Как да съставя предварителен отчет? Модели и правила

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Отчетът за разходите е основният документ в счетоводния работен процес. Основната му цел е да потвърди сумата, изразходвана от отговорното лице.

Двустранна унифицирана форма № АО-1 - единен формуляр за всяко юридическо лице от всякаква форма на собственост. Единствените изключения са държавни служители, които използват специален формуляр „0504049“от 2002 г.

Отчет за разходите е отговорност на всеки служител, който получава средства за командировка или покупка на какъвто и да е материал или продукт (като офис консумативи или храна).

Отчет за разходите на пътника

Как правилно да съставя предварителен отчет, ако служител е изпратен от организация да изпълнява някаква задача в друг град?

Командировка е пътуване на служител с цел изпълнение на служебните си задължения извън местонахождението на компанията. Никога не е без разходи, които подлежат на обезщетение на служителя в съответствие с текущитезаконодателство.

Пътните разходи включват:

• Двупосочен, но само ако работникът има билети.
• Жилище под наем (необходими са чекове или разписки).
• Допълнителни разходи, включени в дневните.
• Телефонни разговори, поща, обмен на валута, транзитна и комисионна такса, билет за багаж и всяко друго събитие, без което основната цел на пътуването няма да бъде постигната.

Всички горепосочени разходи трябва да бъдат документирани. Ако говорим за дневни надбавки, тогава техният размер обикновено се посочва в заповедта или в позицията за командировка, издадена от всяко предприятие. Сумата може да се различава в зависимост от това къде е отишъл служителят: в рамките на региона, в друг субект на Руската федерация или в чужбина.

Законодателството не установява максимална дневна надбавка, но ако стойността им в страната надвишава 700 рубли, а извън нея - 2500 рубли, тогава те трябва да бъдат облагани с данък върху доходите на физическите лица. Не трябва да възникват проблеми с това как правилно да се състави предварителен отчет след завръщане от командировка. Срок за предаване на документа - не повече от три дни от датата на пристигане. Ако отчетната сума не е изразходвана изцяло, тогава разликата трябва да бъде върната на касата чрез входящ касов ордер, а ако, напротив, е имало надхвърляне, тогава служителят се компенсира за всичко, използвайки изходящи пари поръчка.

Какви са последствията от неправилен предварителен отчет?

Правилно съставете предварителен отчет заслужителят трябва да пътува в командировка в рамките на три дни, в противен случай надзорният орган може да счита тази сума за доход, върху който трябва да се начислят данък върху доходите на физическите лица и застрахователни премии.

Между другото, приемането на новата версия на Закон № 290-FZ от 3 юли 2016 г. въвежда някои корекции, например сериозна глоба за предоставяне на неправилна проверка. Предвижда се също да започне използването на специални банкови карти, които отговарят на международния стандарт Visa и MasterCard за плащане на пътни разходи.

Общи правила

Как да съставя предварителен отчет? Просто трябва да следвате всяка от следните точки:

1. Протоколът трябва да бъде съставен не по-късно от три работни дни от момента:

• срокът, посочен от служителите в заявлението за издаване на средства, е изтекъл;
• служител е отишъл на работа, ако изтичането на периода, за който са били издадени парите, е паднал във ваканция или болест;
• служител се върна от командировка.

2. За съставяне на отчет използвайте унифицирания формуляр № АО-1 или формата, приета от предприятието.

3. Служител, заедно със счетоводител, който знае как правилно да изготвя предварителни отчети (пример е ясно наличен в използваната програма), трябва да попълни документа.

4. Мениджърът е отговорен за одобряването на отчетния документ.

5. Всеки авансов документ трябва да бъде придружен от чекове, фактури,билети и други документи, които потвърждават, че лицето действително е изразходвало отчетните средства.

Попълване на поръчка

Как да съставя предварителен отчет?

Първата или предната част трябва да бъде попълнена от счетоводител. Невъзможно е без уточняване на детайлите на документа (номер и дата), информация за предприятието и отговорните лица, размера на издадения аванс, обобщена информация: изразходвани средства и счетоводни сметки, въз основа на които може да се преценете движението и отписването. Освен това тук трябва да се посочи преразход или възстановен неизползван аванс.

Втората част е разписка за откъсване, в която се посочва, че предварителният отчет е приет за проверка. След попълването, счетоводителят трябва да го отреже и да го даде на отговорния служител.

Третата част (задната страна на формуляр AO-1) трябва да бъде попълнена колективно. Задачата на отговорния служител е да отрази детайлите и да приложи всяка коректно изпълнена разписка за продажба към авансовия отчет. Счетоводителят ще трябва да попълни сумата и сметката, които ще отразяват изразходваните пари.

Документът трябва да бъде подписан от служителя, счетоводителя и главния счетоводител. Едва след това може да бъде одобрен от ръководителя.

Разумно преразходване

Как да подадете преразход в отчет за разходите? Първо трябва да се уверите, че е оправдано:

• разходите са по-високиразпределеният беше необходим за изпълнение на задачата от името на властите;
• служител има подкрепящи документи.

Ако поне едно условие не е изпълнено, тогава сумата не се възстановява.

Процедура за компенсиране на преразход на касата

В случай на преразход, счетоводителят е изправен пред въпроса: как да изготви правилно отчет за разходите. Образец на формуляр за касова заповед № КО-2 може лесно да бъде намерен в огромните простори на Интернет. Подробностите за този документ трябва да се посочат в отчета - ред "Превишаване, издадено по касов ордер".

Срокът за обезщетение на излишно изразходвани средства от служител не е установен със закон. Следователно, ако счетоводителят не е посочил незабавно информация за поръчката за издаване в предварителния отчет, това няма да доведе до никакви санкции.

Условия за компенсация за преразход по карта за заплати

В момента почти всички организации превеждат заплати на служители с банкова карта. Възможно ли е по същия начин да се върне на служителя преразходената сума според отчета за разходите?

Законодателството няма ясен отговор. Самият документ предлага само една форма на възстановяване на излишно изразходваната отчетна сума - пари в брой.

Централната банка на Русия споделя същото мнение през 2006 г. в писмото си № 36-3/2408. В същото време писмото му, но от 24 декември 2008 г. № 14-27 / 513, съдържа информация за въпроса: възможно ли е да се използва банкова карта за плащане наотчетната сума не е от компетентността на Централната банка. Това мрежово предприятие трябва самостоятелно да се справи с проблемите си в този случай. И за да няма излишни въпроси от контролиращата агенция, препоръчително е да използвате касата.

Как да компенсирате личните пари на служител?

Служител на организация може сам да отиде да закупи необходимите стоки (работи, услуги) за своя сметка. В този случай не е необходимо да се попълва предварителен отчет. Как да подредите горните стъпки?

Заявление и документи, потвърждаващи покупката (касови бележки, фактури, формуляри за стриктно отчитане, документи за пътуване и т.н.) ще са напълно достатъчни.

Издаване на предварителен отчет в 1С

Всеки счетоводител трябва да е запознат с такъв документ като отчет за разходите. Как да подредите в 1C? Местоположението на документа в програмата е секцията "Банка и каса".

В създадения прозорец първо трябва да посочите информация за организацията и отговорните лица. Бутонът „Добавяне“ще направи достъпна таблица, в която трябва да отразите цялата информация за издадените средства.

Има три вида авансово плащане:

• Документи за пари. Това взема предвид самолетни и железопътни билети, ваучери, пощенски марки и др.
• Кеш. Основната цел на документа е да отписва пари в брой.
• Разплащателна сметка. Документът е необходим, за да се вземе предвид отписването на непарична сума от сетълментафирмени сметки.

За да генерирате информация за теглене на пари в брой, трябва да започнете със създаване на нов изходящ касов ордер. След попълване документът трябва да бъде отпечатан и предаден на отговорното лице, така че последният да попълни реда при получаване на средства и да се подпише. Само тогава можете да запазите и публикувате документа.

В табличната част на касовата бележка трябва да се посочи информация за закупените от отговорното лице стоки и материали. Ако покупката на стоки е била придружена от издаване на фактура, тогава е необходимо да поставите флага SF, да изберете Доставчика и да попълните неговите данни.

Разделът "Опаковка за връщане" изисква попълване на информация за опаковката, която Доставчикът чака обратно.

Разделът "Плащане" записва сумите, платени на доставчика за предварително закупени стоки. Авансовото плащане е отразено в осчетоводяването D 60.02 K 71.01.

Разделът „Други” е предназначен да отчита други разходи на отговорно лице (командиране, пътуване, разходи за гориво и др.).