемента "No fill". След това диаграмата ще изглежда така:

Стъпка 4. Довършителни щрихи

Тъй като по подразбиране всички данни в нашата графика са подредени отдолу нагоре, ще трябва да я модифицираме малко. За да направите това, щракваме с десния бутон върху оста на категорията (тази, до която имаме списък със задачи), отиваме в прозореца "Форматиране на ос". Веднага се отваря разделът, от който се нуждаем - „Параметри на осите“. Поставете отметка в квадратчето до Обратна подредба на категориите. Всъщност диаграмата на Гант вече е готова, остават само няколко полезни малки неща.

Стъпка 5. Форматиране

И така, ние продължаваме да работим върху графиката. Както можете да видите, все още изглежда грозно и сега ще го поправим с помощта на самата електронна таблица:

1. Разтегнете диаграмата до желания размер, като използвате стрелката в горния десен ъгъл.
2. Изберете всички дати в таблицата, щракнете върху областта за избор с десния бутон на мишката и отидете на "Format Cells-> Number". Този раздел представя основните числови формати, с които работим. За да не се припокриват надписите, ви съветваме да изберете по-кратък вариант на записа. След това отново щракнете с десния бутон върху оста с дати на диаграмата, изберете "Форматиране на ос -> номер" и поставете отметка в квадратчето до "Връзка към източник".
3. Изберете легендата (символите "Дата" и "Продължителност" вдясно) и натиснете бутона Delete на клавиатурата.
4. Отворете "Format Axis -> Parameters" и задайте минималните и максималните стойности (зададохме 15 декември, тъй като е понеделник и 3 януари). Тук можем да зададем цената на основните подразделения (това е удобно в случаите, когато например работата по проект ще продължи няколко седмици или месеци). В нашия случай е по-удобно да оставим стойността по подразбиране (2.0).

Малко повече експерименти с форматирането - и това е красотата, която получаваме в крайна сметка. Ето завършена диаграма на Гант. Примерът, който дадохме, разбира се, е много прост - но е достатъчен, за да разберем същността на този метод на планиране ивизуална демонстрация на процеса на изпълнение на определени задачи.

Други програми за графики

Разбира се, има много други, по-добри програми, които улесняват управлението на проекти. Диаграма на Гант с всякаква сложност може лесно да се създаде с помощта на приложения като:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project и много други.

В допълнение, има редица онлайн услуги, които предоставят на своите потребители възможност не само да планират своите дела, но и да получават редовни отчети, известия за текущото състояние на задачите по имейл. Въпреки това, не може да се отрече фактът, че поверителността на данните, съхранявани в мрежата, е застрашена, а стационарният софтуер, който е инсталиран директно на компютъра на потребителя, като правило има много по-широка функционалност и е по-надежден при работа.

Предимства и недостатъци на метода

Накрая си струва да разгледаме подробно основните предимства и недостатъци на описания метод на планиране и управление.

Основното предимство без съмнение е графичното представяне на материала. Като правило за бизнесмените е удобно да работят с диаграми на Гант - те харесват способността ясно да идентифицират и обозначават етапите на работа по проект. Чрез представяне на задачите под формата на различни цветни ленти, всички членове на екипа могат буквално да идентифицират задачите си с един поглед.

Трябва също да се отбележи, че диаграмите на Гант саотличен инструмент за презентация, който е в състояние да демонстрира ключовите приоритети на проекта. Тоест, веднага щом лидерите разпределят и разпределят всеки от наличните ресурси, екипът незабавно научава за него и следва допълнителни инструкции. Тази функция на диаграмата на Гант е изключително полезна за висшите мениджъри - използвайки я, е много по-лесно да изготвите подробен, обемен отчет за състоянието на различни проекти.

Въпреки това, както всеки друг метод за планиране, диаграмата на Гант има своите недостатъци. Една от тях е зависимостта от задачи. Доста често в процеса на представяне на проекти мениджърите трябва да покажат кои от тези задачи са свързани една с друга. Но, за съжаление, самият формат на диаграмата не позволява това. За да заобиколят това ограничение, мениджърите прибягват до различни трикове: например добавят специални вертикални линии към диаграмата, които демонстрират ключови зависимости. Това обаче е само временно решение, което не може да предаде цялата информация.

Друг недостатък на диаграмите на Гант е тяхната негъвкавост. В днешно време проектите не са статични - те постоянно претърпяват някакви промени, измествания, които е просто невъзможно да се вземат предвид в диаграмата. Преди да започнат да изграждат графика, мениджърите трябва да изчислят всичко до най-малкия детайл, тъй като при най-малката промяна в оценката цялата диаграма трябва да бъде преначертана от нулата. И това да не говорим, че можете да илюстрирате няколко различни начина на планиране наведнъжсъщо липсва.

Независимо от това защо имате нужда от диаграма на Гант, програма (дори и най-"напредналата") няма да може да покаже значението и ресурсоемкостта на определени произведения, тяхната същност. Поради това рядко се използва за особено мащабни проекти.

Въпреки това е невъзможно да се отрече, че този метод е изключително разпространен в практиката за управление на проекти - за повече от век от неговото използване хората са имали възможността да се уверят в неговата ефективност и висока ефективност.