Електронна система за управление на документи (EDMS): какво е това, характеристики и препоръки

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Преди няколко години за системите за електронно управление на документи се говореше като за светло бъдеще. Днес те вече се използват активно в частни и държавни предприятия. Но най-важното е, че търсенето на EDMS непрекъснато расте. Какво е електронна система за управление на документи и как работи, нека разгледаме примера за системи, работещи в Руската федерация.

Фон

За да разберете по-добре как работи една EDMS програма, е необходимо да прегледате основните концепции и задачи. Ключовите фактори са тези, които определят избора на конкретна система.

Ако една организация може да функционира в условия на неформално управление, тогава няма нужда от управление на документи. С появата на бизнес процесите възниква необходимост от управление на механизма с помощта на подредена документация. Ако не се справите с документи навреме, те ще започнат да се натрупват и да се губят.

Специална схема за съхранение на файлове се използва като алтернатива на хартиения носителна сървъра. Но и това не работи за дълго. С нарастването на обема на компанията, необходимостта от съхраняване и синхронизиране на информация нараства.

Има дилема: дали да се използва стар хартиен носител или EDMS за съхраняване на информация. Какво толкова важно можете да получите благодарение на електронната система? Увеличете ефективността на организацията.

Икономичен ефект

Ефективността на работа може да се увеличи по два начина: намаляване на разходите или увеличаване на резултатите. Документите EDMS ви позволяват да постигнете две цели наведнъж. Тоест внедряването на системата позволява на организацията да харчи по-малко, но да печели повече.

Намаляване на разходите чрез намаляване на разходите за хартия, загуба на време, ускоряване на комуникацията, промяна на фирмената култура.

За да оцените ефективността на програмата EDMS, трябва да изчислите времето, прекарано в документите. Консултантските компании изчисляват, че подобни операции отнемат 20% от работното време. В системата на руската бюрокрация това отнема още повече – 60% от времето. Въвеждането на EDMS ще намали тези разходи поне 10 пъти.

Офис работа и документооборот

Двата термина са свързани. Воденето на записи е термин, който се отнася до официален набор от правила за работа с документи. Някои EDMS системи могат да бъдат персонализирани според правилата за работа в офиса, но има и такива системи, въз основа на които вече се формира офис работата.

Документът е единица за съхранение на информация в EDMS. Документопотокът се формира отразлични източници: други системи, приложения, електронна поща, но преди всичко - от сканирани хартиени носители. Следователно скенерите и другото оборудване са неразделна част от EDMS. Системата съхранява всички документи, поддържа тяхната история, осигурява движение в организацията и изпълнява бизнес процеси с тях.

В такава база данни има решение, инструкция и заповед на СЕД. Чрез тях организацията се управлява. Всеки документ се доставя с "помощ". Наборът от полета във формуляра зависи от вида на документа. Информацията се съхранява в системата под формата на база данни за всяко поле на такава карта.

Функции и задачи на EDMS

Програмата за управление на документи е предназначена за решаване на следните задачи:

• систематизация на работата с документи.
• създаване на документи по шаблони, съхранението им за регистрация;
• автоматизация на счетоводството;
• класификация на документа.

Нека разгледаме по-отблизо функциите на SED. Програмата за работния процес се използва за:

• създаване на карти.
• формиране на текста на документа;
• запазване на данни като pdf или ms word;
• управление на правата на потребителски достъп;
• създаване на маршрути;
• контрол на потока на документи;
• изпращане на известия, напомняния;
• журниране, директории, класификатори;
• генериране на поръчки;
• търсете и подписвайте документи;
• генериране на отчет.

Общите системни функции включват:

• дистанционноработа с документи;
• използване на СУБД за съхранение на данни;
• едновременна работа с EDMS;
• защитена чрез сертификати, баркодове и персонализиране.

Предимства и недостатъци

Преминаването към SED има повече предимства, отколкото недостатъци. Лошо организиран проект обаче може да унищожи всички предимства на автоматизацията. Целите на прилагането на EDMS трябва да бъдат постижими. Предимствата включват:

• централизирано структурирано съхранение на информация;
• същият подход при формирането и обработката на документи;
• използване на шаблони;
• търсене;
• достъп за одит.

Недостатъците включват високи начални разходи и стриктно обучение на потребителите.

Процеси на документи

В EDMS електронното управление на документи преминава през серия от етапи, по време на които определени свойства се присвояват на документа. Обработката се извършва както ръчно, така и автоматично. Във втория случай задайте:

• условия за преходи между етапите;
• разделяне на маршрута;
• цикли на обработка;
• стартиране на подпроцеси, таймери, процедури за обработка;
• потребителските роли са зададени.

Видове лечения:

• Създаване на документ.
• Редактиране.
• Преименуване.
• Преместване.
• Запазване.
• Индексиране.
• Изтриване.

SED струва

Управлението на документи не може да функционира напълно без лиценз, сървъри, пълна настройка и обучение на всички потребители. Всеки от тези елементи изисква големи парични разходи. Освен това не бива да забравяме за интеграцията на EDMS с други системи, актуализиране на бази данни и софтуер, консултации за техническа поддръжка и други разходи за поддръжка.

Въведение на EDMS

Изпълнението на проекта може да отнеме няколко месеца. Процесът зависи както от броя на документационните процеси, така и от финансовите, организационните и ресурсните възможности. Реализацията се извършва по следния алгоритъм:

• създаване на работна група, идентифициране на лидер;
• определете цели и задачи;
• проверка на съществуващите процеси на документация;
• разработване на техническо задание;
• SED избор;
• сключване на договор за изпълнение на ЕЦП;
• разработване и одобрение на работни правила;
• Проверка на първоначалното съдържание на директориите;
• EDS предварителен тест;
• обучаване на персонал на работа;
• тестова реализация на EDMS;
• анализ на резултатите от теста;
• коригиране на грешка;
• пълно внедряване на EDMS.

Грешки при внедряване

Трябва да се обърне специално внимание на онези процеси, които изискват хартиен документ. Основната грешка е дублирането на хартиен документ с електронен. Това усложнява работата и предизвиква негативно отношение към автоматизацията. Никой не плаща допълнително за извършване на двойна работа. Необходимо е да се изградят автоматизирани процеси бездублиране. Втората грешка е неподготвеността на персонала. Най-често новите процеси се възприемат враждебно. Ето защо е необходимо да се обясни на служителите защо изобщо се въвежда EDMS, за да подходят съзнателно към процеса на обучение.

Технологии за съхранение на документи

В EDMS електронното управление на документи се състои от атрибути, въз основа на които се извършва търсене, класификация, групиране и отчитане. Понякога документ се създава по шаблон, понякога чрез прехвърляне на данни от база данни. Атрибутите се съхраняват в таблици. Самият файл се поставя в папката за съхранение, информацията от него се поставя в директорията на DBMS. Само потребители на EDMS имат достъп до данни.

Какво е вградено сканиране?

Пълната обработка на документи с последващо поставяне на техните мостри в архива се извършва с помощта на скенери. По време на процеса на сканиране е възможно автоматично да се създаде баркод върху документа и да се регистрира в базата данни с последваща посока по посочения маршрут.

Оптично разпознаване на текст

Тази електронна система за управление на документи EDMS преобразува електронно изображение на документ във фото или jpeg формат в текстов формат. В този случай се използва специален софтуер под формата на самостоятелно приложение или интегриран ESCOM. BPM в EDMS. Какво е ESCOM. BPM? Това е програма за разпознаване на документи, въведени с различни шрифтове. Въпреки това си струва да се отбележи, че самостоятелните приложения имат повече функции и разпознават дори ръкописен текст.

Шрихкодиране

Тази технология предоставя набор от процедури за създаване и прилагане на графичен баркод към документ. Чрез системния сървър се генерира уникален баркод. Освен това осигурява идентификация на документа, бързото му търсене в базата данни и разпространение в местата за съхранение. При регистриране на документ върху етикета се отпечатва баркод, съответстващ на идентификатора на електронната карта. Той е залепен към хартиената версия на документа.

EDS

Цифровият подпис ви позволява да проверите коректността на документа и неизменността на данните. Подписването се извършва с помощта на криптографски доставчик и софтуерен ключ - сертификат. Последният е файл в специален формат, който се регенерира в центъра за издаване на лицензи. За да гарантирате безопасността на информацията, трябва да съхранявате сертификата на смарт карта или ключове I-Token. Те са защитени с ПИН. Ако ПИН кодът бъде въведен неправилно няколко пъти, сертификатът ще бъде автоматично блокиран.

Търсене в пълен текст и атрибути

Търсенето на атрибут се извършва чрез специален формуляр, използвайки няколко стойности от полетата на картата. Например, критерият „Акаунт“търси данни в полето „Получател“или „Получател“. В същото време системата сравнява въведените критерии с данните в картите и въвежда в резултата тези карти, които съвпадат. Търсенето се основава на точно или частично съвпадение.

Търсене в пълен текст се извършва според данните вдокумент, включително текстови форми чрез вградени СУБД инструменти като MS SQL SERVER, ORACLE. За пълноценно търсене файловете трябва да бъдат въведени в базата данни във формат на документ (doc), таблица (xls), презентации, съобщения.