Дърво на целите на организацията: формиране, схема

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Днес има инструмент за планиране, наречен дърво на целите. Примери и начини за изграждането му за организация ще бъдат обсъдени в тази статия.

Всяка дейност започва с планиране. За да направите нещо, първо трябва да имате определен модел на действие.

Компетентното планиране на дейностите на организацията е повече от половината от успеха на целия бизнес.

Обща концепция на термина

Почти всеки може да обясни тази концепция. Целта е желаният резултат, който организацията планира да постигне в хода на своята дейност. Всяко предприятие, което иска да бъде успешно в бизнеса, трябва да се стреми да го постигне. Целевият набор служи не само като еталон за дейността на организацията, но се използва и за определяне на нейните стандарти и оценка на ефективността.

Често поставянето на цели за постигане на замисленото се основава на предположения за възможно бъдещо развитие, така че реалността на тяхното изпълнение и адекватност се основават на точносттахипотези.

Целовете имат краен срок. Колкото по-голямо е то, толкова по-голяма е несигурността на възможното бъдеще. Съответно целите с по-дълъг предварително определен период се задават в по-обща форма.

Най-общото твърдение, което оправдава възникването и функционирането на една организация, се нарича мисия.

Какво е стратегия

Успешните компании поставят много акцент върху стратегията. Това е генерален план за изпълнение на определени задачи, които определят тяхното значение за организацията.

С други думи, стратегията е верига от цели, водещи до определен планиран резултат от събития.

Каква е мисията

Този термин се използва в различни области - медицински, религиозни и други. Мисията на организацията е философската обосновка на дейността на компанията, нейният идеологически компонент, идеалът, към който компанията трябва да се стреми в хода на своето съществуване.

Основните компоненти на мисията на организацията:

• Фокусиран към клиента.
• Истината. Мисията трябва да бъде честно заявена, да няма никакви двусмислени тълкувания и също така да съответства на реалното състояние на нещата.
• Уникалност. Мисията трябва да бъде нещо, което прави вашата компания уникална, отличава я от конкурентите.

Ако мисията определя общи насоки за всички дейности на организацията, тогава целта е по-универсална и специфична.

Принципи на формулиране

При формулиране на цел е важно да се спазват следните принципи:

• Специфично. Необходимо е целите да се формулират възможно най-ясно и точно, така че всеки да разбере какво е заложено.
• Измеримост. Това е възможност да се определи количествено дали е постигнат резултат. това се прави чрез сравняването му с посочената по-рано цел. Можете да го измервате по критерии като брой положителни отзиви, съотношение, честота на случващото се, време, средни стойности и така нататък.
• Достъпно. Целта трябва да е в съответствие с текущите възможности на компанията.
• Значение. Целта не трябва да противоречи на мисията, както и на други стремежи на организацията.

Принципи за управление на организация

Управлението се основава на следните принципи:

• Разработване на цели до нивото на всеки отделен служител. В същото време плановете на служителите и организациите не трябва да си противоречат.
• Синхронизиране и коригиране на целите на служителите на междинни етапи на оценка.
• Взаимодействие между мениджъра и служителя при формулирането на целите, тяхното координиране.
• Провеждайте редовни оценки на изпълнението и обратна връзка от служителите.

Методи за поставяне на цели в организация

Планирането във всяка компания може да бъде централизирано и децентрализирано.

• Децентрализираното планиране е поставянето на цели от всяко структурно звено на компанията поотделно.
• Централизираното планиране на дейностите в една организация включва съществуването на централен орган иликомпания майка, която директивно определя цели за подчинените си компании. Всички ресурси, насочени към решаване на поставените задачи, също се разпределят централно.

Видове цели

Могат да бъдат разделени условно на стратегически и тактически.

• Стратегически - това са тези, чието постигане ще изведе организацията на ново финансово или структурно ниво. Класически примери за стратегически цели са: иновации и планиране на действие, завладяване на определен пазарен дял. Всяка организация обаче има своя собствена стратегия.
• Тактически - това са тези, които отразяват определени етапи от постигането на стратегически. Те са оперативни (цели за определен период от време, тримесечие, година и т.н.).

Освен това всички цели могат да бъдат разделени на прости и сложни. Простите се изпълняват в една стъпка. Комплексните включват цял набор от дейности за тяхното изпълнение. В зависимост от сложността и фокуса на задачите се изгражда йерархия от цели.

Те също са краткосрочни, средносрочни и дългосрочни. Зависи от посочения краен срок.

• Краткосрочни - това са тези цели, които се изпълняват в рамките на период до една година. Те изискват максимална конкретност и яснота на формулировката.
• Средносрочни - това са целите, чието изпълнение е планирано от една до пет години.
• Дългосрочна - изпълнението на която изисква повече от пет години.

Също така могат да бъдат:

• Оперативно - изпълнява се редовно за дълго времевреме.
• Дизайн - изпълнява се еднократно.

За да се изгради правилно структурата и йерархията на целите, в зависимост от тяхната спешност и значимост за компанията, често се използва методът на дървото на целите. Този подход е един от най-ефективните инструменти за планиране на задачите.

Какво е дървото на целите

Този термин се появи не толкова отдавна, така че не всеки е запознат с неговата същност. Дървото на целите на организацията е йерархична структура от всички цели на организацията, показана като диаграма или таблица.

За изпълнение на стратегическите планове на компанията могат да се използват както оперативни, така и проектни цели на различни нива.

Методът на дървото на целите включва такова разделяне на стратегическите задачи на организацията на по-прости, така че по-ниската задача, изпълнявана, се превръща в инструмент за изпълнение на по-високата. В същото време всяка важна задача е разделена на няколко по-прости, за да се постигне максимално опростяване на структурата.

Как да изградим дърво на целите

Нека разгледаме по-подробно алгоритъма за формиране на дървото на целите на организацията.

• На първо място се определя основната стратегическа цел на организацията. Той е формулиран в едно или две изречения и трябва да обясни какво трябва да се случи в крайна сметка.
• След това целта се разлага - тя се разделя на по-прости задачи, чието изпълнение заедно ще доведе до нейното постигане. Този процес трябваотговарят на следните изисквания:

-разделението трябва да е пълно, нито един компонент не трябва да се пропуска;

-разделението трябва да е изключително. Никоя проста задача не може да съдържа друга;

-разделението трябва да има обща основа за всички прости проблеми.

-разделението трябва да е еднакво. Всяко ниво трябва да бъде съставено от задачи с еднакъв мащаб и значение.

• Изграждат се ограничения, приложими за всяка конкретна организация.
• Анализ на опциите за всяка задача. Всеки от тях може да се направи по различни начини. Анализират се всички възможни варианти за изпълнение и се избират най-оптималните.
• След това се изграждат задачи и функции за служители и отдели.

Дърво диаграма на целите

Както знаете, информацията винаги се възприема по-добре визуално. Следователно дървото на целите на организацията е изобразено под формата на таблица или слоеста диаграма, където най-горното ниво е основната цел на организацията.

Следващото подниво ще бъдат тези цели, чието изпълнение ще доведе до постигането на основното.

Следват целите, които ще доведат до изпълнението на тези на по-високо ниво. Всеки от тях подлежи на разлагане, стига да има логически смисъл. Броят на нивата в дървото на целите зависи от сложността и размера на организацията.

Колкото по-голямо е предприятието, толкова по-сложна е неговата структура, толкова повече нива на разлагане ще има в дървото. По този начин йерархията на целите на организацията е пряко свързана с нейната структура ифункции.

За по-голяма яснота, цялата диаграма трябва да бъде показана на един лист.

Докато четете диаграмата, трябва да е ясно как да постигнете която и да е от представените цели, както основни, така и прости.

Яснотата на разбирането как да се постигнат поставените цели е критерий за оценка на дървото от гледна точка на неговата годност за по-нататъшна работа.

функции на дървото на целите

Подробна, визуално показана схема на всички цели е необходима не само за големите компании, в които има много отдели, служители и задачи.

Дървото на целите на организацията рационализира всяка дейност, служи като ръководство при всички възможни избори, кара ви да имате предвид всички необходими елементи за правене на бизнес.

Дърво на целите на примера на хотел

Мисията на тази институция е да осигури качествено настаняване на гостите на града в атмосфера на уют, комфорт и лекота.

Всички хотели се стремят да максимизират печалбите.

Дървото на целите на малък хотел може да бъде изградено по следния начин:

Целево ниво	Описание
Основна цел	Получаване на възможно най-висока печалба
Основни цели	Подобрете качеството на услугата				Разширяване на гамата от възможни услуги			Въведение в рекламата и маркетинга
Подцели от първо ниво	Подобрете качеството на производствения процес		Подобрете взаимодействието с персонала		Услугиконференции и банкети		Предоставяне на кетъринг услуги	Рекламиране и привличане на нови клиенти		Увеличаване на лоялността на клиентите
Подцели от второ ниво	Закупуване на ново оборудване за по-ефективно домакинство	Създаване на CRM - системи за ускорено резервиране и обслужване	Обучение на персонал	Нова система за мотивация на персонала	Разпределение и обновяване на заседателната зала	Създаване на конферентна зала	Кафене или ресторант на място	Интернет реклама	Разпространение на търговски оферти за бизнес пътувания на служители до организации	Клубни карти за редовни клиенти с бонуси и отстъпки

В същото време се прави списък със задачи и ресурси за тяхното изпълнение за всяка цел от второ ниво.

Например, за да разпределите заседателна зала и да я поправите, се създава следният списък със задачи:

Условие - трябва да има свободна стая в помещенията на хотела или възможност за освобождаване и преобразуване на една от стаите. В същото време подобна иновация трябва да бъде финансово осъществима. Следователно задачите ще бъдат:

1. Изчислете възможната печалба от наличието на заседателна зала.
2. Изчислете цената на ремонта.
3. Съгласете се с екипа за ремонт и задайте необходимата времева рамка.
4. Уредете преговори за клиенти.

Предназначението на ресторант или кафене на територията на хотела е по-малко специфично, следва да бъде допълнително разбито намножество нива. Защо не го направихме?

Факт е, че отварянето на кетъринг е много трудна задача. Свързано е практически с откриването на друг бизнес. Затова първо са написани всички възможни начини за реализиране на тази цел. Обикновено има две алтернативи:

• Покана за сътрудничество с партньор ресторантьор.
• Отваряне на ресторант от основателите на хотела.

Въз основа на съотношението ползи и рискове се избира един път. Въз основа на него се изготвя ново дърво от цели за откриване на ресторант на територията на хотела.