Предварителен отчет: публикации в 1C. Авансов отчет: счетоводни записвания

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

В икономическия живот на предприятието често се налага да се дават пари в брой на служител за извършване на определени действия в интерес и от името на работодателя, последвано от доклад. Най-често служителите са напреднали за следните цели:

1. Служебни пътувания.
2. Закупуване на инвентар за пари.
3. Разплащане в брой по договори за предоставяне на платени услуги, сключени от името на работодателя.

След изпълнение на задачата служителят подава предварителен отчет на счетоводителя, който ще направи необходимите вписвания.

Как да издадете пари на служител в отчет

За да изготвите правилно плащане в брой в подотчет, трябва стриктно да спазвате Директива 3210-U на Банката на Русия „За процедурата за извършване на транзакции в брой“. Трябва да обърнете внимание на следните точки:

• В параграф 6.3 се казва, че парите се дават на служител, което означава, че само лице, официално наето в това предприятие, може да бъде получател.
• Издаването се извършва въз основа на заявлениебенефициент или инструкции на ръководството, което има указание за размера на аванса и за колко време е издаден.
• Не по-късно от 3 работни дни от края на периода, за който са дадени парите, служителят трябва да подаде отчет в счетоводството, времето за по-нататъшна проверка и обработка е регламентирано от счетоводната политика.

Ако краят на срока, посочен в заявлението или заповедта, падна към момента на заболяване или отсъствие на служителя по друга валидна, документирана причина, тридневният срок се брои от датата на постъпване на работа.

Изготвяне на предварителния отчет

За изпълнение на отчета за разходите се предоставя формуляр АО-1, код по OKUD 0302001.

• име на организация;
• структурна единица;
• фамилия и инициали;
• професия;
• предварителна среща.

След това лявата таблица показва салдото или преразхода по предишни авансови отчети, сумата, получена от касата, сумата, изразходвана за покупка на стоки и материали, и се изчислява салдото или надхвърлянето по текущия отчет. Трябва да се отбележи, че според старата Процедура за извършване на касови операции беше забранено издаването на пари като сметка на служител, ако има остатък по предварително издадени аванси, но няма такова изискване в настоящия документ.

В дясната таблица на авансовия отчет счетоводството попълва вписванията, отразяващи плащането на пари от касата:

Дебит	Кредит	Забележка
71	50	Платени пари в подотчет от каса

На обратната страна на отчета се попълват данните от всички документи, потвърждаващи разходите:

• дата;
• число;
• име;
• сума.

Отговорното лице попълва сумата според документа, а счетоводителят трябва да попълни сумата, приета за отчитане.

Доклад за придобиване на стоки и материали

Придружаващи документи за отчета за придобиване на стоки и материали са фактури, товарителници, чекове на касов апарат, разписки за продажба, касови бележки за приходната поръчка, документи за строга отчетност. На втората страница на авансовия отчет счетоводните записвания ще бъдат по кредита на сметка 71, подписва се само кореспонденцията по дебита:

Дебит	Кредит	Съдържание на операцията
10.1	71	Покупка на суровини и консумативи
10.3	71	Покупка на горива и смазочни материали
10,5	71	Закупуване на резервни части
41	71	Покупка на стоки

След като попълни своята част, отговорното лице подписва и предава отчета на счетоводителя, който трябва да попълни разписка в долната част на първата страница, като посочва колко документа, на колко листа и за каква сума той прие. След подписване и отрязване на разписката, счетоводителят я предава на отговорното лице.

Плащане в брой по договори за услуги

Когато издавате разходна поръчка за получаване на средства в подотчет, трябва да запомните, че законът не предвижда максималния размер на сумата, която трябва да бъде издадена, все още има ограничения. В Инструкции „За извършване на парични разплащания“№ 3073-U максималният размер на паричните разплащания между юридически лица по едно споразумение е 100 000 рубли. Ако плащането се извършва на части или е разтеглено за дълъг период, няма значение. Над 100 000 рубли. пари в брой не могат да бъдат платени.

Друг нюанс: ако за бизнес пътувания, стоки и материали, договори за услуги можете да издавате пари в брой, получени под формата на постъпления, тогава ще трябва да получите пари от банкова сметка за плащане по договор за наем на помещения, плащане и възстановяване на заеми, сделки с ценни книжа. Потвърждаващи документи за плащане на договори са извършени актове, касови бележки, разписки за кредитно известие. Записите в отчета за разходите ще бъдат както следва:

Дебит	Кредит	Съдържание на операцията
60	71	Платено на изпълнителя за извършени услуги

Как да отчетем използването на дневни при командировка

Служебните пътувания са неразделна част от бизнес дейностите. Заминаванията на служители за сключване на договори, приемане на стоки, в отделни поделения изискват правилна регистрация и отразяване в счетоводството. Служебните командировки се издават въз основа на писмено решение на ръководителя. Не се изисква разрешение за пътуване.можете да потвърдите броя на дните на престой по поръчка, пътни билети, документи за пребиваване.

Дневните пари се определят в "Правилник за командировките", който е приложение към колективния трудов договор. Данъчният кодекс не ограничава горната граница на дневните надбавки, но трябва да се помни, че размерът на дневните надбавки надвишава 700 рубли. при командировки в Русия и 2500 рубли. Чуждестранните командировки се облагат с данък върху доходите на физическите лица, а от 2017 г. със застрахователни премии.

В предварителния отчет за командировка записите зависят от това какви цели преследва:

Дебит	Кредит	Съдържание на операцията
20	71	Пътни разходи, свързани с основни бизнес дейности
44	71	Пътни разходи, свързани с основната дейност на търговско заведение
28	71	Пътни разходи, свързани с обработката на дефектни продукти

Отчет за пътуване в командировка

Пътните разходи при командировка се потвърждават от пътни документи за всички видове транспорт: самолет, влак, автобус, кораб или лодка, с изключение на таксита. Включени са допустими резервации и багаж.

Разрешено е и възстановяване на разходите на служител, заминал в командировка с личен транспорт. В този случай потвърждението на разходите ще бъдат проверки на бензиностанции, сертификат за разход на гориво и смазочни материали, PTS, сертификатза разстоянието до целта на пътуването и обратно. Ако всички документи са приети и авансовият отчет е одобрен, осчетоводяванията са подобни на тези, дадени за отчитане на дневни надбавки.

Съставяне на отчет за настаняване в командировка

Настаняването по време на командировка може да бъде платено по два начина: върху реални разходи и в фиксирана сума. Начинът на плащане е фиксиран в Правилника за командировките, при избор на втория вариант се определя сумата за настаняване за един ден. В първия случай ще трябва да предоставите хотелски сметки, касови чекове или удостоверения, че заведението работи без касов апарат. Записите в предварителния отчет са подобни на дневните надбавки.

Формиране на предварителни отчетни публикации в 1С

В програмата 1C в последната версия има много удобен алгоритъм за отразяване на предварителния отчет. В момента на издаване на пари от касата, счетоводителят генерира документ „Авансов отчет“, като избира служител от списъка с контрагенти и попълва реда „Присвояване на авансово плащане“. В разходната бележка по сметка 71 за дебит трябва да попълните подконто „Авансов отчет“, счетоводителят избира създадения за служителя документ и го коригира в реда за издаване. В документа "Отчет за разходите" се избира функцията "Авансово плащане" и се прикачва разходна бележка.

Ако са закупени материални активи, въз основа на предоставената фактура се създава документ "Постъпление на материали по сметка 71". Този документ е подобене свързан с авансовия отчет и в него, в секцията направени разходи, можете да изберете това получаване на стоката. По този начин както получаването на пари, така и осчетоводяването на закупените стоки и материали са обвързани с отчета и той отразява, остава да отпечатате формуляра, който ще отразява книгата. записи в отчета за разходите и всички данни за служителите: просрочени задължения или преразход.

Работата в програмата 1C ви позволява да генерирате отчет към всяка дата за дълга на служителите, издадените аванси, разпределението на пътните разходи по структурни звена. Това е важно за вземане на управленски решения.