Длъжностна характеристика на офис администратора: задължения, функции и права

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

На повечето обществени места първият човек, когото срещнете веднага щом прекрачите прага, е рецепционистът. Тези специалисти се наемат от хотели, салони за красота, ресторанти и, разбира се, офис институции. Те имат много отговорности, от общуване с гости и партньори до обработка на документация.

Функции

Заслужава да се каже, че администраторът е много гъвкава професия, която може да включва многостранни задължения. Предимството за начинаещите е, че не изисква никакви задълбочени познания в определена област.

Потенциалните работодатели обръщат повече внимание на личните качества. Потенциалният кандидат за длъжността офис администратор трябва да бъде умерено общителен, да може да установява контакти с различни хора и правилно да изразява собствените си мисли. Също така ще бъде предимство да имате интерес към избраната област.дейности и способност за справяне със стреса. Последното качество със сигурност ще бъде полезно за бъдещия администратор. Той ще трябва да общува с огромен брой посетители, сред които със сигурност ще възникнат конфликти. Въпреки това, дори и в такива ситуации, администраторът трябва да може да остане учтив.

Трябва да се отбележи, че в зависимост от фирмената политика за набиране на персонал може да има изисквания за висше образование, способност за работа с офис оборудване и др.

Работният график за тази позиция обикновено се определя от работното време на заведението, тъй като администраторът е този, който я отваря сутрин и я затваря вечер. Въпреки това, когато се работи денонощно за служителите, се съставя график на смени. По правило офисите не работят в този режим.

Заслужава си да се обърне внимание и на факта, че администраторът и офис мениджърът са различни професии. Офис мениджърът всъщност контролира други служители. Администраторът, за разлика от него, не изпълнява тази функция. Той изпълнява само своите собствени функции, като взаимодейства с други служители на офиса, ако е необходимо.

Основни отговорности

Офис администраторът, като е на работното място, трябва да изпълнява значителен брой задачи, които ръководството му възлага. Нека ги изброим накратко.

• Приемане и последващо разпределение на телефонни разговори. По време на преговорите администраторът трябва да запише информацията и да я предаде на служителите. Ако е необходимо, обаждането трябвапренасочване към друг отдел.
• Задълженията на офис администратора включват клауза, която изисква служител да предостави първоначален съвет на потенциални клиенти.
• Необходимост от обработка на входяща и изходяща документация.
• Публикуване на обяви за работа в специализирани портали и агенции за набиране на персонал. Освен това задълженията на администратора на офиса включват провеждане на първоначални интервюта с потенциални кандидати.
• Закупуване на канцеларски материали и консумативи, необходими за осигуряване на безпроблемна работа на офис оборудване.

В допълнение към изброените по-горе задължения, офис администраторът всъщност постоянно взаимодейства с хора. Това са както потенциални клиенти, така и настоящи служители на компанията. Именно този специалист е отговорен за назначаването на служители.

Права

Броят на правата, за разлика от задълженията, е много по-малък. И така, какво прави инструкцията на офис администратора?

• Действайте от името на компанията, представлявайки нейните интереси при взаимодействие с други предприятия.
• За взаимодействие с други служители в рамките на определения орган.
• Направете предложения за разглеждане за подобряване на представянето на организацията.

Офис администраторски функции

Този специалист трябва да бъде на работното мястоизпълнява значителен брой задачи, които са му възложени:

• Подготовка на офиса.
• Поддържайте реда.
• Обслужване на посетители.
• Телефонна услуга.

Всъщност броят на функциите може да е повече. Зависи от списъка със задълженията на офис администратора в конкретна институция.

Подготовка на офиса

Изпълнението на възложените функции по правило започва с подготовка за нов работен ден. Пристигайки на работното си място, администраторът проверява работата на офис оборудването, наличието на консумативи и канцеларски материали. След това специалистът трябва да се запознае със списъка на посетителите и да създаде условия за срещата им.

Поддържане на поръчка

Администраторът не трябва да участва пряко в почистването и други дейности за поддържане на реда в офиса. Въпреки това, сред неговите задължения е необходимостта да координира работата на персонала по поддръжката. Той трябва да планира почистването, както и да посочи продължителността му.

Обслужване на клиенти

Задълженията на администратора се състоят и в преговори с посетителите за времето на посещението, координирането им с ръководителя. Графикът на посещенията трябва да бъде изготвен по такъв начин, че да няма припокривания и никой да не губи време в чакане. Освен това администраторът трябва да се среща с посетителите. Той е този, който създава първияимпресия.

Телефонна услуга

Тази функция е назначена на администратора, за да освободи мениджъра от преговори и да не го разсейва от работния процес. Служителят може сам да реши някои проблеми или да си запише среща за посетител в съответствие с графика на мениджъра. Когато изпълнява тези функции, служителят със сигурност трябва да запази поверителността, като не разкрива на външни лица информацията, с която разполага.

Проба

Длъжностната характеристика на офис администратора може да включва различни елементи в зависимост от изискванията на конкретна организация. В него обаче по правило ще бъдат предписани стандартни условия, които се вземат за модел.

• Общи разпоредби.
• Изисквания за квалификация. По правило средното специално образование е достатъчно за потенциален администратор. Опитът определено ще бъде предимство.
• Отговорности. Никоя длъжностна характеристика не е пълна без този елемент.
• Права. Администраторът, например, има право да прави предложения за подобряване на дейността на предприятието.
• Допълнителни разпоредби, които могат да включват артикули, които не са включени в други раздели.

Прието е да се предоставя длъжностна характеристика на нов служител за преглед, фактът на който той трябва да потвърди със собствения си подпис.

Работно място

Инструкцията по охрана на труда за администратора на офиса поставя някои изисквания за условията на труд. Например работното място трябва да бъде разположено по такъв начин, че служителят да е удобенизпълняват собствените си задължения. По правило се намира до офиса на мениджъра и ви позволява да наблюдавате други служители.

Трябва да разберете, че когато изпълнява задълженията си, администраторът, както и другите служители, често трябва да използват офис оборудване. Ето защо той трябва да бъде поставен по такъв начин, че да е достъпен за краткосрочна употреба.

Една от важните задачи, която не е ясно разписана в длъжностната характеристика на администратора, е да действа като връзка между прекия ръководител и подчинените. Следователно служителят трябва да се опита да създаде благоприятна среда и да установи контакти с други специалисти. Важно е не само правилно да предавате инструкциите на лидера, но и да можете да контролирате точността на тяхното изпълнение.

По тази причина способността да се свързвате с другите става важен фактор за постигане на успех на тази позиция. Това се отнася както за ръководителите, така и за подчинените. Що се отнася до личните качества, организацията и устойчивостта на стрес се считат за доста важни, които ви позволяват да управлявате други служители и да останете спокойни, дори когато имате работа с посетители на конфликт.