Balanced Scorecard е стратегически инструмент за управление на ефективността

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Балансираната карта с резултати е инструмент, който ви позволява да оцените точно силните и слабите страни на всички отдели на предприятието и компанията като цяло. За ефективното му използване от ръководството е необходимо да се разработят индикатори, които са подходящи в рамките на цялостната стратегия на предприятието. Необходимо е също така да се формира система за оценка за конкретни отдели на компанията.

Как стана

Тази технология за управление, наричана още Балансирана карта с резултати, се използва сравнително наскоро. Той е разработен въз основа на изследвания, проведени в началото на 90-те.

С тях се занимаваха президентът на консултантската фирма Дейвид Нортън и професор Робърт Каплан. Основната им задача беше да идентифицират нови начини за постигане на стратегическите цели на бизнеса и подобряване на ефективността на компанията на всички нива на нейната дейност.

BВ резултат на това се получи BSC, балансирана карта с резултати. Това откритие доведе до образуването на две основни разпоредби:

• Само финансовите показатели няма да са достатъчни за балансирано (изчерпателно) и пълно описание на състоянието на компанията. Те трябва да бъдат допълнени.
• BSC може да се използва като система за управление, а не само като изчерпателен индикатор за състоянието на предприятието. В същото време внедрената концепция е в състояние да осигури връзката на собствениците и топ мениджърите на компанията с оперативната дейност на ръководството на организацията.

Целта на системата

Устойчивото подобряване на показателите за ефективност е важно за всяка компания. Именно за тази цел се използва балансираната система с резултати. Това е инструмент, който ви позволява да свързвате стратегически идеи и решения с ежедневни процеси. В резултат на това всички аспекти на дейността на компанията са насочени към изпълнението на ключови задачи.

Подобен контрол се осъществява с помощта на ключови показатели за ефективност. Те ви позволяват да получите няколко нива на оценка:

• характеристики на ефективността на бизнес процесите;
• индикатори за производителността на всеки отделен служител;
• измерване на постижимостта на целите.

Въз основа на тази информация може да се твърди, че балансираната система с резултати е инструмент не само за стратегическо, но и за оперативно управление.

Основната стойност на BSC е, че компанията, която го използва, ще може изобщо да оценява и контролира процеса на постигане на стратегически целинива на организацията. По този начин корпоративната балансирана система с резултати не е инструмент за работа с отделна функционална област, тя ги комбинира всички по едно и също време.

По тази причина ще бъде трудно да се приложи такава концепция в една посока и няма да е възможно да се постигнат желаните резултати.

Полза

Когато топ мениджърите анализират представянето на предприятието, те могат да пропуснат отделните компоненти на успеха или неуспеха, като обръщат внимание само на финансовите показатели.

Пример е ситуацията с разширяването на продуктовата линия. Ако не увеличите асортимента, тогава можете да избегнете инвестиции, свързани с модернизация на производството, въвеждане на допълнително оборудване и т. н. В резултат на това разходите намаляват и всичко е наред от страна на анализа на финансовото състояние. Но в същото време, за да се постигнат стратегическите цели, е необходимо да се разшири асортиментът, което ще позволи на компанията да заеме нови позиции на пазара. И от гледна точка на глобалното планиране, отказът от модернизация е погрешно решение.

С пропуски като тези в анализите, управлението на ефективността понякога идва с непредвидени резултати. В крайна сметка, ако няма цялата информация за процесите, които влияят върху постигането на целта, тогава не е известно кога ще се повторят положителни или отрицателни промени.

За да се контролират напълно и точно различните аспекти на предприятието, се въвеждат бизнес програми като BSC. Тъй катотя ви позволява да анализирате всички компоненти на производствените и управленските операции, както и обслужването на компанията. Мениджърите могат да идентифицират всички фактори, които влияят на крайния резултат.

С тази информация те ще могат да разработят компетентна стратегия за управление на предприятието, която може значително да повиши нивото на ефективност на всички дейности като цяло.

Човешки ресурси

Има организации, чието качество на услугите до голяма степен зависи от професионализма на служителите, тъй като тяхната квалификация е продуктът. Пример може да бъде консултантска или адвокатска кантора.

При тази форма на правене на бизнес периодично е важно да се подобрява нивото на знания и умения на специалистите. Това е необходимо за поддържане на пазарни позиции или за завоюване на нова ниша.

На фона на неграмотните анализи ръководството на компанията може да прецени, че няма нужда да плаща за курсове за обучение на мениджъри, а специализираните специалисти могат да изпълняват задачи без допълнително обучение. В резултат на това, от гледна точка на финансовите показатели, решението беше взето правилно, тъй като беше възможно да се избегнат допълнителни разходи.

Но пазарът на услуги непрекъснато се развива, появяват се нови инструменти за решаване на проблеми. Със същото ниво на умения няма да е възможно да привлечете толкова клиенти, както преди. Те ще отидат при по-подготвени специалисти. В резултат на това компанията губи.

По този начин, за успешно развитие на бизнеса, имате нужда от анализ, който отчита всичкофактори.

Стратегия

Всяка сериозна компания има разработен план за развитие, който включва няколко основни цели. Обикновено са не повече от 5-7. Но понякога се случва целите или да си противоречат, или да не са свързани.

Стратегическото управление е техника за избягване на подобни грешки. Когато системата е балансирана и базирана на ясни правила за поставяне на цели, става възможно да се изпълняват ключови задачи на принципно ново ниво.

С добре внедрена BSC за всички аспекти на дейността на компанията ще бъдат разработени взаимосвързани цели. За да може ръководството да маркира ключови точки на взаимодействие, се формира специална стратегическа карта. Именно върху него се отбелязват връзките между основните цели.

Използвайки такава система, топ мениджърите могат постоянно да наблюдават работата на специалистите в определени области и да видят дали те помагат за изпълнение на ключови задачи или не.

Структурна идея

Основната характеристика на Balanced Scorecard е да раздели системата на 4 групи, за да я приведе в балансирано състояние. Това са следните насоки:

• Първата група. Това включва стандартни финансови съотношения. Собственикът на компанията неизбежно ще се интересува от нивото на възвръщаемост на средствата, които са инвестирани в предприятието. Следователно, въпреки важността на добре установените вътрешни процеси и пазарната ориентация на една компания, системата трябва да започва с финансови данни и да завършва стях (крайна оценка).
• Втора група. Тук се обръща внимание на описанието на външната среда – клиентите и отношението към тях от страна на организацията. Акцентът е върху способността на компанията да удовлетвори клиента, да го задържи и да намери нови клиенти. Пазарният обем и делът на компанията в целевия сегмент също се вземат предвид.
• Трета група. Използва се за описание на способността на компанията да расте и да се учи. Тази част от системата за стратегическо управление на организацията се фокусира върху информационните системи, които предоставят критична информация на оперативните системи, които осигуряват взаимодействие между участниците в процеса, както и хората, техните способности, умения и мотивация.
• Четвъртата група. Той е предназначен да характеризира вътрешните процеси. Става въпрос за разработване на продукти, иновации, предварителна продукция, основни ресурси, производство, продажби и следпродажбено обслужване.

Елементи на балансирана карта с резултати

В момента основните изисквания за софтуер, който поддържа SSP, вече са разработени и тествани на практика.

Въз основа на изследвания, шест елемента трябва да присъстват в системния дизайн, за да позволят пълен анализ и контрол:

1. Стратегически цели. Те са необходими, за да се определят посоките, в които ще бъде приложена стратегията.
2. Перспективи. Компонентите, използвани за разделяне на стратегията. Те саподобряване на процеса на изпълнение. В повечето случаи са достатъчни четири гледни точки: процеси, клиенти, хора и финанси. Но ако спецификата на корпоративната стратегия изисква това, списъкът може да бъде разширен.
3. Целеви стойности. Те са необходими за количествено определяне на нивото на изпълнение, на което трябва да отговаря даден показател.
4. Стратегически инициативи. Това включва както програми, така и проекти, които допринасят за постигането на ключови цели.
5. Причинно-следствени връзки. Използват се за комбиниране на стратегически цели, така че постигането на едната да доведе до напредък към другата.
6. Индикатори. Става дума за показателите за постижения. Той отразява нивото на напредък към конкретна стратегическа цел.

Balanced Scorecard е инструмент за управление, който може лесно да се адаптира към задачите на конкретно предприятие, но при условие, че концепцията е добре структурирана и развита.

Мотивация

Първоначално си струва да се отбележи, че бизнес програмите от тип BSC не включват директно взаимодействие с всеки служител поотделно. Поради тази причина нивото на възнаграждението на служителя е обвързано не с личните му резултати, а с нивото на ефективност на целия отдел, към който принадлежи.

Ако приложите правилно такава мотивационна схема, тогава служителят ще работи толкова активно и с високо ниво на участие, за да постигне високо представяне в своя отдел.

В резултат на това подобна схема на организация на труда води до формиране на връзка между мотивацията на персонала и процеса на изпълнение на стратегическите цели.

Също така, нараства значението на приноса на служителя към общата кауза. Това се случва благодарение на визуализирането на влиянието му върху дейността на звеното и компанията.

По този начин, чрез въвеждане на компетентна мотивация и получаване на ясни, точни показатели за изпълнение за всички отдели, мениджърите могат да упражняват пълен контрол върху функционирането на организацията. Това е въплъщение на концепцията за стратегическо управление.

Разбира се, винаги съществува риск от различни отклонения, които възпрепятстват постигането на планираните показатели. В този случай ръководството, благодарение на внедрения BSC, може да извърши пълен и точен анализ на причините за влошаване на резултатите и да коригира целевите стойности.

Такава система позволява постоянно да има най-подходящия формат за функционирането на системата за оперативно управление. Освен това стратегията на предприятието няма да загуби своята гъвкавост, променяйки се в съответствие с новите обстоятелства.

MTP всъщност функционира като бизнес контролен панел. Той е проектиран с очакването, че управлението на централата ще се справи с малък брой контролирани параметри. В същото време висшето ръководство и собствениците на организацията ще могат бързо да получават всички данни относно всякакви промени, които са важни в дейността на компанията или отделните й подразделения.

Как да използвам правилно системата

Ако разгледаме балансираната система с резултати на примера на организациите,работещи на руския пазар, могат да се отбележат три от неговите характеристики:

• BSC не замества планирането;
• системата не може да се използва ефективно без добре разработена стратегия за развитие на предприятието;
• Основната цел на BSC е системното управление на компанията, като се отчита връзката на показателите, както и техните стойности.

По този начин системата не трябва да се използва за определяне на ключовите цели и посоката на компанията като цяло. BSC започва да работи, когато стратегията вече е изготвена и се налага бързо и точно контролиране на процеса на нейното изпълнение.

Например, целта е да се увеличи годишната печалба на земеделско предприятие. След анализ на всички аспекти на работата на компанията с помощта на BSC, мениджърите, въз основа на получените данни, могат да видят ясна нужда от икономически, технически, организационни и технологични промени. В резултат на това те ще направят необходимата корекция и ще получат нови резултати.

Стратегическото управление е системата, която работи най-добре в процеса на постигане на 4-5 годишни цели. В същото време за всеки от тях трябва да се формират специфични показатели и стойности. Именно те ще служат като ръководство в процеса на внедряване на анализи.

Първо трябва да определите индикаторите за целия период на планиране и след това да ги разработите за отделни периоди (от шест месеца). След това трябва да разберете какви точно действия ще помогнат за постигане на баланс на резултатите от всичкидивизии. След това ще е необходимо да се изготвят конкретни показатели за тяхната оценка.

Заслужава си да се вземе предвид фактът, че понякога няколко отдела са отговорни за постигането на един и същ резултат. Това може да са приходите, които дават заедно 2-3 клона в един и същи регион. И такава сума е един индикатор за ефективността на предприятието и трябва да се разглежда по този начин.

Ако изучавате балансираната отчетна карта на примера на организация, която има регионални офиси, тогава ще е необходимо да използвате каскадиране на данни. Става дума за формиране на показатели за отделни звена, като се вземат предвид годишните цели на предприятието като цяло. За своите постижения съдружниците ще бъдат държани отговорни.

В резултат дейностите на всяко подразделение помагат на компанията да постигне своите стратегически цели.

Резултати

BSC е инструмент за управление на дейността на компанията, който е необходим на всяко съвременно предприятие, стремящо се към развитие. Такава система ви позволява бързо и точно да идентифицирате силните и слабите страни на производствените и управленските процеси. Използвайки го, ръководството на компанията ще може постоянно да коригира стратегията на организацията и да прави необходимите промени в работата на конкретни отдели.