Предварителният отчет е Предварителен отчет: попълване на образец

2025 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2025-01-24 13:12

Отчет за разходите е документ, който потвърждава изразходването на средства, издадени на отговорни служители. Съставя се от получателя на парите и се предава в счетоводството за проверка. След това предварителният отчет се представя на управителя за одобрение. Разходите, отразени в документа, подлежат на отписване по начина, установен от PBU. Нека разгледаме допълнително характеристиките и примера за попълване на предварителния отчет.

Изплащания

Получаването на пари в брой от отговорен служител се извършва в касата на предприятието. Основанието за това е разходната поръчка. Трябва да посочва целта на средствата.

Ръководителят на предприятието издава заповед, с която определя списъка на служителите, които имат право да получават средства за битови нужди. Същият местен акт определя условията, за които могат да се издават суми.

Подаване на предварителен отчет

Този документ се представя в счетоводството в рамките на три дни от края на периода, за който са издадени средствата. Формулярът се подава заедно с документи, потвърждаващи изразходването на парите. В същото време служителят изчислява разходите ибаланс.

Шаблон за отчет за разходите: предна страна

Документът се предоставя в едно копие.

Ако вземете примерен отчет за разходите, можете да видите, че е попълнен от двете страни. На предната страна на отговорния служител посочва:

• Номер на документа.
• Дата на завършване на отчета за разходите.
• F. I. O., длъжност и отдел, в който работи.
• Номер на персонал (ако има).
• Присвояване на аванса.

От лявата страна от същата страна трябва да попълните таблицата. Той изброява предишния аванс, получените в момента средства, разходите, преразхода и баланса.

Обратна страна

Обратната част на образеца на отчета за разходите е предназначена да посочи списъка с документи, потвърждаващи разходите. Те могат да бъдат:

• Пътническа карта.
• KKM чекове.
• Разписки.
• Стока, товарителници.
• Фактури и др.

Отговорният служител посочва и размера на разходите по документи. Номерирането на документите, приложени към отчета, се извършва по реда, в който са посочени във формуляра.

Нюанс

На лицевата страна има ред 1а, а на гърба - 6 и 8. В авансовия отчет тези полета се попълват, ако средствата са издадени на отговорното лице в чуждестранна валута. Например служител е изпратен на командировка в чужбина.

Препоръки за счетоводител

Специалистът попълва първипредната страна на формуляра. На първо място, в таблицата "Счетоводно вписване" е необходимо да се въведе информация за номерата на съответните сметки и сумите.

Обратната страна на формуляра отразява приетите за счетоводство разходи. В авансовия отчет тази информация се въвежда в колони 7 и 8. Освен това се посочват сметките (подсметките), по чийто дебит се осчетоводяват разходите (колона 9).

След това се изготвят оправдателни документи, проверява се правилността на формуляра и целевото изразходване на средствата. След приключване на всички процедури счетоводителят поставя отметка в отчета. Показва, че документът е проверен и размерът на разходите е одобрен (изписва се с цифри и с думи).

На лицевата страна се попълва и разписка, която се прехвърля на отговорния служител.

Формулярът трябва да бъде подписан от служителя, проверил документа и гл. счетоводител с преписи.

При необходимост във формуляра за отчет се въвежда информация за сумите на остатъка или преразход, подробности за документите (поръчките), за които ще бъде извършено окончателното сетълмент..

Одобрение от мениджър и отписване на суми

Проверен доклад се изпраща на директора на организацията. Той трябва да го подпише. За това има съответна колона в горната част на лицевата страна на документа. Формулярът може да бъде подписан не само от ръководителя, но и от друг служител с правомощия. След одобрение отчетът се приема за отчитане на дебитиране на средства.

Салдото на аванса се кредитира в касата на предприятието.

Забрани

Ако отговорното лицеима задължение по предварително предоставени аванси, не се допуска издаване на средства. Освен това е забранено прехвърлянето на пари, получени от служители на трети страни.

Срок на годност

Те са установени със закон. Различните документи имат свои собствени срокове на съхранение. По правило предприятията избират максималния период.

Въз основа на под. 8 1 на ал. 23 от ТС, данъчните и счетоводни книжа и други удостоверения трябва да се съхраняват най-малко 4 години. Параграф 4283 от нормата на Кодекса предвижда 10-годишен период за документи, потвърждаващи загуби. Струва си да се каже, че информацията за разходите се използва от организациите за намаляване на данъчната основа.

FZ № 402 установява, че първичната документация трябва да се съхранява най-малко 5 години от края на отчетния период.

Работа в "1C"

Авансовият отчет се съставя по правило на компютър. За да направите това, можете да използвате програмата Excel или "1C". Последният се използва в повечето предприятия. Разгледайте накратко схемата за проектиране в "1C".

За да работите, трябва да отворите документа "Advanced report". Създава се от раздела "Производство" или "Каса". Изберете желания елемент от менюто.

Това ще отвори регистъра на документацията. Тук се съхраняват всички отчетни данни. За да създадете нов документ, кликнете върху бутона "Добавяне". След това трябва да изберете „Индивидуално“.

След това се избира необходимият тип документ. Например "Издаване на средства в касата за разплащания". След това ще се отвори дневникът на поръчките. Тук се избира желаният документ.

Секцията с таблица отразява информацията, съдържаща се в поръчките.

След това вторият раздел се попълва. Тук трябва да посочите продуктите, закупени от отговорния служител. Например, това могат да бъдат формуляри. Като щракнете върху "+", можете да добавите нова позиция.

Ако по време на покупката е била използвана опаковка за връщане, тази информация трябва да бъде отразена в съответната колона.

При публикуване на материали и стоки с помощта на акаунта. 631 се използва разделът "Плащане". Колоната "Други" отразява информация за допълнителни разходи. Например, това може да бъде цената на горива и смазочни материали, използване на интернет и др.

За да отпечатате документа на хартия, трябва да щракнете върху бутона "Печат".