Елементи на вътрешната среда на организацията и техните характеристики

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Неразделна част от провеждането на SWOT анализ е да се идентифицират пазарните възможности и заплахи, както и да се определят силните и слабите страни на компанията, за които се анализират различни елементи от вътрешната среда на организацията.

Каква е вътрешната среда на една организация?

Когато става дума за вътрешна среда на организация, това обикновено означава набор от елементи, които могат да бъдат повлияни по един или друг начин, в сравнение с фактори на околната среда, които не могат да бъдат променени. И така, вътрешната среда на организацията включва:

1. Хора.
2. Голове.
3. Задачи.
4. Технология.
5. Структура.

Комбинацията от всички тези елементи е същността на организацията: хората, обединени в определена структура, изпълняват поредица от задачи, използвайки определени технологии за постигане на крайните цели.

По този начин комбинирането на елементи от вътрешната среда на организацията може или не може да бъде ефективно. Задачата на анализа е да идентифицира онези процеси, които са идеално настроени, както и тези, коитонамаляване на общата рентабилност на компанията.

Как се класифицират елементите на вътрешната среда?

Основните елементи на вътрешната среда на организацията обикновено се класифицират в групи или така наречените срезове:

• организационен фрагмент;
• маркетингово изрязване;
• изрязване на рамка;
• производство;
• финансова част.

За улеснение на анализа, елементите на всяка група се разглеждат отделно. В организационен контекст те изучават особеностите на предприятието от гледна точка на организационната структура на фирмата. Обръща се внимание както на йерархичните взаимоотношения във фирмата, така и на системата на взаимодействие между отделните структури на предприятието. Маркетинговият фрагмент дава представа за гамата от продукти, техните характеристики и предимства, ценови фактори, както и методи за продажби и реклама.

При разглеждане на финансовото съкращаване се обръща внимание на финансовите отчети, динамиката на основните показатели на разходите и рентабилността. Определя се ефективността на паричния поток. В раздела за персонала се разглеждат взаимоотношенията между ръководния и изпълнителния персонал и се извършва анализ на резултатите от трудовата дейност. Това включва също корпоративната или организационна култура на организацията, методи за стимулиране и мотивиране на персонала.

Петият раздел - производство - включва списък с технологии, норми, правила и стандарти за производство на стоки и техния качествен контрол. Разнообразие от иновативни разработки и научни изследвания, насочени към разширяване на асортимента или подобряване на полезните свойства на продукта, същовижте разфасовката на производството.

Персонал като елемент от вътрешната среда

Задачата на ситуационния подход при анализа и вземането на управленски решения е да отчита поведението на отделните служители, техните групи, както и естеството на влиянието на управленския персонал. Според икономическата теория персоналът е един от основните фактори на производството, но в съвременните реалности екипът от служители се превръща в стратегически важен елемент.

Управленската задача е да организира работата на персонала възможно най-ефективно, като същевременно трябва да се вземат предвид няколко компонента на този процес:

• принципи за набиране и набиране на персонал;
• адаптация на нови служители;
• наблюдение на персонала, неговите методи;
• мотивация и стимулиране на персонала;
• обучение, развитие на персонала;
• създаване и поддържане на корпоративна култура.

По този начин системата на организационната култура на организацията, неправилно настроена в предприятието, може да се превърне в нейна слаба страна и в резултат на това да затрудни постигането на краткосрочни и дългосрочни цели и междинни задачи. Управлението на екипа остава една от стратегическите дейности на лидерите.

Цели на компанията като елемент от вътрешната среда

При анализиране на състоянието на компанията и планиране на по-нататъшна стратегия се поставят една или повече цели. Задачата на ръководството на компанията е да избира само постижими цели, които отговарят на състоянието на пазара икомпания.

Наличието на достатъчно финансови ресурси, персонал и ефективно планиране се комбинират, за да доведат до правилното поставяне на цели. В същото време списъкът с общи цели трябва да бъде разделен на подцели или задачи, отговорността за изпълнението на които се разпределя между служителите или отделите на организацията.

Например, компанията X, навлизайки на пазара с масово произвеждани продукти, си поставя за цел: да стане лидер на определен пазар в краткосрочен план. В същото време фирма Х работи в различен сегмент и при анализ на финансовите отчети се установи, че има непогасен кредит от банката за голяма сума. Освен това анализът на кадровата политика показа, че търговският отдел изпълнява функциите си неефективно и планираните показатели не се постигат. Очевидно е, че поставената от ръководството цел е не само трудно постижима, но и почти невъзможна.

Примери за правилно формулирани цели:

• достигнете до 60% информираност за марката;
• увеличаване на пазарния дял до 16%;
• за влизане в първите три компании на пазара;
• увеличете средната сметка до 1500 рубли;
• увеличете трафика на сайта до 2000 души на ден.

По този начин, за да се поставят ефективно цели, управлението на компанията трябва да се основава на задълбочено проучване на пазара и текущата позиция на компанията в него.

Задачите на компанията като елемент от вътрешната среда

След съставянето на списък с целите на компанията е необходимо да ги разделите на задачи, тоест на компоненти. Рядко във всяка организацияе поставена само една цел. Така стратегическите цели на компанията се превръщат в оперативни цели за годината, полугодината или тримесечието. Освен това целта е разделена на списък с конкретни задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне желания резултат.

Всяка от установените задачи трябва да има документиран краен резултат, както и отдели и конкретни служители, отговорни за изпълнението му. Ето пример за преобразуване на една от целите в списък със задачи. Така че, за да постигне целта за увеличаване на продажбите с 25%, компанията може да разпределя задачите по този начин:

1. Увеличете графика за срещи за всеки мениджър продажби с 5%. Отговорността и контролът е на началника на отдела Иванов И. И.
2. Предварителен анализ на пазарната ситуация от маркетинг отдела, разработване на рекламна компания с ежемесечен мониторинг на изпълнението на препоръките. Отговорник - Началник отдел Петров А. П.
3. Разширяване на търговския екип до 20 души до края на годината. Отговорник - HR-мениджър А. И. Сидоров.
4. Отваряне на 5 нови клона в регионите за 6 месеца. Отговорник - заместник-директор по развитие Г. И. Лаптев, мениджър Човешки ресурси А. И. Сидоров.

По този начин ръководителят на организацията може да контролира процеса на постигане на целта на предприятието на етапи, а правилната работа на мениджърите по персонала ще позволи на всеки служител да бъде лично отговорен за постигането на цялостния резултат.

Технологиите и тяхното място във вътрешната среда

Процеспревръщането на суровините в готови продукти изисква определени технологии. Ако е консервна фабрика, тогава са необходими специални линии, обучен персонал, одобрени стандарти и регистрирани патенти. Всичко по-горе се отнася за корпоративни технологии.

Колкото и изненадващо да е, технологията, като елемент от вътрешната среда, присъства дори при малки предприемачи или фрийлансъри. Например, фотограф или дизайнер използва специален софтуер, оборудване и технологии в своята работа, без които е просто невъзможно да останете конкурентоспособни на пазара.

Структурата на предприятието като елемент от неговата вътрешна среда

Една от първите стъпки в анализа на вътрешната среда на предприятието е детайлно изследване на организационната структура. В същото време маркетолозите и мениджърите създават не само списък на вътрешните отдели, но и връзката между тях, йерархична подчиненост и зависимост.

Йерархията в организацията на работата на персонала помага за ефективното разпределение на работата. Служителите са разделени и обособени в отделни групи и отдели, разпределени са в различни отдели. Йерархията в предприятието може да бъде хоризонтална и вертикална, като ефективността и качеството на разпределението на труда се разкрива в анализа.

Един от важните компоненти на такъв анализ може да бъде определянето на ефективността на информацията и другите потоци между организационните единици. Например в предприятие Б, което произвежда части запревозни средства, непрекъснато се записват забавяния в изпълнението на плана. Служителите бяха помолени да попълнят карти за работно време, бяха въведени наказания, но такива предварителни мерки за управление на екипа не бяха ефективни.

При анализ на взаимоотношенията между отделите на фирма Б се оказа, че вината не е в служителите, които изработват частите, а в отдела, който отговаря за ремонта на оборудването. Така че много машини не работеха повече от предвиденото време поради продължителни ремонти.

Как определяте силните и слабите страни на едно предприятие?

Приемането на управленско решение се предшества от задълбочен анализ на всички елементи на вътрешната среда, външната среда, последвано от заключение за мястото на предприятието на пазара и неговите възможности..

Данните, получени по време на анализа, трябва да бъдат представени под формата на списък. Например това могат да бъдат следните елементи:

1. Неквалифициран търговски персонал.
2. Липса на собствени натрупани средства.
3. Иновативни разработки в производството на стоки.
4. Имате банков заем.
5. Широка гама от продукти.
6. Остаряло производствено оборудване.

След изготвянето на такъв списък е необходимо данните да се разделят по качествено въздействие, тоест да се определи дали този или онзи фактор има положителен ефект върху дейността на компанията или отрицателен.

И така, в резултат първоначалният списък трябва да бъде разделен на две части, а следващата стъпка трябва да бъде оценка на възможното влияние на тези фактори на вътрешната средаорганизации. Препоръчваме да използвате скала от 1 до 5 или от 1 до 10. Всеки елемент от списъка трябва да бъде оценен в точки, в зависимост от това доколко този фактор влияе върху дейността на компанията.

Следващата стъпка е да се оцени възможната вреда, която всеки от елементите в списъка може да причини. В резултат на това полученият списък трябва да бъде класиран по два показателя – възможности и вероятности. Този метод ще помогне да се отрежат незначителни данни и да се създаде списък с основните проблеми, открити при анализа на факторите на вътрешната среда на организацията. Пример за качествен анализ на средата на организацията трябва да завърши с конкретен списък от не повече от 10 елемента за всяка от категориите – слаби и силни страни на компанията.

Каква е връзката между вътрешната среда и SWOT анализа?

SWOT инструментът включва анализ на средата на компанията, както вътрешна, така и външна. Елементите на вътрешната среда на организацията и техните характеристики показват какви силни страни могат да се използват за постигане на конкурентни предимства. Списъкът със слабости, получени по време на анализа, ще помогне да се коригира дейността на компанията, за да се сведе до минимум вредата им или да се модернизира и подобри.

Резултатът от SWOT анализ помага да се сравнят заплахите и възможностите на външната среда, тоест на пазара, на който компанията работи или възнамерява да работи, с факторите на вътрешната среда. Задачата на маркетолог, мениджър или лидер е да изготви маркетингов план по такъв начин, че да използва силните страникомпаниите биха могли да избегнат вреди от пазарни заплахи. Същото може да се каже и за комбинирането на пазарни възможности и силни страни на компанията - лидерът трябва да реши как най-добре да ги използва заедно.

Как да направя SWOT анализ?

За да разберете как правилно да провеждате SWOT анализ, помислете за най-често срещаните грешки, които мениджърите правят при провеждането му.

Неразумно включване на елементи от вътрешната среда в категорията силни или слаби страни на компанията води до грешки в планирането. Всеки факт трябва да бъде подкрепен с конкретни цифри и отчетни данни. Може неоснователно да се твърди, че компанията е пазарен лидер, но всъщност това се потвърждава само от думите на ръководителя, а не от маркетингови проучвания.

В същото време, в допълнение към надеждността, всяка от предполагаемите силни страни трябва да бъде сравнена с известни данни за конкуренти. Това ще разкрие истинските силни страни на предприятието, което ще помогне за постигането на целите му.

Например, силата на компанията беше близкото местоположение на суровините. Очевидно това предоставя много предимства за компанията, като помага да се спестят както финансови разходи, така и време. Въпреки това, когато се анализира тази информация по отношение на разликите от конкурентите, може да се окаже, че всички основни играчи са разположени близо до източниците на суровини. Оказва се, че всяка компания на пазара има толкова силна страна и следователно няма да е възможно да извлечете ползи в сравнение с конкурентите.

За удобство и за предотвратяване на грешки, трябва да анализирате конкурентите от наличните отворени източници и да определите техните силни и слаби страни. След това си струва да съставите тестова таблица, в която всеки елемент от вътрешната среда се сравнява с конкурентите. В резултат на това се оказва, че компанията може да се похвали с не толкова много предимства.

Всички препоръки за определяне на силните и слабите страни на компанията също могат да бъдат приписани на процеса на анализиране на възможностите и заплахите на пазара. Цялата информация трябва да е вярна и точна.

Честа грешка е да се посочи обща информация, която косвено засяга дейността на компанията. Или влиянието им е твърде малко, за да бъде доказано. Например, неопитни мениджъри посочват такива фактори на околната среда:

• криза в страната;
• трудна ситуация в икономиката;
• нестабилни валутни курсове.

Ако говорим за кризи в икономиката, е невъзможно да се измери и планира тяхното значение за дейността на конкретна компания. Факторът „криза” е доста неясен, така че трябва да бъде разложен на специфични компоненти, които наистина влияят върху позицията на предприятието. Възможно е задължителното лицензиране да е въведено на държавно ниво или да са определени квоти за определени видове дейности.

Що се отнася до нестабилния обменен курс, той често се споменава в техните SWOT анализи от онези компании, които нямат валутни зависимости. Ако фирмата не внася или изнася, не закупува суровини от чужбина,не продава готови продукти в други страни, тогава влиянието на колебанията във валутните курсове оказва незначително влияние върху дейността на предприятието.

В приключване

Вътрешната среда на компанията е важен стратегически ресурс, който може да помогне или, обратно, да навреди на дейността на компанията. Вътрешната среда на организацията включва няколко основни елемента: хора, технология, структура, задачи и цели. Такъв набор от елементи не е случаен, тъй като във всяка организация с определена структура работят хора, които с помощта на технологиите постигат целите и цялостните цели на предприятието.

Ръководителят на организацията при вземането на управленски решения трябва да се основава на анализ на вътрешната и външната среда на предприятието. Ако има очевидна заплаха на пазара, тогава ресурсите на вътрешната среда ще помогнат за преодоляването й. Същото важи и за пазарните възможности, които могат да бъдат максимизирани само чрез използване на вътрешните ресурси на предприятието.

Ресурсите на вътрешната среда в анализа се оценяват от гледна точка на тяхното въздействие и се разделят на силни и слаби страни на компанията. Организационната структура на организацията може да бъде слабата страна на организацията, като в същото време професионален и ефективен маркетингов отдел може да се припише на силата на предприятието.

При съставяне на маркетингов план няколко общи цели се разпределят под формата на задачи между отдели, отдели, групи и конкретни служители. Правилната системамотивация и стимулиране на персонала, управлението на екипа ще помогне да се даде на всяка задача лична отговорност на служителя. В същото време всеки служител в екипа ще разбере, че работи за постигане на една обща цел.