Проектно бюджетиране. Видове и предназначение на бюджета. Етап на проекта

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-17 18:41

Бюджетирането на проекта трябва да се разбира като определяне на цената на тези работи, които се изпълняват в рамките на определена схема. Освен това става дума за процеса на формиране на бюджет на тази база, който съдържа установеното разпределение на разходите по разходна позиция, вид работа, по време на тяхното изпълнение или други позиции.

Формиране на структурата на бюджета

Как се изготвя предварителният бюджет на проекта? Структурата на такава се разкрива чрез сметкоплана, отчитащ разходите за конкретна програма. Като правило, за да го определите, е достатъчно да имате традиционна счетоводна оценка.

Бюджетирането се счита за план за разходи или отметка на разходите. Това означава, че след предварително планиране трябва да разберете колко, кога и за какво точно ще бъдат платени средствата. Следователно в този случай е възможно да се използва всеки метод за представяне на загуби. Все пак трябва да се помни, че те трябва да отговарят на практическите изисквания на заинтересованите страни,интересуват се от тях, както и установените стандарти. Освен това те трябва да отговорят на въпросите, които представляват интерес за инвеститорите в проекти.

Формуляри за представяне на бюджет

И планираните, и действителните бюджети имат определени форми за представяне. Така че сред тях е важно да се отбележи следното:

• графици, които са вид планове за разходи;
• матрици за разпределение на загуби;
• лентови диаграми на разходите;
• подобни графики за кумулативни загуби;
• линейни диаграми на кумулативни разходи във времето;
• показване на структура на загуба от кръгов тип.

Заслужава да се отбележи, че на различни етапи от разработването на проекта е уместен различен дизайн на проекта и работна документация. Факт е, че говорим за разработване на различни видове бюджети. Те се различават един от друг както по необходимата точност, така и по предназначение. Струва си да се отбележи, че бюджетният марж става много по-малък с напредването на проекта.

Разновидности и предназначение на бюджетите

Намаляването на грешката може да се аргументира с данни от таблицата по-долу. Така че, помислете за целта и основните типове бюджети.

Етапи на проекта	Финансиране	Дестинация	Грешка, %
Концепция за дизайн. Основната идея в разширен вид	Бюджетни очаквания. Точна дата	Предварително планиране за парични нужди и плащания	25-40
Обосновка на инвестициите (предпроектно проучване)	Условен бюджет	Обосновка на разходните позиции, планиране за привличане и последващо използване на финанси	15-20
Оферти, преговори и споразумения. За всеки етап поотделно	Актуализиран бюджет	Насрочване на сетълменти с доставчици и изпълнители	8-10%
Разработване на работни документи. Всеки етап има собствено изчисление	Окончателен бюджет	Директивно ограничение на използването на ресурси	5-8%
Изпълнение и завършване на проекта	Действителен бюджет	Управление на разходите (с други думи, счетоводство и последващ контрол). Бюджет на проекта и прогнози за разходите

Бюджет на проекта и оценка на разходите

Интересно е да се отбележи, че бюджетът на проекта е подобен на оценката на оперативните разходи на един бизнес елемент на компанията. Основната разлика тук е, че традиционно го покрива изцяло, тоест от началото до края. От своя страна бюджетът на бизнес единицата се формира годишно или тримесечно. За най-ефективен контрол той трябва да бъде разделен на два компонента: преки разходи и непреки разходи.загуба.

Първият тип бюджет е ключов инструмент за управление и контрол за ръководителите на проекти, както и за директорите на функционални звена, които участват в него. Това включва разходите (пътни разходи, заплати и т.н.) на всеки, който е включен в екипа на програмата. В този случай всеки от субектите изпълнява отделни задачи.

Заслужава си да запомните, че при обосноваване на разходни позиции се вземат предвид следните точки:

• цена на закупените материали;
• сума, изразходвана за производство;
• разходи за отклонения от нормалното използване на технологията;
• сума, изразходвана за въвеждане в експлоатация на продукта;
• разходи за доставка;
• други разходи.

От своя страна, разходите за директен тип трябва да бъдат представени, както следва:

• в разбит вид - точно според структурата на проекта до нивото на изпълними задачи;
• включват седмични разходи за заплати на персонала, материали (произведени по договор или закупени) и други за всеки компонент и задача на проекта с междинна стойност;
• включват режийни разходи, пряко свързани с плащането на материали и труд;
• да се обобщи според различните задачи, изпълнявани от участващите субекти;
• предоставете резерви за управление (с други думи, оставете определен резерв от разходи и време за всеки случай).

Значение на бюджетния процес

Бюджетиранепроектът оказва значителен натиск както върху неговите ръководители, така и върху отделите. Факт е, че той предлага такава алтернатива: ако спазваме бюджета, тогава действаме ефективно, но ако го превишим, работата се извършва лошо.

Въпреки това, това изискване често не е приложимо за действителното бюджетиране на проекта. Факт е, че бюджетите се формират и изпълняват под определен натиск от редица фактори, както субективни, така и обективни.

Например, ръководител на проекти, който е нает, често е принуден да приеме бюджети, разработени и приети без негово участие, дори ако те му изглеждат нереалистични. В противен случай на служителя може да бъде отказано сключване на договор. Ако обаче той е съгласен с бюджет, който очевидно не отговаря на дадените срокове, както и с наличните ресурси, тогава веднага щом постигането на определени резултати изисква изразходване повече от планираното, служителят е принуден да обясни този проблем, въпреки фактът, че първоначално бюджетът е бил определен на изключително ниско ниво.

Заслужава си да запомните, че бюджетирането на проекти може да бъде рационално. В този случай целта на бюджета е преди всичко да се установи истинската цена на проекта за фирмата. Следователно, ако ръководителят на проекта приеме бюджет, който значително надвишава допустимата граница на грешка от 15-20% за етапа на обосновка на разходите (информация от таблицата по-горе), е много вероятно ситуацията да не се ограничи до обяснение на структурата на причини към висшето ръководствотози излишък. В този случай е вероятно ръководителят на проекта да загуби работата си.

Как да избегнем това?

За да се избегне подобна ситуация, М. Томсет, американски учен, предлага на мениджърите да формират свои собствени бюджети за проекти. Той обаче посочва редица причини за това поведение:

• Вие сте отговорни за отчитането на бъдещите разходи по проекта и възможността да изразходвате техния бюджет. Това няма да е възможно, ако работите с предварително определен бюджет.
• Като мениджър на проекти, вие трябва да знаете по-добре от всеки друг колко точно струва даден проект. Бюджетът, който сте задали, се счита за парична цел. Тя трябва да ви удовлетворява според следните параметри: да предоставя възможност за измерване на успеха на проекта и да бъде начин за измерване на компетентността на мениджъра (тоест на вас).
• Трябва да вземете предвид някои надбавки в бюджетните редове. Това е от решаващо значение, ако бъдещите обосновки за специфични разходи влязат в действие. Трябва да се добави, че допусканията са съпоставени с възможностите за текущия период, като не се вземат предвид възможните усложнения. Само когато имате възможност да сравнявате на това ниво, бюджетният процес ще функционира както е планирано.

Създаване, проследяване и изпълнение на финансов план

Трябва да знаете, че проектните бюджети се формират, наблюдават и изпълняват отделно от финансовия план на звената, участващи в бизнеса,компания като цяло.

Има причини за това:

• Проектите не са склонни да се повтарят. Ежегодно се формират бюджети на отделите и подразделенията. Те често се преглеждат на всеки шест месеца или по-често. Проектите прекратяват съществуването си веднага след тяхното изпълнение. Факт е, че времето за изпълнение на програмата не е обвързано с фискалната година. Преразглеждането на бюджета е нежелателно. Изключение правят случаите, когато се открият груби грешки в първоначалната версия или когато средата се промени драматично (именно в нея се изпълнява конкретен проект).
• В ръцете на мениджъра - пряк контрол върху изпълнението на бюджета. Струва си да се отбележи, че финансовите планове на отделите и отделите по правило зависят от връзката, която се развива между няколко служби: отделът за изпълнение дава лимит на разходите на един или друг отдел въз основа на информация, предоставена от друг отдел; решенията за персонала и системата обаче се вземат от висшето ръководство. Проектът, напротив, използва бюджета в съответствие с две направления: използването на наличните ресурси (постижения и персонал), те вече са на разположение и бюджет на отдела, и ограниченото използване на ресурси от външен тип които са привлечени временно. Наемането на допълнителен служител така или иначе води до фиксирани разходи; допълнителна единица персонал за даден проект, обикновено използваща сили, които вече са в служба.
• Успехът на изпълнението на бюджета е пряко свързан с безупречното спазване на плана за действие по проекта, както и графика за използване на ресурсите. Състои се също отв зависимост от това колко добре мениджърът е планирал изпълнението на всяка фаза, както и от това дали служителите, участващи в екипа на проекта, спазват установения график. Ако изпълнението на определен етап или работа като цяло се забави поради необходимост например от човешки или времеви ресурси от първоначално определените, това по някакъв начин се отразява неблагоприятно на бюджета, т.е. увеличение на разходите за изпълнение на работата по проекта.

Подобни правила, поне в идеалната ситуация, трябва да се използват от мениджърите на всички отдели на компанията, които имат собствен бюджет. Струва си да се знае, че всеки от тях е отговорен за непревишаване на бюджетното ниво и съответно за преразход. На практика обаче само малка част от фирмите спазват стриктно това правило. От друга страна, само няколко компании позволяват на директорите на отдели да определят нивото на бюджета, което наистина е необходимо за проекта, който се изпълнява в отдела.

Оферти, преговори и споразумения

След това е препоръчително да разгледате кулминационния етап на проекта: организиране на търгове, специални обекти, както и сключване на споразумения за сътрудничество и партньорство.

Под търг трябва да се разбира състезателно наддаване, по време на което се осъществява изборът на доставчици на продаваеми продукти и услуги. Общинските и държавните клиенти извършват дейността си в рамките на 44-FZ „За договорната система в областтапокупки на стоки, работи, услуги за осигуряване на държавата. и общински нужди.”

Държавни корпорации, организации, които осъществяват регулирани дейности, естествени монополи работят в съответствие със закон 223-FZ „За възлагане на поръчки на стоки, работи, услуги от определени видове юридически лица. лица“(например търгове за строителство).

Специални места

Търговските структури действат в рамките на действащото гражданско законодателство на територията на Руската федерация. Те публикуват информация за плановете си в сайтовете за търгове. Право на участие в поръчката имат както физически, така и юридически лица, които напълно отговарят на изискванията на клиента и руското законодателство.

Има различни търгове: отворени (тоест за всички участници), например открит търг, искане за оферти, електронен търг, искане за предложения; затворени (т.е. за ограничен брой лица), например ограничени търгове и състезания. Покупките могат да се правят както в електронен вид, така и на хартиен носител.

Трябва да се има предвид, че подобно събитие изисква сериозна подготовка, по-специално правна, финансова и техническа. Това е необходимо, за да се гарантира прилагането и изпълнението на договора. Следователно мениджърите трябва първоначално да настроят персонала си за работа в екип, тъй като крайният резултат зависи от съгласуваността на операциите, извършвани от служителите.

Основни етапи на изпълнение на търг

Схематично участието в такива събития може да бъде представено по следния начин: Анализ на пазара → Избор и по-нататъшно получаванеелектронен подпис → Регистрация → Търсене на сайт за търг → Подготовка на финансова гаранция → Откриване на специална сметка (това е необходимо за участниците в поръчката в съответствие с 44-FZ) → Подготовка и последващо подаване на заявление за участие в поръчката → Директно участие в търга. Последната стъпка, разбира се, е получаването на резултата.

Нека разгледаме основния етап от представения списък: участие, например, в търг за строителство. Това ще бъде електронен търг съгласно 44-FZ. В предварително определено време клиентът започва да разглежда заявленията на участниците. Когато вашата кандидатура се счита за допустима за участие в търга, трябва да изчислите минималното ценово ниво, за което сте готови да доставите строителен продукт или да предоставите свързани услуги, да организирате работа по този търг.

Електронният търг се провежда в реално време. По този начин, в рамките на десет минути след подаване на последната оферта за цената, участникът има право да направи своя собствена оферта онлайн на „стъпка на търга“: от 0,5 до 5% от NMCC. С други думи, стъпка, която може да се предприеме наведнъж, не трябва да надвишава 5% от първоначалната максимална цена на споразумението за партньорство (сътрудничество), посочена в обявлението.

Според резултатите от търга се съставя протокол. След като търгът се счита за завършен, започва етапът на разглеждане на допълнителни части от заявките.

Заключение

И така, разгледахме категорията бюджетиране:цел и видове бюджет, етапи на проекта. Освен това анализирахме основния етап по-подробно. Струва си да се отбележи, че дори начинаещ може да спечели търга. Как да го приложим на практика?

Електронната търговия включва присъствието на клиенти, тоест пари. Офертата обаче изключва неформални отношения. Няма как да се постигне споразумение. Неспазването на условията, посочени в договора, може да доведе до загуба на споразумението, загуба на средства и загуба на възможност за участие в други търгове поради дисквалификация. Начинаещите често нарушават тези правила поради банално невнимание.

На първо място, трябва да се сдобиете с търгове, които не съдържат строги правила. Например на търг на търговски план. Едва след това е препоръчително да се премине към сериозни търгове, които се регулират от законодателството за обществените поръчки в съответствие с 44-FZ и 223-FZ. Основното условие за победа не е нищо повече от внимателност. На първо място, трябва да мислите за качеството на работата, а не за размера на споразумението.

Представете си, че все пак печелите. Имате договор в ръцете си. Ще успее ли компанията да намери допълнителни мощности и сили, за да го изпълни безпроблемно? И ако не, колко пари ще са необходими за наемане на работници или наемане на оборудване? Ще остане ли сделката печеливша?

Заслужава си да припомним, че сред грешките на оферентите, основните са като нарушаване на сроковете, невнимателно проучване на документацията, опити за участие в много търгове едновременно, неизправности в техническия план,търгуване на загуба. Всичко това може да доведе до неблагоприятни последици. Ето защо е необходимо предварително да се предотвратят всички изброени недостатъци.