Каква е структурата на проекта? Организационна структура на проекта. Организационни структури на управлението на проекти

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Структурата на проекта се използва за дефиниране на крайния резултат, който трябва да бъде постигнат, и за свързването му с необходимите ресурси, дейности, труд и оборудване. Структурата също така ви позволява да свържете елементите не само с продукта или продукта, които ще възникнат в крайна сметка, но и един с друг. Формирането на проекта трябва да започне с това, което се случва в крайна сметка. Следва основното разбиване на блокове, които продължават да се смачкват и увеличават броя си, докато не се вземе предвид и най-малкият детайл, необходим при производството. Този процес включва също установяване не само на вертикални, но и на хоризонтални връзки между елементите, ако такива действия са необходими.

Каква е структурата на проекта?

Дейността на всяка компания в света започва с разработването на общ план за действие. Например една фирма има поръчка за доставка на макаронени изделия. Сега ръководството, специализираните отдели, анализаторите и други заинтересовани страни изготвят план, който представлява структурата за разработване на проекта. В този случай трябва да определите откъде да получите суровините и къде да ги преработите до желанотодържави. Това са два блока. Всеки от тях може да се развива допълнително. Въпросът за суровините може да се раздели на търсене на доставчик, транспорт за транспортиране и контрол на качеството. Преработката на суровини от своя страна също е разделена. Необходимо е да решите кое помещение да използвате, къде да намерите оборудване, специалисти, монтажници и как да стартирате производствения цикъл. Това е само най-простият пример, защото блоковете ще продължат да се разделят, докато не останат въпроси. Ето как основните структури на проекта помагат за постигане на желания резултат в даден период от време. Когато всеки изпълнител разбира точно своите функции и действия, осъзнава защо се изпълнява всеки конкретен елемент и какъв трябва да бъде крайният резултат, само тогава ще бъде постигната максимална ефективност на предприятието.

Осветена структура

Най-простата организационна структура на проекта е описана по-горе. Но това е само началото. Има такова нещо като специална структура, която се отнася както до процеса на организиране на една компания като цяло, така и директно до конкретен проект. Има определена компания, в която има ясно разделение на функции, характеристики, производствени цикли и търсене на служители. Но за да заработи целият механизъм, ръководството първо трябва да намери подходящ проект, който да носи печалба. Това се прави от съвсем различна компания, която има собствена структура. Това е специфичният тип организация. Например една компания се занимава с производство на метални изделия. Системата е отработена, но не е ясно какво ще се случипечеливши за продажба и какви продукти ще доведат до загуби. За целта се наема друга аналитична фирма, която проучва пазара и дава своите препоръки. Въз основа на тях влиза в действие целият работен механизъм на първата фирма.

Двойен тип

Това е вторият тип, който рамката за управление на проекти може да приеме. Предполага наличието на две фирми, всяка от които изпълнява своята част от работата. Впоследствие тези елементи се комбинират и се получава крайният продукт. Същото важи директно за проекти в рамките на една и съща компания. Да вземем за пример компания, която разработва компютърни игри. Един от неговите отдели отговаря за създаването на графики, а вторият - за сюжетната линия. Едва когато двата компонента са готови и свързани заедно, готовият продукт ще се появи. Обикновено това се прави от друг отдел (или компания), който осигурява взаимодействие между различни структури и регулира тяхната дейност.

Сложен дизайн

Тази структура на проекта се отличава с наличието на много отдели (или предприятия) наведнъж, всеки от които има своя собствена област на отговорност. На примера на същата компютърна игра цялата система може да изглежда така: има ръководство, което е взело волево решение да започне създаването на продукт. След това има няколко отдела, всеки от които трябва да осигури част от общия продукт. Може да нямат свои специалисти, поради което трябва да наемат хора отвън. Те от своя страна могат да вършат работата сами илиповерете на някой друг. Тоест основата на компанията е буквално няколко блока или отдела. Останалото се извършва от трети страни. Но крайният резултат вече е прибран от служителите на основната компания.

Функционална структура

По-горе говорихме повече за процеса на организиране на работата на едно предприятие, въпреки че това също е пряко свързано с управлението на проекти. Но функционалната структура, която е най-често срещаната и популярна по пътя, вече е пряка препратка към проекти. Общият му принцип е формулиран от Макс Вебер още през 20-ти век. Оттогава не се е променило много. Такива организационни структури за управление на проекти се отличават с наличието на строга йерархия на подчинение, разделение на правомощията, труда и функциите. Активно се прилага стандартизирането на всички извършени действия и ясната координация на целия процес. Няма обвързване на личността на този или онзи служител с неговите функции, което улеснява и лесна замяната им една с друга. Основните положителни характеристики на тази структура са способността за стимулиране на специализацията, намаляване на общия брой действия и значителни спестявания на ресурси. В същото време има значителни недостатъци. И така, има изолация на различни отдели, нараства броят на конфликтите в екипа, намалява общата ефективност на целия производствен цикъл, а връзките между хоризонталните отдели постепенно се усложняват, което трябваше да се избягва. По принцип всичко това се дължи на некомпетентността на управленския екип. Тази структура изисква минимум от обикновен работник, но отначалници - максимум. От тях се изисква да реагират на най-малките елементи своевременно и да осигурят много ясно взаимодействие между хоризонтално разположени групи.

Функции на посредниците

Тъй като Макс Вебер беше германец, не е изненадващо, че подобна система може да работи доста ефективно за тях. В условия на леко или тежко разстройство на ръководството в местните предприятия са необходими свързващи връзки. Всъщност те дублират функциите на висшестоящите, като нямат управленски права, но притежават широки възможности за контрол. В резултат на това структурата на работата по проекта придоби такава концепция като посредници. Това са специални хора (или цели отдели), които регулират взаимодействието между хоризонталните групи. В крайна сметка такива координатори дават крайния резултат на висшето ръководство едновременно с преките ръководители, чиято функция се свежда до прехвърляне на команди и общо ръководство. Ако се опитат да вникнат директно в проекта и да осигурят взаимодействието на отделните екипи, ситуацията обикновено само се влошава.

Матрична структура

Това е следващата форма, която се появява при увеличаване на броя на посредниците. Тази структура на бизнес проекта се нарича матрица. Основният проблем тук се крие именно във факта, че същите тези координатори получават много повече възможности за управление и по функциите си са по-близо до ръководителите на отдели. Много е трудно да се разграничи ясно каквоможе да посочи един лидер, а какво - друг. За простота те са разделени на проектни и функционални шефове. Първите осигуряват обща система за взаимодействие между отделите. Те са длъжни ясно и ясно да предадат цялата идея на подчинените, както и да разберат особеностите на работата на звената. Те трябва да установят комуникация между различните служители и да се съобразяват с техните капризи, желания и искания. Също така тези шефове са отговорни за възможни непредвидени ситуации и липсата на конфликти. Функционалните мениджъри от своя страна осигуряват наличието на необходимите ресурси, определят времето и мястото на работа, отговарят за качеството на произвежданите продукти, както и за тяхното съответствие с посочените изисквания. Именно тези хора са длъжни много бързо да се адаптират към различни условия, включително и най-неблагоприятните за работа. Те трябва да намерят изход от трудни ситуации и да осигурят производството на продукти с декларирано качество точно навреме.

Тип дизайн

Тази структура на проекта е особено полезна за онези видове предприятия, чиято цялостна дейност е обвързана с един или повече проекти. В този случай всеки от тях има всичко необходимо, за да изпълнява функциите си. Например може да има няколко счетоводни отдела, финансови отдели, конструкторски бюра и т.н. за всеки от проектите поотделно. Останалите подразделения, които не са включени в нито една от групите, осигуряват изключително спомагателни, макар и много важни функции. Отделът за персонал може да бъде един и да отговаря на заявления от всичкидивизии. Такава например може да бъде структурата на инвестиционен проект. Присъща е отговорността на всеки един от служителите за крайния резултат, много гъвкаво и неясно управление и липсата на ясно регламентирани действия за всеки служител. Такива структури могат много бързо да променят профила си, да реагират на нестандартни ситуации и да изпълняват поръчки в най-кратки срокове.

Разделяне и характеристики

Всички организационни структури на управлението на проекти могат условно да бъдат разделени на две големи групи - механистични и органични. Първата е функционална система, а втората е матрична система. Дизайнът е включен и в двете категории едновременно, тъй като е много гъвкав. Механистичните типове структури се отличават с ясна вертикала на властта, строго регламентирани функции и действия на служителите и т.н. Органичните, напротив, са много прости, гъвкави и нямат способността ясно да посочат на всеки служител какво и как да прави. И двете опции са валидни. Първият е най-подходящ за производството на конкретни продукти. Например кола. Когато всеки работник изпълнява само своите функции, нищо няма да го разсее. Но за по-креативни проекти е по-изгодно да се използва матрична структура, тъй като понякога е „ненормално“взаимодействие между служителите, което дава максимален резултат при най-ниска цена.

Създаване

Структурата на плана на проекта е трудна за съставяне, тъй като от нея зависи целият последващ производствен процес. Практическиневъзможно е в началния етап да се поставят точни задачи и да се определят конкретни действия. Първо трябва да изберете формата на самата конструкция. Той трябва да съответства на особеностите на взаимодействието между всички страни на проекта, да отговаря на съдържанието му и да работи успешно в съществуващата външна среда. Структурата за управление на проекти обикновено се създава веднъж на дълго време, така че е по-добре да отделите повече време за нея и да получите най-ефективния резултат, отколкото постоянно да я повтаряте в близко бъдеще. Следващият етап е детайлно планиране за текущата ситуация. В самия край се събира методическа, организационна, справочна и друга полезна документация за всеки етап, отдел или група служители. Това включва и персонал, длъжностни характеристики, изисквания за наличност на специалисти, както и прилагането на всичко това в рамките на общия бюджет на проекта.

Разпределение по зони на отговорност

Както споменахме по-горе, организационната структура на проекта се основава на отговорността на всички категории служители. Логично е, че колкото по-висок е личният интерес на отделния служител, толкова по-ефективен ще бъде цялостният процес. Необходимо е да се предаде на всички групи хора, участващи в проекта, важността на действията, които извършват, и въздействието върху крайния резултат. Естествено, не трябва да се забравя отговорността. Необходимо е да се обясни колко катастрофални ще бъдат последствията, ако служителят не изпълнява функциите си. Можете също да определите награди за правилна работа и наказания за грешки. Всички трябва да знаят всичко това, както и самата информациятрябва да бъде възможно най-просто и достъпно. Например някъде в длъжностната характеристика ще бъде бегло написано, че ако шлосерът Сидоров не работи както трябва, ще бъде наказан. Това е неефективно. Трябва да се каже директно, че детайлът, който той прави, е необходим, за да тръгне колата. Без това проектът ще бъде дерайлиран и компанията ще претърпи загуба от 1 милион. И само той ще бъде виновен. Но ако този ключар направи още една част за същото време, той ще получи бонус в размер на половината от заплатата. Всичко е ясно, разбираемо и достъпно. Има наказание и има награда.

Подробни характеристики

В повечето случаи, особено когато се използва механистична структура на работата по проекта, се изисква максимална детайлност на всеки проблем. Трябва да продължите да разделяте блокове и елементи, докато не останат непокрити части. В някои случаи този процес може да се осъществи още когато проектът започне да работи, основното е, че това не се отразява на цялостната ефективност на работата. Но има и такива предприятия, в които точното описание на действията и максималната детайлност могат само да пречат. Това обикновено се отнася за творческите екипи. Например, ситуацията със създаването на компютърна игра беше описана по-горе. Ако дадете ясни команди на всички служители, продуктът ще бъде създаден бързо и с минимални разходи. Въпреки това страхотните идеи или добрите коментари от всички участници в проекта ще бъдат игнорирани, което може да превърне една посредствена игра в шедьовър, достоен за много награди.

Резултат

Като цяло структурата на проекта трябва да бъде обмислена толкова подробно и прецизно, колкото изисква текущият производствен процес. Невъзможно е да се прилагат единни норми и примери към абсолютно всички предприятия без изключение. Винаги трябва да вземете предвид много функции и параметри, които може да не са очевидни за повечето служители в началото на проекта, но могат да се превърнат в значителен проблем по-близо до края му. И основното нещо, което трябва да запомните, е, че структурата на проекта не е строго фиксирана схема. Тя може и трябва постоянно да се усъвършенства, усъвършенства и задълбочава. Само по този начин ще бъде възможно да се постигне най-висока ефективност за минимално време и с малко разход на ресурси.