Екипът на проекта е Концепция, етапи на развитие и управление

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Екипът на проекта е група от хора, от които зависи успехът му. Двете основни задачи, които се решават при обмисляне на нова идея са: събиране на екип, подготовката му за ефективна работа. Тъй като организацията на екипа по проекта е важно и отговорно събитие, ще се спрем на този въпрос по-подробно.

Същността на термина

В зависимост от спецификата, вида, мащаба на разглежданата инициатива, в работата могат да участват както отделни професионалисти, така и няколко различни организации. Всички те са членове на екипа на проекта в най-широкия смисъл на думата. Сред представителите на инициативната група са:

• инвеститори;
• директни клиенти;
• финансови предприятия;
• дизайнери;
• бизнес консултанти;
• доставчици на ресурси и материали;
• различни изпълнители.

Всеки от тях изпълнява някоиопределени функции, отговаря за определена част от работата. От всички служители се избира микрогрупа, която ще решава определени проблеми по време на разработването и реализирането на иновативна идея.

Ефективният екип на проекта са хората, пряко ангажирани в изпълнението на новата инициатива, които се отчитат на ръководителя на проекта. Създаването му е предпоставка за успешното реализиране на идея, която допринася за създаването на уникален продукт.

Важни точки

Екипът на проекта е екип, който се формира преди реализирането на инициативата "в живота". Разпуска се веднага след успешното изпълнение на задачата си.

Съставът на екипа по проекта се избира от професионалисти, което е скъп и отнемащ време процес. Необходимо е да се установят приятелски и работещи отношения между членовете на групата, за да се очаква постигането на желания резултат. В някои случаи във фирмата се създава работна група за спестяване на материални ресурси. Целта на нейната работа е да изпълни конкретна задача, която е от значение в определен момент от време за организацията.

Операция

Структурата на проектния екип и неговият брой варират в зависимост от спецификата на реализираната идея.

Всеки участник е отговорен за определена част от проекта, като преследва лични интереси.

Създаването на екип по проекта включва не само формиранетогрупи, но и съвместно обучение, общуване. Този подход допринася за постигане на желания резултат. При благоприятен психологически климат между участниците решенията се вземат мобилни и балансирани. Хората с единомислие отчитат външни и вътрешни фактори, така че процесът на внедряване на идеи в живота се ускорява.

Принципът на създаване

Как се формира екипът на проекта? Тази група има редица съществени разлики от стабилен екип от работници. Тъй като изпълнява определени функции само в определен интервал от време. Има определени принципи на неговото формиране. Нека се спрем на този въпрос по-подробно.

Основните играчи на идеята (изпълнител и клиент) създават свои собствени групи, водени от професионални мениджъри. По взаимно съгласие между страните управителят е мениджър от клиента или от изпълнителя.

Развитието на екипа по проекта допринася за постигането на задачата в най-кратки срокове. Управленската функция на мениджърите е да изпълняват следните задачи:

• при планиране на изпълнението на инициативата;
• предоставяне на идеята с правилния персонал;
• систематично наблюдение на дейностите;
• мотивирайте служителите за постигане на определен резултат.

Специфично изпълнение на идеята

Управлението на екипа по проекта се определя, като се вземат предвид спецификите на реализираната инициатива. Това пряко засяга структурата на групата, численосттанеобходими специалисти, изисквания за техните умения и способности.

Екипът на проекта е единен механизъм, чиято координация определя времето на необходимата работа. Например, ако планът трябва да бъде приложен в областта на здравеопазването, екипът ще се нуждае от сертифицирани медицински администратори и лекари.

Строителният екип на проекта са проектанти, архитекти, строители, доставчици, без които е трудно да си представим този сектор на икономиката.

Организационно-културна среда

Външните фактори оказват значително влияние върху работата на предприятието. Вътрешните елементи включват следните аспекти: сплотеност на партньорите, колективни норми на работа, разпределение на функционалните отговорности, комуникационни умения.

Правилното управление на екипа на проекта помага да се сведат до минимум подобни влияния. Съществената разлика между екипа и класическия тип работен колектив е неговото функциониране на основата на професионализъм и бизнес качества, а не прилагане на типичен йерархичен принцип.

Методи на формиране

Нови инициативи могат да се появят както в рамките на една организация (компания), така и със сътрудничеството на няколко малки компании наведнъж. Ето защо формирането на екипа по проекта се извършва по различни начини. Това е важно условие.

В зависимост от целта на екипа по проекта се използват определени инструменти и подходи. Например, когато същността на идеята е свързана с преструктуриране, разширяване, модернизация в рамките на конкретно предприятие, проектъте част от ежедневната работа на мениджъра и избраните за работата професионалисти.

Класически

Мениджър, назначен от ръководителя на компанията, освен основните му функционални задължения, също ръководи идеята, изпълнява този специфичен план.

Той има пълен достъп до необходимия персонал, правомощията да координира всички действия, да планира етапите на работа. В общата организационна структура на компанията при обмисляне на нова идея се отделя отделна структурна единица.

Този модел е класическа форма, използва се предимно в големи предприятия. Той предполага приоритет на иновациите пред ежедневните дейности, тъй като мениджърът не се докосва до типичната йерархия, установена във фирмата. Мениджърът и основните членове на екипа се освобождават за известно време от преките си функционални задължения. За куратор на групата се назначава ръководителят на компанията или негов заместник.

Смесена форма

Подходящ е за средни фирми. Същността на създаването на проектен екип е, че иновацията се ръководи от външен мениджър. Именно той е отговорен за успеха на реализацията на идеята. За да изпълни възложената му задача, такъв специалист може да включи служители от други отдели в проекта. Разликата е, че освен че работят върху иновациите, те продължават да изпълняват основните си отговорности.

Ако идеята се реализира от няколко компании едновременно, екипът на проекта включвапредставители на всички заинтересовани от успеха предприятия. Такава организация на процеса се счита за стандартна, при която за всяка идея се създава отделна група изпълнители.

Основни подходи за изграждане на екип

В момента се използват четири основни принципа:

• поставяне на цели;
• междуличност;
• ролева игра;
• проблемно - ориентиращо.

Първата включва поставяне на крайната цел като ръководство за работата на екипа по проекта, предварително обмисляне на начини за постигането й.

Междуличностният принцип се състои в повишено внимание към взаимоотношенията между членовете на екипа. Успехът на работата пряко зависи от установяването на комуникативни отношения на доверие, така че ръководителят на проекта често прибягва до помощта на професионален психолог.

Принципът на ролята е насочен към споделяне на основните правомощия между членовете на групата, като на всеки човек има свои собствени права и отговорности.

Последният принцип допринася за разрешаването на всички спорни въпроси в рамките на съвместни спорове, което значително ускорява изпълнението на плана и повишава неговата ефективност.

Критерии за подбор на служители

Специално внимание се отделя на опита и професионализма на хората, които ще участват в разработването и внедряването на нови артикули, които са важни за компанията. Служителите, участващи в проекта, трябва да бъдат проактивни, готови да поемат отговорност за решенията, които вземат. Желанието да се отдели максимално време за работа се приветства исъщо така независимост при планирането на етапите на дейностите.

Няма специални изисквания за възрастовия състав при създаване на екип по проекта. За да обедини нов малък екип, лидерът организира съвместни събития: празници, туризъм, фирмени партита.

Структурата е разработена, като се вземат предвид функциите, изпълнявани от специалистите, както и връзката между тях. Сред груповите процеси, които влияят върху ефективността на постигане на целта, отбелязваме групов натиск, динамични показатели, мислене чрез съвместни решения. Сред факторите, които влияят негативно на скоростта на проекта, отбелязваме липсата на ясно формулирана цел, работен план, постоянни вътрешни конфликти, както и липсата на ресурси и липсата на интерес на мениджъра към популяризирането на проекта.

В реалностите на нашата страна при привличане на ценни специалисти от други отдели към екипа възникват различни конфликти между ръководители на отдели и ръководители. Максималните трудности възникват за млади и обещаващи служители, които получават отговорна задача от ръководителя. Проблемът в такива ситуации трябва да бъде разрешен чрез конструктивни преговори, а ръководството трябва да постави правилния акцент върху екипа.

Етапи на формиране и цикъл на "живот"

След появата на интересна идея до успешното й реализиране, преминават няколко последователни етапа наведнъж. По това време отношенията между частните търговци се установяват, изграждат добронамерени и ефективнисътрудничество. Мениджърът наблюдава процесите, протичащи в групата, спира конфликтите и недоразуменията и насочва участниците към крайния резултат.

На етапа на ориентиране се извършва първоначалното повърхностно запознаване на всички членове на новата група. Те са в състояние на несигурност и несигурност в своите сили и възможности, така че е важно лидерът да създаде правилното отношение на този етап.

Мениджърът не само ориентира своите съмишленици, но и отговаря на въпроси, формира списък с правила, цел, методи за постигане.

В процеса на комуникация възникват конфликти и разногласия относно разпределението на функциите в екипа. Лидерът трябва да намали продължителността на тази фаза, да разпредели ролите между членовете на групата във възможно най-кратък срок.

Ентусиазмът на всеки служител, желанието му да прояви инициативност, независимост и оригиналност при планирането на основните етапи на дейност, пряко зависи от интереса на самия мениджър.

На етапа на сътрудничество се очаква установяването на доверителни отношения, ясно разпределение на ролите и последователна работа по обмисляне на работен план.

Работният етап е времето, непосредственото време за реализиране на всички идеи в реалния живот. Продължителността му е свързана със спецификата на разглежданата идея, както и с финансовите възможности на фирмата, изпълняваща проекта.

Последният етап е да се оцени ефективността на проекта, пълнотата на постигане на целта, поставена в началото на работата.