Предварителен отчет за командировка. Формуляр за предварителен отчет

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-17 18:41

За отчитане на средства, които се издават на служители на организацията за пътуване или други нужди, се използва специален формуляр. Нарича се "предварителен отчет за пътуването". Този документ е доказателство за използването на пари. Основата за издаване на средства е заповедта на ръководителя. В тази статия ще намерите примерен предварителен отчет за командировка, научите правилата за подаване на формуляра.

Поток на документи

За да бъдете изпратени в командировка, трябва да издадете:

• поръчка;
• сервизна задача;
• ID.

При връщане трябва да бъде представен отчет за приключването на сервизна задача.

Служителят трябва винаги да държи при себе си удостоверение за пътуване. Във всяка точка в нея се правят бележки за часа на пристигане и заминаване. Съгласно чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят трябва да възстанови на служителя такива разходи: пътуване, жилище, дневни, други разходи, договорени с ръководството.

Обикновено парииздадени на служителя преди заминаване. В съответствие с Правилника за извършване на касови операции на територията на Руската федерация, тази операция се изпълнява с касов ордер (RKO) въз основа на заявление на служител, в което се посочва сумата и условията. Предоставят се средства: пари в брой от касата, банков чек, корпоративна карта, паричен превод.

Дизайн

От 2002 г. юридическите лица от всички форми на собственост използват специален формуляр № АО-1. Авансовият отчет за командировка, чийто формуляр може да се вземе от счетоводството на предприятието, се попълва в един екземпляр в рамките на три дни от датата на връщане. Изпраща се за проверка във финансовия отдел.

Следните данни са посочени на предната страна:

• име на организация;
• номер и дата на документа;
• име на подраздел;
• F. I. O. служител, неговата длъжност;
• назначаване на средства: домакински нужди, командировка, закупуване на материали и др.;
• данните за предишното авансово плащане, ако има такова, са декларирани в таблицата. Издадената сума, изразходваната част, остатъкът от средства или преразход (в рубли и копейки) също са посочени тук.

Формулярът за предварителен отчет се попълва от двете страни. На гърба има списък с документи, които потвърждават разходите (чекове, билети, касови бележки и др.), техния номер и дата, както и размера на разходите. Под таблицата отговорното лице трябва да постави своя подпис.

Счетоводни бележки

След като получи формуляра, финансовият служител трябва да попълни следнотоподробности:

• "счетоводен запис" - транзакции с номера на подсметки, отразяващи изразходваните суми;
• състав на заявленията - брой подадени документи;
• одобрената сума на изразходваните пари се записва и подписва от главния счетоводител;
• платен баланс или издаден овърдрафт;
• номер и дата на PKO или RKO;
• под линията на рязане е разписка за приемане за проверка на документи. Тук счетоводителят записва инициалите на служителя, номера и датата на отчета, изразходваната сума (с думи), броя на предоставените документи.

Попълненият отчет за пътните разходи се изпраща за одобрение на ръководителя на организацията.

При завръщане от командировка служителят трябва да предаде:

• сертификат;
• сервизна задача;
• предварителен отчет за пътуване с документи, които потвърждават разходите.

Ако е била използвана карта, трябва да бъдат приложени чекове от банкомати. В случай на командировка в чужбина, служителят трябва да предостави копия от паспорта и страници, отбелязани с датата на преминаване на границата.

Докладът за пътуването, чийто пример ще бъде представен по-долу, се изпраща на мениджъра за одобрение. Неизразходваната част от средствата се връща на касата незабавно или се удържа от заплата. Максималната сума е ограничена до 20% от дохода, в редки случаи - 50%.

Въвеждане на данни в програмата "1C Счетоводство"

Въз основа на завършени иодобрен авансов отчет, програмата генерира публикации за използване на средствата. За това се предоставя документ със същото име, който се отваря през менюто Каса на лентата с инструменти.

В дневника трябва да създадете нов формуляр, като щракнете върху бутона "Добавяне". В него се попълват следните данни:

• "Физ. лице" - пълно име на служителя.
• "Дестинация" - "пътни разходи".
• В раздела "Аванси" на табличната част на документа, номерът на CSC, за който са издадени средствата.
• В долната част на прозореца, в полето "Заявление" е посочен броят на подадените документи.
• В раздела "Други" се подписват разходите, които са посочени в документа "Доклад за пътуването".

Пример

Билет № 8956 от 20.03.14 - 2500 рубли. без ДДС.

Разписка за настаняване № 1245 от 20.03.14 - 2400 рубли. без ДДС.

Справка-изчисление (дневни) - 600 рубли. без ДДС.

След публикуването на документа трябва да се генерират публикации: DT 26 KT 71.01.

Денни надбавки

Това е отделна част от цената, която не е документирана. Парите се издават за собствени нужди на служителя. Дневните са еднакви за всички населени места. Според закона максималната дневна надбавка, която не се облага с данък върху доходите на физическите лица, е 700 рубли. Сумите над тази цифра трябва да се облагат с данък от 13%. Дневната надбавка за задгранични командировки зависи от страната на местоназначение. Изчислението се извършва в календарни дни, включително почивните дни ипразници, време за пътуване. Плащането може да се извърши в брой по заявление на служителя или по банков път. Вторият вариант е по-често използван. Но при прехвърляне на такива суми към карти за заплати могат да възникнат данъчни рискове, свързани с преквалификацията на средства. За да се избегнат конфликти, организацията трябва да отрази в счетоводната политика възможността за прехвърляне на пари към всякакви данни на служителите. В противен случай държавните агенции могат да им начисляват допълнителен данък върху доходите на физическите лица, застрахователни премии, както и наказания и глоби.

Няколко думи за чуждестранни командировки. Организацията може да издаде пари на служител в брой в рубли, чуждестранна валута или да преведе на карта. Дневните пари се определят с колективен трудов договор или местни нормативни актове. Периодът на престой в командировка се изчислява според оценките в паспорта. В случай на принудително закъснение по пътя, дневните се изплащат по преценка на ръководството.

Пример за отчет за разходи за командировка

Име на предприятиеномер на EDRPO

Отчет за разходите № 10 от 04.01.2015 г.

Физическо лице: Иванов А. А. Отдел: Работилница Позиция: Електротехник

Дестинация: домашни нужди

Доклад за използването на средствата, предоставени за командировка № _-_или по отчет № RKO -15 от 19.04.2015 г. сумата 500 рубли. 00 коп.

Баланс/ Преразход от предишен аванс	Дата	Цел	Сума	Баланс/преразход
-	20.04.15	Моторно масло	500 rub.	0, 00
Общо			500

Проверен отчет:Общо получени: 500 rub. 00 коп.

Общо върнати за одобрение: 0 rub. 00 коп.

(попълва се от счетоводителя)

Общо получени: 500 рубли

Изхарчени 500 рубли. 00 коп.

Салдо: RUB 0,00

Потвърден отчет в размер на: 500 рубли. 00 коп.

Преминаване: 0 рубли 00 копейки.

Приложение: 1 документ

1. чек № 1245 от 20.04.2015г.

Платено салдо в размер на _ издадено от PKO №_ от _ Превишаване, издадено от: Касов апарат № _ от _.

Подпис за дата

Ето как се попълва формуляра за предварителен отчет. Всички разходи са фиксирани, като се вземат предвид копейките.

Заключение

Докладът за пътните разходи потвърждава използването на средства от служителите. Формулярът посочва: от кого, кога и колко пари са похарчени. Към него са приложени всички чекове и касови бележки, които потвърждават използването на парите. Формулярът се изпраща за проверка в счетоводния отдел, а след това и на ръководителя на организацията.