Пътни разходи: плащане, размер, публикации

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

За да изпълняват служебните си задължения, служителите често се изпращат в командировки. Всички разходи, свързани с пътуването, настаняването и храненето, се заплащат от организацията. Прочетете повече за това как се изчисляват и плащат пътните разходи през 2018 г.

Законодателен регламент

Дневната надбавка е разходите на служителя, свързани с неговия живот извън мястото на пребиваване. Съгласно чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, тези разходи трябва да бъдат заплатени от работодателя в размер, предписан в уставната политика на организацията.

Разходите за пътуване в Русия не са възнаграждение за работа, а компенсационни плащания. Дневните надбавки не зависят от изпълнението на трудовите функции от служителя. Дори ако тези задължения не са били изпълнявани по време на командировка поради престой, предприятието все пак трябва да плаща дневни.

На законодателно ниво има норми за пътни разходи, които не се облагат с данък. Съгласно чл. 217 от Данъчния кодекс, ако размерът на обезщетението не надвишава 700 рубли за командировки в страната и 2500 рубли за командировки в чужбина, тогаваорганизацията може да не плаща данъци. Това не означава, че организацията няма право да установява плащане над нормата. Просто трябва да платите данък върху разликата. Ако счетоводната политика на предприятието посочва размера на надбавката за пътуване на ниво от 1000 рубли, тогава данъкът върху доходите на физическите лица трябва да бъде удържан от разликата (1000 - 700=300 рубли).

Процедура за изплащане

Дневната надбавка се възстановява за всеки ден, прекаран в командировка. Почивните дни, неработните, почивните дни и дните за пътуване също се заплащат. Ако служител е тръгнал в неделя сутринта и се е върнал седмица по-късно в събота, тогава всички почивни дни за този период (4 дни) трябва да бъдат компенсирани. Законодателството не предвижда изплащане на еднодневни дневни надбавки, но работодателят по своя преценка може да въведе такава клауза в счетоводната политика. В същото време той е длъжен да издаде аванс преди пътуването.

Възстановими разходи:

• за пътуване и жилища под наем;
• разходи за живот (дневни);
• други разходи, направени по указание или с разрешение на управителя, дори ако не са били договорени предварително.

Пример 1

Счетоводната политика на компанията предвижда плащане от 45 евро (3330 рубли) на ден престой в командировка в чужбина и 700 рубли. - на територията на Руската федерация. Служителят е отсъствал 10 дни: от 1 до 10 юли. За първите 9 дни той има право на плащане от 45 x 9=405 евро (29 965 рубли). Дневно връщане в Русия се заплаща в размер на 700 рубли. На датата на авансовото плащане обменният курс на еврото беше 70 рубли, а в деня на одобрениепредварителен отчет - 68 рубли. Изчислете сумата на пътните разходи.

Тъй като служителят е получил обезщетение преди пътуването, преизчисляването на издадените суми ще се извърши в размер на издаване на средства:

• 405 x 70=28 350 рубли - за първите 9 дни.
• Общо натрупани: 28 350 + 700=29 050 рубли
• Процентът на необлагаемите плащания съгласно закона=9 x 2500=22 500 рубли.
• Разлика: 29 050 - 22 500=6 550 рубли - данък върху доходите на физическите лица трябва да бъде удържан от тази сума.

Документация

Основата за пътуване е писмена заповед от работодателя - заповед. Организацията може да използва унифицирания формуляр № Т-9 или да разработи свой собствен. В документа трябва да се посочва място, дата, цел на пътуването, номер на удостоверение, назначение. Същият закон предписва размера на дневните пари и други ограничени плащания.

Преди пътуването служителят трябва да получи авансово плащане, а при връщане да предостави отчет за усвояването на средствата и изпълнената задача. За изготвянето на документа са отделени три дни. Организацията сама разработва формуляра за отчет. В допълнение към документа трябва да бъдат приложени оригинали на всички консумативи.

Ако мениджърът приеме работата на служителя, тогава счетоводителят е длъжен да отрази всички разходи в баланса. Ако целта на пътуването не е изпълнена, част от разходите могат да бъдат приспаднати от дохода на служителя. Ако служител е похарчил повече пари, отколкото е получил от касата, тогаваима промени в пътните разходи, вие трябва да заплатите превишението. Неизразходваната сума трябва да бъде върната на касата, в противен случай остатъкът ще бъде приспаднат от дохода на служителя.

Чуждестранни бизнес пътувания

При международни пътувания датата на преминаване на границата е първият ден от командировка в чужбина, а при пътуване до Руската федерация се заплаща по тарифата, предвидена за вътрешни командировки. Изчисленията се правят според отметките на граничните власти в паспорта.

Ако служител отиде на пътуване в чужбина, той ще трябва да закупи валутата на приемащата страна. Тази функция може да се поеме от организацията, като предпише в местни актове плащането на средства в чуждестранна валута. Долари и евро могат да се обменят във всяка банка в страната, за разлика от по-редките национални единици. Това трябва да се има предвид при съставянето на местни актове. Ако организацията е готова да плати пътните разходи в чуждестранна валута, тогава е по-добре да обмените за долар или евро.

Отчитането на такива суми в счетоводните записи все още се извършва в рубли, но като се вземат предвид следните характеристики:

• ако авансово плащане бъде преведено на карта с рубли, тогава сумата трябва да се изчисли по обменния курс на датата на плащане;
• ако плащането е направено в брой, тогава трябва да се приложи курсът на обмен на рубли, посочен в сертификата за покупка на валута.

Брой дни

Реалната продължителност на престоя в командировка се определя от документи за пътуване, тоест билети. Ако служителят отиде в командировка с кола, тогава изчислетедни може да бъде на бележка, която е длъжен да предостави при завръщането си. Освен това трябва да бъдат приложени всички документи, потвърждаващи използването на транспорта (товарни листи, сметки, разписки, чекове и др.).

Еднодневни пътувания

Няма законово определен минимален период за командировка. Задачата на лидера може да бъде изпълнена за един ден. Как мога да възстановя разходите в този случай? Процесът на документиране на командировка не зависи от нейната продължителност. Счетоводният отдел трябва да изготви заповед, да постави отметка в графика и да издаде авансово плащане на служителя. След връщане той е длъжен да отчете направените разходи и да върне разликата в касата на организацията. Няма дневни за кратки пътувания. Въпреки това, оставянето на служител без пари не е добра идея. В този случай работодателят може да му плати определена сума, например 50% от дължимото обезщетение на ден. Тази компенсация е освободена от данъци.

страни от ОНД

Пътуванията до страните от ОНД се вземат предвид отделно. Тъй като при преминаване на границата няма печат в паспорта, периодът се определя от пътни документи. Ден на тръгване е датата на тръгване на превозното средство, а денят на пристигане е денят, в който се пада часа на пристигане на превозното средство в родния град. Размерът на плащането се определя от работодателя. Необлагаемите суми на обезщетението остават същите - 700 и 2500 рубли. Закъсненията по пътя се заплащат по решение на ръководителя, ако има документи, потвърждаващи факта на принудителното действиезабавяния.

Пример 2

Служител отива в командировка за 3 дни.

• 10.08.17 в 22:10 ч. служителят взе влака за Астана.
• 11.08.17 в 11:00 влакът пристигна в Астана. Тоест служителят е преминал границата още на 11.08.17г.
• 11.08 и 12.07 служителят е бил на дежурство.
• 12.08 - влакът за Русия тръгва в 15:05.
• 12.08 в 23:40 влакът пристигна в Русия. Тоест служителят е преминал границата още на 12.08.17г.

Дневна издръжка в Руската федерация в размер на 700 рубли е начислена за 10 и 12 август. За 11 август трябва да се начисли плащане от 2500 рубли. Общо за периода на командировка служителят ще получи: 700 x 2 + 2500=3900 рубли

Операции в BU

Отчитането на пътните разходи през 2018 г., както и досега, се извършва на база авансов отчет. Сумите на разходите се отразяват в сметки за счетоводство на разходите, тъй като командировката е командировка.

Задължително условие за пътуването е предварителното издаване на аванс. Счетоводителят може да издаде средства от касата или да преведе на банкова карта. Авансът се изчислява въз основа на продължителността на пътуването и приблизителните разходи за командировката. В BU тази операция се извършва, както следва:

• Dt 71 Ct 50 - издаване на отчетни суми от касата.
• Dt 71 Ct 51 - прехвърляне на отчетни суми към картата.

По-нататъшно осчетоводяване на пътни разходи зависи от целта на пътуването. Разходите ще бъдат отнесени към разходното счетоводство на звеното, чиито проблеми са насочени.решава служителят. Например:

• Dt 20 Kt 71 - служителят е изпратен на пътуване за извършване на работа с клиента.
• Dt 44 Kt 71 - пътуването е свързано с продажба на стоки.
• Dt 08 Ct 71 - служител отива в командировка, за да завърши сделка за продажба на имот.
• Dt 28 Kt 71 - необходимостта от командировки за връщане на дефектни продукти.
• Dt 19 Kt 71 - отчитане на ДДС върху авансовите суми.
• Dt 68 Ct 19 - приспадане на данък върху фактурата.

Връщането на неизразходвани средства се отразява в следните транзакции:

• Dt 50 Kt 71 - авансово плащане в касата.
• Dt 51 Kt 71 - депозиране на остатъка от средства по разплащателната сметка.
• Dt 70 Kt 71 - удържане на остатъка от аванса от заплатите.

Можете да запазите сумата само ако е изминал повече от месец и служителят не възразява срещу тази операция. В противен случай работодателят ще трябва да се обърне към съда.

UST, социални вноски и други данъци

Съгласно Федерален закон № 216 „За изменение на Данъчния кодекс на Руската федерация“, от 01.01.2008 г. възстановяване на пътни разходи над 700 рубли. и 2500 рубли. за всеки ден от командировка на територията на Руската федерация и в чужбина, те подлежат на данък върху доходите на физическите лица, UST и социални вноски. Работодателят сам определя размера на компенсационните плащания. Независимо от техния размер, данъчната основа върху дохода се намалява с реалното изплащане на обезщетението.

За данъчни цели разходите на организацията включват:

• Пътуване на работника доот двете страни.
• Наем на настаняване, включително допълнителни услуги в хотела (с изключение на разходите за обслужване в барове, в стаята, за ползване на уелнес съоръжения).
• Издаване и издаване на визи.
• Влизане на превозно средство.

Характеристики на изчисленията

Служителят не е длъжен да съобщава къде е използвал дневни. Федералната данъчна служба обаче може да провери справедливото изчисляване на сумата въз основа на продължителността на пътуването. Това могат да бъдат документи, потвърждаващи пътуване, настаняване или документ за пътуване.

По време на командировка може да има разходи, които не са уговорени предварително. Например разходите за опаковане на багаж. Възстановяването на тези разходи е разрешено само ако възможността за тяхното компенсиране е посочена в местния акт и има доказателства, че операцията е извършена с производствена цел. Тоест беше необходимо да се опаковат документите, собствеността на организацията. В противен случай тези разходи ще трябва да бъдат отнесени към доходите на служителя с последващо удържане на данък върху доходите на физическите лица.

Възстановяването на разходите за храна не е свързано с бизнес пътуване. Подразбира се, че служителят компенсира тези разходи самостоятелно в размер на дневните пари. Но ръководството може в местни актове да предвиди разходите за заплащане на храна в допълнение към дневните пари и да удържа данък върху доходите на физическите лица от тези суми. Ако цената за настаняване в хотел, полет или пътуване включва разходите за храна, тогава данъкът не се удържа.

Отделно ще разгледаме ситуацията, в която пътуването е инициирано от организацията, която поръчва. Много често страните се съгласяват с товавъзстановяването ще се основава на действителните разходи. Въпреки това, една организация може да изпрати само своите служители в командировка. И в този случай клиентът не запазва счетоводните разходи, тъй като това се счита за плащане за услугите на друга организация (изпълнител). В този случай в договора между предприятията трябва да се посочва, че възстановяването на тези разходи ще бъде включено в цената на стоките, както и да се посочат изискванията за документи и сроковете за тяхното представяне. За пътни билети и други чекове клиентът може да провери само правилността на калкулирането на разходите. Ако изпълнителят е на общата данъчна система, тогава цената на услугите се облага с ДДС. Ако клиентът е чуждестранна компания, няма възстановяване на данък.

Заключение

Ако служител е изпратен в командировка, трябва да му бъдат възстановени пътните разходи. Дневните пари се определят от работодателя и се определят в местни актове. Дневните се изплащат за всеки ден в командировка, включително почивни дни, празници. Преди пътуването служителят трябва да начисли и заплати аванс. Той отчита всички отчетни суми след пътуването. Неизразходваните суми трябва да бъдат върнати на касата, а преразходът трябва да бъде компенсиран на служителя веднага след одобрение на отчета за пътуването.