Специалист по договори: длъжностна характеристика, изисквания за прием и условия на работа

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

В момента не всеки служител е наясно със задължението да подпише така наречената длъжностна характеристика, когато кандидатства за работа. Тя трябва да бъде подадена директно в отдел "Човешки ресурси". Този документ предопределя бъдещата работа на служителя според работния график на фирмата или предприятието.

Ако няма длъжностна характеристика и никой не говори за нея, това означава, че служителят остава социално незащитен и може да бъде подложен на огромна тежест от ръководството, което често се наблюдава днес. Извънредните часове на трудова дейност оказват негативно влияние върху здравословното състояние, влияят върху качеството на работата. В този случай заплатите също са под въпрос.

Нека разгледаме какъв може да бъде този документ на примера на длъжностната характеристика на специалист по договорна работа.

Нюанси на позицията

Преди да започнетесамата длъжностна характеристика и нейните разпоредби, трябва да разберете каква е позицията на договорно нает работник.

Тази работа е свързана със сключването на споразумение между няколко изпълнители. Те могат да бъдат различни фирми - юридически лица всъщност. Основният контрагент е фирма, която наема договорен служител за тази работа. Останалите са партньори, например в доставката на материали, продажбата на стоки, предоставянето на определени платени услуги за предоставяне на фирми с всякакви ресурси.

Лице, ангажирано с договорни дейности, не е страна по договорни отношения. Той е просто изпълнител. Предимно технически. С други думи, той се занимава с изготвяне на образци на договори, които впоследствие се подписват от контрагентите.

Изискванията за специалист по договори могат да бъдат удължени. Често лицето, което изготвя такива документи, е упълномощено да следи за изпълнението на условията, предписани в тях.

Какво е длъжностна характеристика на специалист по договаряне?

В работата си изучаваният служител трябва да разчита на определен брой от своите правомощия. С други думи, да разбере какво иска работодателят от него, каква ефективност се очаква от неговата работа и каква е ползата лично за него от изпълнението на поставените задачи. Всички тези нюанси са описани в длъжностната характеристика на специалист по договорна работа.

По този начин този документ ви позволява да извършвате работа съгласно строго определен регламент, установен във фирма или предприятие. Този документ също така предопределя взаимоотношенията на договорния отдел с други структурни подразделения на компанията. И дори преразпределението на отговорностите между няколко отделни структурни звена.

Кой пише инструкциите?

Изискванията за работа на специалист по договорна работа се определят директно от ръководството на фирми или предприятия. Ръководителят на отдела за персонал отговаря за фиксирането и правилното изпълнение на задълженията на специалист. Специализиран адвокат може да състави и длъжностни характеристики, ако такава длъжност е предвидена в държавата.

След съставяне, длъжностните характеристики се изучават от ръководството, ако е необходимо, допълват се с необходими или липсващи елементи и след това се одобряват.

Кой подписва длъжностни характеристики?

Без утвърдителен подпис на директора на фирмата или предприятието длъжностната характеристика е невалидна. При наемане одобреният документ трябва да бъде подписан и от служителя, който се наема за съответната длъжност. При лично желание на служителя може да бъде предоставено копие от длъжностната характеристика, според която той ще изпълнява възложените му изисквания.

Кой контролира изпълнението на разпоредбите на длъжностните характеристики?

Изпълнението на задълженията на специалист по договорна работа се контролира от директора на фирмата или предприятието. Както ислужители на отдел персонал. Ако държавата има само една позиция за договаряне на дейности.

Компаниите често формират договорни отдели от няколко служители. След това преразпределението на отговорностите започва с най-висок ранг:

• главен специалист на отдела - подчинява се директно на ръководството и отговаря за изпълнението на длъжностните характеристики на всеки подчинен от неговия отдел;
• водещ специалист - докладва на главния специалист, контролира изпълнението на задълженията на служителите от най-ниското ниво на подчинение;
• технически специалист - докладва на водещия специалист.

Кой е отговорен за неспазването? За неизпълнение на служебни задължения от специалист по договорна работа отговорност носи не само висшето ръководство, но и самия служител. Което също е посочено в инструкциите.

Примерна структура на документа

По-долу е дадена примерна длъжностна характеристика за специалист по договори. При необходимост може да бъде финализирано от служители на службите за персонал и отдели по преценка на ръководството на фирми и предприятия, което ще бъде коректно и законосъобразно.

Обобщени разпоредби

Този раздел трябва да описва позицията А именно такива моменти:

• заглавие и ранг на длъжността – специалист по договори, водещ специалист по договори, главен специалист по договори;
• структура на подчинение -предварително определяне на реда на отчитане за извършената работа;
• квалификационни изисквания за заеманата длъжност - образование, умения, трудов опит на длъжността;
• общи правила за наемане на служители в персонала на компания или предприятие и тяхното уволнение, по-специално по отношение на длъжността специалист по договорна работа;
• ред за възможни замествания, ако е необходимо (преместване на друга длъжност, отпуск по болест, командировки);
• списък на законодателните документи, чиито разпоредби може да действа в професионалните си дейности служител на договорния отдел.

Работен график

Този раздел трябва да съдържа информация за стандартния или нередовен работен график на работещ по договор. Всички елементи в тази част от длъжностната характеристика трябва да бъдат подкрепени от законодателни актове и разпоредби, регулиращи работното време на служителите.

Извънредният труд трябва да бъде възнаграден с допълнителни увеличения на заплащането.

Права

Този раздел трябва да изброява правата, с които служителят на отдела по договори има по отношение на бъдещите им професионални дейности. Например:

• правете заявки за необходима информация в други отдели на компанията или предприятието;
• имат достъп до решения за управление на компанията или предприятието;
• направете корекции, за да подобрите ефективността на работния процес и съобщете вашите предложения директно на мениджъравръзка на компания или предприятие;
• свържете се лично с контрагентите относно предоставянето на необходимия пакет документи за сключване на договори;
• наблюдавайте изпълнението на договорните клаузи, лично участвайте в процесите на преговори относно изпълнението на договорните изисквания от контрагентите.

Отговорности

Този раздел от длъжностната характеристика на специалиста по договора подробно описва отговорностите, възложени на служител. Например:

• съставете текста на договорите след устни споразумения с контрагенти;
• съхранявайте записи на договорната документация;
• следете крайните срокове за договорните изисквания, уведомявайте своевременно за необходимостта от удължаване на договорните отношения между контрагентите;
• идентифицирайте дълговете и отправете искания за тяхното затваряне в рамките на техните компетентни права;
• за обмен на първична документация относно изпълнението на задълженията на страните, подписали споразуменията;
• разработване и изменение на документи чрез съставяне на допълнителни споразумения към сключените споразумения за определен период.

Длъжностната характеристика на главния специалист по договорна работа може да бъде допълнена с редица задължения. Например:

• мониторинг на изпълнението на изискванията за служители на по-ниско ниво;
• докладвайте представянето на отдела до висшето ръководство на компанията;
• вземете участиепроцеси на преговори между контрагенти;
• разрешаване на конфликтни ситуации по отношение на разпоредбите на сключени договорни отношения между контрагенти;
• бъдете представител на компанията при сключване на договори с контрагенти.

Списъкът може да е много по-дълъг.

Длъжностната характеристика на водещ специалист по договори също може да бъде по-широка. И да бъде допълнен, например, с такива задължения:

• обучение на техник;
• контрол върху изготвянето на договорни документи, проверка на договорните разпоредби;
• контрол върху подписването на договори и тяхното отчитане;
• смяна на главния специалист по договори, ако е необходимо;
• извършване на организационната работа на отдела.

Отговорност

Този раздел съдържа информация за това какво заплашва служителя с пряко неизпълнение на задълженията си. Това може да бъде дисциплинарна, административна, финансова или наказателна отговорност.

Заплата

Този раздел съдържа информация за възнаграждението за вашата работа като специалист по договори. Често тук е посочен размерът на основната заплата според таблицата с персонала, както и графикът на възможните начисления на бонуси и тяхната стойност, еквивалентна на парични единици.

Заключение

Длъжностната характеристика е един от документите, регламентиращи дейността на служителите на фирми и предприятия. Дава разбиране за това какво се изискваслужител и как трябва да изпълнява задълженията си. От своя страна ръководството има възможност да оцени професионализма на служителя във връзка с изискванията и да изчисли колко ефективна е дейността му конкретно за компанията.