План за управление на проекта: описание, компилация, анализ

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Какво е план за управление на проекти може да се разбере, като се разбере терминът Управление на проекти. Това е едновременно изкуство и наука, утвърдена в пазарна икономика, ориентирана към потребителите. Представлява структурирано изработване на работен план с обозначаване на междинни цели за определени дати. Като част от изпълнението му се назначава отговорен проект, който ще изпълнява работата, и регулаторни органи, които ще следят за спазването на нормативната уредба. Винаги ли е ефективно управлението на проекти? Кой или какво влияе на крайния резултат?

Теоретичен аспект

Планът за управление на проекта винаги е свързан с иновативни реализации и се състои от елементи от анализа на нов продукт, пазар, потребителски категории. Основната му цел е да реши планираната задача в най-кратки срокове с максимално спестяване на пари.ресурси.

По дизайн всеки проект има ограничен иновативен ефект. Иновацията се проявява в индивидуален подход към създаването на стоки, които се различават от подобни стоки или услуги. Тази способност ви позволява систематично да прецизирате и променяте свойствата на продукт или услуга.

Този параметър е неразделна част от комуникационния план за управление на проекта, разработване на нови продукти, ремонт на строителни работи или предизборна кампания, формиране на информационна система в компанията.

Теоретичният аспект включва комбинирани знания, умения, начини и средства за създаване на нов продукт и услуга. За да отговорим на изискванията на пазара и очакванията на инвеститорите, е необходимо да се намери оптималния баланс между разходи, срокове, цели и качество на изпълнявания проект.

Планът на проекта трябва логично да свързва всички области на познанието с наличните ресурси и потенциала на изпълнителите.

Видове системи

Всяка задача, като създаване на нов продукт и след това продажбата му, може да бъде извършена със или без план за управление на проекта.

Първата опция ще се основава на използването на матрична система, която определя отговорника (мениджъра) на проекта. Той ще докладва на директора, а групата му ще се състои от служители от различни отдели, които са освободени от преки работни задължения по време на проекта. Такива промени в персонала изискват сплотеност в екипа и ясно разбиране на целите и резултатите на проекта.

Вторият вариант предполага, че един от ръководителите на отдели ще бъде назначен за отговорен. Всички задачи по проекта ще се изпълняват от служители на това звено. Но като цяло служителите няма да имат пълно разбиране за тази задача и ще я възприемат като допълнителна тежест. В резултат на това времето и резултатите могат да бъдат непредвидими.

Разнообразие от проекти

Компаниите използват проектите по време на работа като нетрадиционен метод за предприемане на инициативи, които не могат да бъдат използвани в ежедневните операции. Делът им в компаниите се увеличава всяка година.

Проектите винаги са различни, но имат нещо общо. Това са условията на ограничено време, търсене на компетентни изпълнители и допълнителни пари. Разграничават се следните направления:

1. Архитектурен дизайн. За да успеете в бизнеса, е необходимо участието на инженери, дизайнери, потребители и инвеститори. Ярък пример е изобретателят и архитект от САЩ Б. Фулър, който успя да заинтересува хората и да разработи модел на модулни бани. Тези стаи са икономичен вариант и все още се използват днес при строителството на жилищни сгради.
2. Концептуална визия. Въпросът е да се създадат условия, благоприятни за създаването на нови идеи. Пример е проект с телефонни компании в САЩ, които търсят начин да защитят телефонните кабини от мародери. От многото опции се спряхме на конструкция от неръждаема стомана. Днес този елемент може да се наблюдава на входната врата.в много сгради.
3. Планиране. Много е важно да се изгради последователност на изпълнение на проекта. Например, според този критерий Националният парк Йелоустоун успява да изпълни генералния план за възел и неговата поддръжка.
4. Изграждане на обекти. Работата се фокусира върху спазването на нормите и правилата за строителство, както и върху системния контрол на всеки етап. Липсата на контролиращ орган може да доведе до унищожаване на обекта с непредвидени щети.

Преди да се вземе решение за един от подходите, е необходимо да се разработи план за управление на качеството на проекта. При производството на медицинско оборудване или лекарства е по-добре да се съсредоточите върху качеството на етапите на планиране. В случай, когато готовият продукт трябва да бъде пренасочен от една зона в друга, например, инсталиране на климатични и отоплителни системи в многоетажни сгради, фокусът е върху контрола.

Фактор на успеха

Планът за управление на проекта днес е неразделна част от успешния резултат. В миналото създаването му е било характерно за традиционните области на производство (отбрана, енергетика, строителство). В момента този подход се използва от почти всяка втора фирма, или по-скоро 45% от всички организации. Те включват финансови институции, които предоставят услуги и стоки на компанията.

Често фирма, фокусирана върху продукта, чувства нуждата да я модифицира систематично в отговор на новите изисквания на клиентите. В този случай създаванеплан за управление на проекта. Днес повечето организации функционират чрез този подход.

Съвети за създаване на план

На практика много компании в начинанията си срещат трудности и фалират. Например Lockheed, който се провали със самолета L-1011, или проекта Deep Tunnel, има за цел да увеличи канализационната инфраструктура на град Чикаго. Компаниите са направили големи разходи, опитвайки се да запазят това, което са успели да направят и да продадат до известна степен - техния продукт.

Основната причина за неуспехите е, че не е извършено детайлното разработване на плана за управление на проекта и ръководството на компанията е изцяло фокусирано върху крайния резултат, а не върху последователни етапи от постигане на целта.

За реализиране на успешно предприятие е необходимо да се разработи концепция с ясна последователност от действия, като се вземат предвид следните съвети:

1. Преглед на проекта от трета страна. Тази техника ще ви позволи да прецените обективно какво се случва, да погледнете по нов начин на ситуациите, да разрешите възникналите проблеми и да прегледате разходите;
2. Вземане на решения за делегиране. Такъв подход ще осигури разбиране на междинните цели на проекта, ще увеличи ефективността няколко пъти;
3. Направете резервен план. Допълнителните опции за решаване на възникнали проблеми ще ви помогнат да спестите време и пари. И разделянето на концепцията на няколко части ще я доближи до завършване.

Отговорен за управлението

План за управление на качествотоТогава проектът е ефективен, когато неговият ръководител отговаря на определени критерии. Изборът на човек, който е в състояние да извършва необходимите дейности и да изведе компанията на ново ниво, е рисково начинание. Въпреки това е по-добре да не отлагате решението на проблема.

Основните качества на кандидата трябва да са отговорност, амбиция, способност за управление на хора и високо ниво на компетентност. На практика това не е достатъчно, защото той трябва да познава и съдържанието на произведението. Планът за управление на обхвата на проекта в повечето случаи се състои от етапи:

• разработка на документация;
• разпределение на правомощията и задачите;
• одобрение на работен план;
• създаване на сценарии за неочаквани ситуации.

Накрая е по-добре да се даде предпочитание на мотивирани и самономинирани кандидати. Това показва основната характеристика на лидера - способността бързо да взема сериозни решения.

Рискове по проекта

Планът за управление на риска е структурирана система за идентифициране на фактори, оценката им и реагирането на тях. Състои се от налични и приемливи норми за прогнозиране по отношение на последствията от даден сценарий.

Има няколко нива на управление на риска в бизнеса:

• идентифициране на подходи и изготвяне на план за действие;
• търсете рискове, които могат да променят резултата от проекта;
• качествена и количествена оценка на риска;
• разработване на методи и процедури за намаляване на възможни заплахи;
• наблюдение на изпълнението на целия цикъл на проекта.

Ресурси

Можете да повлияете на увеличаването на крайните резултати от концепцията, както и да намалите цената и времето на работата, като изберете съвременни технологии, квалифицирани служители и финансови ресурси за изпълнение на задачата. Използваните технологии и планът за управление на ресурсите на проекта се считат за ключови инструменти за успеха на компанията.

Заедно с ключа има допълнителни инструменти, необходими за управление на ключа. Например, те могат да бъдат сключени договори, които ви позволяват да привлечете необходимите ресурси в точното време. Корабите приписват системата за управление на персонала и самата концепция, формирането на информационно взаимодействие на всички участници.

Рейтинг

Анализът на плановете за управление на проекти включва два елемента: оценка на структурата и проверка на степента на изпълнение. Необходим е анализ, за да се разбере напълно как концепцията е ефективна по отношение на инвестираните ресурси.

Първият елемент включва оценка от служителите на показатели, задачи, крайни резултати от работата. Тук се правят корекции в бъдещия работен процес. Всички следващи процеси ще бъдат свързани с елемента за анализ на ефективността, в който се записва извършената работа и се разработват прогнози.

Повечето компании използват система за оценка на концептуални критерии, при която оценяват разходите, продължителността на работата и тяхното качество. Ако някой от критериите не е изпълнен, се формира план за управление на промените в проекта. В този случай има преразглеждане на стойностите на показателите, задачитесе коригира.

Последният етап от анализа е сравнението на постигнатите резултати с планираните.

Непредвидени обстоятелства

Хладнокръвието на директора в непредвидени ситуации и неговата адекватна оценка на възникналите проблеми играят важна роля за изпълнението на плана за управление на проекта.

Липсата на това качество у лидера и липсата на време за обмисляне на последствията от някои решения са основните причини за проблеми. Нерешените задачи, които се появиха в самото начало на работата, може да не бъдат разрешени, което ще доведе до пропуснати срокове или ненужни икономически разходи. В същото време страхът и несигурността в действията на ръководството могат бързо да се разпространят в цялата работна група. Това е психологическо поведение. Ето защо е много важно лидерът да има концентрация и да не губи самообладание, като крие емоции.

Универсалност на проекта

Всеки план за управление на проекти изисква много задачи, които трябва да бъдат решени едновременно. В същото време на всеки въпрос трябва да се отговори точно и подробно. Всеки възникващ нюанс определя съдбата на самия проект. Въпросът с превенцията на риска се решава основно чрез компетентен подход на специалисти.

За да реализирате успешен проект, трябва да наблюдавате скоростта на изпълнение на задачите, да проявявате внимание към детайлите, да делегирате работата на колеги и да оценявате нейното качество на всички етапи от стартирането на проект.

Внимание към детайлите

Провеждане на пазарен анализ, SWOT анализ, изчисляване на паричния поток идруги ключови показатели осигуряват повишаване на ефективността на проекта. Бизнес планът за управление на проекти не само дефинира вида на начинанието, което се изпълнява, но също така включва прогнози за приходи и разходи. Включва следните артикули:

• описание на бизнеса;
• маркетингова стратегия;
• оценка на конкуренти;
• оперативни процедури;
• персонал.

Планирайте като цяло

Всички служители на проекта действат като част от едно цяло, защото крайният резултат зависи от техните действия.

Всеки участник, в рамките на своята област на отговорност, влияе върху духа на работната група и ефективността на работата като цяло. В управлението е важно да не се провежда непрекъсната кампания за изпълнение на поставените задачи, за да се постигнат необходимите показатели за изпълнение, а да се гарантира, че всеки участник чувства своята значимост в общата кауза.