Определяне на нуждата от персонал: концепция, методи за планиране и начини за покриването й

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Един от най-ценните ресурси на всяка компания е нейният персонал. Въпреки това е доста скъпо. Ето защо е изключително важно да определите броя на служителите, при който можете да постигнете максимален икономически ефект при най-ниски разходи. За това се използват специални методи и подходи. Определянето на нуждата от персонал е една от приоритетните задачи на ръководството. Как се извършва този процес ще бъде обсъдено по-късно.

Видове трудови нужди

Процесът на определяне на нуждата от персонал е система от вградени всеобхватни мерки. Неговата задача е да постигне конкретни цели за производствения процес. Това е доста сложна процедура, тъй като е необходимо да се определи не само броят на служителите, които ще извършат необходимотозадачи, но и за създаване на най-ефективната производствена система. Следователно персоналът също се подбира в съответствие с тяхната квалификация и опит. Обучението се предоставя при необходимост.

В една организация планирането трябва да обхваща няколко различни области на развитие. В този случай процесът на планиране в областта на трудовите ресурси ще бъде възможно най-ефективен.

Има различни подходи и методи за определяне на нуждите от персонал. Най-често те се разделят на 2 основни типа:

• Обещаващо. Този подход се нарича още стратегически. Свързано е с бъдещето на организацията. Необходимостта от персонал в този случай се определя в съответствие с избрания курс на организацията. В същото време в дългосрочен план се изчислява не само броят на трудовите ресурси, но и нивото на квалификация на служителите.
• Ситуационна. Такова планиране позволява да се осигури производството с необходимото количество ресурси в краткосрочен план. При този подход се обръща внимание на текучеството на персонала, както и на показателите за броя отпуски, отпуски по болест, отпуски по майчинство и дългосрочни отпуски, съкращения и т.н.

Процедурата по планиране се извършва непрекъснато в различни периоди от време. Така че подобна процедура може да бъде:

• Краткосрочно - до 12 месеца.
• Средносрочен - от 1 година до 5 години.
• Дългосрочен - повече от 5 години.

Опитните мениджъри също така определят качествените и количествените нужди на персонала. ВВъв втория случай можете да зададете точния брой служители на компанията. При качествена оценка се определя необходимостта от персонал с определена квалификация.

Количествена нужда

Определянето на качествени и количествени нужди от персонал се различава значително. Планирането върви и в двете посоки. При определяне на количествените показатели се избира метод, чрез който е възможно да се изчисли оптималният брой служители в държавата. Определянето на тази стойност се извършва в рамките на определен период от време.

Определянето на количествената нужда от персонал става с помощта на няколко основни индикатора:

• Редовен брой служители. Това е броят на служителите в списъка за конкретна дата. Това взема предвид броя на служителите, напуснали и пристигнали в деня на анализа.
• Номер на прикачен файл. Броят на служителите, които са в състоянието на компанията и които трябва да дойдат на работа този ден, за да изпълняват служебните си задължения. Ако намерим разликата между средния брой и присъствения, получаваме индикатор за целодневен престой поради ваканция, командировка, заболяване на служителите.
• Средният брой служители. Този индикатор се използва за проследяване на броя на служителите за определен период. Използва се при изчисляване на средната работна заплата, производителността на труда, коефициентите на текучество, текучеството на персонала и др. Ако трябва да намерите средния брой наслужители за месец или друг период, броят на служителите за всеки ден се сумира, разделен на броя дни. Това включва почивните дни и празниците. Ако трябва да определите средната стойност за годината, сумирайте средния брой служители за всеки месец. Резултатът е разделен на 12.

За определяне на представените показатели, производството записва ведомост и посещаемост. В същото време източникът на информация са заповеди за наемане и освобождаване от длъжност, за преместване, замяна, временно отсъствие на служител по уважителна причина и др.

За изчисляване на броя на служителите на конкретна дата се използват различни методи за определяне на нуждата от персонал:

1. Метод на интензивността на труда. Предполага използването на информация за времето на работния процес.
2. Методи на изчисление. Използвайте данни за тарифите на обслужване, работни места, числа и управляемост.
3. Стохастични методи. Позволява ви да определите числени характеристики с помощта на корелационен или регресионен анализ.
4. Метод на експертни оценки. Включва прости или разширени (единични, множество) изчисления.

Индикатори за качество

Определянето на качествената нужда от персонал се характеризира със значителни трудности. Анализаторът трябва да определи в хода на такова проучване не само броя на персонала, но и степента на професионализъм, квалификация на работниците, от които организацията се нуждае.

Трудността се крие във факта, че в момента няма единна система за определяне на качеството на работа, потенциала на служителите. Има само основен списък с характеристики и качества, които определят степента на квалификация, уменията на служителя:

• Икономичен. Те определят сложността на работата, която служителят извършва, неговата квалификация, условия на труд, трудов стаж и принадлежност към индустрията.
• Лично. Наличието на определени умения, дисциплина, ефективност, добросъвестно изпълнение на задълженията си, креативност и креативност.
• Организационни и технически. Техническо оборудване на труда, неговата привлекателност, ниво на организация на производствената технология, рационализация.
• Социално-културни. Социална дейност, колективизъм, морално и общо културно развитие.

Определянето на нуждата от персонал на организацията по качествени признаци се базира на следните данни:

• Организационна структура.
• Разпределение на служителите по ниво на професионална квалификация (посочено в производствената и техническата документация).
• Изисквания за работни места.
• Кадрови състави на структурните поделения на компанията.
• Регламенти на организационни и управленски процеси.

За всяка характеристика за качество се определя необходимостта от броя на персонала. Общият брой служители, необходими за правилното функциониране на организацията, се определя чрез сумиране на резултатитеза всеки критерий. За целта се разработват следните организационни документи:

• Системни цели, въз основа на които се изгражда организационната структура на компанията.
• Обща организационна структура на предприятието и неговите подразделения.
• Персонал.
• Длъжностни описания. Използват се и при изчисляване на интензивността на труда на функциите на главния и управленския персонал.

Фактори, влияещи върху нуждата от трудови ресурси

Има определени фактори, които влияят на процесите на планиране на работната сила и изискванията за персонал.

Могат да бъдат преки или косвени, вътрешни или външни. Следните фактори имат най-голямо влияние:

• Условия на пазара на труда. Те се определят от няколко характеристики. Условията включват демографска ситуация, безработица, качество на образованието, търсене и предлагане на работна ръка в различни сектори, включване на службата по заетостта в процесите на обучение на специалисти.
• Технологични иновации. Активният напредък в съвременния свят води до опростяване на човешкия труд, променя неговото съдържание. Това изисква навременна преквалификация на квалифицирани специалисти.
• Промени в областта на законодателството. Този фактор е трудно да се предвиди. Това се отнася до законодателството в областта на защитата на труда и заетостта.
• Подход за набиране на конкуренти. Организацията трябва постоянно да наблюдава и изучава методи и подходи за работа с персоналаконкуренти. Въз основа на тази информация собствената политика за персонала на организацията се коригира.
• Цели на компанията. Те могат да бъдат краткосрочни или дългосрочни и следват обща стратегия.
• Финансиране. Всяка организация има определени финансови възможности. Въз основа на това се избира и кадровата политика на организацията.
• Кадровен потенциал. Това е основата за успеха на изпълнението на маркетинговия план. Ако отделът за персонал на предприятието може да вземе предвид зоната за развитие, възможностите на персонала, това ви позволява да затваряте възникващите свободни работни места навреме.

Етапи на работа

Има няколко основни стъпки при определяне на нуждите от персонал. Най-често три големи процеса се открояват в хода на изпълнение на подобна задача.

На първия етап компанията анализира собствените си ресурси. Това е необходимо, за да се определи дали е възможно в бъдеще да се задоволят такива нужди сами. В този случай важни показатели са печалбата, оборотът на компанията. Тя трябва да има достатъчно ресурси, за да плаща на служителите си.

След това на втория етап се извършва анализ на нуждата от персонал през изминалия период. Направен е изводът за целесъобразността и ефективността на използването на трудовите ресурси. Анализаторът идентифицира слабостите в този процес. Разработва се дългосрочен план, който ви позволява напълно да премахнете или сведете до минимум отрицателното въздействие на възпиращите фактори.

На третия етап се приемарешение за конкретни действия в областта на кадровата политика към момента. Това отчита общите цели и задачи на организацията. Вземат се решения за задържане и съкращаване на определени служители. След анализа на определянето на нуждата от персонал могат да се вземат няколко решения:

• намаляване на персонала;
• привличане на персонал отвън;
• обучение и преквалификация на персонал.

Освен това, изброените действия могат да се извършват едновременно. Зависи от ситуацията, която се е развила в организацията.

Методи за определяне на нуждата

Определянето на нуждите на предприятието от персонал се извършва в съответствие с определени методи.

Има няколко популярни техники:

1. Снимане на работен ден. Това е ефективен, но отнема много време метод. Служителят има редица отговорности. По време на тяхното изпълнение се записва времето. Този подход ви позволява да идентифицирате излишни действия. В някои случаи се взема решение за необходимостта от работа на конкретен служител в цялостния производствен процес или свободно работно място като такова. Може да се наложи при малки количества работа да се комбинират две единици персонал в едно.
2. Изчисляване според стандартите за обслужване. За всеки служител се задават определени показатели за изпълнение въз основа на различни стандарти и правила. Имайки информация за дневния темп на производство, мениджърите могат да изчислят нуждата от персонализвестен период от време.
3. Експертни оценки. Това е един от най-популярните методи. Използва се от различни компании. Мнението на мениджърите е решаващо при определяне на нуждата от персонал. Но в същото време мениджърите трябва да се характеризират с високо ниво на обучение и професионализъм. Важно е да имаме ясно разбиране за развитието на тази индустрия в бъдеще.
4. Екстраполация. Въз основа на текущите данни се прави дългосрочна прогноза. Това отчита възможните промени. Това може да е покачване на цените, планирани действия на държавата в тази индустрия, нейното развитие в бъдеще и т.н. Този подход се използва, ако вътрешните и външните условия на организацията са стабилни. У нас може да се използва само за краткосрочно планиране.
5. Изграждане на компютърен модел. Ръководителите на отдели предават информация, въз основа на която се изгражда компютърна прогноза за нуждите на организацията от работна сила за дадена перспектива. Това е сравнително нов метод, така че не е имал време да получи значително разпространение. Това изисква значителни финансови разходи, както и привличане на съответните специалисти в работата. Техниката е по-подходяща за големи предприятия.

Формули за изчисление

Определянето на нуждата от персонал се извършва чрез специални изчисления.

Преди да изберете формула, трябва да определите към какво е по-склонна компанията в процеса на провеждане на своята кадрова политика:

• За увеличаванеобем на производството, което изисква участието на допълнителен персонал.
• Да се намали количеството на продукцията, което води до освобождаване на трудови ресурси.
• Обемът на производството не се планира да се променя. Нуждата от персонал се определя от естественото движение на персонала в случай на уволнение, постановление, възраст за пенсиониране и др.

Следователно в отделите за планиране на предприятията се извършва изчисляването и обосноваването на растежа на производството. За да се увеличи производителността, всички фактори се вземат предвид. За да определите планирания брой служители, приложете формулата:

Chpsp=ChbpI + OI, където Nspp е средният планиран брой персонал през периода на планиране, Nbp е броят на персонала през миналия (базов) период, I е индексът на промяна в обема на производството в бъдеще, OI е общата промяна в броя на персонала в базовия период.

Среден брой служители

Определянето на нуждата от персонал може да се извърши с друга формула. Можете да определите средния брой служители, както следва:

Chss=ChyavKss, където Nss е броят на средния брой служители, Nyav е броят на служителите, необходими за изпълнение на задачата по време на една смяна, Kss е коефициентът на средния брой служители.

Методи за покриване на нуждата

Когато се определи нуждата от трудови ресурси, очертайте начините за нейното покриване:

• Външен. В този случай се обръща внимание на завършилите специализирани образователни институции, центрове за преквалификация на персонал, както и на предложенияагенции за набиране на персонал, отворен пазар на труда.
• Вътрешни. Персоналът на компанията преминава през преквалификация, повишава квалификацията си. За тази цел се извършва професионално развитие за възможност за кариерно израстване. Този подход намалява текучеството на персонала.

Брой на помощния персонал

Определянето на нуждата от помощен персонал също се извършва по проста формула:

Chsvr=KrmRSKss, където Nvvr е броят на изброените служители за поддръжка, Krm е броят на работните места за служителите за поддръжка, RS е броят на работните смени за един ден.