Колективни методи за вземане на решения в управлението: основни етапи и примери

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Вземането на решения за мениджър е постоянна и доста отговорна работа. Извършва се буквално при всички действия на лидерите на всяко ниво, като помага за формулирането на целите и води до тяхното постигане.

Вземането на решения не е само за мениджъра. Това засяга служителите на организацията, а понякога и целия екип. Ето защо е толкова важно за успеха да разберем същността и същността на подобни действия, които ще позволят успех в областта на управлението.

За да бъде взето възможно най-ефективно решението, мениджърът трябва да вземе предвид редица фактори. Това ще бъде постигнато чрез използването на целеви междуфункционални екипи, чиито членове трябва да бъдат избрани от различни нива и отдели на организацията.

Методи за колективно приеманерешенията са най-ефективният начин на мислене. В крайна сметка тяхното използване ни позволява да говорим с увереност за максималната обективност на получената експертна оценка. Това се случва благодарение на участието на представител и широк кръг от специалисти.

Предимства на груповите решения

Нека разгледаме предимствата и недостатъците на колективните методи. Техните предимства са както следва:

1. Получаване на повече информация. Когато група участва в процеса на вземане на решения, могат да се наблюдават различни гледни точки въз основа на опита, натрупан от всеки един от специалистите, включени в нея. Това става невъзможно за един човек.
2. Разработване на множество опции. Във връзка с използването на голямо количество информация от групата, много гледни точки подлежат на обсъждане. Това предимство на методите за колективно вземане на решения е особено очевидно в случаите, когато екипът е съставен от представители на различни специалности. Множеството от предложения и мисли води до по-полезни опции, отколкото в случая на работата на всеки отделен служител.
3. Максимална вероятност за одобрение на решения от екипа. Често се случва компанията да не постига целта си. Това се случва поради несъгласието на служителите да изпълнят решението, доведено до тяхното внимание. Ако обаче пряк изпълнител вземе участие в приемането му, то в бъдеще той със сигурност ще започне да го прилага и ще гарантира, че колегите му ще направят същото.
4. Страхотна легитимност. Колективните методи за вземане на решения са в съответствие с демократичните идеали на обществото. Ето защо изразеното от групата мнение се възприема от много хора като имащо по-голяма юридическа сила. Решение, взето от самия себе си и освен това от човек с пълна власт, често се възприема като деспотично и диктаторско.

Недостатъци на груповите методи

Какво може да се отдаде на недостатъците на екипната работа? Сред тях:

1. Значителна загуба на време. Не може бързо да се събере група. Отнема време и на екип от служители, за да разработи едно-единствено решение. Такъв недостатък е лишен от действията на един човек.
2. Властта на малцинството. Членовете на сформирана група никога няма да имат същата позиция. Те ще се различават един от друг по статуса си в организацията, трудовия опит, познаването на проблема, способността да изразяват собствените си мнения и идеи, както и личното доверие. Такова влияние със сигурност ще доведе до факта, че един или повече членове на групата ще започнат да използват своето предимство и ще "притискат" другите. В резултат на това доминиращото малцинство е в състояние да повлияе на приемането на окончателната версия.
3. Групов натиск. В процеса на вземане на решения повечето членове на екипа искат да бъдат „като всички останали“. Това се случва под влияние на сформирания екип. Това води до появата на явление, наречено шаблонно или групово мислене. В този случай човек или изобщо няма собствено мнение, или го отказва в полза на мнението на мнозинството. Шаблонното мислене е особеноформа на подаване. Когато тя присъства, членовете на екипа ще изоставят непопулярни или нестандартни гледни точки само за да създадат вид, че са съгласни с мнозинството. Всичко това се отразява негативно на ефективността на груповите решения.
4. Липса на ясно разделение на отговорностите. Всички членове на групата са отговорни за взетото решение. Но с кого да поискате крайния резултат? Когато се вземе едно-единствено решение, отговорът на този въпрос е очевиден. Но никой не носи отговорност за резултатите от работата на групата.

Избор на екип

На първия етап от използването на колективни методи за вземане на решения в управлението е необходимо да се създаде работен екип. По правило това е временен екип, който включва както ръководители, така и изпълнители. Такъв екип е целенасочено сдружение от служители, което надхвърля организационната структура на компанията.

Сред отличителните характеристики на група, създадена за вземане на управленско решение, могат да се разграничат следните:

1. Споделяне на лидерството между членовете.
2. Притежаване на допълващи се умения и способности.
3. Наличие на лична и взаимна отговорност.
4. Създаване на продукт, който може да осигури синергия.
5. Оценяване на ефективността на дейностите въз основа на крайния резултат.
6. Съвместно вземане на решения и изпълнение.

Екипни роли

Съгласно теорията на Р. Белбин, във всяка група, създадена за вземане на оптимално управленско решение,Най-ефективната екипна работа е възможна, когато членовете изпълняват следните девет роли:

1. Генератор на идеи. Това е човек, чиято задача е да предлага нови стратегии. В същото време този член на екипа ще трябва да се съсредоточи само върху основните проблеми, които групата трябва да реши. Генераторът на идеи трябва да бъде сериозен мислител, индивидуалист и в същото време отворен за свежи идеи.
2. Resource Explorer. Този член на екипа трябва да открива и съобщава нови идеи и разработки, които се случват извън екипа. По природа такъв човек трябва да е екстроверт, заинтересован, любопитен и общителен.
3. Координатор. Този член на групата със сигурност е уверен в себе си и зрял човек, който притежава качествата на лидер. Неговата задача е да дефинира общи цели. След като ръководи процеса на вземане на решения, фасилитаторът трябва умело да делегира правомощия.
4. Мотиватор. Това е динамичен и стимулиращ човек. Докато работи в екип, той не трябва да губи самообладание дори в най-трудната ситуация. Мотиваторът трябва да има смелост и стремеж, което ще позволи на групата успешно да преодолее възникналите препятствия.
5. Критик. Задачата на този член на екипа е да анализира проблемите от прагматична гледна точка. Критикът оценява получените предложения и идеи по такъв начин, че да насочи екипа към вземане на балансирано решение. Този човек, който играе ролята на скептик в екип, трябва да притежава здрав разум, предпазливост ипреценка.
6. Работна пчела. Задачата на този член на екипа е да превърне концепции и планове в практически процедури. В същото време работната пчела трябва редовно и ефективно да изпълнява всички поети задължения. Такъв човек трябва да бъде чувствителен, нежен и социално ориентиран. Той просто трябва да бъде добър дипломат и да реагира адекватно на различни ситуации и действия на хората, както и да участва активно в оформянето на духа на екипа.
7. Поддръжка на групата. Човекът, който играе тази роля, ще трябва да подкрепя екипа и да му помага в най-трудните ситуации, като помага за създаването на добро настроение. В групата му е отредена ролята на дипломат. По природа той трябва да бъде спокоен и уверен, както и да държи собственото си поведение под контрол.
8. Специалист. Този член на екипа трябва да превърне плановете в реалност. Такъв човек трябва да се ангажира да постигне високи стандарти в своята професионална област, както и да притежава редки умения и знания.
9. Финал. Важно е този член на екипа да поддържа постоянство сред членовете си, да ги спасява от грешки, свързани не само с активност, но и с бездействие. По природа за него е важно да бъде усърден, съвестен и усърден.

Нека преминем към конкретните методи за колективно вземане на решения.

Мозъчна атака

Смята се, че този метод е изобретен от древните викинги. Това се случи по време на пътуването, когато корабът им изпадна в тежка ситуация. Тогава капитанът се събрапалуба целия екип. Всеки от нейните членове на свой ред предложи свое собствено решение на проблема. Освен това каютите първи изразиха мнението си, а капитанът последен проговори. Използването на такъв ред позволи да се изключи влиянието на авторитета на старшите членове на екипа върху мнението на по-младите. Но окончателното решение оставаше на капитана.

Методът на мозъчната атака се характеризира с лавинообразен напредък на нови идеи без тяхната критична оценка. Този процес продължава, докато се появи оптималното решение. Задачата на този метод е да разработи максимален брой опции за намиране на изход от несигурна ситуация.

Разпространено е схващането, че мозъчната атака е вид неформална среща, на която служителите изразяват всичко, което им идва на ум относно съществуващ проблем. От една страна, това е вярно. Но тъй като мозъчната атака е преди всичко метод, който ви позволява да стигнете до решение на проблем, той има своя собствена технология, а също така има определени правила и етапи. Тяхното спазване може значително да повиши ефективността на този метод и да разработи най-ефективното и висококачествено решение.

Мозъчната атака включва шест стъпки. Първият е подготвителен. Необходимо е за подбора на хората и разпределението на ролите им. След това се избира лидерът.

Какъв е принципът на формиране на група? Всичко ще зависи от поставената задача. Например, може биучастието на целия отдел, който засяга определен въпрос. Но ако подходите към този етап с цялата отговорност, тогава трябва да включите в групата онези служители на организацията, които в служебните си задължения трябва да се сблъскат с възникналия проблем.

Един пример за мозъчна атака е предизвикателството да се разработи идея за рекламна кампания за производител на бебешка храна. В този случай, за да обсъдите въпроса, е необходимо да поканите дизайнери и творци, както и ръководителя на отдела. За да участвате в екипа, ще ви трябват и служители на рекламна агенция, които имат малки деца. Вероятно е тези работници сами да закупят продукта и техните идеи могат да формират основата за разработването на крайния продукт.

Вторият етап от метода на мозъчната атака включва поставяне на цели и задачи, които станаха причина за това събитие. Тук е важно да се обясни подробно и разбираемо на всеки от членовете на екипа същността на съществуващия проблем. Това ще сведе до минимум възможните недоразумения. Екипът трябва да предостави възможно най-много информация. Подобно действие ще бъде основният тласък за началото на дискусията.

На третия етап от използването на метода се извършва загряване. Мозъкът се нуждае от него точно толкова, колкото и мускулите. Преди да започне самата дискусия, групата трябва да се „люлее“. В този случай лидерът действа като лидер. Всяка групова игра е подходяща за загряване на мозъка. Само няколко минути и участниците ще бъдат в правилното настроение.

Следващата стъпка е най-важната. Той предполаганепрекъснато и активно генериране на идеи. Ефективността на крайния резултат директно зависи от този етап. В същото време е възможно да се представят всякакви идеи - фантастични, абсурдни и дори нереалистични. Най-важното е непрекъснатостта на самия процес. Методите за получаване на информация в този случай могат да бъдат много различни. Това са устни изявления, които изискват фиксиране от един човек на хартия и написване на идеи от всеки от участниците, които ще бъдат предмет на допълнително разглеждане.

В петата стъпка на мозъчната атака всички идеи се класират и оценяват. В класирането им участват или всички членове на групата, или само лидерът. В идеалния случай това трябва да се извършва от отделен екип от служители. Такова условие за прилагане на метода обаче не е задължително. След разглеждане на всички предложения, най-слабите от тях се елиминират. В резултат на това остават най-добрите варианти. Техният брой зависи от производителността на събитието.

На последния етап резултатите от мозъчната атака се изпращат за обществено обсъждане. По това време групата ще трябва да премине от полета на фантазията към рационалното мислене. Ето защо се препоръчва такава работа да се извърши няколко дни след събитието.

Разновидности на мозъчната атака

Тази методология може да се приложи чрез различни начини за провеждане на събития. Помислете за най-интересните от тях:

1. Ролева игра. Същността на този метод се крие във факта, че всеки от членовете на групата трябваопитайте едно или друго изображение. Това му позволява да усети определена ситуация възможно най-точно. Въз основа на позицията на ролята служител на организацията описва усещанията, идеите и мислите, които му идват на ум. Основното нещо в същото време е да бъдете възможно най-освободени, за което дори можете да се превърнете в свои герои. Пример за този тип мозъчна атака би бил завършването на задачата за създаване на опаковка на продукта. В този случай членовете на екипа трябва да играят ролята на купувачи в супермаркет.
2. "120 стаи". Този метод ви позволява да генерирате сто и двадесет креативни идеи за доста кратко време. За да направят това, членовете на групата трябва да си представят къща пред тях. Има 120 празни стаи. Задачата на екипа е да влезе във всеки един от тях, да усети атмосферата и да изпълни стаята с нова идея.
3. Обратен метод. Основната задача по време на това събитие е да се намерят най-неуспешните решения с превръщането им в най-приемливи.

Делфи метод

Този начин за вземане на колективни решения е разработен в САЩ през 50-те-60-те години на XX век. Основната му задача беше да предвиди въздействието на онези научни разработки, които възнамеряваше да приложи в бъдеще, върху методологията на провеждане на военни операции. Този метод е разработен в американския стратегически център RAND.

Днес се счита за един от методите за прогнозиране и планиране, което става възможно при извършване на експертна оценка. Основната му характеристика е многостепенност, анонимност, както и кореспонденция. Основенпредпоставката за създаването на този метод е идеята, че обобщаването и правилното обработване на индивидуални оценки на голям брой експерти за конкретна ситуация ще осигури мнение, което има максимална надеждност и надеждност.

Същността на метода Delphi се крие в намирането на начини за определяне на най-оптималното решение на проблема. Как се случва това? Процедурата се провежда с помощта на мозъчна атака, въпросници и интервюта. Базира се на мнението, че създаден екип от независими експерти ще оцени и прогнозира резултата много по-добре от структурирана група от обикновени хора. Освен това екип от специалисти в този случай може да бъде избран по такъв начин, че членовете му да не знаят един за друг. Това избягва сблъсъка на различни мнения.

Има две групи, които участват в метода Delphi. Първият от тях е създаден от експерти, които изразяват своята гледна точка по съществуващ проблем. Втората група е представена от анализатори. Те са необходими, за да доведат мненията на експертите в един общ знаменател.

Самият метод включва няколко стъпки:

1. Първият от тях е изборът на членове на експертната група. По правило това са 20 души.
2. На втория етап се формулира проблемът. Експертите, получавайки основния въпрос, го разделят на няколко малки. Задачата на анализаторите на този етап е да съставят въпросник. Освен това се предоставя на експерти, които предлагат свои собствени начини да се измъкнаттекущата ситуация, а също така проучи наличието на ресурси и уместността на представените начини за решаване на проблема. Анализаторите се съобразяват с мненията на експертите и се опитват да ги доближат максимално. Тези стъпки се повтарят отново и отново, докато се постигне консенсус.
3. Третият етап е аналитичен. Тук отново се проверява последователността на експертните мнения, анализират се констатациите и се разработват окончателни препоръки.

По този начин този метод е метод на разпит, чиято процедура е многостепенна. След всеки кръг получените данни се финализират от анализатори и резултатите от тази работа се докладват на експертите, като се посочват оценките.

На първия етап от метода на анкетата членовете на екипа не посочват причини за автобиографията си. Във втория кръг това вече е налице, ако експертът не промени оценката си.

Морфологичен метод

Процесът на вземане на решение при използване на този метод е да се разложи съществуващият проблем на неговите компоненти. След това те се разделят на методи за изпълнение. По-нататъшна работа се извършва по компилирането на всички възможни комбинации. Създава се проект за най-обещаващите от тях.

Метод на аналогии

Същността на този начин за вземане на колективни решения е да се опитаме да разрешим съществуващ проблем с помощта на идеи, които се случват в други области на науката и живота.

През определен период от време този методИзборът на алтернативи беше приет толкова успешно, че стана основа за появата на нова наука - синектиката. Стъпките за прилагане на този метод са както следва:

• Изолирайте причината за затруднението.
• Неговото ограничаващо изражение, възприемано от специалисти в други области.
• Описание на целта и обективните ограничения.
• Определяне на област от науката или живота, където може да има близки решения.
• Избор на екип от специалисти от избраната област на дейност.
• Организирайте и провеждайте сесии за мозъчна атака.
• Интерпретации на получените решения.
• Избор на най-ефективните и осъществими предложения.

Метод на партньорска проверка

Трябва да се вземат някои управленски решения в областта на прогнозирането и планирането на икономическото развитие на организацията. Изпълнението на тези задачи е сложен, многоетапен процес. То включва решаването на широк кръг от научни, технически и социално-икономически проблеми. В същото време различни методи за прогнозиране и планиране намират своето приложение. Най-често срещаните от тях са интуитивните методи, които се основават на използването на логическо мислене.

Те включват метода на експертни оценки. Заключва се с помощта на интуитивно-логическото мислене на специалист. В същото време се комбинира с количествени методи за оценка, както и обработка на получените резултати. При използване на този метод прогнозата се основава на мнението на екип от специалисти спрофесионален, практически и научен опит.